Annoncer le départ d’un collaborateur est un moment clé de la vie d’une entreprise. Quelle qu’en soit la raison – départ volontaire, départ en retraite, rupture conventionnelle ou licenciement – la communication managériale autour de cet évènement doit être menée intelligemment afin de désamorcer les tensions qui pourraient en résulter.
Et ne surtout pas altérer l'expérience collaborateur au sein de votre entreprise.
Comment communiquer, de quelle manière et par quels moyens ? Découvrez dans cet article les bonnes pratiques du manager communicant liées au départ d’un salarié.
L’annonce d’un départ ne s’improvise pas, bien au contraire. Après avoir reçu la nouvelle, n’en parlez pas de manière désordonnée à toute personne croisant votre chemin. En ce sens, demandez au collaborateur concerné de garder cette décision pour lui afin de vous laisser le temps de préparer votre communication interne.
Néanmoins, agissez rapidement. En retardant l’annonce officielle, vous prenez le risque d’assister à la circulation de rumeurs. Vous ralentissez également l’organisation de la suite des évènements.
En fonction des causes du départ, essayez de comprendre ce qu’il s’est passé et préparez des réponses aux questions que l’on va vous poser :
Répondez avec honnêteté et franchise à ces questions et préparez un discours à tenir face aux interrogations de chacun. Ainsi, vous offrirez cohérence et stabilité à vos équipes, mais également à votre hiérarchie.
Si vos propos évoluent au fur et à mesure des interactions, vous risquez de semer confusion et méfiance au sein de l’entreprise.
Lors de vos échanges, adoptez une posture rassurante, qui renforcera votre position de manager ou de dirigeant.
Réunissez les collaborateurs directement concernés, afin de leur annoncer la nouvelle et les rassurer. Apprendre le départ d’un collègue avec lequel nous travaillons quotidiennement par un mail général n’est pas très agréable et peut générer du ressentiment. Le rôle d’un manager est de prendre en compte la gestion des émotions des salariés.
Vous pouvez ensuite envoyer un e-mail à l’intégralité du personnel de votre entreprise. Bien qu’il soit plus impersonnel, cet outil de communication permet de toucher tout le monde en même temps, de manière rapide.
Dans votre message, indiquez la nouvelle avec neutralité, en expliquant si vous le souhaitez la raison du départ. Finissez en rassurant vos salariés, afin qu’ils ne pensent pas que l’entreprise rencontre des difficultés financières ou managériales.
Une fois la nouvelle annoncée, vous pouvez utiliser une solution de communication interne phygitale comme l'outil Steeple pour dire au revoir à votre salarié comme il se doit. Créez une publication dans laquelle vous lui souhaitez une bonne continuation par exemple.
Ses collègues pourront à leur tour lui laisser des messages en commentaire. Et pourquoi ne pas proposer un sondage pour organiser un goûter ou une soirée d’adieu : date, activité, etc.
En tant que manager ou dirigeant, vous devez vous assurer que les informations concernant ce départ passent bien à tous les niveaux de communication.
Le management nécessite des qualités d’écoute active et d’empathie. Soyez ouvert aux demandes du collaborateur que vous perdez. Peut-être souhaite-t-il quitter l’entreprise discrètement ou rester évasif sur les raisons de son départ.
En parallèle, accueillez avec bienveillance les inquiétudes et émotions des membres de votre équipe. Ils se posent 1001 questions :
Enfin, lors de ce type d’épisode déstabilisant, votre rôle de manager impose de s’assurer que l’équipe reste motivée et solidaire. Pour cela, vous pouvez :
Très rapidement, les salariés voudront savoir si leur collaborateur va être remplacé. Par quel type de profil ? Dans combien de temps ? Etc. Il est essentiel pour leur bien-être que vous vous rapprochiez rapidement du service des Ressources Humaines. Vous pourrez alors obtenir des réponses fermes à leurs questions. Ne les faites pas patienter trop longtemps, car l’incertitude est source de stress et de désengagement.
Et si l’un de vos salariés souhaitait reprendre le poste qui se libère ? Maîtriser la communication interne de son entreprise, c’est aussi connaître les aspirations de chacun.
Si certains se sentent à l’aise pour exprimer leurs désirs, d’autres ont un tempérament plus réservé. Prenez le temps d’inciter les candidatures internes à se manifester. Envoyez un mail à tous les collaborateurs de l’entreprise pour leur communiquer que le poste est ouvert à tous, et que chacun peut postuler s’il le souhaite.
Etablir le bon profil du candidat, détailler les missions du poste, créer l’offre d’emploi, trier les candidatures reçues, préparer les bonnes questions pour l’entretien, rencontrer individuellement les candidats… Le process du recrutement peut s’avérer long.
Et si vous mettiez vos collaborateurs à contribution ? C’est un excellent moyen de donner de l’importance à leurs avis et de voir si le feeling passe entre eux. Si la personnalité du candidat plaît à l’un des collaborateurs, il y a alors plus de chance que le travail d’équipe se passe au mieux.
Si vous recrutez un nouveau collaborateur, que ce soit en interne ou en externe, essayez de le faire rapidement. La période de préavis sera l’occasion pour le salarié qui s’en va de passer le relais à son remplaçant. Procéder ainsi permet à la nouvelle recrue de s’intégrer plus facilement. C’est aussi un excellent moyen de ne pas perdre en productivité.
Voir un collaborateur partir est rarement une chose facile. Dans ce contexte, le discours d’un manager permet de faciliter le processus. Il offre une occasion de resserrer les liens au sein de l’équipe et entre les services de l’entreprise.
Si vous êtes manager, voyez cet évènement comme une opportunité d’améliorer vos compétences managériales.
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