Comment un manager doit annoncer le départ d’un collaborateur

Annoncer le départ d’un collaborateur est un moment clé de la vie d’une entreprise. Quelle qu’en soit la raison – départ volontaire, départ en retraite, rupture conventionnelle ou licenciement – la communication managériale autour de cet évènement doit être menée intelligemment afin de désamorcer les tensions qui pourraient en résulter.

Et ne surtout pas altérer l'expérience collaborateur au sein de votre entreprise.

Comment communiquer, de quelle manière et par quels moyens ? Découvrez dans cet article les bonnes pratiques du manager communicant liées au départ d’un salarié. 

#1 – La bonne posture à adopter pour annoncer le départ d’un collaborateur

Non à l’improvisation

L’annonce d’un départ ne s’improvise pas, bien au contraire. Après avoir reçu la nouvelle, n’en parlez pas de manière désordonnée à toute personne croisant votre chemin. En ce sens, demandez au collaborateur concerné de garder cette décision pour lui afin de vous laisser le temps de préparer votre communication interne.

Néanmoins, agissez rapidement. En retardant l’annonce officielle, vous prenez le risque d’assister à la circulation de rumeurs. Vous ralentissez également l’organisation de la suite des évènements.

En fonction des causes du départ, essayez de comprendre ce qu’il s’est passé et préparez des réponses aux questions que l’on va vous poser :

• Pourquoi veut-il partir ?
• A-t-on cherché à le retenir ?
• Quels reproches fait-il à l’entreprise ?
• Va-t-il chez un concurrent ?
• Quelles sont les raisons de son licenciement ?
• Pourquoi son contrat n’est-il pas renouvelé ?

Répondez avec honnêteté et franchise à ces questions et préparez un discours à tenir face aux interrogations de chacun. Ainsi, vous offrirez cohérence et stabilité à vos équipes, mais également à votre hiérarchie.

Si vos propos évoluent au fur et à mesure des interactions, vous risquez de semer confusion et méfiance au sein de l’entreprise.

Transparence et professionnalisme : vos meilleures armes pour annoncer le départ d’un collaborateur

Lors de vos échanges, adoptez une posture rassurante, qui renforcera votre position de manager ou de dirigeant.

• Soyez transparent : vos collaborateurs en ont besoin pour vous faire totalement confiance. La personne qui part appréciera également cette attitude. 

• Restez neutre : vous pouvez exprimer vos émotions dans la mesure du raisonnable, sans dramatiser. Ne laissez pas votre amertume ou votre colère s’exprimer à travers vos propos. Faire preuve d’une neutralité dans les mots utilisés est important. Ne laissez pas la place à une mauvaise interprétation par l’un des collaborateurs.

• Faites preuve d’objectivité : essayez de comprendre les motivations qui ont mené à cette décision et n’en faites pas une affaire personnelle.

#2 – Annoncer le départ d’un collaborateur : choisir les bons canaux pour votre communication

➡️ Étape 1 : Une communication orale auprès des équipes concernées

Réunissez les collaborateurs directement concernés, afin de leur annoncer la nouvelle et les rassurer. Apprendre le départ d’un collègue avec lequel nous travaillons quotidiennement par un mail général n’est pas très agréable et peut générer du ressentiment. Le rôle d’un manager est de prendre en compte la gestion des émotions des salariés. 

➡️ Étape 2 : un e-mail pour annoncer la nouvelle

Vous pouvez ensuite envoyer un e-mail à l’intégralité du personnel de votre entreprise. Bien qu’il soit plus impersonnel, cet outil de communication permet de toucher tout le monde en même temps, de manière rapide.

Dans votre message, indiquez la nouvelle avec neutralité, en expliquant si vous le souhaitez la raison du départ. Finissez en rassurant vos salariés, afin qu’ils ne pensent pas que l’entreprise rencontre des difficultés financières ou managériales. 

➡️ Étape 3 : Une publication pour dire au revoir

Une fois la nouvelle annoncée, vous pouvez utiliser une solution de communication interne phygitale comme l'outil Steeple pour dire au revoir à votre salarié comme il se doit. Créez une publication dans laquelle vous lui souhaitez une bonne continuation par exemple.

Ses collègues pourront à leur tour lui laisser des messages en commentaire. Et pourquoi ne pas proposer un sondage pour organiser un goûter ou une soirée d’adieu : date, activité, etc.

#3 – Manager ou dirigeant : quel est votre rôle pour annoncer le départ d’un collaborateur ?

Vous êtes le garant d’une bonne communication

En tant que manager ou dirigeant, vous devez vous assurer que les informations concernant ce départ passent bien à tous les niveaux de communication. 

• Au niveau ascendant : faites remonter au rang hiérarchique supérieur les problèmes qui ont abouti à ce départ.
• Au niveau descendant : offrez des réponses claires et univoques à vos équipes pour éviter les remises en question, voire l’apparition d’une défiance.
• Au niveau transverse : communiquez avec les autres managers sur la pertinence des pratiques relationnelles mises en place dans l’entreprise, surtout si le turn-over est important. 

Être à l’écoute du collaborateur qui part et des autres

Le management nécessite des qualités d’écoute active et d’empathie. Soyez ouvert aux demandes du collaborateur que vous perdez. Peut-être souhaite-t-il quitter l’entreprise discrètement ou rester évasif sur les raisons de son départ.

En parallèle, accueillez avec bienveillance les inquiétudes et émotions des membres de votre équipe. Ils se posent 1001 questions :

• allez-vous engager un remplacement ?
• le travail va-t-il être réparti entre ceux qui restent ?
• les équipes vont-elles être remaniées ?

Motiver et fédérer votre équipe

Enfin, lors de ce type d’épisode déstabilisant, votre rôle de manager impose de s’assurer que l’équipe reste motivée et solidaire. Pour cela, vous pouvez :

• favoriser une verbalisation émotionnelle afin de désamorcer les tensions
• clarifier au maximum la situation en répondant à toutes les questions
• établir un plan d’action de manière collaborative pour renforcer la cohésion
• fixer des objectifs réalistes au vu de la nouvelle situation
• rappeler votre soutien et votre confiance en eux pour rebondir

#4 – Préparez son remplacement après avoir annoncé le départ d’un collaborateur

Annoncer la suite des évènements

Très rapidement, les salariés voudront savoir si leur collaborateur va être remplacé. Par quel type de profil ? Dans combien de temps ? Etc. Il est essentiel pour leur bien-être que vous vous rapprochiez rapidement du service des Ressources Humaines. Vous pourrez alors obtenir des réponses fermes à leurs questions. Ne les faites pas patienter trop longtemps, car l’incertitude est source de stress et de désengagement.

Inciter les promotions internes

Et si l’un de vos salariés souhaitait reprendre le poste qui se libère ? Maîtriser la communication interne de son entreprise, c’est aussi connaître les aspirations de chacun. 

Si certains se sentent à l’aise pour exprimer leurs désirs, d’autres ont un tempérament plus réservé. Prenez le temps d’inciter les candidatures internes à se manifester. Envoyez un mail à tous les collaborateurs de l’entreprise pour leur communiquer que le poste est ouvert à tous, et que chacun peut postuler s’il le souhaite.

Sélectionner le candidat

Etablir le bon profil du candidat, détailler les missions du poste, créer l’offre d’emploi, trier les candidatures reçues, préparer les bonnes questions pour l’entretien, rencontrer individuellement les candidats… Le process du recrutement peut s’avérer long.

Et si vous mettiez vos collaborateurs à contribution ? C’est un excellent moyen de donner de l’importance à leurs avis et de voir si le feeling passe entre eux. Si la personnalité du candidat plaît à l’un des collaborateurs, il y a alors plus de chance que le travail d’équipe se passe au mieux.

Organiser une phase de passation pour plus d’efficacité

Si vous recrutez un nouveau collaborateur, que ce soit en interne ou en externe, essayez de le faire rapidement. La période de préavis sera l’occasion pour le salarié qui s’en va de passer le relais à son remplaçant. Procéder ainsi permet à la nouvelle recrue de s’intégrer plus facilement. C’est aussi un excellent moyen de ne pas perdre en productivité.

Voir un collaborateur partir est rarement une chose facile. Dans ce contexte, le discours d’un manager permet de faciliter le processus. Il offre une occasion de resserrer les liens au sein de l’équipe et entre les services de l’entreprise.

Si vous êtes manager, voyez cet évènement comme une opportunité d’améliorer vos compétences managériales.

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