¿Por qué utilizar una herramienta de comunicación interna?

«La comunicación es una ciencia difícil. No es una ciencia exacta. Se puede aprender y se puede cultivar»
Jean-Luc Lagardère

Cualquiera que sea tu sector de actividad, el tamaño de tu empresa o sus necesidades, disponer de una herramienta de comunicación interna es ahora esencial.

La situación sanitaria relacionada con el Covid-19 ha puesto de relieve las deficiencias de los métodos de comunicación interna de algunas empresas. Algunas empresas no habían definido una estrategia clara de comunicación interna o no disponían de un instrumento adecuado. Tenían dificultades para preservar los vínculos entre la empresa y sus empleados.

Para optimizar la comunicación interna, la empresa debe ahorrar tiempo sin perder la calidad de la información. Para ello, es necesario tener una herramienta de comunicación interna eficiente.

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#1 – ¿Qué es una herramienta de comunicación interna?

¿Cuál es el propósito de una herramienta de comunicación interna?

Antes de equiparte con una herramienta de comunicación interna, debes entender primero los temas que dicha herramienta debe abordar.

La creación de una herramienta de comunicación interna dentro de una organización permite:

Fomentar los intercambios entre departamentos y empleados. Por ejemplo, durante la crisis sanitaria, la herramienta ayuda a mantener el vínculo entre los empleados que teletrabajan y los que permanecen en el lugar de trabajo. Durante el primer confinamiento, la dirección pudo seguir compartiendo información con los empleados que trabajaban a distancia en los proyectos o, desde un punto de vista práctico, la herramienta permitió al Departamento de TI transmitir a distancia información útil sobre buenas prácticas.

Asegurar un flujo de información sin problemas. Los vectores de comunicación tradicionales (comunicación oral, carteles, correos electrónicos, etc.) provocan regularmente la pérdida de información. A menudo oímos a los empleados quejarse de no haber recibido información, por ejemplo: «No sabía que teníamos un recién llegado en el departamento de recursos humanos«. La herramienta de comunicación interna permite centralizar la información y ponerla a disposición de todos.

¿A que nos ayuda?

Ayudar a transmitir los valores de la empresa. Los valores corporativos no siempre son fáciles de hacer realidad. Una herramienta de comunicación interna permite difundirlos a todos los empleados y materializarlos. Por ejemplo, si los valores de la empresa se expresan bien a través de la personalidad del manager, él puede compartirlos a través de la herramienta. Si, en los valores, una gran parte se destina a eventos que unen a la gente, la herramienta será un medio para promoverlos, hacerlos evolucionar, co-crearlos…

Fomentar el intercambio de información: con una herramienta dedicada, es más fácil hacer que la comunicación sea participativa. Los directores, managers y empleados son más propensos a compartir información.
Desarrollar el trabajo en colaboración: ser más productivos, desarrollar la creatividad y la motivación. Por ejemplo, las funcionalidades de Steeple, como la mensajería instantánea y los módulos relacionados con el rendimiento, facilitan la colaboración.

Antes de adoptar una nueva herramienta, la empresa debe definir con precisión los objetivos. Sea cual sea la herramienta que elija, hay que tener en cuenta que tendrás que mantenerla viva, actualizada y mantenida de forma regular.

¿Herramienta de comunicación o herramientas del comunicador?

La elección de un instrumento de comunicación interna se basa en el deseo de que la comunicación dentro de la empresa no sea discriminatoria y de informar a todos los empleados al mismo tiempo, lo que no siempre es fácil a diario.

No sólo es una herramienta para crear y construir mensajes, sino que también y sobre todo es una herramienta que debe permitir a los empleados mantenerse informados.

La herramienta de comunicación interna está destinada a cubrir los 3 tipos de comunicación: descendente, ascendente y transversal.

En este sentido, difiere del boletín interno, que sólo sirve para la comunicación descendente, o de la pantalla, que no permite la interacción. También difiere de la intranet, que es más una herramienta para compartir datos que una comunicación colaborativa.

#2 – ¿Qué aportará la herramienta a la organización y a sus actores?

La herramienta de comunicación interna reúne a todos los niveles de la empresa facilitando que todos se expresen. Tiene ventajas tanto para los comunicadores como para todos los empleados.

Te permite:

Variar el contenido: la herramienta de comunicación interna permite compartir mensajes en varios formatos (video, imágenes, texto, encuestas, …). Hace que la comunicación sea menos monótona, fomenta la creatividad del remitente del mensaje y refuerza la atención de los empleados, dependiendo del tipo de mensajes que aprecian.
Organizar el trabajo del comunicador, pero también de todos los empleados: para el comunicador interno, la herramienta permite centralizar y planificar sus publicaciones. Es más fácil para ellos organizarse creando un programa editorial. El engrase de la herramienta también facilita a los empleados encontrar la información deseada. Por lo tanto, la herramienta debe estructurarse desde su concepción y presentar 2 niveles de información para un resultado claro y menos confuso que la red social corporativa:

-El descendente y la información
-Transversal y de intercambio (compartir entre compañeros)

Cautivar al empleado. En comparación con las herramientas en las que el empleado recibe información de forma pasiva, la herramienta de comunicación interna le permite ser un actor. Además, la herramienta permite crear reuniones recurrentes y crear expectativas entre los empleados.

#3 – ¿Por qué apostar por una sola herramienta?

Lo pusimos porque era gratis.

Son frases que escuchamos regularmente en el lugar de trabajo. El problema no es que no tengamos las herramientas. Es más bien que hay tantos que los empleados no saben dónde conseguir la información.

Creamos un grupo de Whatsapp, pero no sabemos nada de eso.

La información se ahoga y cada vez menos empleados la utilizan. Finalmente, los mensajes ya no llegan.

A menudo, esto es una señal de que la gente ha estado pensando primero en términos de herramientas en lugar de definir una clara estrategia de comunicación interna.

En una comunicación interna efectiva, el mensaje debe ser compartido con una sola herramienta:

para no diluir la información
para no perder al empleado

La singularidad de la herramienta es un punto clave para hacer que el empleado se adhiera internamente, pero la multiplicidad de formatos y canales es un punto a considerar para llegar a cada empleado.

Puede ser útil, especialmente cuando el instrumento se ha introducido recientemente, comunicar que la información está ahí.

Por ejemplo, Steeple es una innovadora herramienta phygital que mejora la comunicación interna de las empresas. La pantalla táctil es uno de los canales y permite traer información al mismo tiempo, con mensajes escritos, fotos, videos…

La aplicación de un instrumento de comunicación interna permite centralizar la información y facilita los intercambios entre las partes interesadas de la empresa. Ahorra tiempo tanto para el comunicador como para los empleados y evita la pérdida de información. Por último, una herramienta única al servicio de una estrategia de comunicación interna claramente definida es una garantía de éxito.

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