L'importanza di implementare un processo di mobilità interna

Con gli ultimi cambiamenti nel mondo del lavoro, il processo di mobilità interna è diventato una preoccupazione fondamentale per i manager. Logicamente è diventata una questione strategica per i dipartimenti delle Risorse Umane che cercano :

• Reclutamento di qualità
• Trattenimento dei talenti, in particolare quelli della Generazione Z

L'89% dei responsabili delle risorse umane ritiene che i percorsi di carriera all'interno della propria organizzazione non siano chiari per molti dipendenti.

Estratto dallo studio "Le 5 priorità per i responsabili delle risorse umane nel 2024" realizzato da Gartner

La mobilità interna è il modo ideale per soddisfare le elevate aspettative dei dipendenti. È anche una risorsa importante per le organizzazioni che sanno come metterla in atto: favorisce la motivazione e l'impegno dei dipendenti.

In definitiva, si tratta di una partnership win/win tra i dipendenti e il loro datore di lavoro. È l'inizio di un ciclo virtuoso il cui scopo finale è quello di :

• Rafforzare la cultura aziendale
• Migliorare l'employee experience

Il risultato è un ambiente professionale stabile, focalizzato sugli obiettivi da raggiungere e parte di un progetto aziendale ambizioso. 

In questo articolo vi forniamo le chiavi per impostare un processo di mobilità interna alla vostra organizzazione. Vedrete che la comunicazione interna è al centro di questo approccio.

#1 - Definizione del processo di mobilità interna

Che cos'è la mobilità interna? Questo processo riunisce varie pratiche che scandiscono il percorso di carriera di un dipendente attraverso :

• Il reclutamento interno
• Il programma di cooptazione
• La promozione interna
• La riconversione professionale

Si presenta sotto forma di :

• Trasferimento interno
• Integrazione diretta
• Cambio di posto (senza cambio di grado o di scatto)
• Distacco

In pratica, mobilità interna significa cambiare lavoro, reparto o responsabilità all'interno della stessa organizzazione.

#2 - Qual è il processo di mobilità interna ?

Processo di mobilità interna: definizione e applicazioni

Il processo di mobilità interna descrive quindi il cambiamento di funzione, di status o di reparto di un dipendente all'interno della stessa organizzazione, che può essere: 

• Pubblico : amministrazioni statali, enti locali, comunità di comuni, comunità di conurbazione, ecc. 
• Privato : PMI, aziende nazionali o multinazionali, associazioni. 

Il termine mobilità interna nasconde una serie di realtà diverse. La mobilità può essere avviata da: 

• Da parte del dipendente: si tratta della cosiddetta mobilità volontaria. Il dipendente motiva la propria richiesta di mobilità interna.
• Da parte della direzione o dell'ufficio risorse umane: si tratta della cosiddetta mobilità involontaria o imposta, che può essere il risultato di una riorganizzazione del reparto, di una riclassificazione o di un'urgente necessità per una particolare posizione.

I diversi tipi di mobilità interna

Prima di illustrare le fasi del processo di mobilità interna, è necessario ricordare brevemente i diversi tipi di mobilità interna che si incontrano nelle organizzazioni :

➡️ Mobilità orizzontale

La mobilità orizzontale si verifica quando un dipendente cambia reparto all'interno di un'organizzazione, pur mantenendo la stessa mansione.

➡️ Mobilità verticale

Il concetto di mobilità verticale si applica quando un dipendente riceve una promozione all'interno dello stesso reparto. Ciò si traduce in maggiori responsabilità e potenzialmente in uno stipendio più alto.

➡️ Mobilità trasversale

Nell'ambito della mobilità trasversale, il dipendente si trasferisce in un altro reparto all'interno della stessa organizzazione, acquisendo responsabilità (e persino uno stipendio).

➡️ Mobilità geografica

Va menzionata anche la mobilità geografica. Si tratta della mobilità verso una filiale, una sede (nel caso di un'azienda con più sedi) o un'amministrazione diversa, generalmente più vicina al luogo di residenza del dipendente.

#3 - Perché il processo di mobilità interna è importante: la posta in gioco

Mobilità interna per i dipendenti

I dipendenti di oggi chiedono di più ai loro datori di lavoro in termini di: 

• Condizioni di lavoro e il loro ambiente
• Prospettive di sviluppo interno
• Le loro competenze commerciali

I dipendenti vogliono dare impulso alla propria carriera e realizzare le proprie aspirazioni professionali. In particolare, vogliono:

• Convalidare l'esperienza acquisita (VAE) per acquisire nuove responsabilità.
• Aprire nuove prospettive di carriera cambiando sede, filiale o amministrazione
• Trasferirsi all'interno della propria azienda in posizioni vacanti, diverse o complementari.
• Sviluppare le proprie competenze professionali attraverso l’Individual Learning Account (ILA), ad esempio

Per i dipendenti, il processo di mobilità interna è un modo per:

• Dimostrare impegno e ambizione professionale
• Candidarsi a tutte le offerte di lavoro, anche quelle più lontane dal proprio profilo.  
• Ascoltare attentamente le promesse di mobilità interna
• Inoltrare le offerte di lavoro interne su una delle loro reti professionali, come Linkedin.
• Promuovere l’employer brand (employee advocacy) presso la propria rete di contatti professionali. 

La mobilità interna al servizio delle organizzazioni: verso un partenariato win/win

Quando è efficace, il processo di mobilità interna offre molti vantaggi ai dipendenti. Ma è anche vantaggioso per le aziende che sanno come sostenere il processo di mobilità interna: 

• Riduzione del turnover e dell'assenteismo del personale
• Riduzione dei costi di avviamento e di reclutamento: non è necessario utilizzare i servizi a pagamento di una job board o di un reclutatore esterno.
• Trattenimento dei talenti
• Miglioramento dell'esperienza e del coinvolgimento dei dipendenti
• Valorizzazione dell’employer brand
• Rafforzamento della cultura aziendale

Il processo di mobilità interna è quindi un'opportunità per pacificare e regolare i rapporti tra dipendenti e management. Quest'ultima dimostra il suo desiderio di aiutare i dipendenti, e quindi l'organizzazione stessa, a crescere. 

La partnership tra i dipendenti e la loro dirigenza è una situazione vantaggiosa per entrambe le parti.

Il ruolo decisivo delle risorse umane

È qui che entra in gioco il ruolo dei dipartimenti HR, che devono collaborare in modo intelligente con il senior management e i manager per guidare questa mobilità a vantaggio dei dipendenti. 

La coerenza del processo di mobilità interna dipende dal loro coinvolgimento. Sono nella posizione migliore per progettare il piano di mobilità:

• Definire le esigenze aziendali o gestionali dell'organizzazione
• Stabilire l'esatta portata delle posizioni da ricoprire
• Decidere se è preferibile o meno attingere al pool interno (in collaborazione con i manager).

Gestiscono l'aspetto operativo del reclutamento interno:

• Comunicare le offerte di lavoro attraverso uno strumento di comunicazione interna, ad esempio
• Monitoraggio delle offerte di lavoro
• Off-boarding e on-boarding dei nuovi arrivati, anche se sono già membri dell'organizzazione
• Sostenere i dipendenti con un approccio attivo e agile
• Adottare un approccio adattivo al percorso di carriera di ciascun individuo.
• Aggiunta di clausole di mobilità ai contratti di lavoro

#3 - Vantaggi e limiti del processo di mobilità interna

I vantaggi di un processo di mobilità interna di successo

➡️ Una transizione interna senza problemi

Come abbiamo già detto, la mobilità interna offre molti vantaggi a un'organizzazione. 

Risponde perfettamente all'esigenza delle organizzazioni di adattarsi al mercato del lavoro. È facile sostituire un dipendente in partenza con un assunto interno:

• Non sono necessarie dimissioni
• Nessun periodo di preavviso
• Il periodo di prova non può essere interrotto
• La disponibilità è quasi immediata

La transizione interna avviene senza problemi: il dipendente ha il tempo di abituarsi alle sue nuove mansioni, dividendo inizialmente il suo tempo tra ciascuna posizione.

Inoltre, il dipendente attuale conosce già l'azienda:

• Il suo ambiente di lavoro
• I suoi problemi
• Come funziona
• I suoi futuri colleghi diretti

➡️ Un nuovo dipendente già noto al datore di lavoro

Dal punto di vista amministrativo, non è necessario creare un nuovo file di assunzione o controllare la storia lavorativa. 

Tuttavia, è importante aggiornare il contratto di lavoro con una modifica il prima possibile. Attenzione, però, a garantire che il rappresentante interno abbia le competenze richieste: l'anzianità non è sempre il criterio più appropriato per prendere una decisione. 

La mobilità interna è un aspetto dell'employee experience che merita di essere promosso attraverso iniziative di comunicazione interna: 

• Feedback dei responsabili delle risorse umane
• Testimonianze di dipendenti che hanno beneficiato della mobilità interna

I limiti del processo di mobilità interna

➡️ La necessità di un reclutamento esterno

La mobilità interna non presenta solo vantaggi. Ha anche dei limiti. Per questo motivo deve essere attentamente studiata per rispondere alle esigenze e alle aspettative.

La creazione di nuove posizioni interne e i contorni di alcune funzioni (strategiche o tecniche) a volte ci impongono di reclutare talenti all'esterno: in questo caso, dobbiamo ricorrere a cacciatori di teste, job board o ATS (i metodi classici di reclutamento esterno).

Una mobilità interna troppo sistematica soffoca il dinamismo e la capacità di rinnovamento di un'azienda. Questo è spesso il sintomo di aziende che hanno difficoltà a reclutare all'esterno : 

• Hanno risorse di reclutamento limitate 
• Sono situati in aree occupazionali a bassa crescita
• Sono lontani dalle principali vie di comunicazione 

Inoltre, è utile avere una prospettiva esterna sul funzionamento di un reparto e, più in generale, di un'organizzazione. Apportare nuove energie è utile. 

➡️ La mobilità interna, fonte di squilibrio

Alcune organizzazioni favoriscono la mobilità interna per gestire i movimenti del personale. Bisogna fare attenzione che l'assunzione non provochi uno squilibrio nel funzionamento del dipartimento di origine o di destinazione.

Il rischio è sconvolgere per un bel po alcuni aspetti del collettivo, come:

• Riflessi di lavoro tra colleghi
• L'ambito di attività di ogni persona
• Funzionamento e prestazioni del servizio
• L'atmosfera del servizio

Il problema è lo stesso quando si tratta di risolvere situazioni conflittuali utilizzando il processo di mobilità interna. Si corre il rischio di spostare un problema o di crearne di nuovi.

Nel caso delle piccole organizzazioni (ad esempio, le PMI), è complicato affidarsi esclusivamente alla mobilità interna:

• Il numero di candidati disponibili è necessariamente limitato
• Anche il numero di posti vacanti

I vantaggi della mobilità interna sono limitati. Il reclutamento esterno è ancora una volta essenziale.

#4 - Come implementare la mobilità interna: le 5 fasi chiave

➡️ Fase 1 : redigere e distribuire una carta della mobilità interna

La carta della mobilità interna è il documento che serve come base per ogni dipendente che potrebbe essere interessato alla mobilità interna. Questa carta deve essere facilmente accessibile a tutti. Trasmette un messaggio chiaro e comprensibile a tutti. 

La Carta della mobilità aziendale struttura il vostro processo di mobilità interna. Stabilisce il quadro di riferimento : 

• Politica generale sulla mobilità interna 
• Come fare domanda di mobilità
• Gli strumenti disponibili per la ricerca di un lavoro e la presentazione di una domanda di mobilità
• Criteri di ammissibilità per le richieste di mobilità interna 
• L'identità dei referenti dedicati: Risorse Umane e/o manager

La carta della mobilità interna definisce i valori dell'organizzazione, come il rispetto delle pari opportunità tra uomini e donne. Questo ha l'effetto di porre fine a qualsiasi sospetto di favoritismo o di promozione truccata. 

La Carta definisce gli impegni del management in termini di sostegno alla mobilità dei dipendenti e alla formazione continua.

La diffusione di queste informazioni è di importanza cruciale: per garantire che tutti siano informati, utilizzate il vostro strumento di comunicazione interna per pubblicare un post che includa un link alla vostra carta della mobilità.

Comunicate la vostra carta della mobilità e sensibilizzate i vostri dipendenti. Un dipendente che si candida internamente è innanzitutto un dipendente pienamente consapevole delle proprie opportunità di sviluppo professionale.

➡️ Fase 2 : valutare i dipendenti in modo continuativo

Il know-how e le capacità interpersonali dei dipendenti dovrebbero essere valutati costantemente dai responsabili dei reparti, soprattutto se gli annunci di lavoro interni sono frequenti. I manager monitorano lo stato dei loro reparti. Misurano l'efficienza e la motivazione del personale.

I manager hanno un ruolo di collegamento con le risorse umane: valutano le competenze dei dipendenti (hard e soft skills) e le comunicano alle risorse umane.

Alcuni manager creano pool interni di talenti che probabilmente risponderanno positivamente alle aspettative delle risorse umane per le future offerte di lavoro. 

➡️ Fase 3 : curare i colloqui annuali

Rituale inevitabile in molte organizzazioni, la valutazione annuale delle prestazioni è un modo per premiare gli sforzi compiuti durante l'anno. A volte è un luogo in cui i dipendenti esprimono sia le loro frustrazioni che le loro ambizioni. 

Spetta al dipartimento Risorse Umane di sviluppare il processo di valutazione delle competenze che sarà utilizzato dal manager durante il colloquio di valutazione annuale.

Questo comporta : 

• Elaborare una matrice di competenze basata sugli obiettivi strategici e sulle descrizioni delle mansioni.
• Stesura di una griglia di valutazione delle competenze
• Sfidare il processo di valutazione esistente

La valutazione annuale delle prestazioni merita di essere adeguatamente preparata e guidata dal manager :

• Pianificate la durata del colloquio e le domande da porre.
• Bilancio dell'anno nel suo complesso
• Valutazione degli obiettivi e delle competenze
• Proiettarsi sull'anno che verrà
• Ascoltare i piani di formazione (feedback) o le aspirazioni di carriera dei dipendenti.

Infine, sostenete il dipendente: finanziate la formazione, cambiate mansione, chiedete la mobilità interna, ecc.

➡️ Fase 4 : incoraggiare la formazione e lo sviluppo professionale

Sensibilizzare e incoraggiare i dipendenti a trasferirsi internamente è una buona cosa. Ma adottare un approccio proattivo a lungo termine è ancora meglio. Un dipendente interessato e motivato è un dipendente consapevole delle possibilità di sviluppo interno. 

Di conseguenza, è essenziale comunicare regolarmente la formazione disponibile e offrire a ogni dipendente opportunità di sviluppo professionale. I vostri dipendenti acquisiranno ulteriori competenze che miglioreranno la loro attività professionale.

In questo modo si favorirà la loro carriera all'interno della vostra organizzazione e, perché no, li si incoraggerà a fare domanda di mobilità interna.

Il 66% dei responsabili delle risorse umane ritiene che i percorsi di carriera offerti ai propri dipendenti siano insoddisfacenti.

Estratto dallo studio Gartner "Le 5 priorità per i responsabili delle risorse umane nel 2024".

Questo dimostra che la personalizzazione dei percorsi di carriera è ancora carente. La mobilità interna dovrebbe essere flessibile, in modo che il percorso di carriera di ogni individuo possa essere adattato alle sue esigenze :

• I suoi desideri
• Le sue competenze
• Opportunità attuali

La pratica del "Vivi la mia vita" in un'azienda è un modo interessante per capire le competenze attese, i vincoli e le interazioni sociali di un altro lavoro o di un particolare incarico.

➡️ Fase 5 : Effettuare il reclutamento interno nel miglior modo possibile

Il reclutamento interno deve essere condotto in modo intelligente, rispettando tutte le fasi del reclutamento tradizionale. I candidati si sentiranno valorizzati e i loro sforzi saranno apprezzati.

Per quanto riguarda le risorse umane, ciò significa :  

• Definizione dei requisiti per un posto vacante
• Comunicare l'annuncio di lavoro a tutti i dipendenti
• Raccolta delle domande
• Selezionare i candidati più interessanti
• Accogliere ogni candidato per ascoltare le sue motivazioni
• Comunicare la decisione sia ai candidati selezionati che a quelli non selezionati, incoraggiandoli a perseverare e a superare l'eventuale delusione. 

Dalla parte del candidato, questo comporta : 

• Candidarsi ufficialmente inviando una lettera motivazionale e un Curriculum Vitae (CV) aggiornato
• Prepararsi seriamente alle fasi di selezione, a partire dai colloqui con le risorse umane e con il responsabile del reparto interessato.
• Dimostrare motivazione e ambizione

Il processo di mobilità interna : in breve

La creazione di un processo di mobilità interna è un'opportunità per dimostrare flessibilità e adattabilità. Se ben strutturata, la mobilità interna risponde alle sfide del mercato del lavoro.

 Consente alle organizzazioni di :   

• Soddisfare le aspirazioni di carriera dei dipendenti
• Rispondere rapidamente alle loro esigenze di competenze
• Trattenere e coinvolgere i dipendenti più talentuosi a lungo termine

Ma la creazione di un piano di mobilità interna non è sufficiente. È necessario anche uno strumento di comunicazione interna efficace per diffondere, comunicare, spiegare, convincere e incoraggiare i dipendenti. 

Come parte del nostro strumento di comunicazione interna, l'applicazione Jobs di Steeple si distingue da altre job board e ATS per la sua facilità d'uso ed efficienza : 

• Gli annunci di lavoro possono essere visualizzati nella schermata iniziale della piattaforma.
• Riduzione dei tempi di reclutamento
• Tutti i dipendenti sono coinvolti nel reclutamento 

La vostra candidatura é stata mandata con successo ! A presto !
 
Con pochi clic, i dipendenti possono accedere a tutte le funzioni dell'applicazione Jobs : 

• Sfogliano le offerte di lavoro interne
• Si candidano
• Cooptano una terza parte
• Monitorano l'avanzamento della loro candidatura

L'App Jobs di Steeple è il miglior strumento HR per la mobilità interna e la cooptazione.