Introducción
En los últimos años, la transformación digital ha demostrado cómo las herramientas de comunicación interna, la organización del trabajo y las relaciones sociales evolucionan constantemente en las empresas.
Es evidente que la falta de transparencia es el principal obstáculo para una comunicación efectiva, aunque no es el único factor. También debemos considerar la información compartida en momentos inoportunos, la falta de intercambio entre empleados y otras posibles causas.
Si volvemos a las bases, la importancia de una comunicación interna eficaz recae en dos pilares. Una estrategia sólida y las herramientas adecuadas. No obstante, muchas empresas no aprovechan las app de comunicación interna que tienen.
O no utilizan las herramientas internas correctas acorde a sus necesidades. A pesar de ello, el uso de dichas herramientas les proporciona valiosas oportunidades en su rutina diaria.
Descubre cómo pueden fortalecer la comunicación interna en la empresa. ¡Aquí encontrarás todas las respuestas que necesitas!
#1 - Herramienta de comunicación interna y su concepto
Una herramienta de comunicación interna es, por definición, un medio que se utiliza para transmitir información y comunicar mensajes específicos.
Dime qué herramientas usas y te diré cómo trabajas
Elegir las herramientas de comunicación adecuadas está estrechamente vinculado a los objetivos establecidos por la empresa, por ejemplo:
- Compartir los valores de la empresa
- Compartir el desarrollo y progreso de la empresa
- Implicar y valorar a los empleados
Hay una gran variedad de herramientas disponibles para facilitar la comunicación interna en la empresa, como las redes sociales internas o la intranet, entre otras. Estos canales de comunicación ofrecen beneficios a toda la empresa. Incorporando a todos los departamentos y empleados, sin importar su posición o rol jerárquico.
Estas ventajas incluyen:
- Fomentan la colaboración interdepartamental
- Facilitan y promueven el intercambio de información
- Refuerzan la cultura corporativa
- Implican a los empleados
Es fundamental entender las diferentes categorías de herramientas de comunicación. Existen plataformas y herramientas para facilitar la:
- creación
- difusión
- interacción
- organización
- estructuración de la comunicación
Estas herramientas son útiles tanto para la comunicación interna como la comunicación externa de la empresa.
Antes de profundizar en cada una de ellas, veamos las ventajas de implementar una herramienta de comunicación interna.
#2 - Beneficios de implementar una herramienta de comunicación interna
Beneficios para la empresa
¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de correos electrónicos con respuestas interminables? ¿O te has enterado tarde de la llegada de un nuevo empleado?
Si bien las herramientas de comunicación interna no pueden eliminar por completo los correos electrónicos, sí aportan beneficios importantes:
- Crean vínculos entre los distintos departamentos.
- Mejoran la organización del trabajo.
- Favorecen la difusión de la información.
- Mantienen informados a todos los empleados en tiempo real.
- Promueven la comunicación transversal.
- Generan dinámicas y prácticas efectivas en torno a ella.
Estos beneficios permiten aumentar la productividad de la empresa e incrementar sus ingresos. Las herramientas de comunicación interna no solo son útiles para facilitar la transmisión de información en la organización.
También desempeñan un papel clave en la transmisión de los valores a los empleados y en el desarrollo del Employer Branding.
Beneficios para la dirección
El uso de una herramienta de comunicación interna permite a la dirección eliminar cualquier barrera existente con los empleados. Ganando de esta manera su confianza y estableciendo una relación transparente con ellos.
En el mundo empresarial actual, cada vez es más importante encontrar un propósito al trabajo. Por ello, la transparencia y la escucha activa ayudan a que los empleados se sientan plenamente involucrados.
Por lo tanto, garantizar un ambiente de confianza y compromiso es una prioridad absoluta para la dirección. Hoy en día, se están empleando cada vez más herramientas para alcanzar este objetivo. Estas son utilizadas tanto en las relaciones personales como en la organización del trabajo.
Además, una herramienta de comunicación facilita la transmisión rápida de mensajes y fomenta la comunicación transversal. Así, los empleados comprenden mejor los retos y objetivos de la empresa.
Si la dirección usa herramientas de comunicación para impulsar su línea de negocio y transmitir los objetivos estratégicos, se abren muchas posibilidades para la empresa. Además de ofrecer una visión más prometedora del futuro de la compañía.
Los beneficios para el empleado
"Sólo un 10% de españoles se sienten comprometidos con su trabajo"
Fuente: Gallup, State of the Global Workplace 2023 Report
La comunicación interna involucra a todos los integrantes de la empresa, independientemente de su nivel jerárquico o función. Las herramientas de comunicación interna actúan como un nexo vinculante entre todos los empleados. También permiten llevar a cabo múltiples acciones para que todos se sientan parte de la vida en el trabajo.
En muchas ocasiones, los empleados expresan su deseo de que la comunicación en el trabajo tenga un toque más humano. Esto se debe a su necesidad de sentirse escuchados, valorados e involucrados en la empresa. Una forma de lograr esto es implementar una herramienta de comunicación interna que incluya un buzón de sugerencias digital o encuestas.
Esta acción permitirá a los empleados compartir fácilmente sus opiniones sobre las condiciones de trabajo. De este modo, percibirán la vida diaria en la empresa de una manera más accesible.
Una herramienta de comunicación interna mantiene actualizados a los trabajadores sobre las novedades de un proyecto en común. Esto garantiza que todos tengan el mismo nivel de información y facilita la comunicación entre sus compañeros.
Estas ventajas mejoran la colaboración diaria y aumenta la productividad, sin perder de vista los valores y objetivos compartidos.
Implementar una herramienta colaborativa o de organización permite que un equipo pueda trabajar de manera más autónoma en sus proyectos. Estas herramientas ahorran tiempo y mejoran el ambiente laboral.
La herramienta será de gran utilidad para aquellos empleados que no se conocen entre sí o que no colaboran diariamente. Esto se debe a que les permitirá establecer conexiones en torno a los principales eventos de la empresa.
#3 - Las herramientas adecuadas para una comunicación interna eficaz
“Nos pasamos 12 años de nuestra vida trabajando”
Fuente: World of Statistics
Para lograr una comunicación interna efectiva, es esencial que sea asincrónica. Esto quiere decir que debes poder comunicarte con otras personas de la organización de forma que no sea sólo en tiempo real. En este sentido, la comunicación visual, como imágenes o videos, es muy útil.
Canales de comunicación como el chat interno permite enviar mensajes en cualquier momento. De esta manera, se puede sacar el máximo provecho a estas herramientas visuales.
Entonces, ¿cuál es la mejor herramienta para comunicarse de esta forma? Para responder a esta pregunta, primero debemos explorar los diferentes tipos de herramientas de comunicación que existen.
#3.1 - Herramientas de comunicación para crear mensajes
Tanto en la comunicación interna como en la comunicación externa, las empresas crean contenido diario en forma de mensajes escritos o visuales. Para diversificar estos mensajes, es fundamental combinar textos con ilustraciones. Para ello, se incluyen el uso de :
- imágenes
- fotografías
- videos
- podcasts
Estas alternativas son más atractivas y entretenidas que los extensos correos electrónicos o las notas en los tablones de anuncios.
Además de ser modernas, las herramientas multimedia permiten crear contenidos más adaptados y específicos. Capacitan al equipo en el manejo de herramientas y mantienen la coherencia con la estrategias de comunicación interna establecidas por la empresa.
Las herramientas multimedia se están volviendo cada vez más populares para crear contenidos con un toque más humano y transparente. El vídeo, por ejemplo, es un formato muy valorado para difundir información importante, como saludos de la dirección o resultados clave.
Además, puedes comunicar los resultados de la empresa o incluso anunciar las nuevas llegadas de forma más original.
“48% de los trabajadores consideran al video la forma de comunicación más atractiva”
Fuente: TechSmith
Existen numerosas herramientas de comunicación que permiten crear mensajes impactantes. Algunas de estas herramientas son de pago y ofrecen una amplia gama de funciones. En los últimos años han surgido más opciones gratuitas, como Canva, para crear contenidos de calidad sin coste alguno.
Esta herramienta ha ganado popularidad entre los Responsables de Comunicación y Community Managers debido a su practicidad y facilidad de uso.
#3.2 -Herramientas de comunicación para informar, difundir y compartir
Compartir información y proyectos relacionados con la empresa es fundamental para fomentar la comunicación y la productividad de los empleados. Cabe recordar que una herramienta de comunicación interna busca mantener a los empleados informados y facilitar el acceso a la información.
Además, da accesibilidad a la información más reciente de la empresa, permite a los empleados comunicarse entre sí o expresar sus opiniones. En la actualidad existen las herramientas digitales y las herramientas físicas para informar, difundir y compartir. Estos canales de comunicación se están diversificándose para satisfacer las específicas necesidades de las empresas.
Herramientas digitales
Las organizaciones innovan con las herramientas digitales para enfrentar una variedad de desafíos:
- mejorar la comunicación interna en la empresa
- fortalecer el compromiso de los empleados
- promover la difusión de la información
- convertir a los empleados en los propios embajadores de marca en la empresa
En los últimos años, hemos visto cómo las soluciones 2.0 han garantizado innovación, modernidad y prosperidad a las empresas.
Red social corporativa
Las redes sociales internas o corporativas son un espacio digital donde los empleados de una misma empresa intercambian ideas. El objetivo principal es buscar la colaboración y llevar a cabo las tareas con mayor eficacia. Sin embargo, su función principal es fomentar la interacción entre todos los grupos de interés internos de la empresa. Es el caso de:
- Workplace de Facebook
- Talkspirit
- Microsoft Teams
- Yammer
Si buscas:
- Intercambiar conocimientos y buenas prácticas.
- Comunicar instantáneamente.
- Crear grupos de debate.
- Promover un sentimiento de pertenencia y aumentar la autoestima entre los trabajadores.
- Conectar empleados actuales y teletrabajadores.
Entonces la red social corporativa es la herramienta ideal para ti.
No obstante, involucrar a todos los colaboradores en una red social interna de la empresa puede ser difícil. Dado que es una herramienta digital con múltiples funcionalidades, puede resultar complicado para aquellos trabajadores que no se encuentran en una oficina.
La realidad es que implementar redes sociales internas para personas no están familiarizadas con la tecnología, puede resultar ser un verdadero desafío. El uso y la constante evolución de estas herramientas pueden suponer un problema si no se gestionan de la forma adecuada.
La empresa debe contar con la completa seguridad en asuntos como la confidencialidad de la información y el uso de los datos personales de los empleados. Por tanto, es fundamental contar con un acceso seguro y ágil a la red social corporativa para no poner en juego los derechos personales de los empleados.
Intranet
La intranet es una plataforma informática desplegada dentro de la empresa que permite a los empleados intercambiar información en un entorno seguro. Es un punto de encuentro digital donde todos los empleados pueden conectarse y acceder a la información.
Por esta razón, la intranet es considerada como un espacio de trabajo versátil y multidisciplinario. Algunas de las acciones que puedes hacer en ella son:
- Compartir documentos de administración, procesos de trabajo, notas informativas...
- Una agenda compartida.
- El organigrama de la empresa.
- Un espacio de Recursos Humanos para reservar vacaciones.
- Cifras clave de la empresa: objetivos, resultados, volumen de negocio...
Aunque la intranet puede acumular muchos documentos e información, muchas empresas han experimentando problemas con su gestión. Esto hace que los empleados se pierdan en un mar de documentos y no sean capaces de recibir la información que realmente les interesa recibir.
En resumen, la intranet requiere que los usuarios la revisen con frecuencia y entiendan su estructura para organizar la información.
Pantalla de señalización digital
¿Has tenido la oportunidad de conocer o ver una pantalla de señalización digital? Su principal objetivo es transmitir información a los empleados. Gracias a su atractivo e innovador aspecto, la señalización digital logra mejorar el impacto de los mensajes transmitidos.
Incluso consigue que las personas que reciben la información la recuerden con una mayor facilidad. Por si fuera poco, esta herramienta de comunicación interna permite la difusión de videos y contenido actualizados en tiempo real.
A pesar de sus ventajas, es importante tener en cuenta que la información transmitida es de naturaleza descendente. Lo que significa que procede de la central de la empresa hacia jerárquicamente abajo, sin permitir interactuar de forma digital.
Correos electrónicos
El correo electrónico sigue desempeñando un papel predominante en las empresas. Según Statista, el 80,5% de los usuarios de Internet españoles enviaron y recibieron correos electrónicos. Esto supuso un aumento de más de un punto porcentual comparado con el año anterior.
Es innegable que el email se ha convertido en el canal de comunicación interna más utilizado por los empleados. Sin embargo, a lo largo de los años hemos ido descubriendo sus limitaciones.
Clasificar los emails puede resultar agotador y tedioso para muchos empleados. Además, la información no siempre se lee dado que los ratios de apertura en ocasiones no son los esperados.
Newsletter interna
La newsletter interna se suele publicar en la intranet o se envía por correo electrónico a todos los empleados. Se utiliza para transmitir rápidamente noticias sobre la organización. En parte, es como un boletín de noticias que se envía con una frecuencia concreta. Suele estar enfocada a un grupo específico de empleados.
La newsletter interna se utiliza principalmente para compartir información específica. Algunos ejemplos son, la llegada de un nuevo empleado o la organización de un evento interno o externo.
Buzón de sugerencias digital
El buzón de sugerencias ahora es digital, reemplazando la rudimentaria caja de cartón para introducir papeles de antaño. Aunque su uso es limitado, cada vez más empresas adoptan esta herramienta. La recopilación de información, su difusión y el trabajo en equipo son elementos fundamentales en la era de la transformación digital.
El buzón de sugerencias digital es una fuente de cohesión social y motivación. Esto adquiere aún más relevancia en la actualidad, a medida que el teletrabajo se vuelve cada vez más popular.
Herramientas físicas
Aunque las herramientas digitales están cada vez más presentes en las empresas, las herramientas físicas siguen siendo ampliamente utilizadas.
Boletín interno físico
Los empleados de hoy en día consumen información de una manera completamente diferente a la de hace unos años. A pesar de esto, el boletín interno en papel sigue siendo un canal de comunicación interna que no está obsoleto.
De hecho, en los últimos años muchos boletines internos han sido rediseñados. Esto permite alcanzar a los empleados sin acceso a un dispositivo electrónico o que aprecian el formato en papel.
Aunque muchas empresas están siendo conscientes de que la newsletter física tiene sus desventajas y restricciones. Entre ellas, un presupuesto considerable para producción e impresión y la incapacidad de transmitir información en tiempo real. Esto último se debe a que los periódicos internos suelen ser semestrales o trimestrales.
Tablón de anuncios de corcho
El tablón de anuncios de corcho es el canal de comunicación interna más tradicional. Se utiliza principalmente para mantener a los empleados informados. En muchas empresas, se utiliza para informar a los empleados sobre legislación y medidas de seguridad. En este contexto, el tablón de anuncios desempeña un papel crucial.
Buzón de sugerencias físico
El concepto es sencillo, los empleados pueden compartir por escrito sus ideas y sugerencias. Estas pueden abordar diferentes temas, desde condiciones salariales hasta ideas para eventos. En general, el buzón de sugerencias permite que los empleados se sientan más involucrados y valorados en la empresa.
Las reuniones presenciales
Las reuniones presenciales son uno de los métodos más utilizados en las empresas para transmitir información. Son efectivas para comunicarse cuando se planifican, se gestionan de forma eficiente, sin tomar mucho tiempo y con cierta regularidad.
Por ejemplo, son esenciales para supervisar el progreso de los proyectos, abordar situaciones delicadas o resolver posibles conflictos.
#3.3 - Herramientas para la organización y gestión de proyectos
Existen herramientas esenciales para gestionar proyectos y aumentar la transparencia en los equipos y la empresa en su conjunto. Estas incluyen herramientas de planificación, de desarrollo y ejecución.
Herramientas de planificación
El plan de comunicación interna es crucial para establecer una estrategia sólida. Ayuda a fijar objetivos, identificar el público, asignar recursos y supervisar las acciones. En la creación de un plan, es esencial seleccionar las herramientas y canales de comunicación adecuados.
Para transmitir mensajes oportunos y precisos, es fundamental realizar una planificación adecuada. Contar con un calendario editorial se vuelve esencial. Con él, no te olvidarás de detalles importantes y fechas clave en la estrategia de comunicación.
El calendario editorial es una herramienta de comunicación crucial para planificar y organizar mensajes de manera eficiente. Esto proporciona a los comunicadores una visión global, regularidad en los mensajes y organización eficaz, ahorrando tiempo en su preparación.
Hay muchas opciones disponibles para crear y gestionar un calendario editorial.
Puedes usar el Calendario de Google o Google Drive con un documento de Excel compartido. También puedes utilizar Trello, una herramienta de gestión de tareas perfecta para el trabajo colaborativo. Por ejemplo, hemos utilizado Trello para definir las 150 fechas clave de nuestro calendario de redes sociales.
Calendario de redes sociales
¡150 fechas clave para animar la comunicación de la empresa!
#4 - Elegir las herramientas de comunicación interna adecuadas
Para una elección efectiva de herramientas, es crucial hacer las preguntas apropiadas de antemano:
- ¿Los empleados trabajan en una oficina o son operarios sin acceso a dispositivos electrónicos?
- ¿Tienes equipos de ventas que viajan fuera de la oficina con frecuencia?
- ¿Ya tienen los empleados acceso a alguna herramienta de comunicación interna en la empresa?
- ¿Cuáles son los retos a los que se enfrenta la compañía? Estos pueden incluir desde dificultades en la cohesión del equipo, en la planificación, en la organización...
Para mejorar la comunicación interna, es necesario reflexionar y considerar las ventajas o desventajas de las herramientas disponibles. Basándose siempre en una metodología y estrategia de comunicación interna predefinida.
Debes seleccionar la herramienta que se ajuste mejor a las necesidades de comunicación interna de la empresa. Teniendo en cuenta el impacto y aspectos como el presupuesto, la tecnología o sus integrantes.
Para lograrlo, sigue los siguientes pasos:
- Establecer los términos y condiciones
- Identificar los objetivos de la estrategia de comunicación interna
- Definir los usos y acciones de la herramienta
- Identificar los criterios de selección
9 pasos para elegir tu herramienta de comunicación interna
Encuentra en esta guía todos los detalles, los pasos a seguir, nuestros consejos y buenas prácticas.
#5 - Steeple, la herramienta imprescindible para una comunicación interna exitosa
Steeple es una herramienta de comunicación interna figital. Es decir, combina elementos físicos y digitales para conectar con las personas. Esto se logra gracias a que está disponible en 3 soportes claramente diferenciados:
- pantallas táctiles
- ordenador
- app de smartphone
Esta herramienta de comunicación interna promueve la fluidez de la información y fomenta la participación de los empleados. Así, consigue facilitar la comunicación transversal efectiva en la empresa.
Steeple es versátil, se adapta a PYMEs y grandes grupos en toda clase de sectores. Dentro de estos sectores destacan la industria, el turismo, el transporte y la gran distribución. Sin embargo, la herramienta es apta para una amplia gama de profesionales tanto para operarios de producción como personal de oficina.
Una de sus mayores virtudes, además es que Steeple logra mejorar la comunicación interna y el ambiente laboral como ninguna otra herramienta en el mercado.
"Steeple es una herramienta básica para empresas grandes como la nuestra. Con ella, se llega a todos los operarios, y de forma inmediata."
Emilia Infante - Miembro del Comité de Empresa de E.Leclerc Pamplona
Otra ventaja destacada de Steeple es el acompañamiento personalizado que ofrece. Nuestro equipo de expertos en comunicación interna y recursos humanos está presente en todas las etapas del proceso. Llevamos a cabo una implementación a medida, así como coaching y asesoramiento con consejos, sugerencias...
Además, nuestro servicio de atención al cliente está disponible en todo momento. En Steeple, nos adaptamos a las necesidades de cada cliente, mostrando la importancia de la comunicación ante cualquier contexto.
Una herramienta para el trabajo y la colaboración
Steeple, con su biblioteca de módulos, es una herramienta flexible para el trabajo y fomentar la colaboración entre compañeros. La gran diversidad de módulos incrementan las posibilidades para comunicarse de forma interna en la empresa.
- Módulos de vida en el trabajo. Anima el ambiente laboral con los módulos de cumpleaños, predicciones deportivas, reconocimiento de antigüedad de empleados...
- Módulos de comunicación. Entre los módulos disponibles están el buzón de sugerencias o la visualización del organigrama de la empresa. Otros módulos interesantes de esta familia son la planificación de eventos y la cuenta atrás, ideales para comunicarse con facilidad con todos los integrantes de la empresa.
- Módulos de participación que promueven la interacción. Destacar al Top colaborador de la plataforma o usar módulos como Calendario de Adviento, Pascua, Sorteos... son muy útiles.
- Módulos para aumentar la productividad. Reserva de salas, contador de accidentes laborales, indicadores de rendimiento como KPI's...
- Módulos personalizables que permiten organizar y divulgar información de forma fluida a los integrantes de la empresa.
Steeple facilita el trabajo diario a los trabajadores y satisface sus necesidades con las funcionalidades que proporciona. Sus características fomentan la colaboración entre personas, mejorando la comunicación interna de la empresa en su conjunto:
- Las publicaciones y sus notificaciones
- El chat interno con mensajería instantánea
- Las encuestas
Steeple: la herramienta ideal para unir equipos
La herramienta de comunicación interna Steeple ofrece múltiples ventajas a la empresa y los empleados. Responde a los problemas del días a día y ayuda a determinados sectores a implicar a operarios y personal de oficina por igual.
Desde personal de producción, hasta equipos comerciales que se desplazan a diario, todos están involucrados e informados en la empresa y en tiempo real.
Por si todo ello fuera poco, Steeple fomenta la transparencia y la confianza en la empresa al involucrar en su comunidad a los empleados que no tienen acceso a herramientas digitales.
La instalación de pantallas digitales en las zonas comunes es indispensable para ello. Esto, es una característica diferencial de Steeple que ninguna otra herramienta consiguen igualar.
Steeple es la herramienta ideal para tu empresa
La plataforma Steeple es integradora, divertida, segura y fácil de usar.
#6 - Comparativa de herramientas de comunicación interna
Con la transformación digital, han surgido multitud de herramientas colaborativas. Ello suele ser una dificultad agregada en la elección del software correcto. Antes de decidir qué herramienta utilizar, es importante considerar algunos aspectos previos:
- Reconocer el problema actual de la empresa.
- Determinar la solución que mejor se adapta a la organización y cómo identificarla entre todas las opciones disponibles.
Las herramientas de comunicación interna son cruciales para prevenir problemas de comunicación en la empresa. Asimismo, garantiza la cohesión entre los empleados y contribuye al éxito general de la organización.
Quizás te preguntes qué herramientas de comunicación interna utilizar y para qué sirven. Nuestra comparación se basa en criterios clave como:
- La participación de los empleados
- La tarifa de precios
- El apoyo profesional que hay detrás
- La actualidad de la información
-
La medición del impacto que genera o se logra con los mensajes.Y mucho más...
