La vie au travail
Bien communiquer votre événement interne : 5 étapes pour ne pas se planter
Pour la réussite de votre événement interne, il est indispensable de bien communiquer auprès de vos collaborateurs : en amont, pendant et même une fois qu’il est terminé. Voici une liste de 5 étapes à suivre pour éviter de vous retrouver à 3 au lieu des 45 personnes attendues.
Responsables RH, à vous de jouer !
1/ Appelez aux votes
C’est un fait : l’événement interne contribue au bien-être de vos collaborateurs. Pour peu qu’il leur plaise ! Une mauvaise date, un lieu trop éloigné, un planning trop chargé, une activité inaccessible… nombreuses sont les raisons qui peuvent pousser vos collègues à refuser de venir, ou à y aller à reculons. Dans ce cas, votre événement est un échec et l’objectif n’est pas atteint.
Pour être sûr de proposer un moment qui ravira vos équipes, n’hésitez pas à leur demander leur avis en amont. Pour cela, vous pouvez créer des sondages via votre outil de communication interne : choix du thème, du format, du lieu mais également collecte des inscriptions.
En résumé, faites-les participer !
2/ Partagez et re-partagez l’information !
Eh oui, les fondamentaux de la com’ s’appliquent aussi en interne. Prenons un exemple concret : vous organisez un séminaire et faites venir un intervenant clé pour l’entreprise. Disons Barack Obama et son directeur de la communication, Robert Gibbs. Oui, nous voyons grand chez Steeple. Un moment que nombre de vos collaborateurs ne manqueraient pour rien au monde, et pourtant si facile d’être raté si l’information ne leur a pas été communiquée correctement.
Pour éviter cela, il faut relayer l’événement plus d’une fois : plusieurs jours, voire semaines à l’avance, à différents moments de la journée et sous différents formats. Vérifiez bien que toutes les informations nécessaires (date, lieu, ordre du jour…) soient communiquées sur un support accessible à tous, via votre outil de communication interne par exemple.
3/ Faites du teasing
Faire un rappel 24h avant l’événement est un bon moyen de vous épargner les « ah mince, c’était aujourd’hui ?! » de vos collaborateurs. Bon, peut-être pas de tous… mais au moins une bonne partie ! Il peut être fait de diverses manières : via la fonction compte à rebours de votre outil interne si vous en avez un, par mail (mais plus intrusif), de vive voix (mais plus long), etc.
Un rappel, c’est aussi l’occasion de faire du teasing. Selon la thématique, les possibilités sont nombreuses :
- Envoyer la vidéo d’une conférence donnée précédemment par votre intervenant,
- Donner un indice sur l’activité team-building surprise que vous réservez,
- Annoncer le menu du repas qui sera servi,
- Créer un quiz sur le thème qui sera abordé,
- Dévoiler quelques enseignements qui pourront être tirés…
L’idée n’est pas de supplier vos équipes de participer à votre événement mais de montrer qu’ils auraient tort de le louper !
4/ Couvrir l’événement
Ça y est, c’est le jour J ! Nous vous conseillons vivement de prendre et de partager des photos de l’événement. Pourquoi ? Pour créer des souvenirs, faire vivre l’événement dans le temps et animer l’actualité de votre entreprise.
Cela vous permettra également de donner envie aux absents de rejoindre l’événement, ou du moins de participer au prochain. Vous pouvez par exemple faire un post sur votre outil de communication interne avec quelques images du moment que vous passez tous ensemble. Vos collègues pourront également participer en partageant leurs photos, vidéos ou en commentant les publications !
Toutes ces petites interactions permettent de tisser encore plus le lien entre les équipes. Vous avez tout à gagner à favoriser l’échange et le collaboratif.
5/ Prévoir le prochain événement
Ces événements internes mettent de la vie au bureau et sont généralement très appréciés des équipes. Ce sont des moments fédérateurs, qui participent à la qualité de vie au travail. Vous pouvez profiter de cette occasion pour annoncer la date du prochain rendez-vous ! Cela montrera aussi que vous accordez de l’importance à ce moyen de communication et qu’il n’était pas une exception.
Un événement réussi a forcément été porté par une bonne communication. Nous vous invitons donc à reproduire les étapes précédentes à chaque fois, qu’il s’agisse de l’anniversaire de l’entreprise, d’une activité team-building ou tout simplement d’un verre entre collègues.
Vous l’aurez compris, communiquer son événement est essentiel pour sa réussite et n’est pas forcément synonyme d’actions compliquées, énergivores et chronophages.
Valider toutes ces étapes de communication
via un seul outil, ça vous dit ?
