Comment réussir sa newsletter interne ?

Publié le 19/09/2024

La communication interne est l'une des pierres angulaires du succès d'une entreprise. Pour assurer une bonne transmission de l'information, favoriser la cohésion des équipes, et renforcer la culture d'entreprise, une newsletter interne bien conçue est un outil puissant. 

Cet article vous guidera pour réussir votre newsletter interne, avec une attention particulière sur la planification, la création de contenu, la gestion de l'audience et l'analyse des performances. 

#1. Pourquoi une newsletter interne est-elle cruciale pour votre entreprise ?

La newsletter interne peut être un outil puissant pour :

Renforcer la culture d'entreprise

Une culture d'entreprise forte est un facteur clé de rétention des talents et de satisfaction des employés. Une newsletter interne envoyée régulièrement permet de rappeler les valeurs de l'entreprise, de célébrer les succès et de partager les histoires inspirantes qui forment le socle de cette culture. En mettant en lumière les actions qui incarnent les valeurs de l'entreprise, vous encouragez les employés à les adopter dans leur travail quotidien.

Améliorer la transparence et la confiance

La transparence est essentielle pour instaurer un climat de confiance au sein d'une organisation. Lorsque les employés sentent qu'ils sont informés de façon transparente et récurrente sur des décisions importantes, des évolutions de l'entreprise et des projets à venir, ils sont plus enclins à s'investir et à s'engager dans leur travail. Une newsletter interne est un bon moyen de diffuser ces informations de manière régulière et systématique.

Favoriser l'engagement et la collaboration

Une communication interne efficace encourage l'engagement des employés en les tenant informés des opportunités de développement, des événements internes, et des projets collaboratifs. Elle offre également une plateforme pour que les employés partagent leurs idées, posent des questions, ou expriment leurs préoccupations. Cela favorise un environnement de travail plus collaboratif où chacun se sent valorisé et impliqué.

Coordonner les efforts et réduire les silos

Dans les grandes entreprises ou celles avec plusieurs sites, les silos d'information peuvent rapidement se former, créant des fractures dans la communication. Une newsletter interne aide à centraliser les informations, à coordonner les efforts entre les différentes équipes, et à s'assurer que tout le monde travaille pour atteindre les mêmes objectifs.

#2. Planification de votre newsletter interne

La réussite d'une newsletter interne commence par une planification minutieuse. Cela implique de définir des objectifs clairs, d'identifier votre audience, et de structurer vos contenus pour répondre à leurs attentes.

Définir les objectifs

Avant de lancer votre newsletter, il est nécessaire de définir clairement vos objectifs. Voici quelques exemples d'objectifs courants pour une newsletter interne :

• Informer : diffuser des informations importantes sur l'entreprise, telles que les nouvelles politiques, les mises à jour des projets, ou les annonces de la direction.
• Engager : encourager l'engagement des employés en partageant des histoires inspirantes, en mettant en lumière les réussites de l'équipe, ou en promouvant des événements internes.
• Éduquer : offrir des ressources éducatives telles que des formations, des conseils professionnels, ou des guides sur des outils spécifiques.
• Célébrer : reconnaître et célébrer les succès individuels et collectifs au sein de l'organisation.
  

En définissant vos objectifs dès le départ, vous pourrez structurer le contenu de votre newsletter de manière à ce qu'il réponde à ces objectifs spécifiques.

Connaître votre audience

Posez-vous les questions suivantes pour mieux connaître votre audience :

• Qui sont vos lecteurs ? Identifiez les publics de votre audience en prenant en compte les différents métiers et leurs localisations (terrain ou bureaux, international ou non).
• Quels sont leurs besoins ? Quelles informations sont les plus pertinentes pour eux ? Mises à jour de projets, annonces de nouveaux processus, ressources pour leur développement professionnel ?
• Quelles sont leurs préférences de communication ? Privilégient-ils les textes courts et directs ou des contenus plus détaillés avec des éléments visuels ?
  
  

En segmentant votre audience et en personnalisant le contenu pour chaque groupe, vous augmentez la pertinence de votre newsletter et, par conséquent, son efficacité. Cela implique par conséquent une charge de travail supplémentaire, avec l'élaboration de plusieurs versions pour répondre aux besoins de chacun. 

Fréquence et calendrier d’envoi

La régularité est cruciale pour maintenir l'engagement des collaborateurs. Déterminez une fréquence d'envoi qui convient à la quantité d'informations à partager et à la disponibilité de votre équipe. Voici quelques possibilités :

• Hebdomadaire : idéale pour les grandes entreprises où les informations évoluent rapidement.
• Mensuelle : convient aux entreprises de taille moyenne où les mises à jour peuvent être regroupées.
• Trimestrielle : pour les entreprises plus petites ou celles avec un flux d'informations moins dense.

Fixez un calendrier d'envoi clair et respectez-le. Cela permettra de créer une routine pour les collaborateurs et de créer un sentiment d’attente à l’approche de la date.

#3. La nécessité de créer un contenu captivant

Le contenu est le cœur de votre newsletter interne. Pour maintenir l'intérêt de vos collaborateurs, il doit être pertinent, engageant, et varié.

Offrir du contenu pertinent

Le contenu de votre newsletter doit répondre directement aux besoins et intérêts des salariés. Voici quelques idées de contenus qui peuvent être inclus dans une newsletter interne :

• Annonces de l'entreprise : partagez des informations sur les nouveaux projets, les acquisitions, les partenariats stratégiques, ou les changements de direction.
• Témoignages collaborateurs : mettez en lumière les réussites individuelles ou d’équipe, et racontez des histoires inspirantes au sein des différentes équipes.
• Opportunités de développement : annoncez les formations ou les séminaires disponibles pour les employés.
• Événements internes : informez sur les événements à venir, qu'ils soient sociaux, comme des fêtes de fin d'année, ou professionnels, comme des journées de formation.
• Conseils et astuces : offrez des conseils pratiques sur des sujets pertinents, comme l'utilisation de nouveaux outils, la gestion du temps, ou le bien-être au travail.
  

Varier les formats

L'alternance des formats de contenu dans votre newsletter est essentielle pour maintenir l'intérêt des lecteurs. Voici quelques formats à envisager :

• Articles courts : parfaits pour du partage d’information rapide.
• Interviews : faites des interviews écrites de membres de la direction ou d’employés sur des sujets spécifiques.
• Vidéos : incluez des liens vers des vidéos internes, comme des messages de la direction ou des tutoriels.
• Infographies : utilisez des infographies pour illustrer des données importantes ou des processus complexes.
• Quiz et sondages : intégrez des éléments interactifs comme des sondages pour recueillir les opinions des employés ou des quiz pour tester leurs connaissances sur l'entreprise.
  

Utiliser un ton adapté

Le ton de votre newsletter doit être cohérent avec la culture de votre entreprise et adapté à votre audience. Voici quelques conseils pour trouver le bon ton :

• Professionnel mais convivial : pour une audience professionnelle, un ton trop décontracté peut sembler déplacé. Optez pour un style professionnel mais chaleureux.
• Personnalisé : utilisez le nom des employés dans les segments pertinents pour personnaliser le message.
• Encourageant : mettez avant tout en valeur les réussites et encouragez les efforts de tous les employés, ce qui renforce le moral et l'engagement.
  

#4. Le design et la présentation

Le design de votre newsletter est tout aussi important que le contenu. Un bon design facilite la lecture, améliore l'expérience utilisateur, et renforce l'identité de marque de votre entreprise. Celui-ci sera bien évidemment différent qu’il s’agisse d’une newsletter mise à disposition en version papier ou en version numérique.

Simplicité et Lisibilité

Optez pour un design simple et épuré qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur le contenu sans être distraits. Voici quelques principes à suivre :

• Police claire : utilisez une police lisible, comme Arial ou Helvetica, avec une taille de caractère suffisamment grande pour une lecture confortable.
• Mise en page aérée : assurez-vous que le contenu est bien structuré avec des paragraphes courts, des sous-titres, et des espaces blancs suffisants.
• Couleurs cohérentes : respectez la charte graphique de l'entreprise en utilisant les couleurs de la marque pour maintenir une cohérence visuelle.
  

Design responsive

Dans le cas d’une newsletter numérique, il est essentiel que votre design soit responsive. Voici comment procéder :

• Mise en page flexible : utilisez des mises en page qui s'adaptent automatiquement à la taille de l'écran, qu'il s'agisse d'un ordinateur de bureau, d'une tablette ou d'un smartphone.
• Images adaptatives : assurez-vous que les images se redimensionnent correctement sur les petits écrans sans perdre en qualité.
• CTA optimisés pour le mobile : placez les boutons d’appel à l’action (CTA) dans des zones faciles d’accès sur mobile, avec une taille suffisante pour être cliquables du premier coup.
  

#5. Mesurer l’impact de votre newsletter interne

L'envoi de la newsletter ne marque pas la fin de votre travail. Pour garantir son efficacité, il est crucial de suivre ses performances et de l'améliorer continuellement. S’il est très dur à suivre pour une newsletter interne au format papier, il est facilement mesurable pour une newsletter interne envoyée via un CMS.

Suivi des KPI

Le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) vous permet de mesurer l'efficacité de votre newsletter interne. Voici quelques KPI à surveiller dans le cas d’une newsletter numérique envoyée par mail :

• Taux d'ouverture : indique le pourcentage d'employés qui ont ouvert la newsletter. Un taux d'ouverture élevé signifie que le sujet de l'email était pertinent et attirant.
• Taux de clic : mesure le pourcentage de lecteurs qui ont cliqué sur un lien dans la newsletter. Cela reflète l'engagement des lecteurs avec le contenu.
• Feedback qualitatif : encouragez les employés à donner leur avis sur la newsletter, soit par le biais de sondages, soit lors de réunions. Le feedback qualitatif peut révéler des insights que les données quantitatives ne montrent pas.
  

Amélioration continue

L'analyse des performances doit être suivie par une action concrète pour améliorer la newsletter.

• Ajustement du contenu : si certains types de contenus ne fonctionnent pas bien (par exemple, peu de clics sur une section spécifique), envisagez de le modifier ou de le remplacer par quelque chose de plus pertinent pour vos équipes.
• Fréquence d'envoi : si le taux d'ouverture diminue, cela peut être un signe que la fréquence des envois est trop élevée. Envisagez de réduire la fréquence pour voir si cela améliore l'engagement.
  

Intégration avec d’autres outils de communication

Pour maximiser l'impact de votre newsletter interne, elle doit s'intégrer harmonieusement avec les autres outils de communication de l'entreprise. Voici comment :

• Intranet : publiez les éditions de la newsletter sur l'intranet de l'entreprise pour permettre à ceux qui auraient manqué l'email de la consulter.
• Réseaux sociaux d'entreprise : partagez des liens vers des articles ou des sections spécifiques de la newsletter sur les plateformes de réseaux sociaux internes.
• Réunions : utilisez les réunions d'équipe pour discuter des sujets abordés dans la newsletter, renforçant ainsi l'importance des informations partagées.
  
  

#6. Les limites de la newsletter interne

Même s’il s’agit d’un outil de communication interne qui a fait ses preuves et est ancrée dans la culture des entreprises pour partager de l’information, la newsletter interne comporte certaines limites : 

• Le temps accordé à son élaboration : entre la récolte des informations, la rédaction du contenu, la mise en page et la distribution aux salariés, la newsletter interne coûte bien souvent énormément de temps à celui qui en a la charge.
• Le format n'est pas toujours adapté : entre newsletter papier ou digitale, le choix se fait selon le fonctionnement de l’entreprise et le public visé. Cela se complique lorsque l’entreprise est multi-site et multi-public. Comment toucher à la fois les collaborateurs des bureaux et ceux du terrain ?
  
• Dans le cas d'une newsletter papier, il est nécessaire de se reposer sur des tiers pour le partage du document. Cela implique de prévenir les différentes personnes en charge sur les sites distants et de leur faire confiance sur l’impression puis la mise à disposition de la newsletter.
  
• Entre le moment de la récolte d’informations et la publication de la newsletter, l’information n’est bien souvent déjà plus à jour. Ce constat est d’autant plus vrai pour des versions papier.
  
• Bien souvent, les entreprises qui optent pour une newsletter digitale la partage sous format PDF. Il est donc impossible de suivre des indicateurs de performance et de vérifier sa pertinence. 
  
• Enfin, cette solution manque d’interactions entre les salariés ou entre la direction et le reste des équipes. Il n’y a là qu’une descente d’information et le public visé ne peut ni réagir à l’information ni poser des questions.
  

#7. Conclusion

Réussir une newsletter interne ne se fait pas du jour au lendemain. Cela demande une compréhension profonde de votre audience, une stratégie de contenu bien pensée, un design soigné et une analyse continue des performances. 

Cependant, malgré la prise en compte de ces conseils, une newsletter interne n’est pas forcément l’outil de communication le plus efficace, surtout à l’heure de la digitalisation des entreprises. Il peut être nécessaire de se tourner vers des solutions de communication digitales participatives, inclusives et faciles d’utilisation comme Steeple, où l’interaction entre les collaborateurs est au cœur de la stratégie de communication.