HR-Kommunikation: Hauptrolle in der internen Unternehmenskommunikation

Die Rolle der HR-Kommunikation in der internen Kommunikation der Unternehmen ist nach und nach gewachsen und ist heutzutage entscheidend. Bis vor einem Jahrzehnt war die allgemeine Übermittlung von Informationen ausschließlich die Aufgabe der Kommunikationsabteilung.

Um effektiver kommunizieren zu können, entscheiden sich inzwischen immer mehr Unternehmen dafür, die involvierten Personen und Kompetenzen zu differenzieren. Dies gilt insbesondere für die interne Kommunikation, für die in der Regel mehrere Akteure zuständig sind, z. B. die Geschäftsleitung, die Kommunikationsabteilung und seit neuestem auch die Personalabteilung.

Die Human Resources spielen beim Dialog und Austausch zwischen den Teams eine wesentliche Rolle. Um immer besser mit allen Mitarbeitern kommunizieren zu können, haben sie sich zunehmend auch auf das Management der internen Kommunikation ausgedehnt.

Die Unternehmen haben erkannt, dass die HR-Kommunikation von entscheidender Bedeutung ist, um Mitarbeiter zu rekrutieren, zu integrieren, zu binden und zu halten, Informationen zu vermitteln, das Employer Branding zu stärken und die Lebensqualität am Arbeitsplatz (QVL) zu verbessern.

Folglich arbeiten die Human Resources heute eng mit der Kommunikationsabteilung zusammen und spielen für den Erfolg der internen Kommunikation eine aktive Rolle. Nach und nach haben sie die strategischen Herausforderungen der internen Kommunikation in einer Vielzahl von Situationen erkannt, z. B. bei der Kommunikation in Krisensituationen, bei internen Veränderungen oder Umstrukturierungen oder bei der Förderung der Unternehmens- oder Geschäftskultur.

Diese neue Rolle erfordert eine gute Vorbereitung. Personalleiter müssen daher Kompetenzen im Bereich der internen HR-Kommunikation entwickeln und sich mit einem geeigneten Tool ausstatten, um ihre Tätigkeit ausüben zu können. Kommen wir nun zum Kern des Themas.

#1 – HR-Kommunikation: der neue Protagonist der internen Kommunikation

Die Personalabteilung spielt eine Schlüsselrolle innerhalb des Unternehmens, insbesondere wenn es um die Entwicklung der internen Kommunikation in Sektoren wie Industrie, Bauwesen, Retail, usw. geht. Sie sind unabhängig von der Hierarchie und der Funktion die erste Kontaktstelle für die Mitarbeiter.

Die Rolle und Position der Personalabteilung ermöglicht es ihr:

• Die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter zu erfassen;
• Unternehmensnachrichten und Informationen im Personalbereich zu vermitteln (Neueinstellungen, Änderungen im Krankenversicherungssystem usw.);
• Schwierige Situationen zu erkennen und zu meistern;
• Einen Beitrag zum Zusammenhalt und zum Engagement des Personals zu leisten;
• Durch die Verbreitung von Mitarbeiterprofilen bestimmte Berufsbilder zu fördern;
• Den Dialog zu erleichtern;
• Die Arbeitgebermarke zu entwickeln.

Aufgrund ihrer globalen Sichtbarkeit im Unternehmen haben die Human Resources mehrere wichtige Funktionen innerhalb des Unternehmens zu erfüllen.

Onboarding und Unternehmenskultur

Eine ihrer Hauptaufgaben besteht darin, neue Mitarbeiter bestmöglich einzuarbeiten. Für ein erfolgreiches Onboarding ist es wichtig, eine wirksame interne HR-Kommunikation zu entwickeln.

Durch den Einsatz eines leistungsstarken internen Kommunikationstools ist es möglich, die richtigen Informationen zu übermitteln, den Kollegen die Ankunft eines neuen Mitarbeiters anzukündigen, Neuzugänge angemessen zu begrüßen, durch die Vermittlung der Grundwerte oder eines Kulturbuchs die Unternehmenskultur zu fördern und schließlich die Beziehungen zwischen den Teams zu stärken.

Man darf nicht vergessen, dass das Wohlbefinden der Mitarbeiter ein grundlegendes Ziel der Personalabteilung ist.

Das zweite Ziel der Human Resources ist die Einbeziehung der Mitarbeiter, was für jedes Unternehmen unerlässlich ist. Dazu gehört die Weitergabe von Know-how und Kompetenzen, aber auch die Sicherstellung, dass Mitarbeiter die Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen (Arbeitsrecht, Arbeitsverträge usw.).

Mit einer durchdachten internen Kommunikationsstrategie werden Mitarbeiter zu Protagonisten.

Mitarbeiter binden und halten

Schließlich hat das Personalteam die Aufgabe, Talente zu finden und im Unternehmen zu halten. Dazu ist es hilfreich, Mitarbeiter über neue Stellenangebote zu informieren, damit sie diese mit anderen Personen teilen können.

Außerdem kann man die interne Mobilität fördern, um Mitarbeiter zu halten und zu motivieren und ihnen zu helfen, ihre Kompetenzen zu erweitern.

Durch die Bereitstellung relevanter und qualitativ hochwertiger Informationen für die Mitarbeiter bauen die Human Resources deren Loyalität auf. Darüber hinaus spielen sie eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung des Employer Brands (Arbeitgebermarke), denn durch die Vermittlung der Werte des Unternehmens tragen sie dazu bei, Employee Ambassadors (Mitarbeiter als Botschafter) zu gewinnen.

Eine starke Arbeitgebermarke erhöht die Zahl der hochqualifizierten Bewerber um 50%.

Aus der Studie von MBD Open Marketing 2020.  Weitere Infos zur Arbeitgebermarke finden Sie z.B. auch im Länderreport Employer Brand Research 2023 von Randstad.

#2 – Ein Tool zur Unterstützung der HR-Kommunikation

Heute stehen den Human Resources zahlreiche interne Kommunikationsmittel zur Verfügung. Dank einer Vielzahl von Funktionen tragen sie zur Optimierung und Entwicklung der Arbeit bei.

Wozu dient ein Tool für die HR-Kommunikation?

Ein internes Kommunikationstool bietet der Personalabteilung mehrere Möglichkeiten. Es erleichtert die Weitergabe von klaren Mitteilungen und relevanten Informationen an alle Mitarbeiter.

Darüber hinaus reduziert ein internes Kommunikationstool die Anzahl der versendeten E-Mails und stellt sicher, dass bestimmte Informationen nicht übersehen werden, was oft der Fall ist, wenn diese in einem internen Newsletter enthalten sind.

Um die Arbeit zu vereinfachen, wird ein Verteilungssystem für die aktuellsten Unternehmensmeldungen, interne Updates und Personalinformationen eingerichtet. Für eine ansprechende interne HR-Kommunikation stehen Lösungen zur Verfügung, mit denen die Formate diversifiziert und die Mitteilungen mit Bildern, Videos, GIFs, Umfragen usw. begleitet werden können.

Es ist Zeit zu innovieren! Auf diese Weise bleiben die Mitarbeiter des Unternehmens informiert, aktiv und engagiert.

Dies ist besonders wichtig für große Unternehmen, z. B. in der Industrie, im Retail, im Bauwesen oder im Transportsektor. In diesen Bereichen ist eines der Ziele, Informationen für alle zugänglich zu machen, und zwar jederzeit, auch für Außendienstler und nicht vernetzte Mitarbeiter.

Mit dem richtigen Kommunikationstool kann die HR-Abteilung eine Brücke zwischen allen Teams, online und offline, schlagen und allen die selben Informationen zur selben Zeit zukommen lassen.

Dies trägt dazu bei, die Kollegen einzubinden und sie zu motivieren, an Gesprächen teilzunehmen, auch wenn sie weit weg arbeiten, z. B. auf Baustellen oder als fahrendes Personal im Transportsektor.

Mit einem kollaborativen internen Kommunikationstool kann die Personalabteilung den Austausch von Know-how fördern und unterstützen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter ihr Fachwissen teamübergreifend weitergeben, indem sie relevante und qualitativ hochwertige Inhalte erstellen.

Die Personalabteilung kann auch ein Tool wie Workplace oder Steeple verwenden, um die Ankunft neuer Kollegen anzukündigen, eine Willkommensbroschüre für neue Mitarbeiter bereitzustellen und interne Wechsel oder Promotionen zu kommunizieren. Eine einfache Möglichkeit, solche News an das gesamte Unternehmen zu kommunizieren.

Durch das Teilen von Jobangeboten, Promotionen und internen Trainings erleichtert ein solches Tool die Rekrutierung von Talenten. Darüber hinaus werden Mitarbeiter frühzeitig auf berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten aufmerksam gemacht.

Wir dürfen nicht vergessen, dass ein internes Kommunikationstool der HR-Abteilung neuen Schwung verleiht und die Tätigkeiten aller in den Vordergrund stellt.

Unternehmen, die über ein Onboarding-Verfahren verfügen, haben eine doppelt so hohe Wahrscheinlichkeit, ihre Mitarbeiter zu halten, als Unternehmen, die dies nicht tun.

Aus der Studie von Cadremploi. Weitere Infos zum Onboarding-Verfahren finden Sie z.B. in diesem Artikel von Haufe.

Um den Dialog zu erleichtern, kann die Personalabteilung eine Lösung zur Unterstützung der internen Kommunikation einsetzen. Es stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die eine sofortige HR-Kommunikation mit allen Mitarbeitern durch Gruppen- oder Einzelgespräche ermöglichen. Dies erleichtert die Interaktion zwischen Teams und Mitarbeitern auf verschiedenen Hierarchieebenen.

Für die Personalabteilung ist es wichtig, Meinungen und Wünsche der Mitarbeiter zu bestimmten Themen zu kennen, wie z. B. vorgeschlagene Termine für Schulungen, die Wahl des Themas für die Weihnachtsfeier und so weiter.

Zu diesem Zweck erleichtert ein internes Kommunikationstool die Informationssammlung, da es Umfragen, Zufriedenheitsfragebögen, interne Recherchen, Abstimmungen oder den Austausch von Ideen über eine Ideen-Box ermöglicht.

Das Format variiert je nach Thema, aber im Allgemeinen wünscht sich die Personalabteilung ein Tool, das allen Mitarbeitern eine umfassende und rasche Weitergabe der Informationen ermöglicht und somit zu mehr Feedback führt. Des Weiteren kann ein Unternehmensverzeichnis mit allen Mitarbeitern erstellt werden.

Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die Unternehmensstruktur besser zu verstehen und sich problemlos zwischen den Teams zu bewegen. Mit dem Verzeichnis können die internen Verbindungen gestärkt und die Kollegen dazu ermutigt werden, die Aktivitäten ihrer Kollegen zu verfolgen.

Ein klares und von der Personalabteilung regelmäßig aktualisiertes Organigramm erleichtert es, eine bestimmte Person oder Abteilung im Unternehmen zu finden und mit ihr zu kommunizieren. Das spart Zeit und fördert den Dialog.

Wie sollte ein Tool für eine effektive HR-Kommunikation konfiguriert werden?

Die HR-Abteilung, deren Ansprechpartner alle Mitarbeiter sind, hat sich die interne Kommunikation nach und nach zu eigen gemacht - mit eigenen Zielen und eigenen Tools. Es handelt sich um eine neue Aktivität, die Zeit, Kompetenzen und spezifische Verfahren außerhalb ihrer üblichen Aufgaben erfordert.

Dazu muss das Personal geschult werden und Zugang zu den geeignetsten Mitteln für eine erfolgreiche HR-Kommunikation haben, um sowohl die administrativen Tätigkeiten als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens in Einklang zu bringen.

73% der HR-Mitarbeiter verbringen nach eigenen Angaben mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten.

Aus der Studie von "Les RH au quotidien" - Éditions Tissot

Viele Jahre lang hat sich die interne Kommunikation auf die Erstellung eines internen Newsletters oder den Aushang eines Schwarzen Brettes im Pausenraum beschränkt. Diese Art von Ansatz entspricht nicht dem, was interne Kommunikation heute sein muss.

Außerdem sind diese Mittel nicht mehr in der Lage, den Erwartungen der Arbeitnehmer und des Unternehmens entgegenzukommen. Sie fördern nicht den Dialog, das Engagement oder die Übermittlung von Informationen, und die Kommunikation erfolgt meist von oben nach unten. Es ist Zeit, dies zu ändern und einen neuen digitalen Stil für die interne Kommunikation einzuführen.

Die Einführung einer passenden Kommunikationslösung ermöglicht es der Personalabteilung:

• Information zu zentralisieren und zu speichern;
• Allen Mitarbeitern, auch remote arbeitenden, Zugang zu den Informationen zu verschaffen;
• Die funktionsübergreifende Kommunikation durch Teilen, Austausch und Dialog zu fördern;
• Den Kollegen gegenüber so nah wie möglich zu sein und die Verbindungen zwischen den Teams zu stärken;
• Die Selektion und Integration des Personals zu optimieren;
• Eine starke Unternehmenskultur und Arbeitgebermarke einfacher zu entwickeln.

Eine digitale oder phygitale Lösung für die interne Kommunikation ist ein echtes Plus für die Personalabteilung. Sie hilft, Zeit zu sparen, die Aufgaben effektiver zu erledigen und vor allem die HR-Kommunikation erfolgreich zu machen!

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