L’employeur a l’obligation légale de rendre accessible aux collaborateurs certaines informations. Cet affichage obligatoire en entreprise concerne une large variété de sujets allant de la sécurité au travail à l’égalité des salaires entre les hommes et les femmes, en passant par l’interdiction de fumer ou de vapoter. Celui-ci est essentiel afin de fournir un environnement de travail sain et transparent à chaque collaborateur d’une entreprise.
Dans cet article, nous verrons en détail quelles sont les informations concernées par cette obligation légale, quelles sont les sanctions en cas de défaut d’affichage et comment diffuser ces données de manière efficace.
L’affichage obligatoire regroupe l'ensemble des informations et des textes de loi (Code du travail) que l’employeur est tenu de porter à la connaissance de tous les salariés de l’entreprise.
Parmi ces informations on retrouve par exemple, les consignes de sécurité, les contacts de l’inspection du travail et de la médecine du travail, ou encore les articles du Code du travail relatifs à l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes.
En cas de défaut d’affichage ou de non mise à disposition de l’information, l’employeur s’expose à de lourdes sanctions.
Dans une entreprise, la diffusion et l’affichage des textes de lois, des droits et obligations des salariés, ainsi que des normes en vigueur est d’une importance capitale, et ce pour 3 raisons principales :
D’après le Ministère de l’économie et des finances, toutes les entreprises sont concernées dès lors qu’elles comptent au moins 1 salarié. Toutefois, selon l’effectif de l’entreprise, les éléments soumis à l’affichage obligatoire diffèrent.
Le Code du Travail n’impose à l’employeur aucun format d’affichage. En matière de support, l’utilisation d’un panneau d’affichage est requise. Celui-ci doit être disposé à l’intérieur des locaux de l’entreprise et dans un lieu fréquenté par les salariés. En pratique, ce panneau est souvent installé dans la salle de pause ou dans les vestiaires.
Bon à savoir : parmi tous les éléments soumis à l'obligation d’affichage, certains peuvent être mis à disposition des salariés par tout autre moyen que celui du panneau d’affichage (outil de communication interne).
Pour toutes les entreprises, un socle commun d'éléments à afficher est établi par le Code du travail. Ensuite, selon l’effectif de la société, des éléments supplémentaires viennent s’ajouter à la liste.
Quelque soit la taille de l’entreprise, tous les éléments suivants doivent être affichés et/ou mis à disposition des salariés :
Les entreprises dont l’effectif compte au moins 11 salariés doivent afficher deux éléments supplémentaires :
À partir de 50 salariés, le règlement intérieur ainsi que les informations relatives à la présence d’un accord de participation et d’un plan de sauvegarde de l’emploi doivent être mis à disposition de l’ensemble des salariés.
Comme expliqué plus haut, la réglementation impose de porter à la connaissance des salariés de nombreuses informations.
La majorité d’entre elles doivent obligatoirement être affichées de façon permanente sur un panneau d’affichage installé dans un lieu fréquenté par les salariés.
En revanche, certaines informations peuvent être diffusées aux salariés par tout autre moyen offrant des garanties équivalentes en termes d’accès. Il s’agit de :
Il n’existe pas de réglementation quant aux supports de diffusion choisis par l’employeur. Celui-ci peut faire le choix de les communiquer par e-mail, par le réseau Intranet, ou encore via un outil de communication interne comme l’App Docs de Steeple.
Le contrôle du respect de l’affichage obligatoire en entreprise fait partie des missions de l’Inspection du travail. En cas de contrôle, si les bonnes informations ne sont pas affichées et/ou transmises par tout moyen aux salariés, le chef d’entreprise s’expose à de lourdes sanctions.
Selon le type d’information dont l’affichage fait défaut, le dirigeant encourt une amende pouvant aller de 450 euros à 10 000 euros. En cas de récidive, son montant peut même grimper à 30 000 euros.
Pour une entreprise, être sanctionnée pour défaut d’affichage peut avoir de lourdes conséquences. Même si le défaut d’affichage est le fait d’une négligence et non d’un acte volontaire, la confiance des salariés envers l’entreprise est impactée. La marque employeur se voit entachée. Les conséquences : le climat social se dégrade et la productivité diminue.
Le non-respect de l’affichage obligatoire en entreprise impacte donc non seulement les finances de la société, mais aussi son image et la cohésion de ses équipes.
Voici quelques exemples de bonnes pratiques à respecter afin de transmettre tous les renseignements obligatoires aux salariés de manière efficace.
L’emplacement du tableau d’affichage est stratégique. Il doit être installé dans un endroit de passage de manière à être accessible à tous les employés. Il peut s’agir des vestiaires, si vos employés portent un uniforme, d’un couloir ou encore d’une salle de pause. En bref, ces informations doivent être mises en évidence et à la portée de tous.
Vous arrêteriez-vous devant un ensemble de documents rédigés de façon illisible, en noir et blanc et sans aucune illustration ? Il y a peu de chances. Alors, pour que les informations soient transmises de façon efficace, assurez-vous que l’affichage soit clair et lisible, et rédigé en français. Nous vous conseillons d’user de couleurs et de pictogrammes afin d’attirer l'œil.
Les réglementations et les lois évoluent. Les documents doivent donc être mis à jour régulièrement afin de fournir des renseignements fiables. C’est notamment le cas pour les coordonnées de l'inspection du travail ou encore les consignes en matière de sécurité en cas d’incendie.
En suivant ces quelques bonnes pratiques, l’employeur s’assure de non seulement respecter la réglementation, mais aussi d’informer ses équipes de manière fiable et efficace.
Comme nous l’avons vu précédemment, certaines informations n’ont pas l’obligation d’être affichées sur un panneau ou un tableau d’affichage traditionnel, mais elles peuvent être diffusées aux collaborateurs par tout moyen.
C’est justement pour ce type d’information que les outils numériques, telle que l’application Docs de Steeple, sont particulièrement adaptés car ils permettent de désengorger le tableau d’affichage et offrent une solution intuitive et ergonomique aux enjeux de la communication interne en entreprise.
En quoi consiste l’App Docs et comment fonctionne-t-elle ?
Cette application consiste en un lieu de stockage pour tous les documents de l’entreprise quel que soit leur format. L’employeur gère les droits d’accès aux documents et est en mesure de savoir qui a consulté le document. De plus, il classe ses documents selon l’organisation et les besoins de l’entreprise.
L’App Docs accompagne véritablement l’employeur dans son obligation de communiquer. La bibliothèque de documents est à la disposition de tous les collaborateurs, même ceux travaillant sur le terrain ou en déplacement, comme c’est par exemple le cas des salariés du BTP ou des commerciaux. Elle est ainsi facile d’accès, intuitive et permanente.
En centralisant les informations mises à jour en temps réel et en les rendant accessibles à tout moment, l’App Docs est un outil numérique de communication interne efficace et performant qui permet une gestion proactive de l’affichage obligatoire.
L’affichage obligatoire en entreprise est une exigence légale. Il protège non seulement les droits des salariés et assure leur sécurité, mais également il renforce l’image et la responsabilité de l’entreprise. Son importance ne doit donc pas être sous-estimée.
En respectant les bonnes pratiques et en se servant d’un outil numérique comme l’App Docs de Steeple, les employeurs s’assurent de transmettre des informations fiables, accessibles et compréhensibles pour tous les collaborateurs.
Vous souhaitez en savoir plus sur l'affichage obligatoire en entreprise ? Découvrez notre guide sur les règles à suivre et les bonnes pratiques pour proposer un affichage impactant :