Steeple remplace votre newsletter interne et vous fait gagner du temps

Que vous soyez une petite (TPE), moyenne (PME) ou grande entreprise, communiquer à l’ensemble de vos équipes via une newsletter interne est devenu une priorité.

En effet, les outils de communication interne n’ont jamais eu autant d’importance pour :

• Diffuser de l’information
• Impliquer les salariés
• Développer la cohésion d'équipe
• Motiver les équipes
• Etc.

Si depuis des années la newsletter est l’un des outils les plus utilisés pour diffuser de l’information, elle a aussi montré certains inconvénients :

• Comment faire pour réussir à engager les salariés lorsqu’ils ne lisent pas tous leurs mails et que certains n’ont pas d’adresse mail professionnelle ?
• Comment réussir à créer de l’interaction avec une communication interne uniquement descendante ?

L’outil Steeple a bien cerné le défi des entreprises issues des secteurs traditionnels, qui est celui d’informer tout le monde :

• La direction
• Les managers
• Les Ressources Humaines (RH)
• La DSI
• Les équipes terrain
• Les salariés en télétravail
• Les collaborateurs en production ou dédiés à la fonction support…

L’outil a pour objectif de ne mettre personne de côté.

Découvrons ensemble comment la solution Steeple peut remplacer votre newsletter interne, vous faire gagner du temps et vous assurer d'informer l’ensemble de vos collaborateurs.

#1 – Qu’est-ce que la newsletter interne ?

Définition de la newsletter interne

La newsletter interne est un bulletin d’information envoyé par mail ou publiée sur l’intranet et peut être hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle ou trimestrielle. Elle a pour principal objectif de partager l’information à l’ensemble des salariés, quel que soit leur niveau hiérarchique.

Parmi les informations transmises, nous retrouvons généralement :

• les arrivées et départs des collaborateurs
• l’annonce d’un futur événement interne ou externe
• une retombée médiatique
• les résultats du trimestre
• la réussite d’une équipe ou d’un salarié
• la mise en avant d’un projet ou d’un produit finalisé
• etc.

Mais depuis quelques années, la newsletter interne ne fait pas l’unanimité au sein des entreprises des secteurs traditionnels. Les personnes en charge de sa rédaction et de sa diffusion ont bien conscience des limites et inconvénients.

Les limites de ce type de newsletter

Je n’étais pas au courant que Linda du rayon poissonnerie avait quitté l’entreprise il y a un mois.

Je ne reçois jamais les actualités de l’entreprise car je n’ai pas accès à un ordinateur.

Je viens d’apprendre par François que la formation des opérateurs avait été annulée.

Ces trois phrases que nous entendons souvent en entreprise ont un dénominateur commun : une mauvaise transmission d’information. Si au départ la newsletter offre de l’immédiateté dans sa diffusion, elle ne s’adresse qu’aux personnes qui ont une adresse mail professionnelle ou aux personnes dites "connectées".

Mais surtout, elle ne transmet pas les informations en temps réel. Par exemple, si une newsletter mensuelle est envoyée chaque deuxième jour du mois et qu’un salarié quitte l’entreprise le lendemain, les salariés ne seront informés qu’à la newsletter suivante. Cela peut créer des frustrations.

Voici les autres problématiques rencontrées par les entreprises qui utilisent la newsletter comme principal outil de communication interne :

• elle peut rejoindre directement les spams de votre boîte mail
  
  
• elle ne permet pas les échanges, le dialogue et l’interaction
  
  
• la personne en charge de la newsletter n’a pas la possibilité de mesurer le niveau d’engagement et de lecture. De plus, le taux d’engagement (taux d’ouverture, taux de clic) varie selon le nombre de collaborateurs dans l’entreprise. 
  
  Ainsi plus l’entreprise compte de collaborateurs, moins ces derniers ouvrent la newsletter et encore moins cliquent dans le contenu. 
  
  Ce qui signifie que dans les grands groupes, l’information passe le plus souvent par le bouche-à-oreille. Cela peut être préoccupant, car avec les déformations, une mauvaise communication peut vite survenir et altère la compréhension d’une situation.
  
  
• les contenus ne sont pas ciblés pour l’ensemble des équipes ou ne sont plus d’actualité (par exemple avec une information diffusée trop tardivement alors que certains collaborateurs sont déjà au courant).
  
  
• entre la rédaction, la mise en forme et la publication, la newsletter interne demande un temps considérable.
  
  
• la fréquence de diffusion n’est pas toujours adaptée. La newsletter peut être hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle ou trimestrielle.
  
  
• la plupart des collaborateurs terrain, sur la route ou en production n’ont pas d’adresse mail professionnelle, n’ont pas accès à un ordinateur ou à un mobile et certains ne sont pas à l’aise avec les outils digitaux.
  
  
• certains salariés ne sont pas connectés ou n’ont pas d’accès à un ordinateur ou une adresse mail professionnelle, ce qui peut créer de la frustration.
  
  
• qu’elle soit diffusée sur l’intranet de l’entreprise ou envoyée par mail, la newsletter est noyée dans le flux d’informations, et il peut être difficile de la retrouver.

#2 – Newsletter interne : l’alternative Steeple

Aujourd’hui, si vous avez le besoin de partager des informations à l’ensemble des salariés et la volonté de n’exclure personne, la communication interne ne peut être envisagée que d’une manière collaborative.

C’est pourquoi un outil collaboratif comme Steeple vous aide à déployer une communication interne percutante auprès de toutes vos équipes, mais surtout, vous assure une instantanéité dans la diffusion de vos messages.

Moins d’efforts, plus d’impacts

Les fonctionnalités de Steeple ont été conçues pour renforcer l'expérience collaborateur et pour simplifier les actions du quotidien.

Comment Steeple remplace votre newsletter interne ?

Que vaut votre communication interne si elle ne va pas jusqu’à votre personnel terrain, sur la route, en production ou en télétravail ? La solution Steeple met un point d’honneur à mettre tout le monde sur le même pied d’égalité en ce qui concerne les actualités de l’entreprise et ainsi à éviter les rumeurs et frustrations.

Concrètement, Steeple a tout pour que vous laissiez derrière vous la newsletter interne et que vous passiez un cap : 

• maximiser la diffusion et la visibilité de vos messages auprès de tous vos collaborateurs, y compris ceux qui n’ont pas d’email professionnel. Steeple est disponible sur mobile, ordinateur et écran tactile placé en salle de pause. 
  
  Le fil d’actualité de la plateforme collaborative met en avant les publications en temps réel, et peut même aller plus loin en épinglant les informations importantes afin qu’elles restent en haut du fil d’actualité. Textes, photos, vidéos, documents… Libre à vous de choisir ce que vous souhaitez partager !
  
  
• gagner du temps en créant une publication en quelques minutes, en utilisant le mode "Brouillon" qui vous permet de commencer votre publication et de la finir plus tard et de réutiliser un modèle, de programmer des publications afin  de vous faciliter la vie au travail. Le petit plus ? Vous avez à disposition des suggestions de publications pour ne jamais être à court d’idées.
  
  
• faciliter les échanges instantanés et les interactions, via les likes, commentaires et la messagerie instantanée avec les conversations individuelles ou groupées.
  
  
• instaurer une communication plus moderne et ludique. Pour varier les formats, une publication peut par exemple être accompagnée d’un sondage, d’un jeu concours, des photos d’un événement organisé, etc.
  
  
• réduire l’utilisation des mails
  
  
• mesurer l’efficacité de la diffusion de votre communication, c’est-à-dire l’engagement des collaborateurs sur les messages partagés. Ainsi, vous pouvez analyser le nombre de vues sur une publication, constater si un sujet peut par exemple être source de désintérêt, etc.

La communication interne est devenue centrale dans la stratégie des entreprises. Informer les salariés permet d’améliorer l’expérience collaborateur. Se munir d’un outil de communication interne comme Steeple assure un véritable pouvoir collaboratif pour fédérer et motiver les équipes.

À l’inverse de la newsletter internedevenue limitée dans ses actions et ses résultats, la solution Steeple :

• Diffuse les messages instantanément
• Crée un sentiment d’appartenance
• Donne aux salariés la possibilité d’échanger et d’interagir

Il est peut-être temps de donner un nouveau souffle à la communication de votre entreprise et à la diffusion de vos informations.