Communication interne
Pourquoi mettre en place un outil de communication interne en entreprise ?
“La communication est une science difficile. Ce n’est pas une science exacte. Ca s’apprend et ça se cultive”
Jean-Luc Lagardère
Quels que soient votre secteur d’activité, la taille de votre entreprise ou vos besoins, la communication interne est désormais incontournable.
La situation sanitaire liée à la Covid-19 a mis en lumière des failles dans les méthodes de communication interne de certaines entreprises. Celles qui n’avaient pas défini une stratégie de communication interne claire ou ne disposaient pas d’un outil adapté ont peiné à préserver les liens entre l’entreprise et les collaborateurs.
Afin d’optimiser sa communication interne, l’entreprise doit gagner du temps sans perdre en qualité d’information. Pour cela, il est nécessaire de disposer d’un outil de communication interne performant.
#1 – Qu’est-ce qu’un outil de communication interne ?
A quoi sert un outil de communication interne ?
Avant de s’équiper d’un outil de communication interne, il faut d’abord bien comprendre à quelles problématiques un tel outil doit répondre.
Mettre en place un outil de communication interne au sein d’une organisation permet de :
- Favoriser les échanges entre les services et les collaborateurs : par exemple, pendant la crise sanitaire, l’outil permet de maintenir le lien entre les collaborateurs en télétravail et ceux qui restent présents sur le site. Lors du premier confinement, la direction a pu continuer à partager des informations aux salariés en télétravail sur les projets ou, d’un point de vue pratique, l’outil a permis à la DSI de faire passer des informations utiles sur les bonnes pratiques en distanciel.
- Assurer une circulation fluide de l’information : les vecteurs de communication traditionnels (communication orale, affichage, emails,…) occasionnent régulièrement des pertes d’information. On entend souvent des collaborateurs se plaindre de ne pas avoir reçu l’information, par exemple : “Je ne savais pas que nous avions un nouvel arrivant au service RH”. L’outil de communication interne permet de centraliser l’information et de la rendre disponible pour tous.
- Aider à véhiculer les valeurs de l’entreprise : les valeurs de l’entreprise ne sont pas toujours évidentes à faire vivre. Un outil de communication interne permet de les diffuser à l’ensemble des collaborateurs et de les matérialiser. Par exemple, si les valeurs de l’entreprise s’expriment bien à travers la personnalité du dirigeant, il pourra les partager via l’outil. Si, dans les valeurs, une forte part est allouée aux événements qui rassemblent et fédèrent, l’outil sera un moyen pour les promouvoir, les faire évoluer, les co-créer…
- Encourager le partage d’informations : avec un outil dédié, il est plus facile de rendre la communication participative. Dirigeants, managers et collaborateurs sont plus enclins à partager des informations.
- Développer le travail collaboratif : pour être plus productif, développer sa créativité et sa motivation. Par exemple, des fonctionnalités sur Steeple comme la messagerie instantanée ou encore les modules liés à la performance facilitent la collaboration.
Avant d’adopter un nouvel outil, il faut d’abord que l’entreprise définisse précisément les objectifs. Quel que soit l’outil choisi, soyez conscient que vous devrez le faire vivre, le mettre à jour et l’alimenter régulièrement.
Outil de communication ou outils du communicant ?
Le choix d’un outil de communication interne repose sur une volonté de rendre la communication non discriminante au sein de l’entreprise, et d’informer tous les collaborateurs au même moment, ce qui n’est pas toujours évident au quotidien.
Ce n’est pas seulement un outil pour créer et construire des messages mais c’est aussi et surtout un outil qui doit permettre aux collaborateurs de s’informer.
L’outil de communication interne a vocation à couvrir les 3 types de communication : descendante, ascendante et transversale.
En ce sens, il diffère la newsletter interne qui ne sert que la communication descendante ou de l’affichage qui ne permet pas l’interaction. Il se distingue aussi de l’intranet qui est plus un outil de partage de données que de communication collaborative.
#2 – Qu’est-ce que l’outil va apporter à l’organisation et à ses acteurs ?
L’outil de communication interne rassemble tous les niveaux de l’entreprise en facilitant la prise de parole de chacun. Il présente à la fois des avantages pour les communicants mais aussi pour tous les collaborateurs.
Il permet de :
- Varier les contenus : l’outil de communication interne permet de partager des messages dans des formats variés (vidéo, images, texte, sondages, …). Il rend la communication moins monotone, favorise la créativité de l’émetteur du message et renforce l’attention des collaborateurs, selon le type de messages qu’ils apprécient.
- Organiser le travail du communicant, mais aussi de tous les collaborateurs : pour le communicant interne, l’outil permet de centraliser et de planifier ses publications. Il est plus facile pour lui de s’organiser en créant un planning éditorial. Le rubriquage dans l’outil facilite aussi la recherche de l’information souhaitée pour les collaborateurs. L’outil se doit donc d’être structurant dès sa conception et présenter 2 niveaux d’informations pour un résultat clair et moins brouillon que le réseau social d’entreprise :
-Le descendant et l’information
-Le transverse et l’échange (le partage entre collègues)
- Captiver le collaborateur : par rapport à des outils où le collaborateur reçoit passivement de l’information, l’outil de communication interne lui permet d’être acteur. De plus, l’outil permet de créer des rendez-vous récurrents et de susciter une attente parmi les collaborateurs.
#3 – Pourquoi miser sur un seul outil ?
On a mis ça en place parce que c’était gratuit.
Voilà des phrases que nous entendons régulièrement en entreprise. Le problème n’est pas que nous n’avons pas les outils. C’est plutôt qu’il y en a tellement que les collaborateurs ne savent plus où aller chercher l’information.
On a créé un groupe Whatsapp mais on n’est pas au courant.
L’information est noyée et de moins en moins de salariés s’en servent. Finalement, les messages ne passent plus.
Souvent, c’est le signe qu’on a d’abord pensé en termes d’outils au lieu de définir une stratégie de communication interne claire.
Pour une communication interne efficace, le message doit être partagé avec un seul outil :
- pour ne pas diluer l’information
- pour ne pas perdre le collaborateur
L’unicité de l’outil est un point capital pour faire adhérer le collaborateur en interne mais la multiplicité des formats et des canaux est un point à considérer pour toucher chaque salarié.
Il peut être utile, notamment lorsque l’outil a été mis en place récemment, de communiquer sur le fait que l’information s’y trouve.
Par exemple, Steeple est outil phygital innovant qui améliore la communication interne des entreprises. L’écran tactile est l’un des canaux et permet d’apporter de l’information au même moment, avec les messages écrits, photos, vidéos…
La mise en place d’un outil de communication interne permet de centraliser les informations et facilite les échanges entre les parties prenantes de l’entreprise. Elle représente un gain de temps pour le communicant et pour les collaborateurs et évite la perte d’informations. Enfin, un outil unique, au service d’une stratégie de communication interne clairement définie, est un gage de succès.
Vous ne savez pas quel outil de communication interne choisir ? Découvrez notre guide comparatif !
