Communication interne
Comment le DSI peut-il prendre sa place au cœur de la communication interne ?
Le Directeur des Systèmes d’Information, plus connu sous le nom de DSI, est la personne responsable de l’équipement matériel de l’entreprise, ainsi que du traitement et de la diffusion de l’information indispensable à son bon fonctionnement. Il joue un rôle clé au sein de celle-ci en travaillant sur la cybersécurité, l’utilisation optimale de la technologie, l’amélioration des procédures ou encore la transformation digitale. Les actions mises en place par le DSI répondent à des objectifs de performance, de baisse des coûts, d’augmentation du chiffre d’affaires, mais aussi d’image de marque et de rétention des collaborateurs.
Au début de l’année 2020, la crise sanitaire a bouleversé le monde entier et la DSI n’a pas échappé à la règle. Les cartes des équipes informatiques ont été rebattues et de nouvelles stratégies ont dû voir le jour rapidement pour répondre aux nouveaux enjeux. Suite aux confinements et à l’avènement du télétravail, les DSI ont notamment été contraints d’accélérer la transformation numérique de leur entreprise. En parallèle, la protection des données est devenue leur priorité absolue. Enfin, il leur a fallu faire preuve d’ingéniosité et d’agilité pour retenir les talents qui, isolés et parfois déconnectés de l’entreprise, avaient le temps de réfléchir à leur aspiration propre. De fait, en juillet 2021, d’après une étude DARES, le nombre de démissions en France a augmenté de 20% par rapport à 2019.
Dans cet article, découvrez en quoi le DSI détient un rôle clé dans la communication interne, notamment en ce qui concerne la mise en place d’un outil collaboratif.
#1 – Le DSI : le nouvel acteur de la communication interne
Le DSI joue de nombreux rôles au sein de l’entreprise. Certains d’entre eux entretiennent une relation étroite avec la communication interne. Il participe donc activement à sa mise en place et à son succès au sein de l’entreprise. Voici comment à travers quelques exemples d’actions concrètes :
Le DSI participe activement à la transformation digitale de l’entreprise
La fonction de DSI est de plus en plus stratégique. La crise sanitaire a nécessité des changements profonds d’organisation interne qu’il a pu orchestrer en collaboration avec les dirigeants.
81 % des DSI ont vu leurs responsabilités augmenter ces 2 dernières années
Selon une étude de Qualtrics
Pour mener à bien cette mission aujourd’hui au cœur des problématiques des entreprises, le DSI peut travailler sur de nombreux axes :
- L’automatisation des tâches récurrentes
- L’utilisation de l’intelligence artificielle
- La dématérialisation des documents administratifs et comptables
- L’extraction et le traitement des données
Il peut aussi orienter son action vers la communication interne aux avantages multiples pour les collaborateurs et la direction, en installant un outil collaboratif :
- La communication interne est suivie, mesurée, optimisée
- L’information transmise au personnel est sous contrôle
- L’expérience collaborateur est améliorée
- L’information circule mieux pour une meilleure performance
- Le travail des salariés est facilité
Le DSI diffuse l’information à tous les collaborateurs
Comme son nom l’indique, le DSI se trouve au centre du système d’information. Il est donc le mieux placé pour la faire circuler. On est ici dans une communication interne pure et dure ! Le DSI la crée et la fait vivre. Il peut par exemple :
- Diffuser les actualités de l’entreprise transmise par la direction
- Partager les nouveautés du secteur, du métier
- Informer sur l’amélioration de protocoles de sécurité ou de confidentialité
- Transmettre de nouvelles procédures de travail
- Envoyer un tutoriel pour utiliser la photocopieuse flambant neuve
La transmission de toutes ces données à l’ensemble du personnel peut se faire à travers une simple application d’e-mails. Mais pour une plus grande efficacité, une meilleure adhésion et une centralisation des informations, il est préférable d’utiliser une plateforme de communication interne.
Le DSI facilite le travail des collaborateurs
L’un des objectifs du DSI est d’améliorer la performance de l’entreprise. Pour cela, il peut rendre le travail du personnel plus facile et plus rapide à travers diverses initiatives :
- La mise en place de processus de travail plus efficients et plus simples
- L’acquisition d’outils plus adaptés aux besoins des équipes
- L’utilisation d’un mot de passe unique qui permet d’accéder à tous les logiciels
- L’achat de mobilier et d’équipements ergonomiques
Prenons l’exemple d’un DSI qui travaille dans le secteur de la grande distribution. Pour faciliter le travail des hôtes et hôtesses de caisse, il peut choisir un logiciel de caisse plus facile à utiliser, car plus intuitif et orienté UX. Il peut également simplifier les procédures liées aux ouvertures et fermetures de caisse en les automatisant au maximum.
Le DSI forme toutes les équipes de l’entreprise
La pérennité d’une entreprise est intimement liée à son investissement dans la formation interne. Pour augmenter leur efficacité, les collaborateurs doivent sans cesse approfondir leurs connaissances et diversifier leurs compétences. C’est là que le DSI intervient :
- Il organise des réunions pour déployer un nouveau logiciel, équipement informatique ou technologique
- Il explique aux collaborateurs comment les intégrer dans leur processus de travail
- Il réalise des vidéos de démonstration des différentes fonctionnalités
- Il crée un espace d’échange, comme un forum par exemple, pour que chacun puisse poser ses questions et partager ses bonnes pratiques
Ici encore, le DSI se montre central dans la communication interne. Ses actions lui permettent de transmettre des informations de manière efficace et de créer du lien entre les collaborateurs.
78 % des DSI estiment que les formations sont indispensables pour garantir le succès d’un projet collaboratif, car elles vont enseigner aux collaborateurs comment utiliser les nouveaux outils de manière optimale.
Selon une enquête de Mitel et Orange Business Services
Le DSI optimise le travail quotidien en améliorant l’expérience collaborateur
L’expérience collaborateur est devenue l’un des enjeux principaux de l’entreprise : si elle est positive, la rétention des talents sera plus importante. Rappelons que le départ régulier de collaborateurs coûte extrêmement cher et ternit la marque employeur.
En termes d’expérience collaborateur, le DSI a son mot à dire ! Il peut apporter des réponses concrètes aux problématiques de chaque service, de chaque poste, de chaque salarié. Qu’ils soient dans les locaux, sur le terrain ou en télétravail, tous les collaborateurs doivent pouvoir travailler dans de bonnes conditions.
Par exemple, mettre en place un outil de communication interne est une action intéressante, particulièrement en période de télétravail généralisé ou pour les collaborateurs qui se trouvent sur le terrain. Cela leur permet de rester en contact avec leurs collègues et leurs responsables. Le poids de la solitude semble moins lourd et de manière plus pragmatique, l’information continue de circuler comme il se doit.
Le DSI peut aussi agir sur l’expérience utilisateur en :
- Choisissant avec soin le portefeuille d’applications
- Configurant les ordinateurs avant de les confier aux nouveaux arrivants
- Mettant en place un gestionnaire de mot de passe
Le DSI récolte les avis et ressentis des collaborateurs
Spécialiste de la collecte d’informations, le DSI mène un travail régulier de sondage et d’enquête auprès du personnel. Il s’intéresse à leurs opinions sur différents sujets :
- La pertinence d’un outil digital
- Les possibilités d’amélioration des procédures
- Les difficultés rencontrées face aux fonctionnalités d’un logiciel
Cette prise de température est un pan essentiel de la communication interne. Demander des retours aux collaborateurs favorise leur participation et donc leur implication. Ils se sentent écoutés et moins isolés dans les problèmes qu’ils rencontrent au quotidien. Pour le DSI, c’est aussi un moyen efficace de désamorcer les situations de tension et de frustration qui pourraient conduire à un désengagement total, voire à une démission.
#2 – Comment le DSI peut-il utiliser l’outil de communication interne ?
Ces deux dernières années ont donné l’occasion aux DSI de mettre en place des outils de communication interne permettant aux collaborateurs de rester facilement en lien, malgré les restrictions sanitaires. Mais concrètement, comment ce type de solution peut-elle les aider à remplir leurs missions ?
Transmettre des messages privés
Un outil de communication interne facilite la communication interpersonnelle et permet à chacun de rassembler sur une seule interface l’ensemble de ses échanges. Les conversations individuelles et groupées sont archivées et facilement accessibles si besoin.
Le DSI peut utiliser la messagerie pour communiquer un message important à l’ensemble du personnel, à un service spécifique ou encore à certaines personnes impliquées dans un même projet. Il peut facilement contrôler l’ouverture des messages et ainsi s’assurer que tout le monde a bien pris connaissance de l’information qu’il voulait transmettre.
Il peut aussi exploiter la messagerie instantanée pour répondre à des questions rapides venant des salariés ou de la direction. Les discussions de groupes sont également un bon moyen de faire avancer un projet lorsque les réunions ne sont pas possibles.
Rendre l’information plus accessible et plus attrayante
L’outil de communication interne aide le DSI à diffuser l’information plus largement. Atteindre l’intégralité du personnel est mission impossible via des fiches papier, un tableau d’affichage dynamique et même par mail : certains n’arrivent jamais à destination ou atterrissent dans le SPAM, d’autres se noient au milieu de centaines d’autres messages…
Pour valoriser l’information, la rendre plus accessible et engageante, un espace digital dédié est indispensable. Le DSI doit choisir un outil de communication interne qui propose ce type de fonctionnalité. C’est le cas de Steeple qui offre la possibilité de consulter les actualités et informations importantes depuis son ordinateur, son téléphone, mais aussi depuis un écran tactile installé dans les locaux de l’entreprise.
Avec un tel outil, le DSI peut facilement rendre publiques les informations qui concernent directement son service :
- Les projets de l’entreprise
- Les problèmes de connexion qui pourraient impacter le travail des collaborateurs
- Les dysfonctionnements en termes de sécurité ou de matériel
- Le lancement d’un nouvel outil digital
Faire en sorte que l’information soit lue et comprise
L’enjeu principal de la communication interne est sans aucun doute la diffusion effective de l’information. Lancer des messages en l’air sans se préoccuper de savoir s’ils ont bien été reçus est non seulement inutile, mais potentiellement dangereux. Que se passerait-il en effet si seulement un tiers des collaborateurs prenaient connaissance d’un protocole indispensable à l’utilisation sécuritaire d’une nouvelle machine ?
Un outil de communication interne permet de centraliser et catégoriser les données importantes. Il est donc facile de les retrouver en cas de besoin. C’est aussi une solution efficace pour s’assurer de la bonne réception des messages envoyés.
Mettre en valeur sa fonction et son service
“Le DS quoi ?” Si vous avez déjà entendu cette interrogation dans les couloirs de votre entreprise, cela signifie que le rôle du DSI n’est pas suffisamment mis en valeur. Aujourd’hui encore, beaucoup de salariés ne connaissent pas ses missions et en conséquence, ne pensent pas à s’adresser à lui pour :
- Régler leurs problèmes matériels ou informatiques
- Donner leur avis sur un nouvel outil
- Suggérer des améliorations dans les procédures
On comprend bien la perte de performance que cette situation implique.
En utilisant un outil de communication interne, le DSI peut présenter son travail, ses domaines d’intervention et ses compétences afin de les mettre au service du personnel. Il transmet des informations essentielles sur sa fonction et stimule ainsi les échanges, les initiatives et la mise en place de projets.
Le DSI joue un rôle stratégique au sein de l’entreprise, particulièrement au niveau de la communication interne. Il sélectionne et installe l’outil que l’ensemble du personnel va utiliser, puis l’exploite pour mener à bien ses missions de diffusion de l’information. Pour gagner en efficacité, il se doit de choisir une solution performante, agréable à utiliser et facile à prendre en main par tous, quel que soit le niveau de connexion. Steeple répond à tous ces critères !
