Introducción
Por definición, la comunicación interna en una empresa consiste en el intercambio de información entre los diferentes niveles de la organización. Esta puede ser una empresa, una asociación, una comunidad... A menudo, se inspira en las técnicas de marketing utilizadas en la comunicación externa.
Sin embargo, el objetivo principal de la comunicación interna es dirigirse a los empleados de una empresa u organización.
Antes, la importancia de la comunicación interna solo tenía como fin transmitir información. Hoy día juega un papel principal dentro del éxito empresarial. La comunicación interna tiene tres funciones clave:
- Garantiza un intercambio eficaz de información
- Fortalece la cultura corporativa
- Refuerza la cohesión y el compromiso del equipo
Te traemos la historia de la comunicación interna, su evolución, sus principales desafíos y las herramientas que harán que cumpla su rol dentro de la empresa.
#1 – La historia de la comunicación interna
En el siglo XIX
Los historiadores coinciden en que la primera aparición de la comunicación interna se sitúa a finales del siglo XIX. Se atribuye su origen al sector industrial principalmente. ¿A qué es debida su aparición?
Pongámonos en contexto. Estamos en plena Revolución Industrial. Las fábricas están surgiendo en muchos lugares para revolucionar la forma de trabajar en el mundo. Multitud de campesinos cambian su estilo de vida para pasar su día a día en enormes líneas de producción.
Al mismo tiempo que las economías del mundo adaptaban esta revolución, las forma de trabajar también evolucionaba.
Para coordinar a estos miles de trabajadores, era necesario racionalizar el trabajo. El tamaño de los equipos y los riesgos de trabajar con maquinaria impulsaron la aparición de las normas de seguridad. Llegados a este punto, los responsables industriales buscaron formas para informar sobre estas normas a todos sus equipos de trabajo.
Así nacieron los primeros tablones de anuncios y periódicos de empresa. Durante un siglo entero fueron las principales herramientas de comunicación interna. Durante este tiempo, la importancia de la comunicación en las empresas no presenció a penas ninguna evolución.
En el siglo XX
Los 80
No fue hasta la década de los 80' cuando se desarrolló la etapa avanzada de la tercerización del trabajo. Esto causó una paulatina transformación de las empresas industriales en empresas de servicios. Este cambio marcó un punto de inflexión en las comunicaciones de la época.
Los empleados de oficina fueron sustituyendo poco a poco a los operarios. Al trabajar en oficinas, se introdujeron nuevos códigos organizativos. Los encargados de la comunicación surgieron en respuesta a la creciente necesidad de conocimientos especializados. Conforme la comunicación se fue especializando, dio a lugar a una nueva disciplina, la comunicación interna.
Las empresas comenzaron a utilizar los principios del marketing para comunicarse con sus empleados. Así, dieron origen a las primeras estrategias de comunicación interna. A través de estas definían los objetivos de la empresa, desarrollaban mensajes claros y apropiados, evaluaban los resultados...
Los 90
A finales de los 90, se produjo un nuevo punto de inflexión con la introducción de la intranet. La comunicación interna experimentó una transformación digital, lo que llamaríamos digitalización. Esto simplificó la difusión de información y el poder medir su impacto entre los empleados.
Los códigos cambiaron y se abrió un campo de posibilidades relacionados con la aparición del concepto de "equipo". La organización de eventos internos se convirtió en una herramienta de comunicación. Poco después, aparecieron la mensajería electrónica interna y los boletines informativos.
En el siglo XXI
Durante la década de los 2000
La llegada de las herramientas digitales ha optimizado muchos procesos de comunicación interna al ofrecer a las empresas plataformas cada vez más sofisticadas para su gestión. Mensajería interna, software de trabajo colaborativo, gestores de archivos compartidos...
La década 2010-2020
Finalmente, llegamos a la época más actual. Entre 2010 y 2020 cobraron protagonismo las redes sociales. Esta tecnología de lo social impactó en la comunicación interna con la creación del concepto de empleados que a la vez hacen de embajadores de marca, conocido por sus siglas en inglés cómo Employee Advocacy.
En este contexto, los empleados de la empresa se convierten en embajadores de la organización en sus propias redes sociales. Promueven su cultura corporativa y valores promoviendo el employer branding de la empresa. Esto solo es posible si previamente los empleados han tenido acceso a una comunicación interna efectiva.
Hoy en día son pocos los directivos que aún desconocen las ventajas de la comunicación interna en la empresa. Resulta sencillo comprobar la evolución de esta disciplina desde sus inicios, cuando sólo tenía el objetivo de difundir información sobre seguridad laboral. En la actualidad, la comunicación interna desempeña un papel decisivo en múltiples asuntos corporativos.
#2 – Las objetivos de la comunicación interna
El desafío de ayer
Al principio, la comunicación interna era puramente informativa. Su propósito principal era asegurar que los trabajadores estuvieran al tanto de las normas de la fábrica, sobretodo con las relacionadas con la seguridad laboral.
Durante mucho tiempo, este primer concepto prevaleció inalterado. La comunicación interna se daba de manera descendente, de forma presencial y casi siempre unidireccional. La dirección transmitía información a los empleados y, en ocasiones, tenían la posibilidad de compartir impresiones con la dirección.
La dirección también podía emplear estos mensajes para motivar a los empleados. En ocasiones se podía hacer una mención al "Empleado del mes" en las zonas comunes de la empresa. Éste es uno de los ejemplos más conocidos en lo que refiere a comunicación interna clásica dentro de la empresa.
El desafío de hoy
¿De qué asuntos de la empresa debe encargarse actualmente la comunicación interna?
- Las relaciones profesionales y personales entre los empleados, ya que ambas influyen en su satisfacción en el trabajo. Mejorar la comunicación interna tiene el objetivo de fomentar las relaciones entre las personas de la empresa y crear nuevas.
- Informar a los empleados sobre las acciones que la empresa lleva a cabo. También compartir la visión y la misión estratégica establecida por la dirección. Los empleados necesitan comprender las acciones de los distintos niveles de la organización a la que pertenecen para encontrar sentido a su trabajo y proyectarse hacia el futuro.
- Dar a conocer y difundir los valores corporativos que son la base para construir la cultura empresarial. Esta cultura se alimenta compartiendo los éxitos y pequeños momentos del día a día que se convierten en la propia historia de la empresa. Todas las personas deben sentir que forman parte de la compañía y contribuir a su evolución.
- Presentar a un nuevo empleado. La creación un programa de bienvenida y seguimiento para facilitar la incorporación de nuevos empleados. Junto a este punto también se puede desarrollar un completo programa de cooptación, para que empleados actuales recomienden futuros empleados.
- Fomentar el sentimiento de pertenencia de los empleados a través de la transparencia y la comunicación colaborativa.
- Construir un employer branding que logre un compromiso sólido con la cultura de la empresa para que los empleados se conviertan en promotores de la propia marca.
- Atraer, fidelizar y retener talento a través de mensajes positivos, que reconozcan el esfuerzo de los equipos y sus integrantes.
- Reducir la rotación laboral y las contrataciones insatisfactorias. Esto se logra fidelizando a los empleados por medio de la influencia positiva que ejerce la comunicación interna sobre ellos.
- Conectar y hacer partícipes de la empresa a los empleados menos digitalizados. Personas que trabajan sin dispositivos electrónicos como móviles u ordenadores. Son perfiles como operarios, mozos de almacén, transportistas, comerciales... Estos empleados suelen estar situados en primera línea de negocio y en muchas ocasiones se sienten distanciados de las dinámicas de las empresa.
El libro blanco para implicar a los empleados con la comunicación interna
Uno de los objetivos de la comunicación interna es promover la cohesión y la participación de todos los empleados en la empresa. Esta guía te ayudará a implicar y motivar fácilmente al 100% de tu plantilla.
#3 – Los diferentes tipos de comunicación interna en las empresas
La comunicación descendente
En el mundo anglosajón se emplea el término "Top-Down" para describir la comunicación descendente. Aquella que se dirige de los directivos a los empleados, la que fluye desde la cúpula de la organización hacia abajo en el organigrama. Es un tipo de comunicación que suele englobarse dentro de un concepto más amplio, el de la comunicación vertical.
Aunque se trata de la forma más tradicional de comunicación interna, no ha quedado obsoleta y es la más vigente en la actualidad. Permite que la dirección mantenga a los empleados informados sobre cuestiones importantes de la empresa, como:
- Normas de seguridad
- Asuntos de recursos humanos
- Resultados de la empresa
- Buenas prácticas
- Calendario de eventos
- Lanzamiento de productos y servicios
- etc.
El propósito de la comunicación descendente es transmitir información esencial para el adecuado funcionamiento de la empresa, pero va más allá de eso. También se utiliza para:
- Promover y compartir los valores de la empresa
- Mostrar transparencia
- Ganar el respaldo de los empleados
- Resolver situaciones al ofrecer soluciones a los problemas que se detectan.
Más de 25 ideas para animar tu comunicación interna
¿Quieres que los empleados se involucren en tu estrategia de comunicación interna? Compartir los mejores mensajes a través de tu canal de comunicación interna te ayudará a unir a tus empleados en torno a los valores y la cultura de la empresa.
La comunicación ascendente
Llamada "Bottom-Up" en el mundo anglosajón, esta comunicación es la contraria a al de la comunicación descendente. Es un tipo de comunicación que fluye desde los empleados hacia los altos cargos de la empresa.
De igual modo que la comunicación descendente, este tipo también puede clasificarse dentro de un concepto más amplio, el de la comunicación vertical.
Es tan importante como la comunicación descendente. Esta comunicación se emplea para destacar asuntos que necesitan mejora en la empresa. Puede abarcar desde la ubicación de las fotocopiadora hasta pérdidas rentabilidad estratégicas. Su objetivo principal es informar del funcionamiento de la empresa a la dirección.
Puede ser promovida por la dirección y adopta distintos niveles de formalidad, dependiendo de los métodos utilizados para recopilar comentarios. Algunos ejemplos de esta clase de comunicación son:
- Las reuniones
- Los encuentros informales
- Las entrevistas
- Las encuestas
- Las sugerencias
- Las evaluaciones del clima laboral...
¿Cómo se organiza un seminario de empresa?
La organización de un seminario empresarial es excelente para fortalecer las relaciones y unir a los equipos. Y... cuando se planifica con total tranquilidad es aún mejor. ¡Aquí tienes un checklist diseñado especialmente para no perderte ningún paso importante!
La comunicación transversal
La comunicación transversal, la forma de comunicación interna más moderna, se fundamenta en promover el intercambio de información entre los integrantes de una empresa. A diferencia de los dos modelos anteriores, este tipo es el único que cumple con las características propias de la comunicación horizontal, haciendo referencia al intercambio de información entre miembros de la empresa ubicados en el mismo nivel jerárquico.
Hoy en día se están eliminando las barreras entre departamentos y también entre los diferentes niveles de la organización y niveles jerárquicos para fomentar la comunicación interna transversal.
Desde una perspectiva comunicacional, todos los empleados tienen la misma importancia. Pueden involucrarse en la comunicación interna, contribuir a ella y contribuir a modelar la cultura corporativa.
Para adoptar una comunicación interdepartamental y avanzar hacia una empresa más colaborativa, es esencial promover la transparencia y ofrecer la posibilidad a los empleados de ser proactivos.
Los beneficios de llevar a cabo una comunicación transversal son:
- Fomentar la iniciativa y la colaboración en la toma de decisiones.
- Promover la inteligencia colectiva.
- Lograr una gestión más ágil de los proyectos.
- Fortalecer de manera significativa la cultura corporativa
#4 – Los actores de la comunicación interna
Uno de los primeros interrogantes que surgen entre los directivos al considerar cómo gestionar la comunicación interna en su empresa es... ¿Quién debería encargarse de la gestión? A continuación, te presentamos un resumen de las diversas personas que pueden participar en el proceso.
Departamento de Comunicación
Cuando una empresa cuenta con un departamento de comunicación, lo más normal es que ésta sea la persona recomendada para gestionar la comunicación interna.
Sin embargo, no tiene porqué ser así cuando hablamos de comunicación interna y puede ser más óptimo que esta función la realicen varias personas. Lo importante es:
- Crear un mensaje apropiado con un objetivo claro
- Transmitirlo en el momento preciso y utilizando el medio adecuado.
El departamento de comunicación tiene experiencia transmitiendo la imagen de la empresa, sus valores y su identidad. Por tanto, adaptar el tono de la comunicación al medio será sencillo para transmitir internamente la cultura empresarial.
Solo es necesario seleccionar las herramientas apropiadas y realizar alguna formación sobre comunicación interna y sus diferencias con la externa. Afortunadamente, existen soluciones personalizadas que pueden prestar apoyo al departamento en lo que comunicación interna refiere.
Aquí tienes una serie de buenas prácticas de comunicación interna de las que debe responsabilizarse el departamento de comunicación:
- Crear y difundir una newsletter o boletín interno.
- Iniciar debates de grupo en una red social corporativa
- Elaborar y enviar encuestas
- Promover eventos internos como: formación de equipos, seminarios, eventos...
- Administrar la herramienta de comunicación interna de la empresa.
- Transmitir a la dirección la importancia de invertir en comunicación interna.
Departamento de RRHH
Si no existe un departamento de comunicación interna en la empresa, Recursos Humanos puede asumir la responsabilidad de su gestión. En el caso de contar con un departamento de comunicación, la función de RRHH en cuanto a la comunicación interna actuará como complemento.
Gracias a su comprensión de las habilidades profesionales y personales de los empleados, Recursos Humanos se encuentra en una posición ideal para fomentarlas tanto dentro como fuera de la empresa. Su función es garantizar el bienestar de los empleados en el trabajo.
Este objetivo convierte la comunicación interna en un pilar fundamental de la cultura corporativa y la herramienta ideal para fomentar el employer branding de la compañía.
Sus posibles tareas en la comunicación interna son:
- Crear una estrategia que mejore el clima laboral dentro de la empresa.
- Realizar entrevistas anuales con empleados y directivos parar recopilar información en beneficio del equilibrio empresarial.
- Difundir información relevante acerca de los derechos de los trabajadores.
- Fortalecer y promover el Employer Branding.
Mánagers y Directores
En el caso en que una empresa no cuente con un departamento de comunicación ni de Recursos Humanos, la responsabilidad de la comunicación interna recae en directores, mánagers y responsables de área.
Es cierto que la dirección es la más apropiada para comunicar información relacionada con las normas a seguir, los objetivos a alcanzar y los valores de la empresa a transmitir. Sin embargo, los directivos suelen carecer de tiempo y medios para llevar a cabo esta comunicación descendente efectiva.
Lo más habitual es que managers y directores soliciten realizar comunicados con mensajes concretos y que los departamentos de comunicación o RRHH se ocupen de redactarlos y distribuirlos. Si los directivos no muestran sensibilidad por ser comunicativos, corresponde a los departamentos que los asesoran hacer todo lo posible para involucrar a la dirección en la comunicación interna.
Sus posibles funciones dentro de la comunicación interna son:
- Definir la información fundamental que debe ser compartida en la empresa.
- Establecer los pilares de la cultura corporativa.
- Movilizar a los empleados de la empresa encargados de diseñar, compartir y enriquecer la comunicación interna.
Trabajadores
En la actualidad, su rol no se limita a la comunicación ascendente, donde la información se envía a los cargos directivos con el propósito de mejorar.
Todos los empleados de una empresa desempeñan un papel activo y significativo en la comunicación interna de los distintos niveles de la organización.
Herramientas digitales como las redes sociales corporativas, los espacios de trabajo y otras plataformas ofrecen a los empleados la oportunidad de participar de manera activa en la comunicación interna.
Independientemente de si proviene de la dirección, del departamento de comunicación o de Recursos Humanos, existen métodos para motivar a los empleados. El objetivo es involucrarlos en la comunicación interna de la empresa y hacerles entender su relevancia.
Sus posibles responsabilidades en la comunicación interna son:
- Proponer mejoras en productos o servicios, la organización, el ambiente laboral.... Para esto es muy útil contar con un buzón de sugerencias.
- Reflejar los valores de la empresa mediante publicaciones espontáneas en la herramienta de comunicación interna.
- Difundir publicaciones interna y externamente convirtiéndose en empleados que ejercen como embajadores de marca.
#5 – Los objetivos de la comunicación interna
Los diversos objetivos de la comunicación interna se pueden categorizar en tres dimensiones: comunicación descendente, comunicación ascendente y comunicación transversal.
Los objetivos de la comunicación interna descendente
- Transmitir los valores esenciales de la empresa.
- Reconocer la contribución de cada departamento y empleado.
- Compartir la visión y la misión de la empresa para unir a los equipos en torno a un proyecto común.
- Informar sobre las normativas que guían la vida de la empresa.
- Involucrar a los empleados siendo transparentes acerca de las decisiones estratégicas.
Los objetivos de la comunicación ascendente
- Evaluar el ambiente en los equipos y prevenir conflictos incipientes.
- Recopilar propuestas para mejorar la situación en el lugar de trabajo.
- Ampliar la comprensión de la dirección sobre la realidad del día a día en el negocio.
- Identificar las debilidades en la organización rápidamente.
Los objetivos de la comunicación transversal
- Fomentar la cohesión del equipo al promover la interacción entre todos los empleados.
- Facilitar el intercambio de experiencias y habilidades.
- Reforzar la cultura corporativa al integrar las contribuciones individuales.
- Mejorar la cooptación a través de acciones concretas.
- Aumentar el atractivo de la empresa.
- Establecer una comunidad de empleados embajadores (Employee Advocacy).
- Fidelizar a los empleados
La guía para crear tu propia comunidad de embajadores con Steeple
Descubre cómo identificar a los empleados embajadores de tu comunidad Steeple con la ayuda de esta guía práctica
#6 – ¿Qué es un plan de comunicación interna?
Paso 1: comprender las funciones de la comunicación interna
Actualmente, las empresas destinan recursos a la comunicación interna porque proporciona beneficios significativos y ayuda a la empresa a superar mejor las dificultades.
Conocer las ventajas de la comunicación interna y comprender sus diferentes facetas ayuda a convencer a la dirección para que inviertan en este área.
Paso 2: hacer un análisis de la situación
El primer paso de un plan de comunicación interna es llevar a cabo un análisis de la situación actual de esta dentro de la compañía.
De esta evaluación se identificarán las áreas que necesitan mejorar y los recursos disponibles para implementar el plan. A partir de este análisis, se obtienen los argumentos clave para convencer a la dirección sobre la necesidad de remodelar la comunicación de la empresa.
Además, este estudio permitirá establecer el presupuesto necesario para el plan de comunicación interna.
Esta evaluación debe incluir una auditoría que permita crear un inventario de los recursos disponibles. Estos pueden incluir desde:
- Recursos materiales
- Recursos humanos
- Tiempo
- Hasta las herramientas de comunicación necesarias
Además, permite identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para la empresa.
Además de la auditoría, realizar una encuesta entre los empleados nos ayudará a comprender sus expectativas y su voluntad de participar activamente en la vida de la empresa. No hay que olvidar que los empleados son los destinatarios de las futuras prácticas de comunicación interna y los impulsores de la misma en la empresa. Son un parte fundamental del proyecto.
Encuesta: ¿Qué piensan los empleados sobre la comunicación interna en la empresa?
¿Te gustaría conocer la opinión de los empleados sobre la comunicación interna de la empresa? Para comprender sus expectativas, descubre su opinión directamente a través de esta encuesta diseñada para uso interno.
Paso 3: establecer un presupuesto para la comunicación interna
Un plan de comunicación se fundamenta en una serie de acciones que deben llevarse a cabo. Éstas conllevan costes relacionados con los recursos de empresa que se van a utilizar.
Prever este coste es crucial para la exitosa implementación del plan, al mismo tiempo que evita sorpresas desagradables. Por supuesto, el presupuesto inicial asignado puede ser ajustado según sea necesario, dependiendo de las necesidades del momento y tras observar las acciones de comunicación interna más efectivas.
¡El coste de un nuevo plan de comunicación interna siempre será menor que el coste de una mala comunicación interna!
Paso 4: conocer tu objetivo para el plan de comunicación interna
Del mismo modo en que aplicamos un enfoque de marketing a las comunicaciones externas, debemos ser igualmente cuidadosos al tratar a los empleados en lo que respecta a las comunicaciones internas.
Por lo tanto, es fundamental identificar los perfiles de los empleados para determinar qué mensaje tendrá el mayor impacto en ellos. El mensaje debe estar alineado con la cultura de la empresa, pero también adaptarse al canal apropiado para el tipo de empleado.
- ¿Los empleados están más o menos conectados a internet?
- ¿Son más o menos receptivos a un tono informal en los mensajes de empresa?
- ¿Tienen preferencia por ciertas personas?
Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta desde el inicio.
Paso 5: definir los temas que se van a tratar
Dependiendo de los objetivos de la empresa, se desarrollará un enfoque que dirigirá la línea editorial y la creación del mensaje a comunicar. Para optimizar su organización, recomendamos utilizar una herramienta de calendario editorial, que te permitirá...
- Seleccionar los temas y asuntos que se abordarán en cada evento.
- Establecer la frecuencia de publicación.
- Definir las responsabilidades de cada persona.
El calendario editorial asegura que nada se pase por alto y permite mantener el control. Organiza una sesión de brainstorming para crear el calendario editorial y asignar responsabilidades a cada persona.
Paso 6 : elegir las herramientas y canales de comunicación interna adecuados
La comunicación es una práctica delicada. La selección de los canales de comunicación interna depende de varios factores como:
- los objetivos establecidos
- el público de destino
- el presupuesto asignado...
Para evitar errores y utilizar una herramienta efectiva es importante conocer al público objetivo y adaptar los canales de comunicación interna en consecuencia. Esto puede incluir el uso de:
- correo electrónico
- correo postal
- intranet
- redes sociales corporativas
- tablones de anuncios en papel...
Aprovecha las reuniones y los discursos para fortalecer la comunicación oral. En caso de preferir la comunicación escrita, recurre a un periódico o boletín interno. ¡Emplea medios innovadores, como el vídeo, para captar la atención de los empleados!
Paso 7: medir
Después de haber completado todas las etapas del plan de comunicación interna, el último paso implica la medición de los resultados.
#7 – ¿Cómo medir los resultados de la comunicación interna?
Hay un antiguo refrán que dice: "Solo se puede mejorar lo que se puede medir". Sería un error pensar que esto no es aplicable a nuestro campo. ¿Cómo medir la eficacia de la comunicación interna? Muy sencillo, se puede evaluar el éxito de la comunicación interna midiendo:
- La difusión de los mensajes.
- La eficacia de los mensajes analizando el conocimiento de los empleados sobre los temas tratados.
- El compromiso generado por los mensajes.
- La satisfacción de los empleados, haciendo preguntas sobre si se sienten bien informados, si les tienen en cuenta o si se sienten escuchados.
Existen varias categorías de herramientas y métodos para medir los resultados de la comunicación interna. Se pueden agrupar en tres enfoques principales: el enfoque cuantitativo, el enfoque cualitativo y los relacionados con captar señales débiles.
Medir los resultados mediante el enfoque cuantitativo
La llegada de las herramientas digitales de comunicación interna ha ofrecido a los responsables de comunicación una oportunidad increíble. Ahora pueden obtener datos cuantificados sobre la recepción de los mensajes. Cada canal de comunicación tiene sus propias métricas:
-
Newsletter interna: suscripciones, índices de apertura, índices de clics, reacciones, contenidos consultados...
-
Intranet: estadísticas sobre los temas más buscados y consultados.
- Las nuevas herramientas de comunicación interna han multiplicado la cantidad de datos que pueden utilizarse. Algunos de estos datos son: las visualizaciones de mensajes, me gustas, número de compartidos, comentarios, número de conexiones... Gracias a estas nuevas herramientas de medición de la eficacia de la comunicación interna, ahora es más fácil saber cómo se "consume" la información y el compromiso que genera.
Medir los resultados mediante el enfoque cualitativo
Aunque las cifras son indicadores valiosos, sería un error medir la comunicación interna basándose únicamente en ellas.
La comunicación interna es un ámbito en el que el elemento humano está en el centro de las preocupaciones. Por eso es fundamental recurrir a las personas para recoger sus impresiones y sentimientos.
Además, las medidas adoptadas para lograrlo son apreciadas por los empleados, quienes se sienten escuchados. ¿Cómo hacerlo? Hay varias opciones para encuestar a los empleados:
-
Auditoría de comunicación interna: mediante sondeos o encuestas para obtener una visión general.
-
Barómetro de opinión interna: encuestas periódicas anuales para seguir la evolución de la percepción de los empleados sobre temas diversos, incluida la comunicación interna.
-
Entrevistas individuales: ideales para preguntas más detalladas y abiertas sobre la comunicación interna. Permiten obtener opiniones y sugerencias.
Otro método efectivo para evaluar la comunicación interna es el uso de focus groups. Estos grupos consisten en reuniones de un número reducido de empleados para discutir temas específicos, como el boletín interno. Un moderador facilita la conversación y fomenta que todos los participantes expresen sus opiniones y colaboren en un debate profundo.
Esta técnica permite recopilar información cualitativa valiosa y obtener perspectivas directas de los empleados sobre la comunicación de la empresa.
Los datos recopilados durante estas entrevistas de grupo proporcionan un valioso material para analizar los resultados de la empresa, su comunicación y permiten identificar áreas de mejora.
¿Cómo una empresa industrial consigue medir la eficacia de su comunicación interna?
Descubre cómo RUBI Group mejoró la difusión de información y consiguió medir su comunicación interna con la implementación de Steeple.
Captar señales débiles
Complementando al enfoque cualitativo, las señales débiles son indicios que, en conjunto, proporcionan información relevante sobre la salud de la comunicación interna en una empresa.
Las conversaciones informales a menudo son donde se expresan opiniones sinceras. Estas interacciones informales son invaluables para recopilar información como: "Ya no leo eso", "Me resulta difícil de navegar", "Parece que está destinado a los directivos", "He sugerido temas pero nunca los han tenido en cuenta"... O el más común en muchos sitios: "¿De verdad? No tenía ni idea de este tema".
Algunos signos de mala comunicación interna pueden incluir:
- Rechazo por parte de los empleados hacia los eventos internos.
- Falta de colaboración entre departamentos con empleados trabajando de manera aislada.
- Tensiones y conflictos en los equipos de trabajo.
- Aumento del absentismo laboral.
- Un ambiente laboral negativo y poco saludable en general.
- La información se distorsiona cuando se transmite de boca a boca.
Es crucial que el responsable de comunicación interna trabaje en estrecha colaboración con Recursos Humanos, los directivos y los equipos en el terreno para identificar y abordar estas señales de mala comunicación.
#8 – Las herramientas de comunicación interna
Las herramientas de comunicación interna físicas
El tablón de anuncios
El tablón de anuncios de corcho ha existido desde los primeros tiempos de la empresa moderna. Aunque es mejor que nada, su eficacia en términos de comunicación es más que limitada.
El boletín interno
El boletín interno es una herramienta crucial de comunicación interna, ya que reúne en un solo canal una gran cantidad de información:
- Noticias de la empresa
- Nuevos clientes
- Proyectos en curso
- Recién llegados
- Próximos eventos
- Discursos para los empleados...
A pesar de ser un medio poderoso para difundir la cultura de la empresa, requiere un esfuerzo considerable con resultados variados, ya que toda la información se presenta al mismo tiempo y puede competir entre sí.
El libro de bienvenida
El folleto de bienvenida es una excelente herramienta de comunicación interna para los recién llegados a la empresa. Al presentar la empresa, su historia, sus valores, el organigrama, los responsables de área... facilita mucho la incorporación de los nuevos empleados y será un valioso apoyo para el proceso de selección de personal.
El Kit de Onboarding para dar la bienvenida a los empleados
¿Estás listo para recibir a un nuevo empleado en la empresa? Adopta las mejores prácticas con nuestro kit de bienvenida.
El buzón de sugerencias
El buzón de sugerencias es, sin duda, una de las herramientas más conocidas para la comunicación ascendente. Los empleados pueden utilizarlo para compartir sus observaciones sobre deficiencias o sugerencias de mejora, con la esperanza de que la dirección las tome en cuenta.
A pesar de que el principio es interesante, el formato del buzón de sugerencias en físico a menudo queda en desuso y se convierte en poco más que un objeto decorativo al que se presta poca atención. En la práctica, se prefieren versiones digitales de esta herramienta.
Las herramientas de comunicación interna digitales
La newsletter interna digital
La newsletter puede considerarse como un boletín interno digital. Cumple la misma función, informar periódicamente a los empleados sobre las novedades de la empresa.
Las ventajas del boletín de noticias en formato digital en comparación con su homólogo en papel son muchas: mayor frecuencia de publicación, con formatos más cortos, se puede enriquecer con imágenes o con vídeos para hacer su contenido más atractivo.
La pantalla de señalización digital
La llegada de las pantallas de señalización digital supuso un gran avance en la comunicación interna en comparación con los tablones de corcho. Estas pantallas ofrecen información visible, rica y jerarquizada a un coste asequible.
Sin embargo, carecen de una dimensión colaborativa y a menudo excluyen a parte de la plantilla. Su uso está muy mayormente vinculado a una comunicación descendente.
La intranet
La intranet es una red interna ampliamente utilizada por las empresas. Su estructura, combina espacios personales y compartidos. Permite organizar la información de la empresa de manera eficiente.
Es cierto que la intranet tiene algunas limitaciones, como la falta de comunicación en tiempo real y la inaccesibilidad para los empleados que no están conectados. Además, su instalación y mantenimiento es por lo general costoso.
La red social corporativa
La red social corporativa es una herramienta que:
- Fomenta la colaboración y la interacción entre los empleados.
- Reduce la necesidad de enviar correos electrónicos
- Facilita el intercambio de información en tiempo real.
Su principal limitación es que excluye a los empleados que no tienen acceso a la conexión a Internet. Además, suele estar desconectada de otras herramientas de comunicación interna utilizadas por la empresa.
El flujo de información constante en las redes sociales corporativas en un muro de noticias infinito no es la mejor forma de transmitir información importante. El motivo principal es que la información importante necesita una exposición prolongada para llegar a todos los empleados.
La herramienta Steeple
Un software de comunicación interna phygital
La solución Steeple reemplaza el obsoleto tablón de corcho y papel por una moderna pantalla táctil interactiva, colaborativa y divertida.
Se adapta tanto a soportes físicos, como grandes pantallas táctiles en áreas comunes de la empresa. Además, Steeple está disponible en aplicación para:
- smartphones
- ordenador a través del navegador web.
Tiene acceso multidispositivo.
Garantiza que la información llega a todos los empleados, alcanzando el 100% de la plantilla. Steeple fomenta la participación de aquellos que desean colaborar.
Centraliza toda la información de la empresa en categorías personalizables como:
- recursos humanos
- producto
- salud
- seguridad
- medio ambiente
- gestión
- vida en el trabajo...
La solución Steeple ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo un sistema de mensajería instantánea que facilita la comunicación entre los empleados.
El funcionamiento de Steeple requiere de entre una y dos horas semanales. Cuenta con el respaldo de:
- un equipo de formadores
- ideas para publicaciones
- contenidos descargables gratuitos
Ofrece funciones tanto profesionales como lúdicas, como el intercambio de servicios entre compañeros y posibilidad de realizar pronósticos deportivos.
Está disponible por tan solo 2 euros al mes por empleado de la empresa.
Steeple es la herramienta ideal para tu empresa
La plataforma Steeple es integradora, divertida, segura y fácil de usar.
