Comunicación interna

6 claves para implicar a los empleados en la comunicación interna

En este artículo, revelamos nuestro plan de acción de con 6 claves para implicar a los empleados en la comunicación interna. Un objetivo esencial para la salud de su empresa.

Las acciones de comunicación interna implican muy a menudo la intervención de los directores, el jefe de Recursos Humanos y los manager. Esta organización tradicional tiene un defecto: impide el desarrollo de una comunicación participativa y colaborativa que, sin embargo, es más humana y viva. No convierte a los empleados en actores y por lo tanto no fomenta el compromiso. 

Por lo tanto, es esencial permitir que sus empleados se involucren activamente en la comunicación interna de tu organización.

En este artículo, revelamos nuestro plan de acción de 6 pasos para lograr este objetivo esencial para la salud de su empresa.

#1 – Pasar de la información a la colaboración

¿Por qué involucrar a los empleados en la comunicación interna?

Al incluir a sus empleados en la construcción de la comunicación interna, crea una dinámica positiva en toda la empresa. 

  • La motivación y la participación aumentan: hay menos ausentismo físico y mental y por lo tanto la productividad es mejor. También lo hace el volumen de negocios.
  • La imagen de su empresa, que primero se construye internamente, se muestra de forma coherente al mundo exterior.
  • Se mejora la cohesión, reduciendo el riesgo de mala publicidad de los empleados frustrados.
  • El principio de comunidad está más desarrollado: hay más vínculos, intercambios, puesta en común y ayuda mutua, lo que está más en consonancia con las aspiraciones de los empleados y las tendencias laborales actuales.
  • Su misión también tiene más sentido: perciben mejor la utilidad de su trabajo en la búsqueda de objetivos comunes.
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¿Qué podemos esperar exactamente de los empleados?

Sobre todo, es importante determinar qué tipo de compromiso puede esperar de sus empleados en términos de comunicación corporativa, independientemente de las herramientas utilizadas (papel, redes sociales, herramienta de colaboración, intranet, etc.).

Aquí hay una lista no exhaustiva que puede completar según sus objetivos: 

  • Le gusta
  • Comentarios
  • Difusión de contenidos (retweets, compartir, etc.)
  • Regresa a través de la jerarquía
  • Propuestas de ideas
  • Definición de una carta editorial
  • Creación de contenido experto
  • Conviértase en embajador

#2 – Implicar a tus empleados en la comunicación interna de su empresa: los 6 pasos clave

Paso 1: Contenido

Para motivar a los empleados a invertir en la comunicación interna, el contenido que ofrece debe cumplir con un cierto número de criterios.

  • Tienen que ser interesantes y relevantes. Para ello, deben dar respuestas precisas a los problemas de sus diversos objetivos o contener información útil para el buen desarrollo de sus misiones. 
  • El contenido también debe despertar la curiosidad de los equipos. En general, se deben proponer mensajes cortos e impactantes, adaptados a las herramientas digitales. La atención de los lectores no es muy larga porque tienen poco tiempo y reciben muchas solicitudes todos los días. Por otra parte, existen muchas técnicas para crear una buena publicación, que llama la atención y hace que la gente quiera seguir leyendo: frases textuales o visuales (los vídeos son muy atractivos), narración de historias, juegos de rol, cuestionamientos, promesas, etc… 
  • Por último, el contenido es un vector de la cultura de la empresa: debe corresponder a su tono y a sus valores. Así es como conseguirá crear un sentido de pertenencia e incluso una comunidad entre sus empleados. Por el contrario, la falta de coherencia a este nivel podría dar lugar a confusión, incomprensión de los objetivos o incluso desconfianza. 

Paso 2: Accesibilidad

Una vez que su contenido ha sido creado según las reglas del arte, debe utilizar todos los medios a su disposición para difundirlo de manera coherente. La información y la comunicación también deben seguir algunas reglas para ser eficaces. 

  • El flujo de información debe ser fluido: asegúrese de utilizar herramientas que funcionen correctamente para evitar malentendidos que podrían llevar a sobrecargas en el envío de correos electrónicos, por ejemplo. Un sistema obsoleto puede crear más problemas de los que resuelve. 
  • Los elementos de comunicación deben ser accesibles a todos los empleados. Para ello, es imperativo que todos dispongan de un medio para recibirlos: una cesta nominativa para los documentos en papel (folletos, catálogos, etc.) y acceso personal a la herramienta de comunicación que se utiliza para las publicaciones digitales (boletín informativo, comunicado de prensa interno, correo electrónico del grupo, red social corporativa).
  • También debe asegurarse de que los mensajes sean recibidos al mismo tiempo por las personas interesadas. Si no es así, pueden circular rumores que lleven a preguntas y malentendidos. 

Paso 3: Herramientas de comunicación interna

Sin herramientas prácticas, simples y fiables, será difícil que sus equipos se involucren en la comunicación interna de su empresa a largo plazo. Para fomentar el diálogo y el intercambio entre los empleados, opte por soluciones diseñadas para fomentar la interactividad

Por ejemplo, una red social corporativa permite publicar una entrada con un solo clic o dejar un comentario en pocos segundos. Este tipo de funcionalidad ayuda a fluidificar y optimizar las discusiones

Otra solución de comunicación interna es una herramienta como Steeple que permite a todos publicar contenidos e interactuar libremente a través de una interfaz simple e intuitiva. Esta solución federa a todos los empleados y mantiene viva su comunidad

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Sea cual sea su elección, asegúrese de seguir la regla de oro de la comunicación interna en cuanto a herramientas: 1 herramienta para informar y varios canales para traer de vuelta a la herramienta. ¿Qué significa esto exactamente? Significa que para mantener el control sobre la difusión de la información, se debe utilizar una sola herramienta que puede ser instalada en varios dispositivos. 

Eso es lo que hace Steeple: puedes usar la misma solución de comunicación desde tus diferentes equipos (pantalla táctil, ordenador, smartphone). Todas las publicaciones están centralizadas en un solo lugar y se puede acceder a ellas a través de diferentes canales. 

Al mismo tiempo, puedes usar herramientas para crear los medios de comunicación que quieras distribuir. Hay muchas aplicaciones online como Canva, Lucidpress o Joomag para maquetar sus textos y visuales.

Paso 4: Medición

Toda estrategia debe ser evaluada para demostrar su eficacia. Puede medir el éxito de su comunicación interna observando la participación de sus empleados. Para ello, en primer lugar debe adoptar un enfoque adaptado: 

  • Identificar las áreas de mejora para determinar exactamente lo que se necesita medir.
  • Enumere los diferentes indicadores que deben ser controlados: tasa de rotación, productividad, rotación, compromiso, ausentismo, etc.
  • Determinar un procedimiento para registrar los números: ¿cómo, con qué frecuencia? 
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Para realizar sus análisis, puede utilizar diferentes tipos de herramientas directas

  • soluciones de comunicación que le informen sobre el número de registros, publicaciones, comentarios, gustos y disgustos
  • el NPS interno que le informa sobre la satisfacción del cliente
  • la retroalimentación directa de los empleados
  • encuestas y sondeos
  • auditorías de comunicación interna

También puede utilizar herramientas indirectas

  • con los manager: entrevistas anuales, puntos individuales tan pronto como sea necesario y otros comentarios que pueden tomar diversas formas
  • con Recursos Humanos: ausencias, bajas por enfermedad, ambiente general dentro de la empresa

Paso 5: Hablar en voz alta

La comunicación no siempre es algo natural dentro de una empresa. Los empleados no necesariamente sienten que tienen algo que decir si no se les dice claramente. 

Para asegurar una buena comunicación interna, es por lo tanto esencial hacer llegar el mensaje, en particular animándolos a expresarse tanto como quieran sobre los diversos temas que conciernen a la vida de la empresa:

  • datos sobre clientes, productos y servicios, nuevos reclutas, etc.
  • la vida y el proyecto del equipo
  • enfoque de negocios
  • compartir la vida diaria
  • éxito de la celebración
  • cumpleaños para celebrar
  • compartir la vida diaria
  • hechos divertidos sobre la compañía y los empleados
  • y así sucesivamente 

Los managers tienen un papel importante que desempeñar. Deben animar a su equipo a hacer circular la información, ya sea que provenga de ellos o de sus colegas. 

Los empleados están en el corazón de su comunicación interna. Para entender lo que esperan de ti, pídeles directamente su opinión con una encuesta a tus empleados.

Paso 6: Sistematizar

A fin de mejorar la comunicación empresarial de manera sostenible y evitar que se agote pronto, es importante crear procedimientos y objetivos motivadores. Aquí es donde la gamificación puede jugar un papel decisivo. Pensamos en particular en ciertos módulos de Steeple, como el Calendario de Adviento, el buzón de sugerencias, las predicciones futbolísticas o los 5 principales contribuidores de la comunidad.

Este es un proceso muy moderno que consiste en insertar elementos de juego en las tareas de los empleados. Por ejemplo, es posible establecer objetivos precisos a alcanzar, que son fáciles de visualizar gracias a un indicador que se rellena. También se puede utilizar un sistema similar para alentar a los creadores de contenidos a que envíen mensajes y artículos de alta calidad. 

Por lo tanto, un plan de comunicación interna implica varias palancas que deben ser activadas con creatividad y apertura. Escuchando activamente las opiniones de sus equipos, podrá elegir la estrategia que mejor se adapte al espíritu de su empresa.

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