Cultura Corporativa

¿Cómo organizar tu seminario de empresa en 3 pasos?

Respiración agitada, sudores fríos. . . No, no hablamos de ver la última película de terror que se ha estrenado en el cine, ¡Sino del estado de ansiedad en el que puedes caer al organizar un seminario de empresa!

Prepararse para este tipo de eventos trae consigo su dosis de estrés y muchos imprevistos… Tanto que uno a veces te sientes tentado a esconderte bajo la silla de la oficina. Sin embargo, puede tener un impacto profundo y positivo en los empleados. Es una gran oportunidad para dar vida a los valores de la empresa. Crear proximidad entre la dirección y los empleados y transmitir mensajes inspiradores.

Como organizar tu seminario de empresa por arte de magia

Entonces, ¿cómo organizar el seminario de tu empresa?, ¿Cómo te aseguras de que todo va sobre ruedas?. Si bien cada seminario es diferente, hay ciertos métodos y reglas de preparación y comunicación que ayudan a evitar los sustos.

Por lo tanto, ¡Proponemos un manual de instrucciones de 3 pasos, para que puedas convertirte en un as de los seminarios! 

Paso 1 : Pensar en todos los detalles para organizar bien el seminario de empresa

Yendo demasiado rápido te arriesgas a cometer un error. 6 meses de preparación para organizar tu seminario de empresa. Esta es la garantía para poder obtener planificación eficaz!

El tema del seminario

Determinar el hilo conductor. Tener un tema definido asegura que cada idea que consideramos es coherente, alineada con la cultura de la empresa.

Los miembros del equipo organizador

Los miembros del equipo organizador del seminario de empresa

¿Por qué no involucrar a los más motivados?. Se convertirán en el motor del evento y reducirán la presión sobre tus hombros.

Puedes ofrecer la co-organización del evento a los empleados que selecciones. O bien, puedes hacer un anuncio interno (por ejemplo, en el tablón de anuncios de Steeple) para ver quién quiere unirse a ti!. Práctico, cuando no conoces a todos los empleados y están repartidos en varios departamentos.

El tiempo para la organización del seminario

Además, adapta tu evento al número de compañeros disponibles para trabajar en el proyecto… Esta es una misión a tiempo completo, no puede ser una tarea de fines de semana.

¿Cuántas personas estarán allí?. Piensa en una fecha que se ajuste a la agenda de la dirección y de la gran mayoría de los empleados. El mensaje del evento tendrá que ser comunicado internamente (y regular), para que todos tengan tiempo a organizarse.

Presupuesto provisional

El presupuesto provisional para el seminario de empresa

Sin presupuesto no hay paraíso. Depende de tus ambiciones, muchas empresas destinan entre 40. 000 y 70. 000 euros para un evento de 300 personas!. Algunos destinan una media de 148 euros por invitado. No prometas montañas y maravillas hasta que lo tengas validado por la dirección, evita la decepción.

El lugar donde se celebrará el seminario

Para organizar un seminario de la empresa, se necesita un lugar adecuado. Demasiado pequeño es incómodo, y demasiado grande puede parecer vacío. ¿Tu presupuesto es limitado?, ¿Por qué no pedirles a algunos empleados que decoren el espacio según el tema del seminario?. Planifícalo con ellos, creando una sección dedicada en tu herramienta de comunicación interna.

Nuestro consejo que involucres al personal, pidiéndoles su opinión en la elección del lugar, para que se sientan comprometidos con el evento!. Con una herramienta de encuesta, como la que ofrece Steeple, puedes, por ejemplo, proponer tres espacios que se ajusten a tus deseos. ¡Y luego depende de ellos votar por el favorito!

Actividades y animación durante el seminario

Actividades y animación durante el seminario

Una vez que esto esté más claro, tendrás la oportunidad de crear vínculos, recuerdos fuertes, experiencia e incluso un entrenamiento efectivo!

Puedes organizar una yincana, actividades deportivas, un scape game, etc. Pero también debes hacer que tus empleados piensen en la cooperación y la comunicación. ¿Qué necesitas para animar el ambiente? Photo-calls, una tarima, equipo de karaoke, etc.

Partir desde un punto de referencia, probar la comida y el equipo. Ten en cuenta que los proveedores son parte de tu seminario. Inclúyelos en tus reuniones. También piensa en «como llegar» al evento. ¿Debería haber un servicio de transporte para los empleados?, No hay que descuidar ni un detalle.

La comunicación entorno al evento

Sobre todo, no te olvides de la comunicación interna. Crear un calendario editorial para asegurar que toda la información llegue a todos los empleados:

  • Con 4 meses de antelación, anuncia el evento de forma un tanto misteriosa, sin dar demasiados detalles para despertar la curiosidad!
  • Luego, comparte información adicional de manera regular para que tengan en cuenta el evento y toda la información necesaria en sus manos.
  • Al publicar a la misma hora cada semana, creamos un lugar de encuentro para los empleado. Ansiosos por descubrir más sobre el evento en la herramienta de comunicación interna!

Además, cuando envíes las invitaciones, no dudes en hacer muchos recordatorios (incluso puede pegar el folleto del evento continuamente en el tablón de anuncios).

Finalmente, aprovecha las invitaciones para acumular información clave, como las dietas específicas!. Y si tienes problemas para centralizar toda la información y seguir el hilo de la invitación, ¡Siéntete libre de crearlos directamente en Steeple!


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Paso 2 : Repetición, coordinación, cohesión, y comunicación para tener éxito en tu seminario

Repetición, coordinación, cohesión, y comunicación para tener éxito en tu seminario

La organización de un seminario de empresa requiere una gran capacidad de anticipación y adaptación. ¡Eso es!. Es inevitable que ocurran acontecimientos imprevistos. Por lo tanto, es imperativo contar con un plan B (un ordenador de respaldo para proyectar, por ejemplo). Y un plan B del plan B (la presentación a través de documentos).

Para combatir el estrés e identificar los defectos, puede ensayar, incluyendo presentaciones, frente a los otros organizadores. ¡Ganarás confianza!

Sobre todo, nuestro consejo es que trabajemos juntos. Es importante comunicar bien y compartir entre todos los organizadores y proveedores la información necesaria para el buen funcionamiento del evento. Además, déle a una persona el papel de coordinador. Si todos saben qué hacer en caso de imprevisto, y se les notifica rápidamente, los empleados ni siquiera notarán los incidentes.

Por último, no te olvides tomar fotos y hacer videos! Incluso puedes proponer a los empleados que los compartan en tiempo real en la herramienta de comunicación interna. ¡Todo el mundo tendrá acceso a ella y le dará vida al evento!

Paso 3 : Navegar en la dinámica de tu seminario de empresa

Guardar recuerdos del seminario de empresa.

Recuerdos para mantener la cohesión de los equipos…

La magia del evento puede perdurar a lo largo del tiempo. Para mantener este agradable recuerdo, ¿por qué no preparar un video de los mejores momentos?. No escatimes en calidad. Si los empleados están orgullosos de ella, la compartirán en sus redes sociales, convirtiéndola en una poderosa herramienta de comunicación externa. Por supuesto, puedes emitirlo internamente, en un canal que pueda llegar a todos los empleados! Estarán encantados de reunirse para verlo y recordar ese momento.

También es una oportunidad para mostrar a los empleados que: Se pueden crear premios informales y creativos, como «el equipo más unido en las actividades» o incluso «el disfraz más elegante» para una fiesta temática.

…y formas de mejorar tus futuros eventos internos!

Pregunta directamente a tus empleados lo que piensan: prepara una (larga) lista de preguntas para recoger sus opiniones y avanzar juntos. Y para difundirla eficazmente, ¿por qué no confiar en la solución de Steeple?

Una vez finalizado el evento, también puedes informar a todos los interesados y proveedores y pedirles su opinión. Se sentirán halagados al ver que su opinión cuenta, y esto fortalecerá vuestra futura relación.


Sí, organizar un seminario de empresa abarca muchas cosas y tiempo. Pero no te preocupes. Para ayudarte a abordar su preparación con más serenidad, hemos elaborado una Check-list para que no te olvides de nada.

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