¿Como comunicar que un compañero de trabajo se va de la empresa?

Cuando un compañero de trabajo se va de la empresa, se debe manejar la situación y comunicar toda la información a los empleados de manera inteligente. Es importante ser transparentes.

Cualquiera que sea la razón: salida voluntaria, ruptura convencional o despido. La comunicación por parte de la dirección en torno a esta situación debe ser llevada a cabo de manera inteligente. Su fin consiste en calmar las tensiones que pueda generar.

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#1 - La postura a adoptar para tener éxito en la comunicación

No a la improvisación

Comunicar que un compañero se va de la empresa no puede ser algo improvisado, al contrario. Después de recibir la noticia, no hables de ello de forma desordenada a cualquiera que se cruce en tu camino. Pídele al empleado en cuestión que guarde discreción. Así tendrás tiempo de transmitir la información a través de una herramienta de comunicación interna como Steeple.

Sin embargo, debes actuar rápidamente. Al retrasar el anuncio oficial, te arriesgas a que circulen rumores. Si te tomas mucho tiempo, también estás quitando tiempo a la organización de otros eventos.

Prepara tus respuestas

Dependiendo de las causas por la cual el empleado deja la empresa, trata de entender su decisión y prepara las respuestas a las posibles preguntas:

• ¿Por qué se quiere ir? 
• ¿Ha habido un intento para hacer que se quede? 
• ¿Qué le reprocha a la empresa? 
• ¿Se va a la competencia?
• ¿Cuáles son las razones de su despido?
• ¿Por qué su contrato no ha sido renovado?

Responde a estas preguntas con honestidad y franqueza. Prepara un discurso para dar frente a las preguntas de todos. De este modo, mostrarás coherencia y estabilidad a los equipos. Si lo que dices cambia al interactuar con otros, puedes causar confusión y desconfianza dentro de la compañía.

Transparencia y profesionalidad: tus mejores armas

Durante los intercambios, adopta una postura tranquila que refuerce tu posición como manager o líder.

• Transmite transparencia en la empresa: Tus empleados lo necesitan para confiar en ti completamente. La persona que se vaya también apreciará que lo seas.
• Permanece neutral: Puedes expresar tus emociones dentro de la razón, sin dramatizar demasiado. No dejes que tu amargura o ira se exprese a través de tus palabras. La neutralidad en las palabras utilizadas es importante para que no haya lugar a la mala interpretación por parte de alguno de los empleados.
• Sé objetivo: trata de entender los motivos que han llevado a esta decisión y no lo consideres algo personal. 

#2 - Cómo comunicarte: Los canales adecuados y las buenas herramientas

Comunicación verbal con los equipos involucrados

Para tranquilizar el ambiente puedes reunir a los empleados cuyo trabajo que se ve directamente afectado y contarles la noticia. Enterarse por un correo electrónico general que un compañero con el que trabajas todos los días se va, no es muy agradable. Puede generar resentimiento. Tus prácticas de gestión deben tener en cuenta la gestión de las emociones de los empleados.

Un e-mail para anunciar la noticia

Puedes enviar un e-mail a todo el personal de tu empresa. Aunque es un poco fría e impersonal, esta herramienta de comunicación permite llegar a todos al mismo tiempo, de forma rápida. En tu mensaje, anuncia la noticia de forma neutral y explica la razón de su decisión. Termina tranquilizando a los empleados. Pueden pensar que la empresa está experimentando dificultades financieras o de gestión.

Una publicación para decir adiós

Una vez anunciada la noticia, puedes utilizar una solución de comunicación interna como Steeple. Podrás escribir un mensaje de despedida para el empleado que se va. Crea una publicación en Steeple en la que le deseas que tenga una buena continuación.

Sus compañeros podrán a su vez dejarle mensajes o comentarios. Y por qué no proponer una encuesta para organizar una merienda o una fiesta de despedida.

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#3 - Manager o jefe, ¿Cuál es tu papel?

Eres el manager de una buena comunicación

Como manager o jefe, debes asegurarte de que la información a comunicar sobre el compañero que deja la empresa, debe ser transmitida a todos los niveles.

• Nivel ascendente: Llevar los problemas que han llevado a que el empleado se vaya a dirección para tratarlos y poder mejorar. 
• En el nivel descendente: Ofrece respuestas claras y sin ambigüedad a tus equipos para evitar preguntas o incluso desconfianza.
• A nivel lineal: Comunicar a los demás managers la relevancia de las prácticas relacionales aplicadas en la empresa. Sobre todo si hay un gran volumen de rotación.

Escucha al empleado que se va y a los que se quedan

Si la gestión requiere una capacidad de escucha activa y empatía, tienes que estar abierto a las peticiones del empleado que pierdes. Puede que quiera dejar la compañía discretamente o ser evasivo en cuanto a sus razones para irse.

Al mismo tiempo, agradece las preocupaciones y emociones de los miembros del equipo. Se estarán haciendo miles de preguntas en su cabeza: 

• ¿Piensan contratar a un sustituto?
• ¿Se repartirá el trabajo entre los que quedamos?
• ¿Se van a reorganizar los equipos? 

Motivar y unir a los equipos

Por último, durante este tipo de episodios inquietantes, tu papel como gerente es asegurarte de que el equipo se mantenga motivado y apoyado. Para esto, puedes:

• Promover la verbalización emocional para calmar la tensión.
• Aclarar al máximo la situación respondiendo a todas las preguntas.
• Establecer un plan de acción de manera colaborativa para fortalecer la cohesión.
• Establece objetivos realistas teniendo en cuenta la nueva situación.
• Recuérdales tu apoyo y la confianza que tienes en ellos.
  
  

#4 – Prepara el reemplazo del anterior empleado

Anuncia la evolución de los acontecimientos

Desde la experiencia, en Steeple sabemos que, seguramente, lo primero que quieran saber los empleados es si se va a sustituir la vacante. ¿Cuándo? ¿Quién? etc. Es esencial que te dirijas rápidamente al departamento de Recursos Humanos para obtener respuestas firmes a sus preguntas. No les hagas esperar mucho tiempo. La incertidumbre es una fuente de estrés y desinterés.

Incentiva las promociones internas

¿Qué pasa si uno de tus empleados quiere hacerse cargo del puesto que queda disponible? Dominar la comunicación interna de una empresa también significa conocer las aspiraciones de cada individuo.

Mientras que algunos se sienten cómodos expresando sus deseos, otros tienen un temperamento más reservado. Tómate el tiempo para animar a los candidatos internos a presentar su candidatura. Envía un correo electrónico a todos los empleados de la empresa para hacerles saber que el puesto está abierto a todo el mundo, y que cualquiera puede solicitarlo si lo desea.

Selecciona al candidato correcto

Establecer el perfil adecuado del candidato, detallar las tareas del puesto, crear la oferta de trabajo. Sin hablar de que hay que clasificar las solicitudes recibidas, preparar las preguntas adecuadas para la entrevista, reunirse con los candidatos individualmente. Como ves, el proceso de reclutamiento puede ser largo.

¿Por qué no involucras a tus empleados? Es una gran manera de dar importancia a sus opiniones. Si la personalidad del candidato atrae a uno de los empleados, entonces hay más posibilidades de que el trabajo en equipo vaya bien.

Organizar una fase de «traspaso» para mejorar la eficiencia

Si estás reclutando un nuevo empleado, ya sea interna o externamente, trata de hacerlo rápidamente. El período de aviso será una oportunidad para que el empleado que deja la empresa prepare a su sustituto. También es una excelente manera de evitar la pérdida de productividad.

En conclusión, ver y comunicar que un compañero se va de la empresa, no es fácil. La buena comunicación entre los gerentes facilita el proceso. También brinda la oportunidad de fortalecer los vínculos dentro del equipo y entre los diferentes departamentos de la empresa. Tienes que ver este evento como una oportunidad para mejorar tus habilidades de gestión y dirección.

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