Comunicazione interna: l'importanza delle risorse umane in azienda

Il ruolo delle risorse umane in azienda (HR) in relazione alla comunicazione interna è andato gradualmente crescendo ed è oggi determinante. Fino a una decina di anni fa, la trasmissione delle informazioni a livello globale spettava solo al reparto comunicazione.

Oggigiorno, sempre più aziende scelgono di diversificare le figure e le competenze coinvolte al fine di comunicare in modo più efficace. Questo vale in particolare per la comunicazione interna, che in genere è di competenza di più soggetti, come:

• la direzione
• il reparto comunicazione
• e più recentemente le risorse umane, oggetto del nostro articolo.

#1 -Risorse umane in azienda : la consapevolezza

Le risorse umane in azienda svolgono un ruolo essenziale nel dialogo e nella condivisione tra i team. Al fine di comunicare in modo sempre più efficace con tutti i collaboratori, si sono progressivamente allargate fino a comprendere anche la gestione della comunicazione interna.

Le aziende si sono rese conto che la comunicazione svolta dalle risorse umane (HR) è essenziale per:

• attrarre, integrare, unire e trattenere i collaboratori diffondere informazioni
• valorizzare l'employer brand
• migliorare la qualità della vita sul lavoro (QVL)

Di conseguenza, oggi le risorse umane lavorano a stretto contatto con il reparto comunicazione e svolgono un ruolo attivo nel successo della comunicazione interna.

Hanno gradualmente recepito le sfide strategiche della comunicazione interna in un'ampia gamma di situazioni, come:

• la comunicazione di crisi
• durante i cambiamenti interni o le ristrutturazioni
• per promuovere la cultura aziendale o commerciale
• ecc.

Questa nuova funzione richiede una buona preparazione. I responsabili delle risorse umane in azienda dovranno quindi sviluppare competenze in materia di comunicazione interna delle risorse umane e dotarsi di uno strumento adatto a svolgere il loro compito.

#2 – Risorse umane in azienda: i nuovi protagonisti della comunicazione interna

Il reparto del personale svolge un ruolo fondamentale, in particolare quando si tratta di sviluppare la comunicazione interna in settori come:

• industria
• edilizia
• retail
• ecc.

Le risorse umane in azienda sono il primo punto di riferimento per i dipendenti, indipendentemente dal loro livello gerarchico o dalla loro mansione.

Il ruolo e la posizione del summenzionato reparto consentono di:

• raccogliere bisogni e aspettative dei collaboratori;
• comunicare novità aziendali e informazioni relative alle risorse umane (nuove assunzioni, modifiche al regime di assicurazione sanitaria, ecc.);
• anticipare e gestire situazioni di difficoltà;
• contribuire alla coesione e alla dedizione del personale;
• promuovere alcune professioni attraverso la diffusione dei profili dei collaboratori;
• facilitare il dialogo;
• sviluppare l'employer brand.

Grazie alla loro visibilità globale dell'azienda, le risorse umane hanno una serie di funzioni importanti da svolgere al suo interno.

Onboarding e cultura aziendale

Uno dei loro compiti principali è quellodi inserire i nuovi colleghi nel miglior modo possibile. Per riuscire nell'onboarding, è importante sviluppare una strategia di comunicazione interna efficace.

Utilizzare uno strumento di comunicazione interna ad elevate prestazioni permette di: 

• trasmettere le informazioni corrette
• annunciare l'arrivo di un nuovo assunto ai colleghi
• accogliere adeguatamente i nuovi arrivati
• promuovere la cultura aziendale condividendo i valori chiave
• o un culture book e infine rafforzare i legami tra i team

Non va dimenticato che il benessere dei collaboratori è un obiettivo fondamentale del team HR. Il secondo obiettivo delle risorse umane in azienda è favorire il coinvolgimento dei collaboratori, essenziale per qualsiasi azienda.

Si tratta di incoraggiare la condivisione di conoscenze e competenze, ma anche di garantire che i lavoratori ricevano le informazioni necessarie alla loro attività (codice del lavoro, contratti collettivi, ecc.).

In presenza di una strategia di comunicazione interna gestita con attenzione, i collaboratori diventano protagonisti.

Risorse umane in azienda : attrarre e trattenere i talenti

Infine, il team risorse umane ha il compito di attrarre e trattenere i talenti dell'azienda. Per riuscirci, è utile informare i dipendenti in merito alle nuove offerte di lavoro, in modo che questi possano condividerle con altri.

Può anche promuovere la mobilità interna per trattenere e motivare i collaboratori e aiutarli a valorizzare le loro competenze.

Offrendo informazioni rilevanti e di alta qualità ai colleghi, le risorse umane li fidelizzano. Inoltre, svolgono un ruolo fondamentale nello sviluppo dell'employer brand (marchio del datore di lavoro), poiché, condividendo i valori dell'azienda, contribuiscono a creare gli employee ambassador (dipendenti ambasciatori).

Un marchio del datore di lavoro forte aumenta del 50% il numero di candidature altamente qualificate.

Dalla ricerca di MBD Open Marketing 2020. Puoi trovare una serie di informazioni interessanti sul tema Employer Brand anche all'interno di questa ricerca di Randstad.

#3 – Un tool a supporto dell'attività di comunicazione delle risorse umane

Oggigiorno sono molti gli strumenti di comunicazione interna a disposizione delle risorse umane (HR team). Grazie a una moltitudine di funzioni, aiutano a ottimizzare e sviluppare l'attività.

Risorse umane in azienda: a cosa serve uno strumento di comunicazione interna?

Uno strumento di comunicazione interna offre diverse possibilità. Grazie ad esso, le risorse umane in azienda possono tenere informati i collaboratori con maggiore facilità, condividendo messaggi chiari e informazioni rilevanti.

Inoltre, un tool di comunicazione interna riduce il numero di email inviate e garantisce che alcuni messaggi non vengano trascurati, come spesso accade quando vengono inseriti in una newsletter interna.

Per semplificare il lavoro, viene creato un sistema di distribuzione delle ultime news sull'azienda, degli aggiornamenti interni e delle informazioni sul personale. Inoltre, per creare comunicazioni interne coinvolgenti, sono disponibili soluzioni per diversificare i formati e accompagnare:

• i messaggi con immagini
• video
• GIF
• sondaggi
• ecc.

È il momento di innovare! In questo modo, i collaboratori aziendali restano informati, attivi e coinvolti.

Si tratta di un aspetto importante per le grandi aziende, come quelle del settore industriale, retail, edile o dei trasporti. Per queste realtà, uno degli obiettivi è rendere le informazioni accessibili a tutti, in ogni momento, anche al personale sul campo e a quello non collegato.

Con lo strumento di comunicazione adeguato, le risorse umane in azienda possono creare un legame tra tutti i team, online e offline, e trasmettere le stesse informazioni, nello stesso momento, a tutti.

Ciò contribuisce a coinvolgere i colleghi incoraggiandoli a partecipare alle conversazioni, inclusi anche quelli lontani, come quelli che lavorano nei cantieri del settore edile o il personale itinerante del settore dei trasporti.

Uno strumento di comunicazione per le risorse umane in azienda

Con uno strumento di comunicazione interna di tipo collaborativo, il reparto HR può promuovere e incoraggiare la condivisione delle conoscenze. In aggiunta, le persone possono condividere le proprie competenze tra i vari team producendo contenuti pertinenti e di alta qualità.

Le risorse umane in azienda possono anche utilizzare un tool come Workplace o Steeple per annunciare l'arrivo di nuovi colleghi, condividere il libretto di benvenuto con i nuovi assunti e comunicare trasferimenti o promozioni interne. Un modo semplice per comunicare queste notizie a tutta l'azienda.

Tramite la condivisione di offerte di lavoro, promozioni e formazione interna, un simile tool permette di assumere e attirare talenti in modo più agevole. In aggiunta, i dipendenti riescono a venire a conoscenza delle opportunità di sviluppo professionale rapidamente.

Non dimentichiamo che uno strumento di comunicazione interna dona nuovo slancio al reparto HR e maggiore rilievo alle mansioni di ognuno.

Le aziende che si dotano di una procedura di onboarding hanno il doppio di probabilità di trattenere i propri collaboratori rispetto a quelle che non lo fanno.

Dalla ricerca di Cadremploi. Puoi trovare una serie di informazioni interessanti sul tema Onboarding aziendale anche all'interno di questa pagina di Adecco.

Per semplificare il dialogo, il team HR può utilizzare una soluzione a supporto della comunicazione interna. Sono disponibili diverse funzioni che permettono di comunicare istantaneamente con tutto il personale attraverso conversazioni di gruppo o individuali.

Ciò facilita l'interazione tra team e dipendenti a diversi livelli gerarchici.

Per le risorse umane in azienda è importante conoscere opinioni e bisogni dei dipendenti su determinati argomenti, come ad esempio le date proposte per i corsi di formazione, la scelta del tema per la festa di Natale e così via.

A tal fine, uno strumento di comunicazione interna facilita la raccolta di informazioni perché permette di

• inviare sondaggi
• questionari di gradimento
• ricerche interne
• votazioni
• o condivisione di idee mediante una cassetta delle idee

Il formato varia a seconda dell'argomento, ma in generale le risorse umane si aspettano un tool in grado di consentire a tutti una condivisione ampia e rapida e, di conseguenza, ottenere un maggior numero di feedback. I

nfine, è possibile creare una directory aziendale di tutti i collaboratori. Ciò consente ai lavoratori di comprendere al meglio la struttura aziendale e muoversi agevolmente tra i vari team.

La directory è uno strumento efficace per rafforzare i legami interni, incoraggiando i colleghi a seguire le attività degli altri.

Un organigramma chiaro e aggiornato regolarmente dalle risorse umane rende più facile trovare e comunicare con una persona o un reparto specifico all'interno dell'azienda. In questo modo si risparmia tempo e si incoraggiano le conversazioni.

#4 - Come va configurato un tool al fine di aiutare le risorse umane a comunicare in modo più efficace?

In contatto con tutti i collaboratori per vocazione, il reparto HR sta gradualmente facendo propria la comunicazione interna, con obiettivi e tool propri. E' una nuova attività che richiede tempo, competenze e tecniche specifiche che esulano dai suoi consueti compiti.

Affinché ciò avvenga, occorre che il personale delle risorse umane venga formato e che abbia accesso agli strumenti più appropriati per una comunicazione HR di successo, in grado di conciliare le proprie attività amministrative con le esigenze dei dipendenti e dell'azienda.

Il 73% del personale delle risorse umane dichiara di dedicare almeno la metà del proprio tempo lavorativo a mansioni amministrative.

Dall'inchiesta di "Les RH au quotidien" - Éditions Tissot

Per molti anni, la comunicazione interna si è limitata alla produzione di una newsletter interna o all'affissione di una bacheca nella sala relax. Questo tipo di approccio non è in linea con ciò che deve essere oggi la comunicazione interna.

Inoltre, questi mezzi non sono più in grado di rispondere alle aspettative di dipendenti e azienda. Non favoriscono il dialogo, il coinvolgimento o la trasmissione di informazioni, e la maggior parte della comunicazione avviene dall'alto verso il basso.

È giunto il momento di cambiare, ed è ora di trasformarsi introducendo un nuovo stile di comunicazione interna digitale. Per il dipartimento HR, l'implementazione di una soluzione di comunicazione appropriata consente di:

• centralizzare e archiviare le informazioni;
• rendere le informazioni accessibili a tutti i collaboratori, compreso il personale in remoto;
• supportare la comunicazione interfunzionale attraverso la condivisione, lo scambio e il dialogo;
• essere il più vicino possibile ai colleghi e rafforzare i legami tra i team;
• ottimizzare la selezione e l'integrazione del personale;
• sviluppare più facilmente una cultura aziendale e un employer brand forti.

Una soluzione di comunicazione interna digital o phygital è una vera marcia in più per le risorse umane. Fa risparmiare tempo, aiuta a svolgere i propri compiti in modo più efficace e, soprattutto, rende le comunicazioni HR vincenti!

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