Comment et pourquoi organiser votre communication interne

Si vous êtes arrivé sur cet article, c’est que vous êtes déjà convaincu des avantages d’une communication interne de qualité. Collaborateurs impliqués, baisse du turnover, marque employeur valorisée, augmentation de la productivité…

L’ensemble de ces bénéfices vous motive, mais comment y parvenir ?

Entre les outils, les personnes dédiées, les astuces, difficile de savoir où donner de la tête. Nous vous livrons dans cet article tout le nécessaire pour organiser votre communication interne de manière efficace 🚀

#1 - Améliorez vos actions de communication interne

Comprenez pourquoi votre communication interne est parfois inefficace

Souvent, les raisons du manque d’efficacité de la communication interne sont semblables à l’ensemble des entreprises :

• les actions chronophages : aller chercher l’information, publier régulièrement, organiser des événements, intégrer les nouveaux arrivants, etc.
• une seule personne dédiée à la communication interne : cette fonction concerne un grand nombre de services, il est donc important d’impliquer plusieurs personnes pour réussir à avoir une communication interne de qualité !

Adoptez les bons réflexes pour améliorer sa communication interne

Le mot d’ordre pour organiser sa communication interne efficacement, c’est l’optimisation. Pour cela, il faut adopter les bons réflexes :

• abandonner le papier, digitaliser et investir dans un outil de communication interne adéquat
• innover : avec des vidéos ou encore l’utilisation d’une messagerie instantanée
• faire remonter les informations : avec des sondages en ligne ou des boîtes à idées
• travailler en équipe : avec la création d’un comité éditorial et l’adoption d’outils collaboratifs
• définir une ligne éditoriale claire : à partager à l’ensemble du comité éditorial
• définir une stratégie ambitieuse et pertinente
• programmer ses publications : pour gagner du temps et de la sérénité

Maintenant que vous avez compris les réflexes à adopter, allez chercher les personnes qui vous accompagneront dans cette folle aventure qu’est la communication interne ! 😃

#2 - Instaurez une dynamique collective de communication interne

Si vous avancez seul, cela se verra rapidement dans vos actions de communication interne : manque d’informations, peu de représentation des collaborateurs et surtout un engagement faible. Un conseil : allez chercher directement l’information où elle se trouve !

Recensez un maximum d’informations

Renseignez-vous auprès de chaque service, demandez aux managers, allez voir la Direction… Dans un premier temps, faites-vous connaître ! Expliquez-leur les avantages de la communication interne et vous verrez : très rapidement, l’information viendra directement à vous !

Impliquez les managers

Ce sont  les mieux placés pour vous remonter les informations de leurs équipes !

Automatisez certaines actions et mettre en place des process

Pour gagner du temps, faites en sorte que la communication interne devienne un réflexe. Envoyez chaque mois un mail automatique pour récolter les informations-clés à récupérer et créez des rendez-vous réguliers pour inciter les parties prenantes à prendre la parole.

Formez un comité éditorial

Impliquez un membre de la Direction, un représentant du service QSE, un membre du service RH et de la communication. Partagez-leur la ligne éditoriale et le calendrier éditorial qui garantira la régularité et la variété des informations.

Impliquez les collaborateurs

Expliquez-leur l’intérêt de la communication interne, demandez-leur leur avis et valorisez-les ! Ces différentes parties prenantes vous permettront progressivement de vous dégager du temps pour innover dans vos actions de communication interne.

#3 - Choisissez les meilleurs outils de communication interne

Si vous avez réfléchi votre stratégie, que vous avez formé une équipe efficace pour vous accompagner dans votre communication interne, mais que vous n’êtes toujours pas bien organisé… c’est peut-être que vous n’avez pas les bons outils ! Voici 2-3 astuces qui vous aideront :

Créez un calendrier éditorial

Un agenda dans lequel vous écrirez les dates de publication de votre contenu, les éléments à faire, les plateformes mobilisées… Cela vous permettra de prévoir vos publications et de gagner du temps !

Vous appuyez sur le CCEVV

Le quoi ? Le CCEVV correspond à Chiffres, Clients, Emploi, Veille, Victoires. Le principe est simple : 1 lettre = 1 jour. Ainsi, le lundi, vous publiez sur votre outil de communication interne les chiffres de la semaine, mardi vous partagez les retours de vos clients et les mots d’encouragement, mercredi les offres d’emploi… 

Organisez votre communication interne avec le comité éditorial

Maintenant que vous avez formé un comité éditorial, il reste à définir qui publie quoi et quand. Pour cela, nous vous avons concocté un modèle pour organiser vos publications en impliquant les bonnes personnes. Vous n’avez plus qu’à le suivre ! Cela constitue un véritable gain de temps !

Variez les messages et les supports

Afin d’enrichir vos posts et de continuer à susciter l’attention de vos collaborateurs, vous pouvez vous appuyer sur quelques outils en ligne tels que Giphy, Canva, Pablo Buffer, Filmora Wondershare, EaseUS ou encore Unsplash.

#4 - Travaillez vos messages pour réussir vos publications internes

En termes de publication sur votre outil de communication interne, il existe quelques règles. En effet, si vous souhaitez engager un maximum de collaborateurs, nous vous conseillons de : 

Sélectionnez un média adapté

Photo, vidéo, PDF, GIF, sondage, événement… choisissez le média qui correspondra le mieux à votre message. L’important est que la publication attire l’œil de vos collaborateurs et suscite l’interaction. Alors on arrête les banques d’images, on dégaine son appareil photo ou son smartphone et on crée des publications originales !

Ne faites passez qu’une seule idée : 1 message = 1 idée

Vous aurez plus de chances qu’elle soit entendue et retenue.

Incitez à une seule action

“Dîtes-nous en commentaire ce que vous en avez pensé”, “likez pour confirmer votre présence”, “votez au sondage”, “mentionnez votre collègue”… choisissez une action qui augmentera le taux d’engagement de vos publications 👍

Communiquez en personne

Il est des fois plus simple de faire passer un message depuis le profil “service RH” qu’en son propre nom. Pourtant, pour humaniser l’information et donner envie aux collaborateurs de s’exprimer en leur nom, il faut montrer l’exemple !

Choisissez la bonne heure de publication

Pensez à vos collaborateurs. Quand sont-ils disponibles pour lire vos communications ? Cette action est propre à chaque entreprise. N’oubliez pas que l’objectif est d’atteindre l’ensemble de vos salariés afin qu’ils bénéficient d’actualités fraîches !

Vous bénéficiez déjà de bonnes bases pour une communication interne organisée. Mais, cette dernière doit être travaillée tout au long de l’année pour garder les collaborateurs impliqués et engagés.

#5 - Organisez votre communication interne en élaborant une stratégie à long terme

Pour développer sa communauté interne, il faut savoir être régulier et optimiser vos actions de communication. Voici un récapitulatif des actions à mener dans l’ordre : 

Digitalisez votre communication interne

Sans s’en rendre compte, toutes les entreprises communiquent déjà en interne. Lorsqu’on décide de construire une stratégie de communication interne, il est important de reprendre les bases : comprendre ce qui est fait, mesurer les performances des actions déjà en place et digitaliser ce qui existe.

La communication interne présente de nombreux avantages et vous en êtes conscient, mais vous devez convaincre la Direction de porter le projet à vos côtés. Une fois qu’elle sera avec vous, communiquez auprès des collaborateurs sur l’outil de communication interne choisi.

Organisez votre communication interne

La seconde phase a pour objectif de mettre en place une stratégie en impliquant le comité éditorial. Vous bénéficierez ainsi de temps pour innover sur d’autres actions !

Enrichissez votre communication interne

Le temps que vous avez gagné en mettant en place une organisation dédiée à la communication interne, vous pouvez l’utiliser pour innover. Ainsi, vous pouvez :

• mettre en place des sondages
• organiser des événements d’entreprise
•  interpréter les statistiques
• ajuster vos actions 

Impliquez vos collaborateurs

Identifiez vos collaborateurs ambassadeurs, ceux qui sont le plus impliqués dans la communication interne de votre entreprise. Demandez leur avis, encouragez-les à participer et à motiver leurs collègues.

Vous êtes totalement prêt à vous lancer ! Non, attendez… vous êtes certain de ne pas avoir oublié quelque chose ?

#6 - Gérez votre communication interne avec un outil performant

Aujourd’hui, il existe des outils qui permettent de gagner un temps considérable. C’est le cas de Steeple pour organiser sa communication interne en toute simplicité. Grâce à certaines fonctionnalités de notre solution, mais également un accompagnement personnalisé, vous serez ainsi parfaitement organisée pour mener à bien toutes vos actions 🤓

Steeple réalise votre veille

• Suggestions de publications : si vous êtes en panne d’inspiration et que vous ne savez pas quoi publier, pas de panique ! Vous recevez chaque semaine des suggestions de publications totalement adaptées à votre entreprise.
• Rubrique conseils : cette rubrique est remplie d’idées et de bonnes pratiques pour augmenter le taux d’engagement de vos collaborateurs.
• Météos mensuelles : chaque mois, recevez les statistiques liées à votre outil de communication interne et ajustez vos actions.

Steeple vous fait gagner du temps

• programmation : préparez vos publications en avance, programmez-les et Steeple s’occupe du reste 😉
• mode brouillon : rédigez votre contenu, enregistrez-le et réutilisez-le par la suite !
• messagerie instantanée : échangez rapidement avec l’ensemble des membres de votre comité éditorial.

Steeple fédère vos équipes

• sondages : faites remonter les informations de vos collaborateurs et mettez en place une communication horizontale.
• événements : organisez facilement des moments d’échanges et de partages avec vos salariés.

Steeple vous accompagne

• un coach dédié : une personne vous accompagne et reste à votre disposition pour vous apporter des conseils personnalisés, répondre à vos questions et vous aider à bénéficier d’une communication interne de qualité.
• un accompagnement sur la durée : profitez de points d’étape réguliers pour organiser efficacement votre communication interne.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour optimiser vos actions de communication interne et les organiser au quotidien. Pour vous accompagner, il est indispensable de vous équiper d’un outil adéquat. Steeple a déjà permis à des centaines d’entreprises d’organiser leur communication interne.

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