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La vida en el trabajo

Covid-19: ¿Cómo convertir los eventos presenciales en eventos virtuales?

Los días de confinamiento se suceden, y nada parece ayudar: los eventos que habías preparado cuidadosamente se anulan uno tras otro debido a las restricciones y al distanciamiento físico por el covid-19. Desde el after-work para estrechar lazos con tu equipo hasta la reunión con la dirección, en la que llevas seis meses pensando y que es un elemento esencial de la comunicación interna, todo ha quedado afectado. Incluso las partidas de cartas o las actividades de los jueves con tus compañeros…

covid19 : no eventos?

Casi puedes contar los días que llevas encerrado en la oficina improvisada de tu casa (con tu gato distrayéndote o tu pareja mirándote) mientras recuerdas los buenos momentos, cuando eras el primero en apuntarte a los eventos corporativos. Desgraciadamente, las noticias que nos llegan desde el Gobierno no hacen más que prorrogar la duración de este aislamiento.

¿Qué pasaría si, en lugar de renunciar a todos estos eventos 

que habías preparado, los conviertes en eventos virtuales

La solución puede ser esta: los eventos virtuales no solo sirven para seguir teniendo actividad, sino sobre todo para mantener ese vínculo tan necesario con los compañeros en tiempos de covid-19, un período durante el que es crucial tranquilizar y acompañar.

1- Un montón de posibilidades

Como las distancias entre los puestos de trabajo son cada vez mayores, es esencial acercar a los empleados. Ya en tiempos normales, el teletrabajo puede llevar al aislamiento de los empleados porque reduce los lazos sociales. En este contexto particular que nos ha traído la crisis del covid-19, es crucial redoblar los esfuerzos y organizar eventos virtuales para conectar a los trabajadores de la empresa. Además, de esta manera se refuerza la transparencia en la empresa.  Ya sea haciendo teletrabajo o in situ: tendrán poca interacción con sus compañeros… ¡e incluso con sus amigos y familiares!  

El 65% de los teletrabajadores encuestados citaron el riesgo de perder los lazos sociales.

Estudio Malakoff, 2018

Las reglas del juego han cambiado pero el juego no ha desaparecido: ¡hay muchas oportunidades para “reunirse”!

cumpleaños confinamiento

Puedes seguir celebrando los cumpleaños: en Steeple, ¡celebramos uno enviando un vídeo con nuestras felicitaciones al cumpleañero!  

¿Eres más de after-work? Organiza una reunión informal con aplicaciones como House Party (para equipos de 8 personas o menos).

Y si tu empresa tiene más empleados de los que puedes contar con los dedos, ¡puedes organizar eventos virtuales durante el covid-19 igualmente!

  • Puedes hacer varias sesiones para reunirte en grupos más pequeños.
  • Puedes proponer un momento en el que todo el mundo pueda hacer un brindis por el esfuerzo de todos! En este caso, recuérdales las reglas para que todo salga bien: cortar el micrófono cuando no se esté hablando, para evitar el efecto Larsen y que la conversación sea audible.

Si prefieres interacciones regulares puedes organizar una pausa para el café diaria con los gestores de equipo, donde cada equipo se reúne en línea para hablar tanto de la jornada laboral como de la última serie que han visto, en un ambiente relajado. También puedes inspirarte en los movimientos de solidaridad para el personal médico: ¡haz que todos se reúnan en línea al final de la semana para aplaudirse mutuamente por sus esfuerzos

coronavirus : felicitar a los equipos

Y no hay que olvidar las redes sociales: hay muchas ideas de actividades para hacer en estas plataformas. Puedes proponer el “reto PQ”, donde cada empleado tiene que batir el récord de malabarismos con un rollo de papel higiénico, o el reto fotográfico, que consiste en compartir una foto de cuando eras pequeño.

Ya lo ves, puedes seguir haciendo todos estos eventos diarios mientras dure la pandemia del covid-19: ¡simplemente reinvéntalos jugando con las herramientas que tienes a tu disposición y conviértelos en eventos virtuales!

2- Un manual de uso no (tan) nuevo

Una vez que surge la idea, falta hacerla realidad, lo que requiere organización para que tu evento cuente con más personas que las que se ven por las calles estos días.

# Elige un solo canal para comunicar 

¡Ten en cuenta que tus empleados se pueden perder entre tantas herramientas electrónicas! Para asegurarte de que todo el mundo tiene la información en el momento adecuado, elige un único canal interno, y que todos los demás se remitan sistemáticamente a él. Por lo tanto, lo más práctico es elegir una herramienta de comunicación interna física y digital, para mantener informados tanto a los trabajadores presenciales como a los teletrabajadores… 

# Piensa en la audiencia

covid-19 eventos virtuales

¿Puede asistir todo el mundo al evento virtual?

Si tienes 2 000 empleados, puede ser mejor dividir la videoconfe-rencia por departamen-tos, y así evitar una crisis de pánico internacional para todos los empleados de Google o Microsoft.  

# Invita a tus equipos

Como en un evento presencial, hay que enviar las invitaciones con varios días de antelación, y hay que asegurarnos de que todos tengan el material mínimo para participar en la experiencia. Piensa en los que siguen trabajando in situ: ¿tienen un ordenador o un teléfono a su disposición para asistir al evento virtual? 

Por supuesto, no hay que escatimar los recordatorios: seguro que algunos se van a olvidar, especialmente porque es menos probable que lo recuerden ahora que ya no pueden hablar con los compañeros durante la pausa del café! Es esencial comunicarse bien antes y durante el evento.

La soledad no es aislamiento. Somos dos en uno. Llevamos dentro a otras personas.

Jean-Luc Godard

3- La regla de oro a aplicar: comunicar siempre

Es fundamental comunicar después del evento. Enviar capturas de pantalla de estos momentos especiales trasmitirá una imagen fuerte a todos los empleados: sí, la situación es compleja, pero el vínculo entre todos ellos sigue estando ahí.

covid-19 eventos virtuales

Es una oportunidad para dar las gracias a todos por su inversión de tiempo, su presencia y su adaptación a pesar de las difíciles condiciones. 

Descubriremos el talento de Jorge en el juego Time’s Up, veremos la emoción de María cuando todos le desean un feliz cumpleaños al unísono, estaremos orgullosos de que los directivos se dirijan a todos de forma transparente y directa…

En cuanto a los que siguen trabajando en un almacén, oficina o tienda, se conmoverán al ver la foto de su equipo en el chat de la herramienta de comunicación: recibirán el mensaje de que nadie se olvida de ellos.

covid-19 eventos virtuales

Todas estas oportunidades permiten relacionarse, crear vínculos fuertes, y convencerán a los más dudosos de participar en el próximo evento virtual… ¡que puedes anunciar directamente en vuestra herramienta de comunicación!

Además, puedes para mejorar tu comunicación debes contar con un contenido de calidad para lanzar tu evento y que sea todo un éxito.

Ya te hemos dado todas las llaves que necesitas para abrir puertas digitales entre tus compañeros, ¡y dar un poco de aire fresco a sus vidas confinadas!


No es fácil comunicarse internamente en este momento de crisis. ¡Pero es posible mejorar y modernizar la comunicación interna durante este segundo confinamiento! Descubre la guía de 20 ideas para publicaciones especiales covid-19 que te acompañarán durante esta crisis sanitaria.

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