Introduzione
Negli ultimi anni, la trasformazione digitale ha generato un processo di continua evoluzione degli strumenti di comunicazione interna, dell'organizzazione del lavoro e delle relazioni sociali all'interno delle aziende.
In cima alla lista dei problemi di comunicazione c'è sicuramente la mancanza di trasparenza. Secondariamente, vanno tenute in considerazione le informazioni condivise al momento sbagliato, la mancanza di interazione tra dipendenti, la mancanza di interazione tra dipendenti e direzione e molte altre criticità.
Una comunicazione interna efficace ha bisogno di due cose: una strategia solida e gli strumenti giusti. Molte aziende non hanno ancora acquisito gli strumenti oppure li hanno acquisiti ma non li utilizzano correttamente. Le poche aziende che utilizzano gli strumenti di comunicazione interna correttamente hanno notevoli vantaggi nella vita lavorativa di tutti i giorni.
In che modo questi strumenti possono aiutarti a rafforzare la comunicazione interna della tua azienda? Abbiamo tutte le risposte nella nostra cassetta degli attrezzi!
#1 - Strumento di comunicazione interna: definizione
Per definizione, uno strumento di comunicazione interna è un mezzo per trasmettere una o più informazioni.
Dimmi quali sono i tuoi strumenti e ti dirò come lavori
La scelta degli strumenti di comunicazione è strettamente legata agli obiettivi fissati a monte dall'azienda, come ad esempio:
- condividere i valori dell'azienda
- condividere progressi e novità dell'azienda
- coinvolgere e valorizzare i collaboratori
Gli strumenti per comunicare all'interno dell'azienda sono numerosi e vari - social network aziendali, intranet, email, giornali cartacei interni - e offrono vantaggi all'azienda, a tutti i reparti e a tutti i collaboratori, indipendentemente dalla loro gerarchia o funzione. Permettono di :
- abbattere le barriere;
- rendere più fluida la condivisione delle informazioni;
- incoraggiare gli scambi;
- rafforzare la cultura aziendale;
- coinvolgere i dipendenti;
- e molto altro ancora...
Ma non dimentichiamo che il termine "strumento" può creare confusione e che è essenziale distinguere tra i diversi tipi: strumenti per creare messaggi, strumenti per informare, per dialogare, strumenti per organizzare e strutturare, ecc. Prima di tutto, analizziamo i vantaggi della creazione di uno strumento di comunicazione interna.
#2 - I vantaggi della predisposizione di uno strumento di comunicazione interna
Vantaggi per l'azienda
Ti è mai capitato di ricevere troppe email? O di leggere dell'arrivo di un nuovo collega un mese dopo la pubblicazione della nota sulla bacheca cartacea?
Sebbene gli strumenti di comunicazione interna non eliminino necessariamente tutte le email, le comunicazioni cartacee e gli altri mezzi di comunicazione, contribuiscono a:
- creare collegamenti tra i vari reparti;
- migliorare l'organizzazione del lavoro;
- incoraggiare la diffusione delle informazioni;
- tenere informati tutti i dipendenti in tempo reale;
- incoraggiare la comunicazione interfunzionale;
- e, soprattutto, stabilire un nuovo ritmo e le migliori pratiche intorno al nuovo strumento.
Tutti questi vantaggi consentono alle aziende di migliorare la produttività e, di conseguenza, aumentare le vendite. Se da un lato la comunicazione interna garantisce un flusso fluido di informazioni all'interno dell'organizzazione, dall'altro è altresì importante per trasmettere i valori ai collaboratori e promuovere il brand del datore di lavoro.
I vantaggi per la direzione
La comunicazione interna è principalmente uno strumento che permette alla direzione di rimuovere le barriere che possono esistere tra sé e i propri dipendenti, ottenere la loro fiducia e instaurare un rapporto di trasparenza. I dipendenti hanno sempre più bisogno di dare un senso al lavoro che svolgono: trasparenza e ascolto lato aziendale li aiutano a sentirsi coinvolti.
Questa è la priorità assoluta per il management. Sono sempre più numerosi gli strumenti utilizzati per instaurare un clima di fiducia e impegno, sia nelle relazioni umane che nell'organizzazione del lavoro.
L'implementazione di uno strumento consente inoltre alla direzione di promuovere la comunicazione interfunzionale e trasmettere i messaggi in modo più rapido e semplice, affinché i collaboratori siano in grado di cogliere le sfide e gli obiettivi dell'azienda.
Se la direzione utilizza lo strumento della comunicazione per far conoscere le proprie idee imprenditoriali e i propri obiettivi strategici, aumentano le possibilità e si delinea meglio il futuro.
I vantaggi per i dipendenti
"Un terzo dei dipendenti dichiara di essere scarsamente informato su ciò che accade all'interno della propria azienda."
Fonte: Sondaggio interno - Opinion Way
La strategia di comunicazione interna riguarda tutti i collaboratori di un'azienda, indipendentemente dal loro livello gerarchico o dalla loro funzione: impiegati negli uffici, personale sul campo, dirigenti, manager, ecc. Lo strumento di comunicazione funge semplicemente da collegamento tra tutti i colleghi e permette di mettere in atto un elevato numero di azioni per integrarli nella vita lavorativa.
Molti dipendenti affermano che la comunicazione sul lavoro è troppo fredda. Inoltre, non si sentono ascoltati, valorizzati o coinvolti. Istituendo un mezzo di comunicazione digitale in forma di cassetta dei suggerimenti o sondaggi, si permette a tutti di condividere le loro impressioni sulle condizioni di lavoro e sulla vita quotidiana all'interno dell'azienda.
All'interno di uno stesso team, uno strumento di comunicazione interna consente di tenersi aggiornati sulle ultime novità di un progetto, avere tutti accesso alle stesse informazioni e comunicare facilmente. Tutti questi aspetti permettono di lavorare meglio ogni giorno e, soprattutto, tenere a mente gli obiettivi condivisi.
Ad esempio, l'implementazione di uno strumento collaborativo o di pianificazione (organizzazione) consente ai team di portare a termine i progetti con successo e in modo più indipendente. Lo strumento fa risparmiare tempo, migliora il clima aziendale e facilita la condivisione delle conoscenze.
Per i collaboratori che non si conoscono o che non lavorano sugli stessi progetti, il mezzo di comunicazione sarà di grande aiuto per creare collegamenti in occasione dei principali eventi e "rituali" aziendali.
#3 - Gli strumenti giusti per una comunicazione interna efficace
"Passiamo il 12% della nostra vita al lavoro".
Fonte: Le Nouvel Observateur
Questo tempo trascorso sul posto di lavoro dovrebbe essere un momento in cui la comunicazione è fluida, gli scambi sono semplici e i collaboratori hanno voglia di venire al lavoro. Purtroppo, questo è ancora lontano dall'essere vero.
Per una buona comunicazione interna è necessario essere asincroni, cioè comunicare in differita. Per raggiungere questo obiettivo, non c'è niente di meglio della comunicazione visiva. Il messaggio viene creato e inviato quando si vuole.
Che tipo di strumento si può utilizzare per comunicare così? Diamo un'occhiata ai vari strumenti disponibili.
#3.1 - Gli strumenti di comunicazione per creare messaggi
Sia nella comunicazione interna che in quella comunicazione esterna, le aziende sono chiamate ogni giorno a creare contenuti, messaggi scritti e messaggi visivi. Diversificare i messaggi significa creare messaggi scritti accompagnati da un'illustrazione (immagine, foto, ecc.) o da contenuti più moderni come video, foto o podcast.
Nella quasi totalità dei casi, l'utilizzo di audio e video è molto più divertente e coinvolgente per un team rispetto alla lettura di una lunga email o di una nota informativa appesa alla bacheca cartacea in corridoio.
Oltre ad essere sempre aggiornati, gli strumenti multimediali consentono di produrre contenuti adeguati e più mirati, formare il personale all'uso di questi strumenti e rimanere concentrati sulla strategia di comunicazione aziendale predefinita. In breve, sono davvero eccezionali!
Gli strumenti multimediali vengono sempre più spesso utilizzati per creare contenuti in grado di avvicinare le persone, più umani e trasparenti. Prendiamo ad esempio il video: è un formato molto diffuso per veicolare informazioni importanti, come i saluti del management o i risultati di maggior interesse.
Grazie ad essi, potrai comunicare i numeri dell'azienda in modo più chiaro o annunciare i nuovi arrivi in modo più originale.
"Il 48% dei lavoratori ritiene che il video sia la forma di comunicazione più coinvolgente".
Fonte: Thot Cursus
La scelta di strumenti di comunicazione per la creazione di messaggi è ampia. Esistono diversi strumenti a pagamento che offrono alle aziende una moltitudine di funzioni. Negli ultimi anni, però, sono anche apparsi sempre più strumenti gratuiti per la creazione di contenuti, come Canva.
Quest'ultimo ha una versione a pagamento, ma la versione gratuita offre già un gran numero di possibilità grafiche. I responsabili della comunicazione e i community manager non potranno negare che si tratta di uno strumento pratico e facile da usare, destinato a un utilizzo sempre maggiore!
#3.2 - Gli strumenti di comunicazione per informare, diffondere e condividere le informazioni
La condivisione di informazioni e progetti aziendali è essenziale per la comunicazione e la produttività dei collaboratori. È importante ricordare che il ruolo principale di uno strumento di comunicazione interna è quello di tenere informati i dipendenti e consentire loro un migliore accesso alle informazioni.
In più, fornisce un accesso regolare alle informazioni più recenti sull'azienda, permette ai dipendenti di comunicare tra loro e di esprimere le proprie opinioni, ecc. Esistono due tipi di strumenti utilizzati per informare, diffondere e condividere le informazioni: strumenti digitali e strumenti fisici. Per rispondere alle sfide che le aziende si trovano ad affrontare, questi mezzi di comunicazione si stanno sempre più diversificando.
Gli strumenti digitali
Al giorno d'oggi le aziende si avvalgono di strumenti digitali innovativi per affrontare una serie di sfide:
- migliorare la comunicazione interna;
- aumentare il coinvolgimento dei collaboratori;
- promuovere la diffusione delle informazioni;
- fare dei collaboratori i primi ambasciatori dell'azienda.
Negli ultimi anni, infatti, le soluzioni 2.0 sono diventate sinonimo di innovazione, modernità e progresso per le aziende.
Il social network aziendale
Il social network aziendale è uno spazio digitale che consente ai collaboratori della stessa azienda di scambiare, collaborare e svolgere le proprie attività in modo più efficace, ma la sua funzione principale è quella di permettere a tutte le parti interessate dell'azienda di scambiarsi idee. È il caso di Workplace di Facebook, Talkspirit, Teams, Yammer e molti altri.
Il social network aziendale è uno strumento importante se desideri:
- condividere conoscenze e best practice;
- comunicare in modo istantaneo;
- creare gruppi di discussione;
- instaurare un senso di appartenenza e aumentare l'autostima;
- sviluppare legami tra collaboratori interni e collaboratori esterni.
Ma attenzione: non è sempre facile coinvolgere tutto il personale nel social network aziendale, soprattutto quello fuori ufficio, perché si tratta di uno strumento digitale molto dinamico e con tante funzionalità.
Inoltre, l'azienda deve rassicurare i dipendenti sulla riservatezza dei dati e sull'uso dei dati personali. Per soddisfare le esigenze delle aziende, l'accesso deve essere intuitivo e sicuro.
L’intranet
L'intranet è una rete informatica implementata all'interno dell'azienda che consente di scambiare informazioni in un ambiente sicuro. È una sorta di centro che permette a tutti i dipendenti di collegarsi e di consultare le informazioni.
Per questo motivo ci riferiamo all'intranet come a uno spazio di lavoro multidisciplinare. In genere è possibile trovarvi:
- una serie di documenti condivisi (amministrativi, processi di lavoro, note informative);
- un'agenda comune;
- l'organigramma;
- uno spazio HR per la prenotazione delle ferie;
- i numeri chiave dell'azienda (obiettivi, risultati, fatturato)
- ecc.
Tuttavia, molte aziende si rendono conto che le intranet contengono un numero enorme di documenti e informazioni e che i dipendenti tendono a perdersi. In altre parole, occorre che gli utenti abbiano una buona padronanza del sistema.
Lo schermo digital signage
Hai già sentito parlare o visto uno schermo digital signage? Il suo scopo è quello di trasmettere informazioni ai dipendenti. Grazie alla sua attrattiva e all'aspetto innovativo, il digital signage migliora la memorizzazione dei messaggi trasmessi.
Tuttavia, è importante ricordare che le informazioni diffuse sono di tipo top-down. Provengono dai vertici e non consentono un'interazione digitale. In ogni caso, un vantaggio del digital signage è che si tratta di uno strumento di comunicazione interna che può essere utilizzato per trasmettere video e contenuti aggiornati in tempo reale.
Le email
Le email hanno ancora un ruolo dominante in azienda. Ecco alcuni dati di Médiamétrie sull'uso della posta elettronica in Francia: gli utenti email sono 42,2 milioni e ogni giorno vengono inviati quasi 1,4 miliardi di email (dati del 2019).
È innegabile che le email siano diventate lo strumento di comunicazione interna più diffuso tra i dipendenti. Nel corso degli anni, però, abbiamo notato che per molti di loro la gestione delle email richiede molto tempo e che non sempre le informazioni vengono lette.
La newsletter interna
Viene spesso pubblicata sull'intranet o inviata via email a tutti i collaboratori per trasmettere rapidamente le notizie sull'organizzazione. In un certo senso, è come un bollettino informativo, con frequenza variabile, utile soprattutto per raggiungere un determinato gruppo di dipendenti.
La newsletter interna viene utilizzata principalmente per condividere informazioni specifiche, come l'arrivo di un nuovo assunto o l'organizzazione di un evento interno o esterno.
La cassetta delle idee digitale
La famosa scatola di cartone in cui inserivamo piccoli pezzi di carta ha lasciato il posto a uno strumento 2.0: la cassetta delle idee digitale. Anche se il numero è ancora ridotto, sono sempre di più le aziende che la utilizzano. La raccolta dei dati, la condivisione e il lavoro collaborativo sono aspetti fondamentali nella trasformazione digitale.
La cassetta delle idee digitale crea coesione sociale e motivazione, soprattutto in un momento in cui il lavoro a distanza si sta diffondendo sempre di più.
Gli strumenti fisici
Sebbene gli strumenti digitali siano ormai affermati all'interno delle aziende, gli strumenti fisici vengono ancora utilizzati diffusamente.
Il giornale interno cartaceo
I collaboratori di oggi fruiscono delle informazioni in modo radicalmente diverso rispetto a qualche anno fa. Eppure, se c'è un mezzo di comunicazione interna che fa ancora notizia, è il giornale interno cartaceo.
Negli ultimi anni, infatti, un gran numero di giornali interni si è rifatto il look. Questo restyling aiuta a raggiungere i lavoratori che non hanno accesso a uno smartphone o a un computer, o che apprezzano il formato cartaceo.
Ma molte aziende si stanno rendendo conto che il giornale cartaceo ha i suoi svantaggi: un budget considerevole per la produzione e la stampa, informazioni che non vengono trasmesse in tempo reale (le pubblicazioni interne sono spesso semestrali o trimestrali), e così via.
La bacheca cartacea
La bacheca è il mezzo di comunicazione interna più tradizionale per tenere informati i dipendenti. Alcune aziende sono soggette a numerosi requisiti e obblighi. In questi casi, i responsabili sono tenuti a informare tutti i dipendenti sulla legislazione e sulle misure di sicurezza. È qui che entra in gioco la bacheca cartacea.
La cassetta delle idee fisica
Il principio è semplice: i dipendenti inviano per iscritto le loro idee e i loro suggerimenti, in forma anonima o meno. Questi possono riguardare una varietà di argomenti: condizioni salariali, idee per eventi, idee per migliorare la vita lavorativa, ecc. In generale, la cassetta delle idee fa sentire le persone più coinvolte e apprezzate.
Le riunioni
Le riunioni sono ancora uno degli strumenti fisici più utilizzati nelle aziende. Sono un modo utile per ottenere informazioni, a condizione che siano organizzate in modo efficiente e regolare e che non richiedano troppo tempo. Ad esempio, sono importanti per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti o per sollevare eventuali punti critici.
#3.3 - Gli strumenti per l'organizzazione e la gestione dei progetti
Gli strumenti per la gestione dei progetti
Esistono numerosi strumenti essenziali per la gestione dei progetti e per aumentare la trasparenza all'interno dei team e dell'azienda nel suo complesso. Gli strumenti che possono aiutare nella gestione quotidiana dei progetti interni sono strumenti di pianificazione, di sviluppo, di esecuzione e così via.
Gli strumenti per la pianificazione
Il piano di comunicazione interna deve essere il punto di riferimento per definire una solida strategia di comunicazione interna. Permette di stabilire gli obiettivi, determinare il pubblico di riferimento, scegliere le risorse da impiegare e monitorare le azioni intraprese. A tal fine, il piano di comunicazione interna prevede una serie di passaggi essenziali. Una delle fasi della creazione di un piano di comunicazione consiste nel trovare gli strumenti e i mezzi di comunicazione giusti.
Trasmettere i messaggi giusti al momento giusto è un'attività che non si può improvvisare. Per non dimenticare qualcosa o per non saltare una data fondamentale della strategia editoriale, occorre predisporre uno strumento di pianificazione. È qui che entra in gioco il calendario editoriale!
È uno strumento di pianificazione fondamentale, molto apprezzato dai comunicatori, perché garantisce una visione globale, la regolarità dei messaggi, un'organizzazione efficiente e quindi un risparmio di tempo nella preparazione dei messaggi. Ti starai domandando quale strumento utilizzare per creare e gestire il tuo calendario editoriale. Ce ne sono molti!
Può trattarsi di uno schema dei contributi, di un Google Calendar o dell'uso di Google Drive con un documento Excel condiviso. Trello è uno strumento appositamente progettato per la gestione dei compiti e perfetto per il lavoro collaborativo. Ad esempio, abbiamo usato Trello per definire le 150 date chiave del nostro calendario 2023 per i social media.
#4 - Scegliere i corretti strumenti di comunicazione interna
Affinché la scelta degli strumenti sia davvero efficace, è necessario farsi prima le domande giuste:
- I collaboratori lavorano principalmente al computer o sul campo?
- I collaboratori sono spesso in movimento (lontano dalle sedi aziendali)?
- I collaboratori hanno già accesso a uno strumento di comunicazione interna?
- Quali sono i problemi riscontrati dall'azienda: relazioni umane, mancanza di coesione del team, problemi di pianificazione, scarsa organizzazione del lavoro, ecc.
Il miglioramento della comunicazione interna non avviene per caso. Per scegliere lo strumento giusto, è necessario riflettere in anticipo e tenere conto dei vantaggi e degli svantaggi di ciascuno. Questa scelta deve basarsi su una metodologia precisa e su una strategia di comunicazione interna predefinita.
È necessario scegliere lo strumento che avrà il massimo impatto sulla comunicazione interna e che soddisferà le tue esigenze e/o risolverà i tuoi problemi. Questa scelta coinvolge l'azienda a diversi livelli: finanziario, umano e tecnologico. Per effettuarla, è opportuno compiere alcuni passi precisi:
- Definire delle specifiche;
- Identificare gli obiettivi della tua strategia di comunicazione interna;
- Definire gli usi e le azioni dello strumento;
- Identificare i criteri di selezione.
#5 - Steeple, lo strumento essenziale per una comunicazione interna di successo
Steeple è uno strumento di comunicazione interna phygital, disponibile su un grande touch screen nonché su app mobile e web. Consente, ad esempio, di mantenere i collegamenti con i colleghi che sono in viaggio per lavoro e di mettere in contatto quotidianamente il personale d'ufficio e quello sul campo.
La soluzione favorisce la circolazione delle informazioni all'interno dell'azienda e consente ai collaboratori di essere maggiormente coinvolti, favorendo una comunicazione interfunzionale.
Lo strumento Steeple è adatto sia alle PMI che alle grandi aziende di diversi settori, tra cui il retail, l'industria, i trasporti, l'edilizia e le costruzioni. Si tratta quindi di uno strumento che può essere adattato a un'ampia gamma di professioni, dal lavoro d'ufficio al lavoro sul campo: impiegati di produzione, operai, autisti, ecc. Steeple è uno strumento incentrato sulle persone e sulla condivisione per migliorare la comunicazione interna e la qualità della vita sul lavoro.
"Se dovessi definire Steeple in tre parole, sceglierei facile, utile e collaborativo, perché tutti possono partecipare a questa soluzione"
Marie-Blanche Pessard Debert - E.Leclerc Attin
Il vantaggio di Steeple? Per potersi adattare al contesto specifico di ogni azienda, lo strumento offre un'assistenza personalizzata con un onboarding completo, un affiancamento volto a fornire consigli e suggerimenti e un'assistenza clienti sempre disponibile.
Uno strumento per la vita lavorativa e la collaborazione
Steeple è conosciuto come strumento di lavoro e di collaborazione anche grazie all'ampia scelta di moduli. Questi consentono di variare le attività di comunicazione e promozione all'interno dell'azienda:
- Moduli sulla vita al lavoro: cassetta delle idee, organigramma, prenotazione delle stanze, maggiori contributori, campanello, ecc.
- Moduli sugli eventi: il conto alla rovescia per tenere i dipendenti aggiornati, i compleanni, le estrazioni a premi, il calendario dell'Avvento, ecc.
- Moduli informativi: il contatore degli infortuni sul lavoro per sensibilizzare i collaboratori, il meteo, le citazioni, ecc.
- Moduli sportivi: ad esempio il modulo per i pronostici sulla Serie A.
- Funzionalità statistiche per il monitoraggio dell'attività aziendale.
Le funzionalità di Steeple: tutto ciò di cui hai bisogno, e anche di più!
Comunicare, informare, condividere, scambiare e creare connessioni utilizzando un unico strumento di comunicazione interna è possibile grazie a tutte le funzioni di Steeple.
Steeple riunisce numerose funzionalità per semplificare la vita quotidiana dei collaboratori e soddisfare le loro esigenze. Queste funzionalità consentono di lavorare in modo collaborativo e offrono tante opportunità per migliorare la comunicazione interna:
- Pubblicazioni;
- Messaggistica istantanea;
- Eventi;
- Sondaggi;
- ecc.
Steeple: lo strumento ideale per avvicinare e ispirare le persone
Lo strumento di comunicazione interna Steeple offre molteplici vantaggi all'azienda e ai suoi dipendenti. Risponde alle problematiche dell'azienda e aiuta alcuni reparti a coinvolgere i collaboratori sul campo: personale di produzione, autisti, ecc.
Permette inoltre di instaurare un rapporto di trasparenza e fiducia, di aggregare i collaboratori privi di computer e smartphone attorno al touch screen della sala pausa e di ritrovarsi in occasione di eventi interni ed esterni o di piccoli momenti quotidiani.
Steeple è lo strumento ideale per il tuo business
La soluzione Steeple è inclusiva, simpatica, sicura e facile da usare.
