Intranet vs. Steeple : quel outil pour votre communication interne ?

Pourquoi la plupart des entreprises n’ont pas besoin des deux.

La question est presque toujours posée comme un duel, et le duel est absurde. Mais la réponse rassurante — « ce sont deux besoins différents, vous aurez les deux » — l’est presque autant, et elle coûte cher à des entreprises qui achètent un intranet dont elles n’avaient pas l’usage.

La réalité est plus tranchée. Pour la majorité des entreprises, un seul des deux suffit. Et ce qui décide n’est ni la taille, ni le secteur, ni le budget. C’est une question unique, à laquelle vous pouvez répondre en trente secondes.

Une précision de vocabulaire avant d’entrer dans le sujet. « Intranet » n’est pas un produit, c’est une catégorie. Elle recouvre aussi bien un SharePoint hérité de 2012 qu’une plateforme moderne dotée d’une application mobile, d’une API et de statistiques d’usage. Les généralités sur « l’intranet » sont donc à manier avec précaution, et nous allons éviter d’en écrire.

La question qui décide

Devez-vous pouvoir établir quelle version d’un document était en vigueur à une date donnée, et qui l’a validée ?

C’est tout. Si la réponse est oui, il vous faut une gestion documentaire au sens strict, et aucun outil de communication interne ne la remplacera. Si la réponse est non — et c’est le cas de la plupart des entreprises — vous n’avez probablement pas besoin d’un intranet.

La réponse est oui quand vous êtes certifié sur un référentiel qualité, quand vous êtes un laboratoire ou un établissement de santé, quand un service juridique gère des dossiers dont l’historique doit être opposable. Vos procédures portent alors un indice de révision, elles passent par une approbation avant d’être diffusables, et il faut pouvoir démontrer laquelle s’appliquait le jour d’un incident.

La réponse est non quand vos documents doivent être trouvables plutôt que versionnés : règlement intérieur, accords d’entreprise, notes de service, formulaires, consignes de sécurité, affichage réglementaire. Personne ne vous demandera jamais quel indice de révision était en vigueur en mars.

Si la réponse est oui : trois choses qu’un intranet fait et qu’un outil de communication interne ne fait pas

Ce n’est pas une liste de reproches. C’est la description d’un métier différent, et il n’y en a que trois.

Le cycle de vie du document. Historique de versions, indice de révision, circuit de validation avant que le document devienne visible, date de péremption, politique de conservation. Une procédure qualité n’est pas un contenu qu’on publie : c’est un objet qui a un état, un propriétaire et une traçabilité en amont de sa diffusion.

Les pages éditoriales structurées. Un intranet est un site : un espace Qualité, un espace Achats, chacun avec des pages rédigées dedans et sa propre navigation. Une base documentaire organise des dossiers contenant des fichiers ; ce n’est pas la même chose, et pour une documentation métier étendue la différence se sent.

La coédition. Écrire un document à plusieurs, en même temps, avec commentaires et suivi des modifications. Cela appartient à la suite bureautique, et un intranet adossé à Microsoft 365 ou Google Workspace y donne accès nativement.

Une remarque utile si vous êtes dans ce cas : cela ne signifie pas que vous n’avez besoin de rien d’autre. Une entreprise certifiée a souvent un intranet impeccable au siège et un atelier qui n’y a jamais accédé. Voir plus bas la règle de répartition.

Si la réponse est non : ce que « besoin d’un intranet » veut dire en réalité

C’est le cas le plus fréquent, et le plus mal servi par les articles qui traitent ce sujet.

Quand une entreprise dit avoir besoin d’un intranet sans avoir d’exigence de versionnage, elle exprime en général quatre besoins précis.

Un endroit stable pour les documents utiles, organisé, avec des accès différenciés selon les services.
Retrouver une information dans ces documents sans savoir dans quel dossier elle se trouve.
Un annuaire et un organigramme à jour, consultables par tous.
Un point d’entrée vers les offres internes, les événements, les outils du quotidien.

Les quatre sont couverts par un outil de communication interne actuel. Acheter en plus une plateforme documentaire pour ranger une trentaine de documents revient à payer une bibliothèque pour une étagère.

Ce qu’un intranet ne fait pas, et pourquoi ce n’est pas un défaut

Deux limites structurelles, qui découlent de sa destination.

Il faut y aller. Un intranet est un lieu, pas un canal : il attend qu’on vienne. Cela fonctionne pour ce qui se cherche. Cela ne fonctionne pas pour ce qui doit arriver — un changement d’horaire de quai, une consigne après un incident, une annonce que tous doivent recevoir au même moment. Publier une information sur un intranet et considérer qu’elle est diffusée revient à poser une note sur une table et à considérer qu’elle est lue.

Il faut un compte. L’accès nominatif est la condition d’entrée, et c’est ce qui permet la gestion des droits : ce n’est donc pas un oubli, c’est une contrepartie. La conséquence est mécanique — les salariés sans adresse professionnelle, sans poste informatique ou sans licence sont hors du dispositif. Dans une entreprise de bureaux, cela ne concerne personne. Dans un réseau de magasins, une usine, un entrepôt ou une entreprise de travaux, cela peut concerner la majorité de l’effectif.

Et la difficulté n’est pas seulement matérielle. Selon l’Insee, 34 % de la population de 16 à 74 ans n’utilise pas Internet ou n’a pas les notions de base dans au moins un des cinq domaines essentiels en 2025 — une part en recul, puisqu’elle était de 38 % en 2021, mais qui atteint 36 % chez les 45-59 ans et 55 % chez les 60-74 ans. Chez ces derniers, elle monte à 62 % pour les personnes titulaires d’un CAP-BEP ou d’un diplôme inférieur, contre 20 % pour les diplômés du supérieur.

Ce sont des données de population générale et non d’entreprise : un salarié de 55 ans en production n’est pas nécessairement dans les 36 %. Elles indiquent une pente, elles ne décrivent pas votre effectif. Mais la pente compte : plus vos métiers sont manuels et vos équipes anciennes, plus un dispositif qui suppose un compte, une arborescence et une requête de recherche laisse du monde à la porte.

Trois choses qu’un outil de communication interne fait et qu’un intranet ne fait généralement pas

La comparaison n’est pas à sens unique, et c’est le point que les articles sur le sujet omettent.

Atteindre les salariés sans compte. Un écran tactile installé à l’entrée d’un site ou dans un atelier se consulte sans identifiant ni mot de passe. C’est la seule façon d’atteindre un intérimaire arrivé le matin, un opérateur sans adresse professionnelle, ou un salarié qui refuse d’installer une application sur son téléphone personnel.

Établir qu’un document a été lu. C’est l’apport le plus sous-estimé, et il change la réponse à la question de l’affichage obligatoire. Sur un document critique — règlement intérieur, procédure de sécurité, note de service — vous pouvez demander à chaque collaborateur de confirmer formellement qu’il en a pris connaissance, suivre en temps réel qui l’a fait, relancer ceux qui ne l’ont pas fait, et conserver l’historique. Un intranet vous dit au mieux qu’une page a été ouverte ; il ne produit pas cette trace.

Interroger la base documentaire en langage naturel. Un collaborateur qui demande « quelle est la procédure en cas d’accident ? » obtient la réponse tirée des documents internes, sans avoir à deviner dans quel dossier chercher. Cela déplace la charge : ce n’est plus au salarié de savoir comment la documentation est rangée. Et cela réduit précisément la barrière que mesure le chiffre de l’Insee — poser une question en français demande moins de compétences numériques que naviguer dans une arborescence.

Le cas mixte, et la règle qui évite de payer deux fois

Certaines entreprises ont réellement les deux besoins : une exigence de versionnage au siège, et un effectif de terrain hors d’atteinte. C’est fréquent dans l’industrie certifiée, le BTP et la santé.

Une règle suffit à éviter le doublon, et il faut la poser avant d’acheter : ce qui doit être opposable reste sur l’intranet, ce qui doit arriver passe par le canal de diffusion. La procédure qualité, avec son indice de révision, reste dans la gestion documentaire ; l’information qu’elle a changé passe par le canal, avec le lien et une demande de confirmation de lecture.

Sans cette règle, vous obtiendrez deux outils contenant la même chose et des salariés qui ne savent plus où regarder — soit exactement le problème que vous cherchiez à résoudre.

Si vous avez déjà un intranet : quatre vérifications avant d’acheter

C’est la partie que les éditeurs, nous compris, écrivent rarement. Elle vous fera peut-être économiser un budget.

Vérifiez ce que votre intranet sait déjà faire. Les plateformes ont beaucoup évolué, et une partie des fonctions que vous cherchez existe peut-être dans une version que vous n’avez pas activée. Demandez à votre prestataire ou à votre direction informatique un inventaire de ce qui est disponible et non utilisé, avant de comparer des solutions.

Comptez vos licences dormantes. Si vous payez des comptes pour des salariés qui ne s’y connectent jamais, la question n’est pas d’ajouter un outil mais de redimensionner celui-ci. Ce que vous économiserez financera peut-être le reste.

Identifiez précisément la population non couverte. Combien de salariés, sur quels sites, sur quels postes. Un chiffre, pas une impression. C’est ce nombre qui détermine si un second dispositif se justifie, et c’est aussi lui qui vous servira d’argumentaire en comité de direction.

Décidez ce qui vit où avant d’acheter. Voir la règle ci-dessus.

Ce que Steeple couvre, et ce qu’il ne couvre pas

Steeple répond au cas où la réponse à la question initiale est non, et à la partie diffusion du cas mixte.

Les applications comprises dans l’offre : Publications, adressables par périmètre pour distinguer l’entreprise, le site et l’équipe ; Documents, avec dossiers et sous-dossiers, droits de lecture et d’écriture par utilisateur, service ou site, prévisualisation sans téléchargement, suivi des consultations et confirmation de lecture ; Messagerie instantanée ; Annuaire ; Calendrier ; Offres d’emploi pour la mobilité interne et la cooptation ; Veille ; Agents, dont celui qui interroge la base documentaire en langage naturel ; et Statistiques, lisibles par site et par support.

L’accès repose sur trois appareils complémentaires : un écran tactile ou une borne installée sur le site, consultable sans compte ni mot de passe ; une application mobile ; un accès sur ordinateur. S’y ajoutent la traduction automatique et les intégrations techniques usuelles — API, authentification unique, synchronisation des comptes avec votre SIRH.

Ce pour quoi ce n’est pas le bon outil, et il vaut mieux le savoir avant une démonstration :

Pas de cycle de vie documentaire. Ni historique de versions, ni indice de révision, ni circuit de validation avant publication, ni date de péremption. Un document publié remplace le précédent. La confirmation de lecture intervient après la publication, pas avant.
Pas de pages éditoriales structurées. L’organisation se fait par dossiers et par périmètre, pas par espaces thématiques rédigés dans l’outil.
Pas de coédition. Steeple centralise et diffuse des documents produits ailleurs ; on n’y écrit pas à plusieurs.

Comparer les coûts sans comparer des choux et des carottes

Les deux catégories ne se facturent pas de la même façon, et un montant mis en face d’un autre ne veut rien dire tant qu’on n’a pas rendu les périmètres comparables.

Un intranet mêle en général une part d’investissement — conception, intégration, reprise de contenu, développements spécifiques — et une part récurrente : licences, hébergement, maintenance, évolutions. Selon qu’il est acheté clé en main, adossé à une suite déjà payée ou développé sur mesure, l’écart entre deux projets est considérable. Nous ne publions pas de fourchette : nous n’avons pas de données que nous puissions sourcer, et un chiffre inventé ne vous aiderait pas.

Trois questions rendent les devis comparables.

Sur quelle base êtes-vous facturé ? Par utilisateur actif, par compte créé, ou par salarié de l’entreprise. À montant affiché égal, la facture et la couverture diffèrent du tout au tout — en particulier si une partie de votre effectif ne se connectera jamais.

Qu’y a-t-il en dehors de l’abonnement ? Matériel, installation, intégration au SIRH, reprise de l’existant, formation, accompagnement, montée en charge lors des recrutements.

Que payez-vous déjà ? Si vos salariés disposent de licences bureautiques comprenant un intranet social, une partie de la dépense est engagée. Le calcul utile porte sur le coût marginal, pas sur le coût total de chaque solution prise isolément.

Pour information, notre tarif est public : 3 € HT par mois et par collaborateur, avec un minimum de 150 € HT par mois en dessous de cinquante salariés. Les écrans tactiles font l’objet d’un pack distinct.