L'importance de mettre en place un processus de mobilité interne

Avec les dernières évolutions du monde du travail, le processus de mobilité interne s’est placé au cœur des préoccupations des dirigeants. Il est logiquement devenu un enjeu stratégique pour les départements RH en quête de :

• Recrutement de qualité
• Rétention des talents, notamment ceux issus de la génération Z

89% des responsables RH pensent que les parcours professionnels au sein de leur organisation manquent de clarté pour de nombreux collaborateurs.

Extrait de l'étude "Les 5 priorités des responsables RH en 2024" réalisée par Gartner

La mobilité interne est le moyen idéal pour répondre aux fortes attentes des salariés. C’est également un atout important pour les organisations qui savent la mettre en place : elle favorise la motivation et l’engagement des collaborateurs.

C’est finalement un partenariat gagnant/gagnant entre les salariés et leur employeur. De quoi initier un cycle vertueux dont la finalité est de :

• Renforcer la culture d’entreprise
• Améliorer l’expérience collaborateur

Avec à la clé un environnement professionnel stable tourné vers les objectifs à atteindre et inscrit dans un projet d’entreprise ambitieux. 

Nous vous donnons dans cet article les clés pour mettre en place un processus de mobilité interne au sein de votre organisation. Vous constaterez que la communication interne s'inscrit au cœur de cette démarche.

#1 - Définition du processus de mobilité interne

Qu’est-ce que la mobilité interne ? Ce processus regroupe différentes pratiques qui rythment le parcours professionnel d’un salarié via :

• Le recrutement interne
• Le programme de cooptation
• La promotion interne
• La reconversion professionnelle

Il se matérialise dans la vie des fonctionnaires sous la forme de :

• La mutation interne
• L’intégration directe
• Du changement d’affectation (sans changement de grade ni d’échelon)
• Du détachement

Concrètement, la mobilité interne se traduit par un changement de poste, de service ou de responsabilités au sein d’une même organisation.

#2 - Qu’est-ce que le processus de mobilité interne ?

Processus de mobilité interne : définition et applications

Le processus de mobilité interne décrit donc le changement de fonction, de statut, de service d’un salarié au sein d’une même organisation qui peut être :  

• Publique : administrations d’État, collectivités territoriales, communautés de communes, communautés d’agglomération, etc.  
• Privée : PME, entreprises nationales ou multinationales, association 

Sous l’appellation de mobilité interne se cachent plusieurs réalités. Cette mobilité peut être à l’initiative : 

• Du salarié : on parle alors de mobilité volontaire. Le salarié motive lui-même sa demande de mobilité interne
• De sa hiérarchie ou de son service RH : on parle de mobilité non-volontaire ou imposée, qui peut être une conséquence de la réorganisation d’un service, d’un reclassement ou d’un besoin urgent sur un poste en particulier

Les différents types de mobilité interne

Avant d’expliciter les étapes du processus de mobilité interne, il est nécessaire de rappeler brièvement les différents types de mobilité interne que l’on rencontre dans les organisations :

• La mobilité horizontale

On parle de mobilité horizontale lorsque le salarié change de service au sein de son organisation mais conserve une fonction identique.

• La mobilité verticale

La notion de mobilité verticale s’applique lorsqu'un salarié reçoit une promotion au sein du même service. Cela se traduit par davantage de responsabilités et potentiellement un salaire revu à la hausse.

• La mobilité transversale

Dans le cadre de la mobilité transversale, le salarié change de service et gagne en responsabilités (voire en rémunération salariale) dans un autre service de la même organisation.

• La mobilité géographique

Il convient également de citer la mobilité géographique. Cette notion recouvre la mobilité pour changer de filiale, de site (dans le cadre d’une entreprise multi-sites) ou d’administration, généralement plus proche du lieu de résidence du salarié.

#3 - Pourquoi le processus de mobilité interne est important : les enjeux

La mobilité interne au service des salariés

Aujourd’hui, les salariés sont exigeants vis-à-vis de leur employeur au sujet de : 

• Leurs conditions et leur environnement de travail
• Leurs perspectives d’évolution interne
• Leurs compétences métiers

Les collaborateurs souhaitent dynamiser leur carrière et assouvir leurs aspirations professionnelles. Ils désirent notamment :

• Valider leurs acquis d’expérience (VAE) pour acquérir de nouvelles responsabilités
• Ouvrir de nouvelles perspectives professionnelles en changeant de site, de filiale ou d’administration
• Évoluer au sein de leur entreprise sur des postes vacants, différents ou complémentaires
• Développer leurs compétences-métiers par l’intermédiaire du Compte Personnel de Formation (CPF) par exemple

Le processus de mobilité interne apparaît pour le salarié comme un moyen de :

• Montrer son engagement et son ambition professionnelle
• Postuler à toutes les offres d’emploi, même plus ou loin éloignées de son profil  
• Rester à l’écoute des promesses de mobilité interne
• Relayer des offres d’emploi interne sur l’un de ses réseaux professionnels comme Linkedin
• Promouvoir la marque employeur (employee advocacy) auprès de son réseau professionnel 

La mobilité interne au service des organisations

Lorsqu’elle est efficace, le processus de mobilité interne offre donc de nombreux bénéfices aux collaborateurs. Mais elle est également avantageuse pour les entreprises qui savent accompagner le processus de mobilité interne: 

• Baisse du turnover et du taux d’absentéisme
• Réduction des coûts de départ et de recrutement : pas besoin de faire appel aux services payants d’un Jobboard ou d’un recruteur externe
• Fidélisation des talents
• Amélioration de l’expérience collaborateur et de l’engagement
• Valorisation de la marque employeur
• Renforcement de la culture d’entreprise

Le processus de mobilité interne constitue donc un enjeu de pacification et de régulation des relations entre les salariés et la direction. Celle-ci montre son souhait de faire grandir les collaborateurs et donc l’organisation elle-même. 

Le partenariat entre les salariés et leur direction est de l’ordre du gagnant/gagnant, chaque partie y trouvant son compte.

Le rôle déterminant des Ressources Humaines

C’est ici que le rôle des services RH s’avère primordial : il s’agit pour eux de travailler ensemble en bonne intelligence avec la direction et les managers afin d’être les moteurs de cette mobilité au service des employés. 

La cohérence du processus de mobilité interne dépend de leur implication. Ils sont les mieux placés pour dimensionner le plan de mobilité :

• Définir les besoins-métiers ou d’encadrement de l’organisation
• Établir précisément le périmètre des postes à pourvoir
• Décider s’il est préférable de s’appuyer ou non sur le vivier interne (en collaboration avec les managers)

Ils assurent l’aspect proprement opérationnel du recrutement interne :

• Communiquer les offres d’emploi via un outil de communication interne par exemple
• Réaliser le suivi des offres d’emploi
• Assurer l’offboarding et l’onboarding du nouvel arrivant, même s’il était déjà membre de l’organisation
• Accompagner le collaborateur dans une démarche active et agile
• Adopter une approche adaptative du parcours professionnel de chacun
• Ajouter des clauses de mobilité dans les contrats de travail

#3 - Avantages et limites du processus de mobilité interne

Les avantages d’un processus de mobilité interne réussi

➡️ Une transition interne en douceur

Comme nous l’avons déjà signalé précédemment, la mobilité interne offre de nombreux avantages à une organisation. 

Elle répond parfaitement aux impératifs des organisations d’adaptation au marché du travail. Il est facile de remplacer un départ par un recrutement interne :

• Pas de démission à remettre
• Pas de période de préavis
• Pas de rupture de période d’essai envisageable
• La disponibilité est presque immédiate

La transition interne se fait en douceur : le salarié a le temps de s’habituer à ses nouvelles fonctions en partageant au début son temps entre chaque poste.

De plus, le salarié en poste connaît déjà l’entreprise :

• Son environnement de travail
• Ses problématiques
• Son fonctionnement
• Ses futurs collègues directs

➡️ Un nouveau collaborateur déjà connu de son employeur

D’un point administratif, pas besoin de constituer un nouveau dossier d’embauche ou de vérifier les antécédents professionnels. 

Cependant, il est important d’actualiser son contrat de travail via un avenant dès que possible. Attention tout de même à vous assurer que l’élu(e) interne possède les compétences requises : l’ancienneté n’est pas toujours le critère de décision le plus judicieux. 

La mobilité interne est un aspect de l’expérience collaborateur en entreprise qui mérite d’être relayée par des actions de communication interne afin de la partager : 

• Retours d’expérience des responsables RH
• Témoignages de collaborateurs ayant profité d’une mobilité interne

Les limites du processus de mobilité interne

➡️ La nécessité d'un recrutement externe

Il n’y a pas que des avantages à mettre en place en place la mobilité interne. Cette démarche a ses limites. C’est pour cela qu’elle doit faire l’objet d’une réflexion aboutie pour cibler les besoins et les attentes.

La création de nouveaux postes internes et le contour de certaines fonctions (stratégiques ou techniques) nécessitent parfois de recruter des talents en externe : il faut alors faire appel à des chasseurs de tête, à des Jobboards ou à des ATS (les modes classiques de recrutement externe).

Une mobilité interne trop systématique bride le dynamisme d’une entreprise et sa capacité de renouvellement. C’est souvent le symptôme des entreprises qui ont du mal à recruter en externe : 

• Elles ont des moyens de recrutement limités 
• Elles sont situées dans des bassins d’emploi peu porteurs
• Elles sont éloignées des grands axes de transport 

De plus, il est pertinent qu’un regard extérieur puisse être porté sur le fonctionnement d’un service et plus généralement sur celui d’une organisation. L’apport d’une énergie nouvelle s’avère utile. 

➡️ La mobilité interne, source de déséquilibre

Certaines organisations privilégient la mobilité interne pour gérer les mouvements de personnel. Il faut veiller à ce qu’un recrutement ne provoque pas de déséquilibre dans le fonctionnement du service d’origine ou de destination.

Le risque est de bouleverser pour un bon moment certains aspects du collectif comme :  

• Les réflexes de travail entre collègues 
• Le périmètre d’activité de chacun
• Le fonctionnement et les performances du service
• L’ambiance de service 

La problématique est identique lorsqu’il s’agit de régler des situations conflictuelles en usant du processus de mobilité interne. Vous risquez de déplacer un problème ou d’en créer de nouveaux.

Dans le cas des organisations de petite taille (PME par exemple), il est compliqué de ne compter que sur la mobilité interne :

• Le nombre de candidats disponibles est forcément limité
• Le nombre de places à pourvoir aussi

Les bénéfices de la mobilité interne sont restreints. Le recours au recrutement externe s’impose une fois de plus.

#4 - Comment mettre en place la mobilité interne : les 5 étapes-clés

➡️ Étape n°1 : rédigez et diffusez une charte de mobilité interne

La charte de mobilité interne est le document qui sert de base à tout salarié susceptible d’être intéressé par la mobilité interne. Cette charte doit être facilement accessible pour tout le monde. Elle diffuse un message clair et compréhensible par tous. 

La charte de mobilité en entreprise structure votre processus de mobilité interne. Elle en fixe le cadre : 

• La politique générale en matière de mobilité interne 
• Les modalités de la demande de mobilité : comment postuler
• Les outils à disposition pour trouver une offre d’emploi et faire une demande de mobilité
• Les critères d'éligibilité de la demande de mobilité interne 
• L’identité des interlocuteurs dédiés : Ressources humaines et/ou managers

La charte de mobilité interne expose les valeurs de votre organisation comme le respect de l’égalité des chances hommes/femmes par exemple. Cela a pour effet de couper court aux soupçons de favoritisme ou de promotion truquée. 

La charte explicite les engagements de la direction en matière d’accompagnement à la mobilité et en faveur de la formation continue des employés.

Sa diffusion revêt une importance cruciale : afin de vous assurer d’informer tout le monde, utilisez votre outil de communication interne pour publier un post incluant le lien vers votre charte de mobilité.

Communiquez votre charte de mobilité et sensibilisez vos collaborateurs. Un salarié qui postule en interne est d’abord un salarié qui a pleinement connaissance de ses opportunités d’évolution.

➡️ Étape n°2 : évaluez vos collaborateurs en continu

L’évaluation du savoir-faire et du savoir-être des salariés doit être réalisée en continu par les responsables de service, surtout si la diffusion d’annonces d’emploi interne est fréquente. Les managers prennent le pouls de leur service. Ils mesurent l’efficacité et la motivation de leurs collaborateurs.

Les managers ont un rôle de relais auprès des RH : ils évaluent les compétences (hard skills et soft skills) des salariés et les communiquent aux RH.

Certains managers constituent des viviers internes, qui sont constitués de talents internes susceptibles de répondre positivement aux attentes des RH sur les futurs postes à pourvoir. 

➡️ Étape n°3 : soignez les entretiens annuels

Rituel incontournable dans bon nombre d’organisations, l’entretien annuel vient sanctionner les efforts réalisés durant l’année. C’est parfois un lieu où s’exprime à la fois la frustration et l’ambition des salariés. 

Il revient au service RH de mettre au point le process d’évaluation des compétences qui sera utilisé par le manager lors de son entretien annuel. Ce qui revient à : 

• Élaborer la matrice des compétences en fonction des objectifs stratégiques et des fiches de poste
• Établir une grille de notation des compétences
• Challenger le process d’évaluation en place

L’entretien annuel mérite d’être correctement préparé et bien animé par le manager :

• Prévoir la durée de l’entretien ainsi que les questions à poser
• Faire un bilan général de l’année écoulée
• Évaluer les objectifs et les compétences
• Se projeter sur l’année à venir
• Etre à l’écoute des projets de formation (feedbacks) ou des aspirations professionnelles du salarié
• Enfin, accompagner ce salarié : financement d’une formation, évolution de ses missions, demande de mobilité interne…

➡️ Étape n°4 : encouragez les formations et le développement professionnel

Sensibiliser et encourager vos collaborateurs à la mobilité interne, c’est bien. Engager une démarche proactive sur la durée, c’est encore mieux. Un collaborateur concerné et motivé est un collaborateur qui a conscience des possibilités d’évolution interne. 

En conséquence, il est essentiel de communiquer régulièrement sur les formations disponibles et de proposer des opportunités de développement professionnel à chaque salarié. Vos collaborateurs acquerront des compétences complémentaires propres à renforcer leur activité professionnelle.

Ce qui aura pour effet de dynamiser leur parcours au sein de votre organisation et pourquoi pas les inciter à faire une demande de mobilité interne.

66% des responsables RH estiment que les parcours professionnels proposés à leurs collaborateurs ne sont pas satisfaisants.

Extrait de l'étude "Les 5 priorités des responsables RH en 2024" réalisée par Gartner.

C’est dire si la personnalisation des parcours professionnels reste défaillante. La mobilité interne doit être modulable pour adapter le parcours de chacun en fonction de :

• Ses envies
• Ses compétences
• Des opportunités du moment

La pratique du “Vis ma vie” en entreprise est intéressante pour comprendre les compétences attendues, les contraintes et les interactions sociales d’un autre poste ou d’une mission en particulier.

➡️ Étape n°5 : menez un recrutement interne dans les règles de l’art

Il convient de mener un recrutement interne intelligemment, en respectant toutes les étapes d’un recrutement classique. Les candidats se sentiront estimés, leur démarche sera appréciée à sa juste valeur.

Ce qui signifie côté RH de :  

• Définir des besoins sur un poste vacant
• Communiquer l’annonce d’emploi à tous les salariés
• Collecter les candidatures
• Sélectionner les candidatures les plus intéressantes
• Accueillir chaque postulant pour écouter leurs motivations
• Communiquer la décision aux candidats heureux et malheureux, en encourageant ces derniers à persévérer et à surmonter les éventuelles déceptions 

Cette démarche implique du côté du candidat : 

• De faire officiellement acte de candidature en transmettant une lettre de motivation et un Curriculum Vitae (CV) mis à jour
• De préparer sérieusement les étapes de sélection, à commencer par les entretiens avec le RH et le responsable du service concerné
• De faire preuve de motivation et d’ambition

Le processus de mobilité interne : en résumé

La mise en place d’un processus de mobilité interne est l’occasion de montrer de la flexibilité et de l'adaptabilité. Quand elle est bien structurée, la mobilité interne répond aux défis du marché du travail.

Elle permet aux organisations de :   

• Satisfaire les aspirations professionnelles des salariés
• Répondre rapidement à leurs besoins en compétences
• Fidéliser et d’engager durablement les collaborateurs les plus talentueux

Mais il ne suffit pas de mettre en place un plan de mobilité interne. Encore faut-il s’appuyer sur un outil de communication interne performant pour diffuser, communiquer, expliciter, convaincre et inciter vos collaborateurs. 

Intégrée à notre outil de communication interne, l’application Jobs de Steeple se distingue des Jobboards et autres ATS par sa simplicité d’utilisation et son efficacité : 

• Les annonces d’emploi sont visibles sur l’écran d’accueil de la plateforme
• Les délais de recrutement sont raccourcis
• L’intégralité des collaborateurs est impliquée dans le recrutement 

En quelques clics, les salariés ont accès aux fonctionnalités de l’application Jobs : 

• Ils parcourent les offres d'emploi internes
• Ils se portent candidats
• Ils cooptent un tiers
• Ils suivent l’état d’avancement de leur candidature

L’App Jobs de Steeple est le meilleur outil RH au service de la mobilité interne et de la cooptation.