6 étapes pour impliquer les collaborateurs dans la communication interne

Impliquer les collaborateurs est le levier à actionner pour sa communication interne. Les actions de communication interne passent souvent par l’intervention des dirigeants ou du responsable des Ressources humaines.

Cette organisation traditionnelle présente un grand défaut : elle empêche le développement d’une communication participative. Il faut impliquer les collaborateurs pour que la communication soit plus humaine et plus vivante. Si elle ne transforme pas les collaborateurs en acteurs, elle ne favorise pas l’engagement.

Il est donc essentiel de permettre à vos salariés de s’engager activement dans la communication interne de votre organisation. Dans cet article, nous vous dévoilons notre plan d’action en 6 étapes pour atteindre cet objectif indispensable à votre entreprise.

#1 – Passez à la collaboration pour impliquer les collaborateurs

Pourquoi intégrer les collaborateurs dans la communication interne ?

En incluant vos salariés dans la construction de la communication interne, vous créez une dynamique positive sur l’ensemble de votre entreprise.

• la motivation et l’implication augmentent : il y a moins d’absentéisme physique et mental et donc la productivité est meilleure. Le chiffre d’affaires aussi.
• l’image de votre entreprise, qui se construit d’abord en interne, transparaît de manière cohérente vers l’extérieur.
• la cohésion est améliorée, diminue ainsi les risques de mauvaise publicité venant de salariés frustrés.
• le principe de communauté est plus développé : il y a plus de liens, d’échanges, de partages et d’entraides, ce qui correspond mieux aux aspirations des salariés et aux tendances de travail actuelles.
• leur mission fait également plus sens : ils perçoivent mieux l’utilité de leur travail dans la poursuite des objectifs communs.

Que peut-on attendre exactement des collaborateurs ?

Avant toute chose, il est important de déterminer quel type d’engagement vous pouvez attendre de la part de vos salariés en termes de communication d’entreprise, quels que soient les outils utilisés (papier, réseaux sociaux, outil collaboratif, intranet, etc.). Voici une liste non exhaustive que vous pourrez compléter en fonction de vos objectifs :

• likes
• commentaires
• diffusion du contenu (retweets, partages, etc.)
• retours à travers la hiérarchie
• propositions d’idées
• définition d’une charte éditoriale
• création de contenus experts
• devenir ambassadeur

#2 – Les étapes clés pour impliquer vos collaborateurs

Étape 1 : le contenu doit impliquer les collaborateurs

Afin de motiver les collaborateurs à s’investir dans la communication interne, les contenus que vous proposez doivent répondre à un certain nombre de critères.

Des contenus intéressants et pertinents

Ils doivent apporter des réponses précises aux problématiques de vos différentes cibles ou contenir des informations utiles au bon déroulement de leurs missions. Cela vous permettra d’impliquer les collaborateurs.

Éveiller la curiosité des équipes

De manière générale, il faut proposer des messages courts et impactants, adaptés aux outils digitaux. L’attention des lecteurs n’est pas très longue car ils ont peu de temps et reçoivent de nombreuses sollicitations chaque jour.

D’autre part, de nombreuses techniques existent pour créer une bonne publication, qui attire l’attention et donne envie de continuer la lecture : accroches textuelles ou visuelles (les vidéos sont très attractives), storytelling, mises en situation, questionnements, promesses, etc… 

Des contenus vecteurs de la culture d’entreprise

Ils doivent correspondre au ton et aux valeurs d'entreprises. C’est de cette manière que vous réussirez à créer un sentiment d’appartenance et même une communauté parmi vos collaborateurs. Au contraire, un manque de cohérence à ce niveau pourrait engendrer :

• de la confusion
• une mauvaise compréhension des objectifs
• de la défiance

Étape 2 : l’accessibilité pour les collaborateurs

Une fois vos contenus créés dans les règles de l’art, vous devez utiliser tous les moyens à votre disposition pour les diffuser de manière cohérente. L’information et la communication doivent elles aussi suivre quelques règles pour se montrer efficaces.

Le flux d’information doit être fluide

Veillez à utiliser des outils qui fonctionnent correctement afin d’éviter les malentendus que pourraient entraîner des saturations d’envoi de mails par exemple. Un système obsolète peut créer plus de problèmes qu’il n’en résout. 

Une communication accessibles à toutes et tous

Pour cela, il est impératif que chacun ait un moyen de les recevoir :

• une corbeille nominative pour les documents papier : brochures, catalogues, etc.
• un accès personnel à l’outil de communication que vous utilisez pour les publications digitales : newsletter, communiqué interne, mail groupé, réseau social d’entreprise
  
  

Adresser le message au même moment aux bonnes personnes

Vous devez également être attentifs à ce que les messages soient bien reçus au même moment par les personnes concernées. Si ce n’est pas le cas, des rumeurs risquent de circuler, engendrant des questionnements et de l’incompréhension.

Étape 3 : les outils de communication interne pour mieux impliquer

Sans outils pratiques, simples et fiables, vous aurez toutes les peines du monde à impliquer durablement vos équipes. Pour favoriser le dialogue et l’échange entre collaborateurs, optez pour des solutions pensées pour encourager l’interactivité. 

Par exemple, un réseau social d’entreprise permet de publier une publication en un clic. Ou encore de laisser un commentaire en quelques secondes. Ce type de fonctionnalité aide à fluidifier et à optimiser les discussions. 

Autre solution de communication interne : un outil comme Steeple qui permet à tous de publier des contenus et d’interagir librement à travers une interface simple et intuitive. Cette solution fédère tous les collaborateurs et fait vivre leur communauté.

Quel que soit votre choix, veillez à suivre la règle d’or de la communication interne en termes d’outils : 1 outil pour informer et plusieurs canaux pour ramener à l’outil. Qu’est-ce que cela signifie exactement ? Cela veut dire que pour garder le contrôle de la diffusion de l’information, vous devez utiliser un seul outil qui peut s’installer sur plusieurs appareils.

Grâce à Steeple, vous pouvez utiliser la même solution de communication depuis vos différents équipements :

• écran tactile
• ordinateur
• smartphone

Toutes les publications sont centralisées au même endroit. Vous pouvez y accéder par différents canaux. 

En parallèle, vous pouvez utiliser des outils pour créer les supports de communication que vous souhaitez diffuser. Il existe de nombreuses applications en ligne comme Canva, Lucidpress ou Joomag pour mettre en page vos textes et visuels.

Étape 4 : Mesurer l’implication

Toute stratégie doit être évaluée afin de montrer son efficacité. Vous pouvez mesurer la réussite de votre communication interne en observant l’implication de vos salariés. Pour cela, vous devez avant tout adopter une démarche adaptée :

• identifiez les axes d’amélioration afin de déterminer avec exactitude ce qu’il y a à mesurer.
• listez les différents indicateurs à surveiller : le taux de turnover, la productivité, le CA, l’engagement, l’absentéisme, etc.
• déterminez une procédure pour relever les chiffres : de quelle manière, à quelle fréquence ? 

Pour réaliser vos analyses, vous pouvez utiliser différents types d’outils directs : 

• les solutions de communication qui vous renseignent sur le nombre d’inscriptions, de publications, de commentaires, de likes
• le NPS interne qui vous informe sur la satisfaction client
• les retours directs des collaborateurs
• les enquêtes et les sondages
• les audits de communication interne

Vous pouvez également vous servir d’outils indirects : 

• auprès des managers : entretiens annuels, points individuels dès que nécessaire et d’autres retours qui peuvent prendre des formes variées
• auprès des Ressources humaines : absences, arrêts maladies, ambiance générale au sein de l’entreprise

Étape 5 : S’exprimer pour booster la communication interne

La communication n’est pas toujours une évidence au sein d’une entreprise. Impliquer les collaborateurs n’est pas toujours facile. Ils ne pensent pas forcément qu’ils ont leur mot à dire si on ne leur dit pas clairement.

Pour assurer une bonne communication interne, il est donc essentiel de bien faire passer le message, notamment en les incitant à s’exprimer autant qu’ils le veulent sur les différents sujets qui concernent la vie de l’entreprise :

• les données relatives à la clientèle, aux produits et services, aux nouvelles recrues
• la vie et le projet d’équipe
• le focus sur les métiers
• le partage du quotidien
• les succès à célébrer
• le sanniversaires à fêter
• le partage du quotidien
• les fun facts de l’entreprise et des collaborateurs, etc. 

La parole doit se libérer et sur ce point, les managers ont un rôle important à jouer. Ils doivent encourager leur équipe à faire circuler l’information, qu’elle vienne d’eux ou de leurs collègues. 

Étape 6 : systématiser pour impliquer les collaborateurs

Pour améliorer la communication en entreprise de façon durable et éviter un essoufflement précoce, il faut créer des procédures et des objectifs motivants. C’est là où la gamification peut tenir un rôle décisif. Nous pensons notamment à certains modules Steeple comme :

• le Calendrier de l’Avent
• la boîte à idées
• les pronostics de football
• le top 5 des contributeurs de la communauté, etc.

Très tendance, ce procédé consiste à insérer des éléments de jeux dans les missions des salariés. Par exemple, il est possible de fixer des objectifs précis à atteindre, qu’il est facile de visualiser grâce à une jauge qui se remplit.

On peut également utiliser un système de likes qui encourage les créateurs de contenu à proposer des messages et des articles de grande qualité. Cette systématisation aidera à impliquer les collaborateurs.

Un plan de communication interne passe donc par plusieurs leviers à activer. En écoutant activement les retours de vos équipes, vous pourrez choisir la stratégie la plus adaptée à l’esprit de votre entreprise.

Impliquer les collaborateurs doit être au cœur de votre communication interne. Voici un guide de 10 idées de publications pour atteindre cet objectif :