7 tappe per realizzare un piano di comunicazione interna

Un piano di comunicazione interna ha molti vantaggi. Tutti conosciamo l'importanza della comunicazione interna per le aziende. Oggi molte realtà desiderano integrarla nella loro strategia complessiva, ma non riescono a ottenere tutti i benefici sperati. 

Ecco perché è così importante avere gli strumenti giusti per gestire la comunicazione interna! Senza una strategia e un piano di comunicazione interna, è difficile ottenere una comunicazione interna di alta qualità.

In questo articolo, diamo un'occhiata alle 7 tappe fondamentali per creare un piano di comunicazione interna efficace! 🚀

#1 – Perché creare un piano di comunicazione interna?

I tempi in cui la comunicazione interna si limitava ai messaggi della direzione a tutti i membri dell'organizzazione sono finiti.

La comunicazione interna coinvolge ormai tutte le aree dell'azienda:

• la direzione
• i manager
• i dipendenti
• ecc.

Per riuscirci, è necessario mantenere la rotta e stabilire una strategia di comunicazione ottimale. Questa strategia prevede l'elaborazione di un piano di comunicazione interna.

Il piano di comunicazione interna è una tabella di marcia indispensabile che delinea un quadro di riferimento per il lavoro da svolgere, fissando al tempo stesso gli obiettivi da raggiungere:

• individuare e definire gli obievitti della comunicazione interna;
• determinare il pubblico di riferimento;
• selezionare e pianificare le risorse da impiegare;
• monitorare le iniziative prese.

Tutte queste azioni passano attraverso tappe ben definite.

#2 – Sette tappe per un piano di comunicazione interna

Tappa 1: capire le sfide della comunicazione interna

Se oggi le aziende decidono di investire nella comunicazione interna, è perché questa soddisfa un gran numero di esigenze:

• trattenere i talenti;
• attirare le nuove generazioni, spesso diffidenti nei confronti del mondo aziendale e alla ricerca di un certo livello di qualità di vita sul posto di lavoro;
• migliorare le assunzioni attraverso un buon onboarding: il costo medio di sostituzione di un dipendente va da 6 a 9 mesi di stipendio;
• aumentare il coinvolgimento dei collaboratori;
• migliorare la comunicazione manageriale: creare un legame tra manager e impiegati;
• migliorare il rapporto tra lavoratori e risorse umane.

Tuttavia, la comunicazione interna può dare ancora di più all'azienda e a tutte le parti interessate:

• una cultura aziendale più ricca;
• un employer brand rafforzato;
• collaboratori motivati;
• un miglioramento della qualità di vita sul posto di lavoro;
• un management affidabile;
• maggiore facilità di selezione del personale;
• un aumento della produttività e, di conseguenza, delle vendite.

Conoscere i benefici e le diverse sfaccettature della comunicazione interna (leva per la qualità della vita sul lavoro, per la gestione e per la performance) ti aiuterà a convincere il management a investire nella comunicazione interna e a sostenere questo progetto al tuo fianco.

Tappa 2: fare il punto della situazione per il piano di comunicazione interna

La creazione di un piano di comunicazione interna inizia con un punto della situazione. Basta farsi una sola domanda: come viene gestita attualmente la comunicazione interna dell'azienda?

Fare il punto della situazione è una fase fondamentale per la definizione del budget e la successiva stesura del piano di comunicazione. Ti permetterà di mettere le prime carte in tavola e fare un elenco delle aree di miglioramento della strategia di comunicazione interna.

Questa tappa ti aiuterà a trovare gli argomenti necessari per convincere la direzione a investire nella comunicazione interna, in uno strumento adeguato e a definire il budget.

Il punto della situazione si basa su diversi fattori:

• Fare un audit: è la fase in cui il responsabile della comunicazione deve fermarsi un attimo e valutare lo stato delle cose, per capire le aspettative dei colleghi e gettare solide basi per il futuro.

Questa analisi può essere utilizzata per identificare le esigenze di miglioramento della comunicazione interna:

• risorse materiali
• risorse umane
• risorse di tempo
• strumenti di comunicazione necessari
• punti di forza, debolezze, opportunità e minacce relative all'azienda
  
  
• Fare un sondaggio: ricorda che i destinatari delle azioni svolte e il motore della comunicazione interna sono i dipendenti. Le risposte alle domande evidenzieranno le loro opinioni e le aree di miglioramento.

Il sondaggio è un ottimo strumento se i collaboratori desiderano partecipare maggiormente alla vita dell'azienda. Il responsabile della comunicazione interna dovrebbe presentare il sondaggio come un veicolo per un cambiamento positivo e una forma di riconoscimento.

Tappa 3: definire il budget del piano di comunicazione interna

Una volta che la direzione è convinta di tutti i vantaggi della comunicazione interna, si può definire il budget. Come per la comunicazione esterna, per realizzare azioni di qualità serve un budget.

Definire i costi che comporta la realizzazione di un piano di comunicazione interna consente di lavorare con calma ed evitare brutte sorprese.

Il nostro consiglio? Pensa al budget fin dall'inizio, perché ti permette di valutare tutto ciò che è necessario per realizzare le azioni di comunicazione. Naturalmente, il budget può essere modificato in base ai cambiamenti e alle nuove esigenze, ma redigerlo fin dall'inizio aiuta ad avere una migliore visione d'insieme.

Tappa 4: conoscere il proprio target

All'interno di un'azienda, ogni collaboratore ha il proprio background, la propria mansione, la propria esperienza e le proprie conoscenze. È qui che risiede la complessità! È quindi necessario adattare il modo di comunicare al pubblico di riferimento.

Spesso due colleghi vogliono dire la stessa cosa, ma non si capiscono perché usano parole diverse.

Situazioni del genere si verificano regolarmente, creando incomprensioni e contrasti. Tieni presente che occorre comunicare con un messaggio chiaro e in linea con il DNA dell'azienda: la cultura, i valori, la visione dei fondatori...

I dipendenti sono i primi clienti

È fondamentale prendersi il tempo necessario per studiare il proprio pubblico di riferimento, al fine di poter in seguito sviluppare azioni efficaci. Al fine di elencare le esigenze dei dipendenti in termini di comunicazione interna, si possono per esempio:

• organizzare sondaggi interni per sapere cosa pensano i collaboratori
• conversazioni con la dirigenza e colloqui con il reparto Risorse Umane.

Innanzitutto, identifica il pubblico di riferimento e adatta le tue comunicazioni al profilo dei collaboratori a cui ti rivolgi (fascia d'età). Ad esempio, se il target è un dipendente giovane (18-30 anni), scegli una comunicazione interna 2.0. Avrai maggiori possibilità di catturare la sua attenzione.

Non esiste comunicazione senza ascolto attivo!

Tappa 5: definire i temi del piano di comunicazione interna da trattare

A seconda degli obiettivi legati alla strategia scelta, si delineerà gradualmente un orientamento. Questo guiderà la linea editoriale e la creazione del messaggio da diffondere.

Scegli un planner editoriale. Ti aiuterà a organizzarti al meglio, in modo da non dimenticare qualcosa ed evitare di andare in tutte le direzioni. In particolare, ti permetterà di:

• scegliere i temi e gli argomenti da trattare, in funzione degli eventi : stagionali, feste tradizionali come Natale, ecc.;
• definire la frequenza di pubblicazione : giornaliera, settimanale, mensile, ecc.;
• creare una "libreria" con gli argomenti da collegare tra di loro;
• definire il ruolo di ciascuno: il calendario editoriale semplifica l'assegnazione dei compiti di pianificazione ai componenti del comitato di redazione.

Quando si parla di temi, è opportuno mettere in atto iniziative di comunicazione e stabilire un'"organizzazione".

Come funziona quindi un calendario editoriale?

Generalmente definito dal comitato editoriale per un periodo di 12 mesi, il calendario editoriale consente di controllare la pubblicazione dei contenuti. In genere viene condiviso all'interno di una piattaforma collaborativa, in modo che tutti i partecipanti possano apportare modifiche e disporre delle stesse informazioni in tempo reale.

Il nostro consiglio: organizza una sessione di brainstorming per organizzare il calendario editoriale nel modo più efficace possibile e assegnare a ogni persona i suoi compiti.

Determinate decisioni importanti devono essere comunicate a tutti i collaboratori

Ad esempio, i messaggi da trasmettere sono di fondamentale importanza se l'azienda intende:

• implementare un nuovo obiettivo strategico;
• cambiare gestione;
• riorganizzare il personale;
• ecc.

L'obiettivo è quello di coinvolgere i team con messaggi chiari e dare un senso al loro lavoro. Questi messaggi devono essere facilmente comprensibili e trasparenti, proponendo le azioni da intraprendere. A tal fine, è necessario trovare lo strumento giusto per comunicare a tutti i dipendenti.

Tappa 6: scegliere gli strumenti e i canali giusti

Scegliere lo strumento

Desideri migliorare la vita in azienda? Non sai come definire i canali e scegliere lo strumento più adatto a comunicare con i collaboratori?

Questa cosa non deve sorprendere: la comunicazione interna è un'attività complicata. Per evitare passi falsi e utilizzare un unico strumento, è necessario innanzitutto conoscere il proprio pubblico di riferimento e adattare i canali di conseguenza:

• telefono
• email
• posta
• intranet aziendale
• social network aziendale
• bacheca cartacea
• bacheca digitale

Il tool Steeple, ad esempio, è collaborativo: permette di impostare una comunicazione interna ottimale. E' quindi possibile utilizzare un unico strumento per la comunicazione dell'azienda sfruttando i suoi diversi canali.

Si tratta di messaggi scritti tramite funzionalità del software come le pubblicazioni o la messaggistica istantanea, nonché di comunicazioni tramite la condivisione di foto o video.

Scegliere i canali e le modalità di comunicazione

Per ottimizzare la comunicazione interna, puoi usare le riunioni e gli speech per migliorare la tua capacità comunicativa orale. Ogni messaggio potrà essere personalizzato in base all'audience. In questo modo si instaurerà un dialogo tra i collaboratori.

Preferisci comunicare per iscritto? Allora opta per un giornale interno o una newsletter. Naturalmente, la scelta dei canali dipende da una serie di fattori:

• gli obiettivi attesi
• il pubblico di riferimento
• il budget stanziato
• ecc.

Il nostro consiglio: sperimenta nuovi mezzi di comunicazione per catturare l'attenzione dei colleghi, come ad esempio i video.

E per quanto riguarda i collaboratori "offline"? Esistono molti modi per comunicare con questo segmento di pubblico. La comunicazione orale è una possibile soluzione, ad esempio con momenti di condivisione tra manager e dipendenti.

Tuttavia, la comunicazione scritta è ancora il metodo più u tilizzato. I collaboratori non connessi potranno utilizzare Steeple. Facile da usare, questo tool veicola efficacemente le notizie dell'azienda e permette al personale offline di ricevere lo stesso livello di informazioni.

Tappa 7: misurare

• I collaboratori sono soddisfatti della comunicazione interna dell'azienda?
• Viene utilizzato lo strumento di comunicazione giusto?
• Il target è quello corretto?

Sono tutte domande che troppo spesso rimangono senza risposta...

Misurare la comunicazione interna di un'azienda è un passo essenziale per identificare le aree di miglioramento.

Fare il punto della situazione permette di capire quali sono i temi che hanno ottenuto il miglior tasso di coinvolgimento da parte dei collaboratori. Come puoi misurare l'impatto delle comunicazioni interne?

• Chiedilo direttamente ai tuoi colleghi tramite un sondaggio interno, ad esempio un questionario, per scoprire cosa ne pensano. Per farlo, occorre seguire un metodo ben strutturato con domande pertinenti.
• Verifica il livello qualitativo della comunicazione interna tramite un audit. Ti aiuterà a capire a che punto sei nella tua strategia di comunicazione interna e ad avere gli argomenti giusti per convincere il management a investire.

Come ormai è evidente, la comunicazione interna riveste un ruolo di primaria importanza, in quanto porta benefici concreti all'azienda e a tutti i dipendenti. Un piano di comunicazione interna offre una serie di vantaggi, consentendo di:

• trasmettere informazioni ai collaboratori utilizzando una varietà di strumenti;
• aumentare la produttività;
• promuovere un maggiore affiatamento del team;
• aumentare la motivazione dei lavoratori;
• instaurare un clima di maggiore fiducia.

Per attuare il tuo piano di comunicazione interna, è essenziale seguire le 7 tappe:

• capire le sfide;
• effettuare un audit;
• definire il budget;
• conoscere il pubblico di riferimento;
• creare un calendario editoriale;
• scegliere gli strumenti di comunicazione interna giusti;
• dedicare il tempo necessario per intervistare i propri collaboratori e apportare le dovute modifiche.
  

Questi elementi chiave ti aiuteranno a elaborare un piano di comunicazione e a mettere in atto una strategia efficace:

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