Newsletter Interna de Empresa

La comunicación interna se ha vuelto una prioridad para cualquier empresa española, ya sea una PYME o una gran empresa. De hecho, la aparición de herramientas como la newsletter interna corroboran este hecho. Difundir información, implicar a los empleados o motivarlos son algunos de los objetivos que persigue cumplir una buena comunicación interna.

Pese a que la newsletter interna haya sido una herramienta muy utilizada, es cierto que también presenta sus limitaciones. ¿Cómo conseguir la atención de los empleados cuando no leen los correos electrónicos? ¿O cuándo, incluso, algunos de ellos no tienen una dirección de email para el trabajo? ¿Cómo crear interacción con la comunicación interna aunque sea unidireccional?

Steeple resuelve estos inconvenientes a los que se enfrentan las empresas españolas tradicionales, las cuales no logran informar a sus empleados de forma efectiva mediante la newsletter.

Directivos, gerentes, RRHH, IT, operarios en primera línea, teletrabajadores, personal de producción y de apoyo… La herramienta Steeple permite que todos se mantengan al corriente sobre lo que ocurre en relación con la empresa.

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En este artículo te explicamos cómo la plataforma Steeple puede sustituir al boletín interno, ahorrar tiempo y garantizar que todos los empleados están informados.

#1 - ¿Qué es una newsletter interna?

La newsletter de una organización es un boletín informativo que se envía por email o se publica en la intranet. Se puede ir publicando en diferentes periodos, como semanal, mensual, quincenal o trimestral. Su principal objetivo es compartir información con todos los operarios, independientemente de su nivel jerárquico.

Entre la gran diversidad de comunicados, podríamos encontrar algunos como:

• Llegadas y salidas de empleados.
• Anuncio de un futuro acontecimiento interno o externo.
• Publicación de resultados trimestrales.
• Apariciones en medios de comunicación.
• Casos de éxito del equipo o de un trabajador en concreto.
• Promociones de proyectos o de productos finalizados.

Actualmente, estos boletines internos tienen dificultades para lograr comunicar de forma eficiente con los empleados menos digitalizados en las empresas más tradicionales. Los encargados de redactarlo y distribuirlo son conscientes de los inconvenientes y las problemáticas de su uso.

Las limitaciones de una newsletter.

Algunos ejemplos:

“No sabía que Amparo, de la sección de congelados, había dejado la empresa hace un mes.”

“Nunca recibo las últimas noticias de la empresa porque no tengo acceso a un ordenador.”

“Acabo de enterarme por Francisco que la formación ha sido cancelada.”

Frases como estas son comunes en muchas empresas. Todas tienen un mismo problema, la mala transmisión de la información. La newsletter interna es inmediata, pero limitada a personas con una dirección de correo electrónico corporativa o que trabajan con un ordenador online. Otra cuestión viene dada por el hecho de que estas circulares de empresa no se transmiten en tiempo real. Si alguien deja la empresa tras la publicación del boletín mensual, los compañeros no serán informados hasta el siguiente boletín. Esto puede crear descontento con la comunicación interna de tu empresa.

Otros problemas de la newsletter

• Puede ir directamente a la carpeta de correo no deseado o “spam” del buzón.
• No permite el intercambio, el diálogo ni la interacción, por lo que es una herramienta de comunicación unidireccional.
• La persona encargada de la newsletter no puede medir el compromiso ni el tiempo de lectura. Dicha tasa de compromiso varía en función del número de empleados de la organización. Cuantos más trabajadores tiene una empresa, menos abren la newsletter y, por lo tanto, menos hacen clic en el contenido. Esto significa que en los grandes grupos, la información se transmite más a menudo con el boca a boca. Esto puede ser preocupante, ya que provoca la propagación de rumores y fallos en la comunicación interna mucho más rápido.
• El contenido no está dirigido a todos los equipos o está desfasado. Por ejemplo, si el boletín se publica demasiado tarde, los empleados ya estarán al tanto de la información.
• Entre la redacción, el diseño y la publicación, una newsletter interna requiere una cantidad de tiempo considerable.
• La frecuencia de distribución no siempre es la adecuada. Recuerde que la newsletter puede ser semanal, mensual, quincenal o trimestral.
• Algunos empleados (el personal de campo, transportistas, del departamento de producción…) no disponen de correo electrónico de empresa, acceso a un ordenador o, simplemente, no se sienten cómodos con las herramientas digitales.
• Tanto si se publica en la intranet de la empresa como si se envía por correo electrónico, el boletín se pierde entre los flujos de información y puede ser difícil de encontrar.

#2 - Steeple, la alternativa ideal a la clásica newsletter

Actualmente, la comunicación interna solo puede plantearse de forma colaborativa, compartiendo información sin excluir a nadie. Por eso, una herramienta como Steeple ayuda a implementar una comunicación interna inclusiva, unificando todos los equipos de la empresa.

Las funcionalidades de Steeple, como su soporte en pantalla táctil, el buzón de sugerencias o la gestión de notificaciones, han sido diseñadas para colocar la comunicación interna en el centro de la experiencia del empleado y simplificar sus labores.

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¿Cómo reemplaza Steeple la newsletter interna?

La comunicación interna no es útil si no logra transmitir los mensajes a todos los empleados, incluyendo a los de primera línea, personal de transporte, operarios de producción, teletrabajadores… Por ello, Steeple permite:

• Mejora al máximo la circulación y la visibilidad de tus mensajes a todos los empleados, incluidos aquellos que no tienen un correo electrónico profesional. Esto es gracias a que Steeple está disponible en dispositivos móviles, ordenadores y pantallas táctiles ubicadas en las zonas de descanso. La propia plataforma destaca las publicaciones en tiempo real y permite fijar aquellas noticias más importantes. Texto, fotos, vídeos, documentos… ¡Tú eliges lo que quieres compartir!
• Ahorra tiempo exhibiendo tus publicaciones en minutos. Utilizando el modo « Borrador » puedes crear una publicación y terminarla más tarde. Puedes reutilizar plantillas, programar publicaciones para facilitar el trabajo del día a día… ¿Quieres más? ¡Tenemos a tu disposición sugerencias de publicaciones para que nunca falten ideas!
• Facilita los intercambios e interacciones, a través de « me gusta », comentarios y mensajería instantánea con conversaciones individuales o grupales.
• Permite establecer una comunicación más moderna y lúdica. Para variar los formatos, una publicación puede ir acompañada, por ejemplo, de una encuesta, un concurso, fotos de un evento, GIF’s…
• Reduce el uso de correos electrónicos
• Mide la efectividad de la difusión de la comunicación. Lo que permite comprobar el nivel de compromiso de los empleados hacia los mensajes compartidos. Así, es posible analizar el número de visualizaciones de una publicación, ver si un tema es de interés…

¿Por qué incorporar Steeple en tu comunicación interna?

La comunicación interna se ha convertido en un punto clave para la estrategia de muchas empresas. Mantener a los trabajadores informados mejora su experiencia en el trabajo. Tener una herramienta de comunicación interna como Steeple proporciona una oportunidad ideal para unir y motivar a los equipos.

Permite poner a todos los empleados en igualdad de condiciones cuando se trata de recibir noticias de la empresa y evita la divulgación de falsos rumores y la desinformación.

A diferencia de una newsletter corporativa, Steeple transmite mensajes al instante, crea un sentimiento de pertenencia y brinda a los empleados la oportunidad de debatir e interactuar. Puede que sea el momento de inspirar nueva vida a la comunicación de la empresa y mejorar el valor que aporta a la organización.

¿Quieres mejorar tu comunicación interna? Háblanos de tu proyecto y descubre cómo Steeple está mejorando la vida laboral de más de 250.000 empleados.