Améliorer votre communication interne : les bonnes pratiques à adopter

Vous êtes plutôt "DQO" (Deutsche Qualität de l’Organisation) ou plutôt "Je m’y retrouve très bien dans ma jungle de post-its et de classeurs" ? Lorsque l’on enchaîne différentes tâches, que l’on doit composer entre sa To-Do list et les missions demandées par les autres services, on se sent rapidement pris au piège. Seulement, voilà : la communication interne est primordiale pour l’entreprise !

Quand l’information se transmet difficilement, de façon inexacte ou avec du retard, les gravillons se glissent dans la machine et bloquent des leviers puissants et insoupçonnés.

Dans cet article, vous apprendrez donc à détecter les tâches qui font perdre du temps, mais découvrirez également les bonnes pratiques à adopter pour améliorer votre communication interne afin qu’elle soit parfaitement organisée !

#1 - Pourquoi la communication interne en entreprise est-elle parfois inefficace ?

Un manque de temps pour bien gérer la communication interne…

Comme chaque collaborateur de votre entreprise, vous disposez d’un temps limité pour gérer la communication interne. Vous devez donner la priorité à certaines actions telles que l’envoi de la newsletter interne tous les vendredis ou la publication d’un portrait collaborateur qui a été réalisé il y a plusieurs mois déjà.

Cependant, vous savez que lorsqu’un membre du service Qualité Sécurité Environnement (QSE) vous demande de publier une information à la dernière minute, vous ne pouvez pas lui répondre "je n’ai pas le temps" car cela freinerait une bonne communication sur le long terme et par conséquent une bonne dynamique d’entreprise.

… à cause d’une multitude de petites actions chronophages

Ce manque de temps est souvent le fait d’actions chronophages et/ou fastidieuses qui drainent le sablier tout au long de la journée, telles que :

Publier régulièrement

Évidemment, c’est une tâche qui peut rapidement devenir chronophage, la publication demandant un travail de création et de suivi. Encore plus si on ne peut pas la programmer… 

Toutes ces fois où l’on rend service

« Hey, tu pourrais publier quelque chose pour moi ? J’ai une info sur mon nouveau projet !” Un jeu d’enfant quand les détails sont transmis et les textes rédigés,  une terreur lorsqu’il faut tout refaire pour l’adapter à votre ligne éditoriale !

Devoir se déplacer ou contacter une personne pour obtenir ses informations

Selon l'Association Information et Management (AIM), "un employé passe en moyenne 7 h 30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver" !

Utiliser du support papier

on pense aux petites gazettes internes distribuées toutes les semaines à l’entrepôt, qui demandent d’être rédigées, bien sûr, mais aussi imprimées au bon format, en veillant aux stocks d’encre et de papier, et enfin qui nécessitent d’être affichées ou transmises. 

Organiser des événements

Ces tâches sont hautement chronophages s’il faut communiquer régulièrement sur l’événement, faire venir tous les collaborateurs, réunir des informations, faire des relances (très) régulières…

Accueillir les nouveaux arrivants

On peut également penser au processus d’intégration des nouveaux arrivants à qui il faut faire faire le tour des services, présenter l’entreprise, ses particularités, etc. 

Vous l’aurez compris : pour améliorer sa communication interne en entreprise, il faut absolument gagner du temps en éliminant les actions qui ne sont pas essentielles.

Une seule personne chargée de la communication interne dans l’entreprise

Au-delà de ces tâches fastidieuses et de ces obstacles quotidiens, la plus grande erreur serait de penser que la communication interne est l’affaire d’une ou deux personnes isolées.

Si la communication interne possède un impact si positif sur des sujets aussi variés, c’est également parce qu’elle concerne beaucoup de services, et appelle au concours de nombreux individus ! La com’ interne est l’affaire de la communication, des RH, et même de la direction ! Impliquez-les, ils vous faciliteront la tâche 👍

#2 - Quelles sont les bonnes pratiques pour améliorer sa communication interne ?

Améliorer sa communication interne ne demande pas de créer du temps, mais de l’optimiser : notamment en adoptant des outils facilitateurs capables de changer le quotidien de chacun. Finalement, c’est une question de bonnes pratiques à adopter et d’un bon entourage à sensibiliser !

Les bonnes pratiques à adopter pour rendre sa communication interne efficace et organisée

✔ Abandonner le papier, digitaliser et investir dans un outil de communication interne adéquat : arrêtez de multiplier les supports et les outils. Choisissez un outil unique, moderne et pratique qui vous permettra de :

• communiquer rapidement et facilement à l’ensemble de vos collaborateurs
• suivre les statistiques pour savoir si vous réussissez à engager les salariés de l’entreprise.
• ajuster régulièrement vos actions
• observer votre communication interne vivre sans que vous n’ayez (presque) rien à faire.

✔ Innover pour améliorer sa communication interne : fini la feuille volante en salle de pause pour informer du prochain afterwork ou de faire le tour des services pour présenter le nouvel arrivant :

• créez des sondages en ligne que vous diffusez sur votre outil de communication interne
• utilisez la vidéo pour engager vos collaborateurs
• laissez les salariés s’exprimer à travers la messagerie instantanée
• ces actions vous feront gagner un temps précieux

✔ Faire remonter l’information aux collaborateurs :

• ne perdez plus de temps à aller chercher l’information
• mettez en place des sondages et des boîtes à idées
• laissez les collaborateurs devenir moteurs de vos actions de communication interne

✔ Définir une ligne éditoriale claire en amont :

• pour que certains employés puissent se charger de leurs posts
• ayez toujours en tête comment créer du contenu (voir les solutions d’équipe ci-dessous). 

✔ Jamais sans stratégie de communication interne : sinon, on a tôt fait de se retrouver empêtré dans des publications de dernière minute qui s’amoncellent. On fait donc un calendrier éditorial ! Ces deux derniers points sont expliqués ici :

👉 Créer sa stratégie de communication interne : 8 étapes clés 👈

✔ Programmer les publications :

• gagnez du temps
• vous serez plus serein(e) !

#3 - Bonne pratique en com' interne : le travail d'équipe

Pour améliorer votre communication interne, il faut absolument impliquer les éléments clés d’une équipe polyvalente et horizontale. Dans ce sens, il est primordial de déterminer qui doit s’occuper de la diffusion de l’information dans l’entreprise.

👉 Qui doit s’occuper de la communication interne en entreprise ? 👈

Vous pouvez également créer un comité éditorial. Son rôle sera alors d’assimiler la ligne éditoriale et de se former à la communication interne pour en être un acteur majeur ! Membre de la Direction, des RH, du CSE… chacun partage les informations qui devraient être publiées en interne et aident à construire la stratégie de communication interne.

Enfin, pour travailler plus efficacement, adoptez des outils collaboratifs qui permettent de consulter le calendrier : on peut penser notamment à Google Drive, mais aussi à Trello, Airtable, Asana ou encore Avaza pour mieux organiser les rôles et responsabilités des acteurs de la communication interne et avoir une vision claire de chaque objectif.

Maintenant que vous connaissez les bonnes pratiques pour améliorer votre communication interne, vous pouvez choisir un outil.Pour cela, suivez le guide :