Communication interne
Améliorer sa communication interne : les réflexes à adopter
Vous êtes plutôt « DQO » (Deutsche Qualität de l’Organisation) ou plutôt « je m’y retrouve très bien dans ma jungle de post-its et de classeurs » ?
Lorsque l’on enchaîne différentes tâches, que l’on doit composer entre sa To-Do list et les missions demandées par les autres services, on se sent rapidement pris au piège. Seulement, voilà : la communication interne est primordiale pour l’entreprise ! Quand l’information se transmet difficilement, de façon inexacte ou avec du retard, les gravillons se glissent dans la machine et bloquent des leviers puissants et insoupçonnés.
Dans cet article, vous apprendrez donc à détecter les tâches qui font perdre du temps, mais découvrirez également les réflexes à adopter pour améliorer sa communication interne afin qu’elle soit parfaitement organisée !
Pourquoi la communication interne en entreprise est-elle parfois inefficace ?
Un manque de temps pour bien gérer la communication interne…
Comme chaque collaborateur de votre entreprise, vous disposez d’un temps limité pour gérer la communication interne. Vous devez prioriser certaines actions telles que l’envoi de la newsletter interne tous les vendredis ou la publication d’un portrait collaborateur qui a été réalisé il y a plusieurs mois déjà.
Cependant, vous savez que lorsqu’un membre du service QSE vous demande de publier une information à la dernière minute, vous ne pouvez pas lui répondre “je n’ai pas le temps”, car cela freinerait une bonne communication sur le long terme, et donc une bonne dynamique d’entreprise.
… à cause d’une multitude de petites actions chronophages
Ce manque de temps est souvent le fait d’actions chronophages et/ou fastidieuses qui drainent le sablier tout au long de la journée, telles que :
- Publier régulièrement : évidemment, c’est une tâche qui peut rapidement devenir chronophage, la publication demandant un travail de création et de suivi. Encore plus si on ne peut pas la programmer…
- Toutes ces fois où l’on rend service : « Hey, tu pourrais publier quelque chose pour moi ? J’ai une info sur mon nouveau projet !” Un jeu d’enfant quand les détails sont transmis et les textes rédigés, une terreur lorsqu’il faut tout refaire pour l’adapter à votre ligne éditoriale !
- Devoir se déplacer ou contacter une personne pour obtenir ses informations : selon l’Association Information et Management (AIM), « un employé passe en moyenne 7 h 30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver » !
- Utiliser du support papier : on pense aux petites gazettes internes distribuées toutes les semaines à l’entrepôt, qui demandent d’être rédigées, bien sûr, mais aussi imprimées au bon format, en veillant aux stocks d’encre et de papier, et enfin qui nécessitent d’être affichées ou transmises.
- Organiser des événements : nous en parlions ici, mais ces tâches sont hautement chronophages s’il faut communiquer régulièrement sur l’événement, faire venir tous les collaborateurs, réunir des informations, faire des relances (très) régulières…
- On peut également penser au processus d’intégration des nouveaux arrivants, à qui il faut faire faire le tour des services, présenter l’entreprise, ses particularités, etc.
Vous l’aurez compris : pour améliorer sa communication interne en entreprise, il faut absolument gagner du temps en éliminant les actions qui ne sont pas essentielles.
Une seule personne chargée de la communication interne dans l’entreprise
Au-delà de ces tâches fastidieuses et de ces obstacles quotidiens, la plus grande erreur serait de penser que la communication interne est l’affaire d’une ou deux personnes isolées. Si la communication interne possède un impact si positif sur des sujets aussi variés, c’est également parce qu’elle concerne beaucoup de services, et appelle au concours de nombreux individus ! La com’ interne est l’affaire de la communication, des RH, et même de la direction ! Impliquez-les, ils vous faciliteront la tâche 👍
Quelles sont les solutions pour améliorer sa communication interne en entreprise ?
Améliorer sa communication interne ne demande pas de créer du temps, mais de l’optimiser : notamment en adoptant des outils facilitateurs capables de changer le quotidien de chacun. Finalement, c’est une question de réflexes à adopter et d’un bon entourage à façonner !
Les bons réflexes à adopter pour rendre sa communication interne efficace et organisée
✔ Abandonner le papier, digitaliser et investir dans un outil de communication interne adéquat : arrêtez de multiplier les supports et les outils. Choisissez un seul outil, moderne, qui vous permettra de communiquer rapidement et facilement à l’ensemble de vos collaborateurs, suivre les statistiques, et ainsi savoir si vous réussissez à engager les salariés de l’entreprise. Ajustez régulièrement vos actions et voyez votre communication interne vivre sans que vous n’ayez (presque) rien à faire.
✔ Innover pour améliorer sa communication interne : fini la feuille volante en salle de pause pour informer du prochain afterwork ou de faire le tour des services pour présenter le nouvel arrivant. Créez des sondages en ligne que vous diffusez sur votre outil de communication interne, utilisez la vidéo pour engager vos collaborateurs, laissez les salariés s’exprimer à travers la messagerie instantanée, toutes ces actions vous feront gagner un temps précieux.
✔ Faire remonter l’information aux collaborateurs : ne perdez plus de temps à aller chercher l’information. Mettez en place des sondages et des boîtes à idées afin que les collaborateurs deviennent moteurs de vos actions de communication interne.
✔ Définir une ligne éditoriale claire en amont : pour que certains employés puissent se charger de leurs posts, et pour toujours avoir en tête comment créer du contenu (voir les solutions d’équipe ci-dessous).
✔ Jamais sans stratégie de communication interne : sinon, on a tôt fait de se retrouver empêtré dans des publications de dernière minute qui s’amoncellent. On fait donc un calendrier éditorial ! Ces deux derniers points sont expliqués ici :
👉 Créer sa stratégie de communication interne : 8 étapes clés 👈
✔ Programmer les publications : pour gagner du temps et de la sérénité.
Le travail d’équipe : un facteur déterminant pour améliorer sa communication interne
Pour améliorer sa communication interne, il faut absolument impliquer les éléments clés d’une équipe polyvalente et horizontale. Dans ce sens, il est primordial de déterminer qui doit s’occuper de la diffusion de l’information dans l’entreprise.
👉 Qui doit s’occuper de la communication interne en entreprise ? 👈
Vous pouvez également créer un comité éditorial. Son rôle sera alors d’assimiler la ligne éditoriale et de se former à la communication interne pour en être un acteur majeur ! Membre de la Direction, des RH, du CSE… chacun partage les informations qui devraient être publiées en interne et aident à construire la stratégie de communication interne.
Enfin, pour travailler plus efficacement, adoptez des outils collaboratifs qui permettent de consulter le calendrier : on peut penser notamment à Drive, mais aussi à Trello (ou Airtable,Asana ou encore Avaza) pour mieux organiser les rôles et responsabilités des acteurs de la communication interne et avoir une vision claire de chaque objectif.
Voilà, vous êtes maintenant fin prêt(e)s pour gérer la communication interne d’une main de maître !
Maintenant que vous avez les réflexes pour améliorer votre communication interne, vous pouvez choisir un outil. Il n’est pas forcément évident de s’y retrouver parmi les différentes solutions, alors suivez le guide !
