Comunicación interna
¿Cómo elegir tu herramienta de comunicación interna?
Debes estar convencido de las virtudes de la comunicación interna. ¿Te gustaría reforzar los vínculos entre la empresa y los empleados, facilitar el intercambio de contenidos y la colaboración entre todos los niveles de la empresa?. Una vez definida la estrategia de comunicación interna, es importante encontrar y elegir la herramienta adecuada para aplicarla diariamente.
¿Cuál es la herramienta que te permitirá dar el salto? ¿Qué criterios debes tener en cuenta al elegir tu herramienta de comunicación interna? Y, en segundo lugar, ¿Cómo puedes asegurarte de que los empleados se apropien de ella? ¡Te iluminaremos!
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#1 – ¿Cómo elegir la herramienta correcta?
7 pasos para escoger tu herramienta de comunicación interna
La implementación de una herramienta de comunicación interna permite:
- Fomentar los intercambios entre departamentos y empleados, sobre todo los empleados que trabajan a distancia (trabajadores de obra, vendedores ambulantes y, por supuesto, teletrabajadores).
- Transmitir los valores de la empresa
- Fomentar el intercambio de información y el trabajo en colaboración
Para elegir la herramienta adecuada, es importante tener en cuenta estos objetivos. El proceso de elección de una herramienta se puede dividir en 7 pasos:
- Haz un autodiagnóstico de tu comunicación interna: ¿qué herramientas se utilizan actualmente? ¿Qué resultados se pueden obtener de su uso? ¿En qué medida los empleados las utilizan? ¿Cumplen con los desafíos de comunicación interna identificados?
- Fijar objetivos generales (como los mencionados anteriormente) y metas cuantificadas (tasa de utilización, frecuencia de publicación, etc.).
- Enumera los criterios del útil de comunicación interna ideal, por ejemplo, su carácter no discriminatorio, la facilidad de uso, la posibilidad de variar los formatos de publicación, etc.
- Haz una comparación de las soluciones existentes.
- Elige tu herramienta de comunicación interna
- Implementar la herramienta y adaptarla a sus procesos de comunicación interna
- Llevar a los empleados a la herramienta
Para que el enfoque sea verdaderamente eficaz, es esencial la participación de la dirección desde el principio del proyecto. El voluntarismo y el carácter ejemplar de los gestores animarán a todos a adherirse al proyecto. También deben estar entre los primeros en usar la herramienta para inspirar a los empleados a hacer lo mismo.
5 preguntas que debes hacerte antes de elegir una herramienta
Los criterios para elegir la herramienta deben cumplir tanto con los objetivos generales como con las características específicas de la empresa. Uno de los desafíos de la comunicación interna reside en particular en su capacidad de involucrar a todos los empleados.
Por eso, antes de iniciar el enfoque de la herramienta, es importante hacer las preguntas correctas:
- ¿Todos tus empleados tienen una dirección de correo electrónico?
- ¿Trabajan detrás de un ordenador?
- Utilisent-ils le téléphone de bureau ?¿Usan el teléfono de la oficina?
- ¿Los empleados están frecuentemente en desplazamiento, es decir, en la carretera?
- Por último, ¿cómo comunicarte con los empleados «desconectados» que no tienen acceso a un ordenador y con los que se siguen utilizando claramente el papel, en particular a través del tablón de anuncios?
Es obvio que, aunque algunos empleados trabajan a distancia, el desplazamiento convencional no es suficiente. Por otro lado, si la mayoría de tus empleados no están equipados con un ordenador personal o un smartphone, no puedes usar una herramienta 100% digital.
Gracias a Steeple, las personas desconectadas tienen acceso directo a la pantalla táctil de la empresa. Esto les permite leer las noticias de la empresa pero también tener la misma información que sus compañeros.
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#2 – ¿Cómo se configura la herramienta?
La aplicación de la herramienta es ante todo una cuestión humana y una cuestión de estrategia más que una cuestión técnica. Una excelente herramienta no corregirá una estrategia deficiente. Por otro lado, puede multiplicar por diez los efectos de una buena estrategia. Por lo tanto, es necesario explicar el procedimiento a seguir:
- Respondiendo al deseo de mejorar la comunicación interna y a la necesidad de cambio.
- Comunicar sobre la aplicación del instrumento (su promoción).
- Formar a las personas para usar la herramienta (normalmente los managers).
- Personalizar la plataforma.
- Establecer una estrategia de contenido.
- Lanzar la herramienta: localización de la pantalla, preparación para un evento, etc.
¿Pero qué es una buena estrategia de comunicación interna?
Es una estrategia que transmite los valores y la cultura de la empresa y abarca a todos los empleados. La variedad de contenidos y formatos es importante para ello. Esto requiere una estrategia editorial clara, con un título bien definido y reuniones regulares.
Configurar la herramienta significa, en primer lugar, personalizarla, poniéndola en los colores de la empresa, pero también crear secciones que respondan a las expectativas de los empleados. Para integrarlos en la elección de la herramienta, también puedes preguntarles qué esperan de la herramienta de comunicación interna.
Por último, en el marco de una herramienta phygital como Steeple, la ubicación de las pantallas táctiles es particularmente estratégica. Es importante identificar las áreas con vida y los lugares de reunión de la empresa que generarán más vistas en las pantallas, como la cafetería o la sala de descanso.
#3 – ¿Cómo hacer que el empleado se acerque a la herramienta de comunicación interna?
Claramente, el éxito de la implementación de una herramienta se mide por la aceptación que genera entre los empleados. Al final, la principal pregunta que debes hacerte es «¿los empleados se apropiarán masivamente de la herramienta?«.
Por eso la herramienta adecuada es la que cumple con los usos, hábitos y expectativas de los empleados.
Pero una vez que la herramienta está en su lugar, no puedes esperar pasivamente a que los equipos empiecen a usarla.
A fin de evitar que la comunicación interna funcione en una dirección única (comunicación descendente), se debe permitir que los empleados se expresen, participen y se comuniquen con la dirección y los managers.
¿Cómo hacer que los empleados quieran trabajar para ti? ¿Cómo alentar a los empleados a participar?
Se debe establecerse un clima de confianza, garantizar la transparencia sobre las razones de la introducción de la herramienta, y permitirles que se expresen libremente.
Para ello es esencial:
- Comunicar a los empleados que tendrán un papel que desempeñar y que podrán establecer una nueva dinámica a través de la herramienta. Al participar en la comunicación interna, los empleados son los que logran hacerla realidad dentro de la empresa.
- Infórmeles que se les ofrecerá una formación cuando se instale la herramienta.
- Demuéstrales que la herramienta les permitirá elevar sus solicitudes a la dirección, comunicarse más, compartir información, iniciar discusiones sobre diferentes temas.
- Hacer entender a los empleados que no se trata de una herramienta dedicada únicamente a la dirección, sino que la herramienta también está hecha para ellos.
- Mostrarles que la herramienta les permitirá conocer a sus compañeros, crear más vínculos y mantener una buena relación entre los empleados.
La creación de una herramienta de comunicación significa en gran medida encontrar una solución técnica para hacer frente al reto de la implicación y participación de todos los empleados. La elección de la herramienta se basa, por tanto, en una metodología detallada y una estrategia de comunicación interna previamente definida. También es esencial planear un plan de acción para evangelizar a los empleados.
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