¿Cómo elegir tu herramienta de comunicación interna?

¿Estás convencido de las virtudes de la comunicación interna? ¿Te gustaría reforzar los vínculos entre la empresa y sus empleados, facilitar el intercambio de contenidos y la colaboración entre todos los niveles de la empresa?

Una vez definida la estrategia de comunicación interna, es importante encontrar la herramienta adecuada para utilizarla en el día a día de la compañía.

¿Qué herramienta te permitirá dar el paso? ¿Qué criterios debes tener en cuenta para elegir la herramienta de comunicación interna? Y, entonces ¿Cómo puedes asegurarte de que los empleados hacen suya la herramienta? En Steeple podemos ayudarte con este proceso.

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#1 – ¿Cómo elegir la herramienta de comunicación interna adecuada?

7 pasos para elegir tu herramienta de comunicación interna

La implantación de una herramienta de comunicación interna permite:

• Promover los intercambios entre departamentos y empleados, en particular los empleados que trabajan a distancia. Estos son trabajadores en obras, representantes comerciales y, por supuesto, empleados que teletrabajan.
• Transmitir los valores de la empresa.
• Fomentar el intercambio de información y el trabajo colaborativo

Por lo tanto, para elegir la herramienta adecuada, es necesario tener en cuenta estos objetivos. El proceso de elección de una herramienta puede dividirse en 7 pasos:

1. Realiza un autodiagnóstico de la comunicación interna de la compañía. ¿Qué herramientas utilizas actualmente? ¿Cuál es el resultado de su uso? ¿En qué medida utilizan los empleados estas herramientas? ¿Responden a los retos de comunicación interna identificados?
2. Establece objetivos generales, como los anteriormente mencionados, y numéricos (índice de uso, frecuencia de publicación…)
3. Enumera los criterios de la herramienta de comunicación interna ideal. Por ejemplo: carácter no discriminatorio, facilidad de uso, posibilidad de variar los formatos de publicación…
4. Compara las soluciones existentes en el mercado.
5. Elije tu herramienta de comunicación interna.
6. Implementa la herramienta y adáptala a tus procesos de comunicación interna de la compañía.
7. Consigue que los empleados utilicen la herramienta.

Para el enfoque sea realmente eficaz, es esencial la participación de la dirección desde el principio del proyecto. El voluntarismo y la ejemplaridad de los directivos animarán a todos a sumarse al proyecto. También deben ser de los primeros en utilizar la herramienta para inspirar a los empleados a hacer lo mismo.

5 preguntas que hay que hacerse antes de elegir una herramienta

Los criterios de elección de una herramienta deben responder tanto a los objetivos generales como a las especificidades de tu empresa. Uno de los retos de la comunicación interna reside en su capacidad para involucrar a todos los empleados.

Por eso, antes de poner en marcha la herramienta, hay que hacerse las preguntas adecuadas:

1. ¿Todos tus empleados tienen una dirección de correo electrónico?
   
2. ¿Trabajan detrás de un ordenador?
   
3. ¿Utilizan el teléfono smartphone en la oficina?
   
4. ¿Los empleados se desplazan con frecuencia por diferentes zonas geográficas?
   
5. Por último, ¿Cómo se puede comunicar con los empleados «desconectados» que no tienen acceso a un ordenador y que siguen utilizando claramente papel, en particular a través del tablón de anuncios de la sala de descanso?

Es evidente que si algunos empleados trabajan a distancia, la pantalla clásica no es suficiente. Pero si la mayoría de los empleados no tienen un ordenador personal o un smartphone, no pueden confiar en una herramienta 100% digital.

Gracias a Steeple, las personas que están fuera de línea tienen acceso directo a la pantalla táctil en las instalaciones de la empresa. Esto les permite ver lo que ocurre en la empresa, pero también tener la misma información que sus colegas.

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#2 – ¿Cómo implementar su herramienta?

La puesta en marcha de la herramienta es más una cuestión humana y estratégica que técnica. Una herramienta excelente no corregirá una estrategia deficiente. Sin embargo, puede multiplicar por diez los efectos de una buena estrategia. Por lo tanto, es necesario explicar el proceso:

• Responder a un deseo de mejorar la comunicación interna y a una necesidad de cambio
• Comunicar sobre la aplicación de la herramienta (su promoción)
• Formar a las personas en el uso de la herramienta (generalmente a los jefes de equipo)
• Personalizar la plataforma
• Establecer una estrategia de contenidos
• Lanzar la herramienta: ubicación de la pantalla, preparación de un evento…

¿Qué es una buena estrategia de comunicación interna?

Es una estrategia que transmite los valores y la cultura de la empresa e incluye a todos los empleados. Para ello, es importante la variedad de contenidos y formatos. Esto requiere una estrategia editorial clara, con rúbricas bien definidas y citas periódicas.

Por lo tanto, configurar su herramienta significa, en primer lugar, personalizarla, poniéndola con los colores de su empresa, pero también creando secciones que respondan a las expectativas de sus empleados. Para involucrarlos en la elección de la herramienta de antemano, puede preguntarles qué esperan de la herramienta de comunicación interna.

Por último, en el contexto de una herramienta fitogénica como Steeple, la ubicación de las pantallas táctiles es especialmente estratégica. Es importante identificar los lugares donde vive la empresa y donde se reúne la gente, que generarán la mayor cantidad de vistas de las pantallas, como la cafetería o la sala de descanso.

#3 – ¿Cómo conseguir que los empleados utilicen la herramienta?

Está claro que el éxito de la implantación de una herramienta se mide por el apoyo que genera entre los empleados. Al final, la principal pregunta que debes hacerte es «¿adoptarán los empleados la herramienta de forma masiva?«

Por eso, la herramienta adecuada es la que responde a los usos, hábitos y expectativas de los empleados.

Pero una vez que la herramienta está en marcha, no se puede esperar pasivamente a que los equipos empiecen a utilizarla.

Para evitar que la comunicación interna sea un proceso unidireccional (comunicación descendente), hay que dar a los empleados la oportunidad de expresarse, de participar, de comunicar a la dirección y a los directivos. 

¿Cómo podemos hacer que los empleados quieran participar? ¿Cómo se anima a los empleados a participar?

Hay que establecer un clima de confianza, crear transparencia sobre los motivos de la aplicación de la herramienta y permitirles expresarse libremente. 

Para lograrlo, es imprescindible:

• Comunica a los empleados que tendrán un papel que desempeñar y que pueden crear una nueva dinámica a través de la herramienta. Al participar en la comunicación interna, son los empleados los que consiguen darle vida dentro de la empresa.
  
• Informarles de que se ofrecerá formación cuando se instale la herramienta
  
• Muéstrales que la herramienta les permitirá plantear peticiones a la dirección, comunicarse más, compartir información, iniciar debates sobre diferentes temas.
  
• Hacer entender a los empleados que no es una herramienta sólo para la dirección, sino que también es para ellos
  
• Muéstrales que la herramienta les permitirá conocer a sus compañeros, crear más vínculos y mantener una buena relación entre los empleados

Implantar una herramienta de comunicación es, en gran medida, una cuestión de encontrar una solución técnica para afrontar el reto de involucrar y hacer partícipes a todos los empleados. Por tanto, la elección de la herramienta se basa en una metodología detallada y en una estrategia de comunicación interna previamente definida. También es esencial proporcionar un plan de acción para evangelizar a los empleados.

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Por Patricia Carpio

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