¿Cómo mejorar el reclutamiento interno de tu organización?

Debido a las últimas evoluciones del mundo laboral, el reclutamiento interno se ha convertido en una de las principales preocupaciones de los directivos. Lógicamente, se ha convertido en un asunto estratégico para los departamentos de RR.HH. a la hora de:

• Llevar a cabo una contratación cualitativa
• Retener el talento, en particular el de la generación Z

El 89% de los responsables de RR.HH. considera que las trayectorias profesionales dentro de su organización faltan de claridad para muchos empleados.

Extracto de “Las 5 prioridades para los directores de RRHH en 2024”, una investigación realizada por Gartner.

El reclutamiento interno es la mejor forma de responder a las numerosas expectativas de los trabajadores. También es una baza muy importante para las organizaciones que son capaces de ponerla en práctica: favorece la motivación y la contratación de los empleados.

Se trata, en definitiva, de una cooperación win-win en la que todos salen ganando, empleados y empleador. De este modo, se inicia un círculo virtuoso cuya finalidad consiste en consolidar la cultura de la empresa y mejorar la experiencia de los empleados.

Esto se traduce al final en un entorno laboral estable, enfocado hacia los objetivos que se deben alcanzar y enmarcado en un proyecto corporativo ambicioso. 

En este artículo, encontrarás todas las claves para que tu contratación interna sea eficaz en tu organización. Ya verás que la comunicación interna es el núcleo de este enfoque.

#1 - La movilidad interna: una piedra angular de la contratación dentro de la empresa

La importancia de la movilidad interna en el proceso de contratación

Como elemento fundamental que contribuye al éxito de la contratación interna, la movilidad interna forma parte de la vida empresarial y de la trayectoria profesional de un trabajador tanto como:

• La cooptación
• La promoción interna
• La reconversión profesional

La movilidad interna se materializa en la vida de los funcionarios mediante:

• El traslado interno
• La integración directa
• El cambio de servicio (sin cambio de grado ni de escalón)
• La comisión de servicio

Concretamente, la movilidad interna supone un cambio de puesto de trabajo, de departamento o de responsabilidad dentro de la misma organización.

Definición y aplicaciones de la movilidad interna

El proceso de movilidad interna se refiere al cambio de función, de estatuto o de departamento de un empleado dentro de la misma organización, que puede ser:

• Pública: administraciones estatales, entidades locales, mancomunidades, comunidades de aglomeración, etc.
• Privada: pymes, empresas nacionales o multinacionales, asociaciones.

El concepto de movilidad interna oculta varias realidades. La movilidad se puede originar por:

• El empleado: en este caso se habla de movilidad voluntaria. El propio trabajador motiva la solicitud de movilidad interna.
• Un superior jerárquico o el departamento de RR.HH.: se trata de una movilidad no voluntaria o impuesta, que puede resultar de la reorganización de un departamento, de una reclasificación o de la necesidad urgente de un puesto determinado.

Los distintos tipos de movilidad interna

Antes de explicar las etapas del reclutamiento interno, es necesario repasar brevemente los distintos tipos de movilidad interna que existen en las organizaciones:

• La movilidad horizontal

Hablamos de movilidad horizontal cuando un trabajador cambia de departamento dentro de su organización pero sin cambiar de puesto de trabajo.

• La movilidad vertical

Hablamos de movilidad vertical cuando un trabajador es ascendido dentro del mismo departamento. Lo que se traduce en más responsabilidades y, posiblemente, en un mayor salario.

• La movilidad transversal

En el marco de la movilidad transversal, el empleado se traslada a otro departamento dentro de la misma organización y gana responsabilidades (incluso puede percibir un mayor salario).

• La movilidad geográfica

También cabe mencionar la movilidad geográfica. La movilidad geográfica consiste en trasladarse a otra sucursal, a otra ubicación (si es que hay varios sitios) o a otra administración, generalmente más cercana al lugar de residencia del trabajador.

#2 - ¿Por qué es tan importante el reclutamiento interno?: Sus retos

El reclutamiento interno de empleados

Hoy en día, los empleados son más exigentes con sus empleadores en cuanto a:

• Sus condiciones y entorno de trabajo
• Sus perspectivas de desarrollo interno
• Sus competencias profesionales

Los empleados quieren dar un impulso a su carrera y satisfacer sus aspiraciones profesionales. En especial, desean:

• Validar su experiencia ya adquirida para poder asumir nuevas responsabilidades
• Abrir nuevas perspectivas profesionales cambiando de sitio, sucursal o administración
• Desarrollarse dentro de su empresa y ocupar diferentes o complementarios puestos vacantes
• Desarrollar sus habilidades profesionales

Para los trabajadores, el reclutamiento interno es una manera de:

• Demostrar su compromiso y su ambición profesional
• Solicitar cualquier tipo de oferta de empleo, incluso las más alejadas de su perfil
• Estar atentos a las promesas de movilidad interna
• Difundir las ofertas de empleo internas en una de sus redes profesionales, como Linkedin
• Promover la marca del empleador (employee advocacy) dentro de su red profesional

El reclutamiento interno al servicio de las organizaciones

Cuando el reclutamiento interno es eficaz, ofrece muchas ventajas a los empleados. Pero también resulta beneficioso para las empresas que saben favorecer este proceso:

• Reduce la rotación de personal y la tasa de absentismo
• Reduce los costes de salida y de contratación: ya no hace falta pagar los servicios de una plataforma de empleo o de un reclutador externo
• Fideliza el talento
• Mejora la experiencia y el compromiso de los empleados
• Potencia la marca de empleador
• Fortalece la cultura corporativa

Por lo tanto, el reclutamiento interno es una forma de pacificar y regular las relaciones entre los empleados y la dirección. La dirección expresa su voluntad de hacer crecer a sus empleados y consecuentemente a la propia organización.

La colaboración entre los empleados y la dirección supone una situación en la que todos salen ganando.

El papel fundamental de los Recursos Humanos

Aquí es donde interviene el departamento de RR.HH. que tiene que impulsar la contratación en favor de los trabajadores junto con la dirección y los managers. 

La coherencia de la contratación depende de su implicación. Son los RR.HH. quienes mejor pueden definir las dimensiones del plan de movilidad interna, es decir:

• Definir las necesidades de puestos o de personal directivo de la organización
• Establecer el alcance preciso de los puestos por ocupar
• Decidir si es necesario o no aprovechar el talento interno (trabajando con los managers)

Se encargan de la parte operativa del reclutamiento interno:

• Comunicar las ofertas de empleo en una herramienta de comunicación interna, por ejemplo
• Seguir las ofertas de empleo
• Gestionar el offboarding y el onboarding de los nuevos contratados, incluso si ya forman parte de la organización
• Acompañar a los empleados en este proceso activo y ágil
• Adoptar un enfoque que se adapte a la trayectoria profesional de cada empleado
• Incluir cláusulas de movilidad en los contratos de trabajo

#4 - Ventajas y limitaciones del reclutamiento interno

Las ventajas de un reclutamiento interno eficaz

➡️ Una transición interna tranquila

¿Qué ventajas tiene el reclutamiento interno?

Como ya lo hemos dicho anteriormente, el reclutamiento interno ofrece muchas ventajas a una organización. 

Responde plenamente a la necesidad de las organizaciones de adaptarse al mercado laboral. Sustituir a un trabajador que se marcha mediante una contratación interna resulta muy sencillo:

• Sin tener que presentar ninguna renuncia
• Sin preaviso
• Sin necesidad de interrumpir un período de prueba
• Disponibilidad casi inmediata

La transición interna se hace de forma muy tranquila: el empleado tiene tiempo para acostumbrarse a sus nuevas funciones, repartiendo su tiempo al principio entre cada puesto.

Además, el empleado en cuestión ya conoce la empresa, es decir:

• Su entorno de trabajo
• Sus problemáticas
• Su funcionamiento
• Sus futuros compañeros directos

➡️ Un nuevo empleado que el empleador ya conoce

Desde un punto de vista administrativo, no hace falta crear un nuevo expediente de contratación ni comprobar su historial laboral. 

No obstante, sí conviene actualizar y modificar el contrato de trabajo lo antes posible. Sin embargo, hay que asegurarse de que el trabajador interno reúne las competencias necesarias: la antigüedad no siempre es el mejor criterio para tomar una decisión. 

La contratación interna es una faceta de la experiencia del empleado que merece ser impulsada a través de iniciativas de comunicación interna para compartirla:

• Feedback de los responsables de RR.HH
• Testimonios de los empleados que hayan optado por la movilidad interna

2) Las limitaciones del reclutamiento interno

➡️ La necesidad de contratar personal externo

Por supuesto, la contratación interna no sólo tiene ventajas. También tiene sus límites.
¿Qué desventajas tiene el reclutamiento interno? Por eso hay que reflexionar detenidamente para determinar las necesidades y expectativas.

La creación de nuevos puestos internos y la configuración de determinadas funciones (estratégicas o técnicas) exigen a veces contratar talento externamente: en estos casos, hay que recurrir a headhunters, plataformas de empleo o sistemas ATS (los métodos tradicionales de contratación externa).

El reclutamiento interno excesivamente sistemático termina ahogando el dinamismo y la capacidad de renovación de una empresa. De esto suelen adolecer las empresas que tienen dificultades para contratar externamente: 

• Sus recursos de contratación son escasos
• Se encuentran en zonas de bajo índice de crecimiento del empleo
• Están alejadas de los grandes ejes de transporte

Además, resulta muy provechoso tener una visión externa del funcionamiento de un departamento y, en general, de una organización. Aportar nuevas energías ayuda.

➡️ El reclutamiento interno: una fuente de desequilibrio

Algunas organizaciones prefieren recurrir al reclutamiento interno para gestionar los movimientos de personal. Conviene asegurarse de que la contratación no provoque un desequilibrio en el funcionamiento del departamento de origen o de destino.

El riesgo es que ciertos aspectos del colectivo se puedan ver afectados, como:

• Los hábitos de trabajo entre compañeros
• El alcance de la actividad de cada individuo
• El funcionamiento y el rendimiento del departamento
• El ambiente del departamento

Lo mismo ocurre cuando se trata de resolver situaciones conflictivas recurriendo a la contratación interna. Se corre el riesgo de desplazar un problema o crear otros nuevos.

En las pequeñas organizaciones (como las pymes), es complicado recurrir únicamente a la contratación interna:

• El número de candidatos disponibles es inevitablemente limitado
• También lo es el número de vacantes por cubrir

Los beneficios de la contratación interna son limitados. En este caso también, el reclutamiento externo es imprescindible.

#5 - Implantar un proceso de contratación interna eficaz: 5 pasos clave

➡️ Primer paso: redacta y publica una carta de movilidad interna

La carta de movilidad interna es el documento que sirve de referencia a cualquier empleado que se interese por la movilidad interna y, por consiguiente, por la contratación interna. Es preciso que todos puedan acceder fácilmente a esta carta.

Debe transmitir un mensaje claro y comprensible para todos. La carta de movilidad de la empresa permite estructurar el proceso de movilidad interna. Establece:

• La política general de movilidad interna 
• Las modalidades de solicitud de movilidad: cómo presentar su candidatura
• Las herramientas disponibles para encontrar un puesto vacante y solicitar la movilidad
• Los criterios de admisibilidad para las solicitudes de movilidad interna
• La identidad de los responsables: Recursos Humanos y/o managers

La carta de movilidad interna define los valores de tu organización, por ejemplo el de respetar la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres. De este modo se pone fin a cualquier sospecha de favoritismo o de ascensos amañados. 

La carta recoge los compromisos de la dirección en términos de apoyo a la movilidad y formación continua de los empleados.

¡Difundirla es de vital importancia! Para asegurarte de que todo el mundo esté informado, puedes utilizar tu herramienta de comunicación interna y publicar un post con el enlace hacia tu carta de movilidad.

Comunica tu carta de movilidad y sensibiliza a tus trabajadores. Un empleado que presenta su candidatura internamente es, ante todo, un empleado plenamente consciente de sus oportunidades de desarrollo profesional.

➡️Segundo paso: evalúa continuamente a tus trabajadores

Los responsables de departamento deben evaluar continuamente los conocimientos técnicos y las habilidades interpersonales de los empleados, sobre todo si se publican con frecuencia vacantes internas. Los managers están pendientes de sus departamentos. Miden la eficacia y la motivación de tus trajabores.

Los managers asumen un papel de relevo con los RR.HH.: evalúan las habilidades de los empleados (hard y soft skills) y las comunican al departamento de RR.HH.

Algunos managers crean un equipo interno de talentos capaces de responder a las expectativas de RR.HH. para futuros puestos vacantes. 

➡️Tercer paso: presta especial atención a las entrevistas anuales

La entrevista anual que ratifica los esfuerzos desplegados a lo largo del año es un ritual ineludible en muchas organizaciones. Para muchos empleados es el momento propicio para expresar a la vez sus frustraciones y sus ambiciones. 

Incumbe al departamento de RR.HH. preparar el proceso de evaluación de competencias que utilizará el manager durante su entrevista anual. Esto supone:

• Elaborar una matriz de competencias en función de los objetivos estratégicos y la descripción de los puestos de trabajo
• Crear una tabla de valoración de competencias
• Cuestionar el proceso de evaluación existente

El manager debe preparar y realizar correctamente la entrevista anual. Lo que implica:

• Planificar la duración de la entrevista y las preguntas que se van a formular
• Hacer un balance general del año transcurrido
• Evaluar los objetivos y las competencias
• Prever el año que viene
• Prestar atención a los proyectos de formación del trabajador (feedback) y/o a sus aspiraciones profesionales
• Por último, apoyar al empleado: financiando su formación, cambiándole de tareas, solicitando movilidad interna, etc.

➡️ Cuarto paso: fomenta tanto la formación como el desarrollo profesional

Sensibilizar a tus empleados sobre el reclutamiento interno y animarles a trasladarse internamente está muy bien. Pero si, además, adoptas un enfoque proactivo a largo plazo es mucho mejor. Un trabajador implicado y motivado es un trabajador consciente de las posibilidades de desarrollo interno. 

En consecuencia, es imprescindible comunicar periódicamente las formaciones disponibles y ofrecer a cada empleado oportunidades de desarrollo profesional. Tus empleados adquirirán competencias adicionales propias que mejorarán su actividad profesional.

Esto impulsará su trayectoria profesional dentro de tu organización, entonces ¿por qué no animarles a solicitar la movilidad interna?

El 66% de los responsables de RR.HH. considera que las trayectorias profesionales propuestas a sus trabajadores no son satisfactorias.

Extracto de “Las 5 prioridades para los directores de RRHH en 2024”, una investigación realizada por Gartner.

Esto demuestra que sigue siendo necesario personalizar las trayectorias profesionales. La movilidad interna debe ser flexible, para que la vida profesional de cada trabajador se adapte a:

• Sus deseos
• Sus competencias
• Las oportunidades existentes

El ejercicio de “Vive mi vida” en una empresa es una forma interesante de comprender las competencias necesarias, las restricciones y las interacciones sociales de otro puesto de trabajo o de una misión concreta.

➡️ Quinto paso: lleva a cabo el proceso de contratación interna adecuadamente

El reclutamiento interno se debe llevar a cabo de forma inteligente, respetando todas las etapas de la contratación tradicional. Los candidatos se sentirán valorados y sus esfuerzos serán apreciados.

Esto significa que el departamento de RR.HH debe:

• Definir los requisitos necesarios para un puesto vacante
• Difundir la oferta de empleo a todos los empleados
• Recoger las candidaturas
• Seleccionar las candidaturas más interesantes
• Recibir a cada candidato para conocer sus motivaciones
• Comunicar la decisión tanto a los candidatos seleccionados como a los no seleccionados, animándoles a perseverar y a superar las posibles decepciones

En cuanto al candidato, debe:

• Presentar una candidatura oficial enviando una carta de presentación y un curriculum vitae (CV) actualizado
• Preparar cuidadosamente cada paso de la selección, empezando por las entrevistas con los RR.HH. y el responsable del departamento en cuestión
• Demostrar su motivación y ambición

En resumen, ¿qué hay que saber sobre el reclutamiento interno en una organización?

El reclutamiento interno permite demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación. Bien estructurado, el reclutamiento interno responde a los retos del mercado laboral.

Permite a las organizaciones:

• Satisfacer las aspiraciones laborales de sus trabajadores
• Responder rápidamente a sus necesidades en materia de competencias
• Fidelizar y comprometer a largo plazo a los empleados con más talento

Pero no basta con confiar únicamente en la contratación interna. También es necesario contar con una herramienta de comunicación interna eficaz para difundir, comunicar, explicar, convencer y animar a sus trabajadores a solicitar puestos abiertos o vacantes.

La aplicación Jobs de Steeple, integrada en nuestra herramienta de comunicación interna, destaca por su facilidad de uso y eficacia frente a otros portales de empleo y sistemas ATS:

• Se pueden ver las ofertas de empleo en la interfaz de inicio de la plataforma
• Se reducen los plazos de reclutamiento
• Todos los empleados pueden participar en el proceso de contratación

En unos clics, los empleados pueden acceder a todas las funciones de la aplicación Jobs:

• Consultar las ofertas de empleo internas
• Presentar su candidatura
• Cooptar a un compañero
• Seguir el avance de su candidatura

La aplicación Jobs de Steeple es la mejor herramienta de RR. HH. para optimizar tu reclutamiento interno.

¿Quieres que te ayudemos a implantar tu política de movilidad interna o saber más sobre nuestra App Jobs?