Die Bedeutung der Einführung eines internen Mobilitätsprozesses

Mit den jüngsten Entwicklungen in der Arbeitswelt ist der Prozess der internen Mobilität in den Mittelpunkt des Interesses der Führungskräfte gerückt.

Er ist logischerweise zu einer strategischen Herausforderung für die Personalabteilungen geworden, die auf der Suche nach Folgendem sind:

• Qualitativ hochwertige Rekrutierung;
• Bindung der Talente, insbesondere aus der Generation Z.

89 % der Personalverantwortlichen sind der Meinung, dass die Karrierewege innerhalb ihrer Organisation für viele Mitarbeitenden unklar sind.

Auszug aus der Studie "The 5 Priorities of HR Managers in 2024" von Gartner

Interne Mobilität ist das ideale Mittel, um die hohen Erwartungen der Beschäftigten zu erfüllen. Sie ist auch ein wichtiger Trumpf für Organisationen, die sie umzusetzen wissen: Sie fördert die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden.

Es handelt sich letztlich um eine Win-Win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie für deren Arbeitgeber. Damit wird ein vorteilhafter Kreislauf in Gang gesetzt, dessen Ziel Folgendes ist:

• Stärkung der Unternehmenskultur;
• Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses.

Mit dem Ergebnis eines stabilen, zielorientierten Arbeitsumfeldes, das in ein ehrgeiziges Unternehmensprojekt eingebettet ist. 

In diesem Artikel geben wir Ihnen die Schlüssel für die Einführung eines internen Mobilitätsprozesses in Ihrer Organisation an die Hand. Sie werden feststellen, dass die interne Kommunikation eine zentrale Rolle in diesem Prozess spielt.

#1 - Definition des Prozesses der internen Mobilität

Was ist interne Mobilität? Dieser Prozess umfasst verschiedene Praktiken, die den beruflichen Werdegang eines Arbeitnehmers begleiten:

• Interne Rekrutierung;
• Das Kooptationsprogramm;
• Interne Beförderung;
• Berufliche Umschulung.

Bei Beamten äußert sich dies wie folgt:

• Interne Versetzung;
• Direkte Integration;
• Wechsel des Arbeitsplatzes (ohne Änderung der Besoldungsgruppe oder der Dienstaltersstufe);
• Entbeamtung.

Konkret bedeutet die interne Mobilität einen Wechsel der Position, der Abteilung oder der Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation oder Firma.

#2 - Was ist der interne Mobilitätsprozess ?

Prozess der internen Mobilität: Definition und Anwendungen

Der Prozess der internen Mobilität beschreibt also den Wechsel der Funktion, des Status oder der Abteilung eines/r Arbeitnehmers/in innerhalb derselben Organisation. Dies umfasst: 

• Öffentlich: staatliche Verwaltungen, Gebietskörperschaften, Gemeindeverbände, Stadtgemeinden usw.;  
• Privat : KMU, nationale oder multinationale Unternehmen, Vereine. 

Unter der Bezeichnung "interne Mobilität" verbergen sich verschiedene Realitäten. Diese Mobilität kann auf verschiedene Initiativen erfolgen: 

• Vom Arbeitnehmer/Von der Arbeitnehmerin: In diesem Fall spricht man von freiwilliger Mobilität. Der/die Arbeitnehmer/in begründet den Antrag auf interne Mobilität selbst;
• Von ihrem/seinem Vorgesetzten oder ihrer Personalabteilung: Man spricht von unfreiwilliger oder aufgezwungener Mobilität, die eine Folge der Reorganisation einer Abteilung, einer Neueinstufung oder eines dringenden Bedarfs an einer bestimmten Stelle sein kann.

Die verschiedenen Arten der internen Mobilität

Bevor die einzelnen Schritte des internen Mobilitätsprozesses erläutert werden, ist es notwendig, kurz auf die verschiedenen Arten der internen Mobilität hinzuweisen, die in Unternehmen anzutreffen sind :

➡️ Horizontale Mobilität

Von horizontaler Mobilität spricht man, wenn ein/e Arbeitnehmer/in innerhalb des Unternehmens die Abteilung wechselt, aber die gleiche Funktion beibehält.

➡️ Vertikale Mobilität

Vertikale Mobilität liegt vor, wenn ein/e Arbeitnehmer/in innerhalb der gleichen Abteilung befördert wird. Dies führt zu mehr Verantwortung und möglicherweise zu einem höheren Gehalt.

➡️ Quermobilität

Bei der Quermobilität wechselt der/die Beschäftigte die Abteilung und gewinnt in einer anderen Abteilung derselben Einrichtung an Verantwortung (oder auch an Gehalt).

➡️ Geografische Mobilität

Ebenfalls zu nennen ist die geografische Mobilität. Dieser Begriff umfasst die Mobilität zum Wechsel einer Tochtergesellschaft, des Standorts (im Rahmen eines Unternehmens mit mehreren Standorten) oder der Verwaltung, die in der Regel näher am Wohnort des/r Arbeitnehmers/in liegt.

#3 - Warum der Prozess der internen Mobilität wichtig ist: die Herausforderungen

Interne Mobilität im Dienste der Beschäftigten

Heutzutage stellen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen an ihre Arbeitgeber hohe Anforderungen in Bezug auf: 

• Ihre Arbeitsbedingungen und ihr Arbeitsumfeld;
• Ihre internen Entwicklungsmöglichkeiten;
• Ihre beruflichen Fähigkeiten.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten ihre Karriere vorantreiben und ihre beruflichen Ziele erreichen. Sie wünschen sich insbesondere, dass:

• Ihre Erfahrungen anerkannt werden, um neue Verantwortlichkeiten zu erhalten;
• Sich neue berufliche Perspektiven eröffnen, indem sie den Standort, die Filiale oder die Behörde wechseln können;
• Sie sich innerhalb ihres Unternehmens auf freien, unterschiedlichen oder ergänzenden Positionen weiterentwickeln können;
• Ihre berufsbezogenen Kompetenzen weiterentwickeln können.

Der Prozess der internen Mobilität ist für den/die Arbeitnehmer/in eine Möglichkeit:

• Engagement und berufliche Ambitionen zu zeigen;
• Sich auf alle Stellenangebote bewerben zu können, auch wenn diese mehr oder weniger weit von ihrem eigentlichen Profil entfernt sind;  
• Auf interne Mobilitätsversprechen zu achten;
• Interne Stellenangebote in einem ihrer beruflichen Netzwerke wie Linkedin zu teilen
• Den Arbeitgeber als Marke (employee advocacy) in seinem beruflichen Netzwerk anzupreisen.

Interne Mobilität im Dienste der Organisationen : Auf dem Weg zu einer Win-Win-Partnerschaft

Wenn der interne Mobilitätsprozess effektiv strukturiert ist, bietet er den Mitarbeitenden viele Vorteile. Er ist aber auch für die Unternehmen positiv, die es verstehen, den internen Mobilitätsprozess zu unterstützen: 

• Senkung der Fluktuation und des Krankenstandes;
• Geringere Start- und Einstellungskosten : Keine Notwendigkeit, die kostenpflichtigen Dienste einer Jobbörse oder eines externen Personalvermittlers in Anspruch zu nehmen;
• Bindung von Talenten;
• Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und des Engagements;
• Aufwertung der Arbeitgebermarke;
• Stärkung der Unternehmenskultur.

Der Prozess der internen Mobilität ist also eine Frage der Friedfertigkeit und Regulierung der Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden und der Unternehmensleitung. Letztere zeigt ihren Wunsch, die Mitarbeitenden und damit die Einrichtung selbst wachsen zu lassen. 

Die Partnerschaft zwischen den Beschäftigten und ihrem Management ist eine Win-Win-Situation, bei der beide Seiten profitieren.

Die entscheidende Rolle der Human Ressources

Hier erweist sich die Rolle der Personalabteilungen als entscheidend: Sie müssen gut mit der Geschäftsleitung und den Managern zusammenarbeiten, um als treibende Kraft hinter dieser Mobilität im Dienste der Mitarbeitenden zu stehen. 

Die Kohärenz des internen Mobilitätsprozesses hängt von ihrer Beteiligung ab. Sie sind am besten in der Lage, den Mobilitätsplan zu erstellen. Sie können:

• Den Bedarf an Berufen oder Führungskräften in der Einrichtung erkennen;
• Den Umfang der zu besetzenden Stellen genau festlegen;
• Entscheiden, ob es besser ist, sich auf den internen Pool zu stützen oder nicht (in Zusammenarbeit mit den Managern).

Sie stellen den eigentlichen operativen Aspekt der internen Personalbeschaffung sicher, indem sie:

• Stellenangebote z. B. über ein internes Kommunikationsinstrument bekannt machen;
• die Verfolgung von Stellenangeboten durchführen;
• Das Offboarding und Onboarding des Neuankömmlings sicherstellen, auch wenn er/sie bereits Teil der Einrichtung war;
• Den/die Mitarbeiter/in in einem aktiven und agilen Prozess begleiten;
• Einen adaptiven Ansatz für den beruflichen Werdegang jedes Einzelnen verfolgen;
• Mobilitätsklauseln in Arbeitsverträgen hinzufügen.

#3 - Vorteile und Grenzen des internen Mobilitätsprozesses

Die Vorteile eines erfolgreichen internen Mobilitätsprozesses

➡️ Ein reibungsloser interner Übergang

Wie bereits weiter oben erwähnt, bietet die interne Mobilität einer Organisation viele Vorteile. 

Sie entspricht perfekt den Erfordernissen der Einrichtung, sich an den Arbeitsmarkt anzupassen. Es ist einfach, einen Abgang durch eine interne Einstellung zu ersetzen:

• Es ist keine Kündigung einzureichen;
• Es gibt keine Kündigungsfrist;
• Es ist keine Kündigung der Probezeit denkbar;
• Die Verfügbarkeit ist fast sofort gegeben.

Der interne Übergang erfolgt reibungslos: Der/die Arbeitnehmer/in hat Zeit, sich an seine/ihre neuen Aufgaben zu gewöhnen, indem er/sie seine/ihre Zeit anfangs zwischen den beiden Positionen aufteilt.

Außerdem kennt der Mitarbeitende, der schon im Einsatz ist, das Unternehmen bereits. Dazu gehören:

• Sein/Ihr Arbeitsumfeld;
• Seine/Ihre problematischen Bereiche;
• Seine/Ihre Funktionsweise;
• Seine/Ihre zukünftigen direkten Kollegen und Kolleginnen.

➡️ Ein neuer Mitarbeitender, der seinem Arbeitgeber bereits bekannt ist

Aus administrativer Sicht ist es nicht notwendig, eine neue Akte für eine Einstellung zu erstellen oder den beruflichen Werdegang zu überprüfen. 

Es ist jedoch wichtig, den Arbeitsvertrag so bald wie möglich durch eine Zusatzvereinbarung zu aktualisieren. Achten Sie dennoch darauf, dass Sie sich vergewissern, dass der/die interne Ausgewählte die erforderlichen Kompetenzen besitzt: Das Dienstalter ist nicht immer das sinnvollste Entscheidungskriterium. 

Die interne Mobilität ist ein Aspekt der Mitarbeitererfahrung in einem Unternehmen, der es verdient, durch interne Kommunikationsmaßnahmen weitergetragen zu werden, um ihn bekannt zu machen: 

• Feedback von Personalverantwortlichen
• Erfahrungsberichte von Mitarbeitenden, die von interner Mobilität profitiert haben

Die Grenzen des internen Mobilitätsprozesses

➡️ Die Notwendigkeit einer externen Rekrutierung

Es hat nicht nur Vorteile, interne Mobilität einzuführen. Dieser Schritt hat seine Grenzen. Deshalb muss sie Gegenstand ausgereifter Überlegungen sein, um die Bedürfnisse und Erwartungen gezielt zu erfassen.

Die Schaffung neuer interner Stellen und die Konturierung bestimmter Funktionen (strategisch oder technisch) machen es manchmal erforderlich, Talente extern zu rekrutieren: In diesem Fall müssen Headhunter, Jobbörsen oder ATS (die klassischen Arten der externen Rekrutierung) geprüft werden.

Eine zu systematische interne Mobilität hemmt die Dynamik eines Unternehmens und seine Fähigkeit zur Erneuerung. Dies ist oft ein Symptom für Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, externe Mitarbeitende zu rekrutieren: 

• Sie haben nur begrenzte Möglichkeiten, Personal zu rekrutieren; 
• Sie befinden sich in wenig wachstumsstarken Arbeitsmarktregionen;
• Sie liegen weit entfernt von den großen Verkehrsachsen. 

Darüber hinaus ist es relevant, dass ein Blick von außen auf die Funktionsweise einer Abteilung und generell einer Einrichtung geworfen werden kann. Die Einbringung neuer Energie erweist sich als nützlich. 

➡️ Interne Mobilität als Quelle des Ungleichgewichts

Einige Organisationen bevorzugen die interne Mobilität, um Personalbewegungen zu bewältigen. Dabei ist darauf zu achten, dass eine Einstellung nicht zu einem Ungleichgewicht in der Arbeitsweise der entsendenden oder aufnehmenden Dienststelle führt.

Das Risiko besteht darin, dass einige Aspekte des Kollektivs für eine ganze Weile durcheinander gebracht werden, wie zum Beispiel: 

• Reflexe bei der Arbeit mit Kollegen; 
• Der Tätigkeitsbereich jedes Einzelnen;
• Die Funktionsweise und Leistung des Dienstes;
• Die Atmosphäre im Dienst. 

Die gleiche Problematik besteht, wenn es darum geht, Konfliktsituationen durch den Prozess der internen Mobilität zu lösen. Es besteht die Gefahr, dass Sie ein Problem verlagern oder neue Probleme schaffen.

Bei kleinen Einrichtungen (z. B. KMU) ist es kompliziert, sich nur auf die interne Mobilität zu verlassen:

• Die Zahl der verfügbaren Bewerber und Bewerberinnen ist zwangsläufig begrenzt;
• Auch die Anzahl der zu besetzenden Stellen.

Die Vorteile der internen Mobilität sind eingeschränkt. Der Rückgriff auf externe Personalbeschaffung ist erneut erforderlich.

#4 - Wie man interne Mobilität umsetzt: die 5 Schlüsselelemente

➡️ Schritt 1 : Verfassen und veröffentlichen Sie eine Charta der internen Mobilität

Die Charta der internen Mobilität ist das Dokument, das allen Beschäftigten, die an interner Mobilität interessiert sein könnten, als Grundlage dient. Diese Charta muss für jeden leicht zugänglich sein. Sie verbreitet eine klare und für alle verständliche Botschaft. 

Die Charta für Unternehmensmobilität strukturiert Ihren internen Mobilitätsprozess. Sie legt den Rahmen fest: 

• Die allgemeine Politik in Bezug auf die interne Mobilität; 
• Die Modalitäten des Mobilitätsantrags: Wie man sich bewirbt;
• Die Hilfsmittel, die zur Verfügung stehen, um ein Stellenangebot zu finden und einen Antrag auf Mobilität zu stellen;
• Die Kriterien für die Zulässigkeit eines Antrags auf interne Mobilität; 
• Die Identität der zugehörigen Ansprechpartner/innen: Personalabteilung und/oder Manager.

Über die Charta für interne Mobilität werden die Werte Ihrer Einrichtung dargelegt, wie z. B. dass auf die Chancengleichheit von Männern und Frauen geachtet wird. Dies hat den Effekt, dass dem Verdacht auf die Günstlingswirtschaft oder manipulierte Beförderungen der Boden entzogen wird. 

Die Charta erläutert die Verpflichtungen des Managements in Bezug auf die Unterstützung der Mobilität und die Weiterbildung der Mitarbeitenden.

Um sicherzustellen, dass alle informiert sind, verwenden Sie Ihr internes Kommunikationstool, um einen Beitrag mit einem Link zu Ihrer Mobilitätscharta zu veröffentlichen.

Kommunizieren Sie Ihre Mobilitätscharta und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden. Ein/e Arbeitnehmer/in, der/die sich intern bewirbt, ist in erster Linie einer oder eine, der/die sich der Entwicklungsmöglichkeiten voll bewusst ist.

➡️ Schritt 2 : Beurteilen Sie Ihre Mitarbeitenden laufend

Die Bewertung des Know-hows und der Sozialkompetenz der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollte von den Abteilungsleitern und -leiterinnen kontinuierlich durchgeführt werden, insbesondere wenn häufig interne Stellenanzeigen geschaltet werden.

Die Manager fühlen den Puls ihrer Abteilung. Sie messen die Effizienz und Motivation ihrer Mitarbeitenden.

Manager haben eine Vermittlerrolle gegenüber der Personalabteilung: Sie bewerten die Kompetenzen (Hard Skills und Soft Skills) der Mitarbeitenden und melden diese an die Personalabteilung.

Einige Manager bauen interne Pools auf, die aus internen Talenten bestehen, die die Erwartungen der Personalabteilung an zukünftige Stellen positiv erfüllen können.
 

➡️ Schritt 3 : Nutzen Sie die Jahresgespräche

Das Jahresgespräch ist in vielen Einrichtungen ein unumgängliches Ritual, bei dem die im Laufe des Jahres erbrachten Leistungen beurteilt werden. Manchmal ist es auch ein Moment, bei dem die Frustration und der Ehrgeiz der Arbeitnehmer/innen zum Ausdruck kommen. 

Es ist Aufgabe der Personalabteilung, den Prozess der Kompetenzbeurteilung zu entwickeln, den die Führungskraft bei ihrem jährlichen Gespräch anwenden wird. Dies läuft darauf hinaus, dass: 

• Eine Kompetenzmatrix auf der Grundlage der strategischen Ziele und der Stellenbeschreibungen erstellt wird;
• Ein Raster für die Bewertung von Kompetenzen entwickelt wird;
• Der bestehende Beurteilungsprozess verändert wird.

Das Jahresgespräch verdient es, von der Führungskraft richtig vorbereitet und gut durchgeführt zu werden. Darunter fallen:

• Planung der Dauer des Gesprächs sowie der Fragen, die gestellt werden sollen;
• Eine allgemeine Bilanz des vergangenen Jahres zu ziehen;
• Ziele und Kompetenzen zu bewerten;
• Sich das kommende Jahr vorzustellen;
• Ein offenes Ohr für die Lernpläne (Feedback) oder die beruflichen Wünsche des/r Arbeitnehmers/in haben.

Schließlich gilt es, diese/n Mitarbeiter/in zu begleiten: Finanzierung einer Ausbildung, Entwicklung seiner/ihrer Aufgaben, Antrag auf interne Mobilität...

➡️ Schritt 4 : Fördern Sie Schulungen und berufliche Weiterentwicklung

Es ist gut, Ihre Mitarbeitenden für interne Mobilität zu sensibilisieren und zu ermutigen. Einen proaktiven, langfristigen Ansatz zu verfolgen, ist noch besser. Ein sich angesprochener und motivierter Mitarbeitender ist einer, der sich der Möglichkeiten der internen Entwicklung bewusst ist. 

Dementsprechend ist es wichtig, regelmäßig über die verfügbaren Schulungen zu informieren und jedem Mitarbeitenden Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung zu bieten. Ihre Arbeitnehmer/innen werden zusätzliche Kompetenzen erwerben, die geeignet sind, ihre berufliche Tätigkeit fortzuentwickeln.

Dies wird dazu führen, dass deren Laufbahn innerhalb Ihrer Einrichtung dynamischer wird und womöglich dazu führt, dass sie einen Antrag auf interne Mobilität stellen.

66 % der Personalverantwortlichen sind der Meinung, dass die ihren Mitarbeitenden angebotenen Karrierewege nicht zufriedenstellend sind.

Auszug aus der Gartner-Studie "Die fünf Prioritäten der Personalverantwortlichen im Jahr 2024".

Dies zeigt, dass die Personalisierung der beruflichen Laufbahnen nach wie vor mangelhaft ist. Die interne Mobilität muss modulierbar sein, um sich der Laufbahn jedes Einzelnen anzupassen, je nach:

• Seinen/Ihren Wünschen;
• Seine/Ihren Fähigkeiten;
• Aktuell vorhandenen Möglichkeiten. 

Die Begleitung der Arbeitnehmer:innen, wie es zum Beispiel in der Sendung "Mission: Job Unknown" der Fall war, ist in einem Unternehmen interessant, um die erwarteten Kompetenzen, Einschränkungen und sozialen Interaktionen einer anderen Stelle oder einer bestimmten Aufgabe zu verstehen.

➡️ Schritt 5 : Führen Sie eine interne Rekrutierung nach allen Regeln der Kunst durch

Eine interne Personalbeschaffung sollte intelligent durchgeführt werden, indem alle Schritte einer normalen Personalbeschaffung eingehalten werden. Die Bewerber/innen werden sich wertgeschätzt fühlen, ihr Vorgehen wird angemessen gewürdigt.

Das bedeutet von HR-Seite:  

• Anforderungen für eine offene Stelle festlegen;
• Die Stellenanzeige an alle Mitarbeitenden weiterleiten;
• Bewerbungen sammeln;
• Die interessantesten Bewerbungen auswählen;
• Jede/n Bewerber/in treffen, um sich seine/ihre Motivation anzuhören;
• Teilen Sie die Entscheidung sowohl dem akzeptierten als auch den nicht akzeptierten Bewerbern und Bewerberinnen mit und ermutigen Sie sie, durchzuhalten und mögliche Enttäuschungen zu überwinden. 

Dieser Schritt beinhaltet auf der Seite des Bewerbers oder der Bewerberin: 

• Sich offiziell mit einem aktuellen Bewerbungsschreiben und Lebenslauf zu bewerben;
• Die Auswahlschritte ernsthaft vorzubereiten, beginnend mit den Gesprächen mit der Personalabteilung und dem/r Leiter/in der betreffenden Abteilung;
• Motivation und Ehrgeiz zu zeigen.

Der Prozess der internen Mobilität: kurz gefasst

Die Einführung eines internen Mobilitätsprozesses ist eine Gelegenheit, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu zeigen. Wenn sie gut strukturiert ist, reagiert die interne Mobilität auf die Herausforderungen des Arbeitsmarktes.

 Sie ermöglicht Einrichtungen Folgendes:   

• Die beruflichen Wünsche der Beschäftigten zu erfüllen;
• Schnell auf ihren Bedarf an bestimmten Kenntnissen zu reagieren;
• Die talentiertesten Mitarbeitenden dauerhaft zu binden. 

Es reicht jedoch nicht aus, einen Plan für interne Mobilität aufzustellen. Sie müssen sich auch auf ein leistungsstarkes Instrument der internen Kommunikation stützen können, um Stellenangebote zu verbreiten, zu kommunizieren, zu erklären sowie ihre Mitarbeitenden zu überzeugen und zu motivieren. 

Die Steeple Jobs App, die in unser internes Kommunikationstool integriert ist, unterscheidet sich von Jobbörsen und anderen ATS durch ihre einfache Handhabung und Effizienz: 

• Die Stellenanzeigen sind auf dem Startbildschirm der Plattform zu sehen
• Die Fristen für die Einstellung werden verkürzt
• Die gesamte Belegschaft ist in die Rekrutierung eingebunden 
  

Mit nur wenigen Klicks haben die Mitarbeitenden Zugriff auf die Funktionen der App Jobs: 

• Sie blättern durch interne Stellenangebote;
• Sie bewerben sich;
• Sie empfehlen jemanden;
• Sie verfolgen den Stand ihrer Bewerbung.

Die Steeple Jobs App ist das beste HR-Tool im Dienste der internen Mobilität und Kooptation.