Le rôle clé des Ressources Humaines dans la communication interne

Le rôle des ressources humaines dans la communication interne a aujourd’hui évolué, prenant une place importante au sein des entreprises. Il y a encore une dizaine d’années, seul le service communication se chargeait de transmettre les informations de manière globale.

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises choisissent de diversifier les acteurs et les compétences pour mieux communiquer. C’est le cas notamment pour la communication interne, qui se trouve généralement sous la responsabilité de plusieurs entités telles que la direction, le service communication et depuis peu les Ressources Humaines.

En effet, on a pu constater que le service des Ressources Humaines joue un rôle essentiel dans les échanges et le partage entre les équipes. C’est pourquoi il prend à cœur de mieux communiquer avec l’ensemble des salariés. En conséquence, les fonctions des RH se sont étendues pour intégrer, peu à peu, la conduite de la communication interne.

Véritable prise de conscience, les entreprises se sont aperçues que la communication RH est indispensable pour attirer, intégrer, fédérer et fidéliser les collaborateurs, diffuser des informations, développer la marque employeur, ou encore améliorer la qualité de vie au travail (QVT).

Ainsi, les Ressources Humaines travaillent davantage en étroite collaboration avec le service communication afin de participer activement à la réussite de la communication interne. Elles se sont peu à peu appropriées les enjeux stratégiques de la communication interne dans de nombreuses situations comme la communication de crise, lors de changements ou de restructurations internes ou encore pour valoriser la culture d’entreprise ou des métiers.

Cette nouvelle fonction requiert une certaine expertise. Les RH doivent, par conséquent, développer des compétences en communication RH interne, mais aussi trouver un outil adapté et efficace pour assurer leur mission. Rentrons ensemble dans le vif du sujet.

#1 – Les Ressources Humaines : les nouveaux acteurs de la communication interne

Les Ressources Humaines occupent une place majeure au sein de l’entreprise, notamment pour le développement de la communication interne, et ce quel que soit le secteur de l’entreprise :

• Industrie
• BTP
• Grande distribution
• Etc.

En effet, ce sont des interlocuteurs de choix pour les collaborateurs et ce, quel que soit leur niveau hiérarchique ou leur métier.

Le rôle et la position du service RH permettent de :

• récolter les besoins et les attentes des collaborateurs.
• remonter et descendre des actualités de l’entreprise et informations RH (nouveaux collaborateurs, changement de mutuelle, etc.)
• anticiper et désamorcer les situations de crise
• participer à la cohésion et à l’engagement du personnel
• valoriser certains métiers en diffusant des portraits de collaborateurs
• faciliter les échanges
• développer la marque employeur de l’entreprise.

Grâce à leur vision globale de l’entreprise, les Ressources Humaines ont plusieurs rôles importants à jouer en interne. 

L’une de leurs principales missions est d’intégrer les collaborateurs dans les meilleures conditions, autrement dit : réussir leur onboarding. Pour cela, les RH doivent développer une stratégie de communication interne efficace.

En effet, elles doivent être en capacité de transmettre les bonnes informations par le biais d’un outil de communication interne performant afin d’annoncer l’arrivée d’une nouvelle recrue aux salariés, d’accueillir convenablement les arrivants, de promouvoir la culture d’entreprise en partageant les valeurs phares et pourquoi pas en partageant un culture book, mais aussi de créer des liens avec les équipes. Il ne faut pas oublier que le bien-être des salariés doit occuper une place essentielle parmi les missions du service RH.

Le second rôle du service des Ressources Humaines est de développer l’engagement des collaborateurs, c’est un élément indispensable pour une entreprise. Cela consiste notamment à encourager le partage et la fusion des connaissances et des compétences, mais aussi à veiller à ce que les salariés reçoivent des informations pertinentes pour leur activité (code du travail, informations CSE, accords collectifs, etc.).

Grâce à une stratégie de communication interne finement menée par les équipes RH, les collaborateurs se sentent impliqués.

Enfin, le service RH est chargé d’attirer et fidéliser les talents de l’entreprise. Pour cela, les Ressources Humaines doivent transmettre les nouvelles offres d’emploi aux salariés afin qu’ils les partagent à l’extérieur. Elles peuvent également promouvoir la mobilité interne pour garder et motiver les salariés et les faire monter en compétences.

En proposant des informations de qualité et pertinentes aux collaborateurs, les RH favorisent leur fidélité. Aussi, elles jouent un rôle clé dans le développement de la marque employeur puisqu’en partageant les valeurs de l’entreprise, elles contribuent à la naissance de salariés ambassadeurs.

Une marque employeur forte augmente de 50% le nombre de candidatures très qualifiées.

Selon l’étude de MBD Open Marketing 2020

#2 – Un outil pour accompagner le rôle des services Ressources Humaines dans la communication interne

Aujourd’hui, de nombreux outils de communication interne sont à la disposition du service des Ressources Humaines. Avec une multitude de fonctionnalités pensées et créées pour la communication interne, ces outils permettent d’optimiser et de développer le rôle des RH.

Quels sont leurs usages sur un outil de communication interne ?

Un outil de communication interne possède plusieurs enjeux pour les Ressources Humaines. Grâce à une solution de communication interne, le service RH peut informer les collaborateurs plus facilement en leur partageant des messages clairs et des informations pertinentes.

De plus, un outil de communication interne réduit les envois d’emails et permet à certaines informations de ne pas passer à la trappe comme c’est souvent le cas lorsqu’elles sont diffusées dans un journal interne.

Pour simplifier la mission des RH, un processus permet de diffuser les dernières actualités de l’entreprise, les mises à jour internes ou encore les actualités des Ressources Humaines. De plus, pour créer une communication interne engageante, des outils permettent de diversifier les formats et d’accompagner les messages d’images, de vidéos, Gifs, sondages, etc. L’heure est à l’innovation ! Ainsi, les collaborateurs restent informés, actifs et engagés au sein de l’entreprise.

Il s’agit d’une démarche importante pour les grandes entreprises comme celles issus des secteurs de l’industrie, de la grande distribution, du bâtiment ou encore du transport. Pour ces entreprises, un des objectifs est de rendre l’information accessible à tous, tout le temps, et d’inclure le personnel terrain et les salariés déconnectés.

Quel est l'apport d'un outil de communication pour les RH ?

Les Ressources Humaines peuvent créer du lien entre toutes les équipes, sans oublier le personnel terrain, grâce à un outil de communication adapté. Ce dernier permet aux RH de transmettre les mêmes informations, au même moment, à tous les salariés.

Cela permet d’impliquer les collaborateurs et qu’ils ne se sentent plus mis de côté, de les encourager à participer aux échanges, tout en incluant le personnel qui se trouve à distance, par exemple les salariés qui sont sur les chantiers dans le secteur du BTP ou le personnel itinérant dans le transport.

Avec un outil de communication interne collaboratif, le service RH favorise et encourage le partage des connaissances. À travers un contenu pertinent et de qualité, les acteurs de l’entreprise sont invités à échanger leurs compétences entre les équipes.

Le service des Ressources Humaines peut aussi se servir d’un outil comme Workplace ou Steeple pour annoncer l’arrivée des nouveaux salariés, partager le livret d’accueil aux nouvelles recrues, mais aussi transmettre les mobilités internes ou les promotions. Il permet ainsi de communiquer ces nouvelles à l’ensemble de l’entreprise de manière simplifiée.

Pour accélérer les recrutements et attirer les talents, un outil permet de partager des offres d’emploi, promotions et des formations internes. Les possibilités d’évolution sont donc transmises aux salariés rapidement.

N’oublions pas qu’un outil de communication interne donne un second souffle au service RH et donne plus de sens aux plus aux missions de chacun.

Les entreprises qui ont une procédure d’accueil fidélisent 2 fois mieux leurs employés que celles qui n’en ont pas.

Selon l’étude Cadremploi

Afin de simplifier les échanges, le service RH peut avoir usage d’un outil de soutien à la communication interne. En effet, il existe des fonctionnalités permettant de pouvoir échanger avec l’ensemble du personnel à travers des conversations de groupe ou individuelles sur une messagerie instantanée. La communication entre les équipes et les collaborateurs, de niveaux hiérarchiques différents, est ainsi facilitée.

Pour un service RH, il est essentiel de connaître l’avis et les besoins des collaborateurs sur certains sujets, par exemple des propositions de dates pour des formations, le choix de la thématique de la soirée de Noël, etc.

Pour cela, l’outil de communication interne facilite la récolte des informations puisqu’il est possible de transmettre des sondages, des enquêtes de satisfaction, des enquêtes internes, des votes ou de partager des idées sur une boîte à idées par exemple.

Le format diffère selon la thématique, mais les RH attendent d’un outil qu’il permette à chacun de partager largement et rapidement, et par conséquent, d’obtenir plus de retours. Enfin, les Ressources Humaines peuvent créer un annuaire d’entreprise comprenant l’ensemble des collaborateurs.

Cette démarche permet aux salariés de mieux comprendre la structure de l’entreprise et de naviguer facilement entre les équipes. L’annuaire est un outil efficace pour renforcer les liens internes en encourageant les collaborateurs à suivre l’activité des autres salariés.

Avec un organigramme clair et mis à jour régulièrement par les RH, il est aussi plus facile de trouver et communiquer avec une personne ou un service spécifique au sein de l’entreprise. Un gain de temps qui favorise les échanges.

#3 - Comment mettre en place un outil adapté va aider les RH à mieux communiquer ?

En étant au contact de l’ensemble des salariés, le service RH s’approprie petit à petit la communication interne avec ses missions et ses outils. Cette nouvelle activité demande du temps, des compétences et des techniques spécifiques qui vont au-delà de leurs tâches administratives habituelles.

Pour cela, les RH doivent se former, mais également bénéficier des outils les plus adaptés pour réussir leur communication RH, jongler avec leurs missions administratives et répondre aux besoins des collaborateurs et de l’entreprise.

73% des RH déclarent passer au moins la moitié de leur temps de travail à des tâches administratives.

D’après l’enquête "Les RH au quotidien" des Éditions Tissot

La communication interne est, depuis de nombreuses années, résumée par la production d’un journal interne ou par l’affichage d’un tableau en liège en salle de pause. Ce type d’outil ne reflète pas la communication interne d’aujourd’hui.

En effet, ces supports ne sont plus adaptés aux attentes des salariés et de l’entreprise. Ils ne favorisent pas les échanges, l’engagement des collaborateurs, la transmission des informations et la communication est majoritairement descendante. L’heure est au changement, il est temps d’évoluer en intégrant un nouvel outil de communication interne digital.

Pour le service RH, la mise en place d’une solution de communication adaptée permet de :

• centraliser et stocker les informations
• rendre accessibles les informations à l’ensemble des collaborateurs, sans oublier le personnel terrain
• soutenir la communication transversale par le partage, les échanges et le dialogue
• être au plus près des collaborateurs et renforcer les liens entre les équipes
• optimiser les recrutements et l’intégration des salariés
• développer plus facilement une culture d’entreprise et une marque employeur forte

Une solution de communication interne digitale ou phygitale est un véritable coup de pouce pour le service RH. Elle leur permet de gagner du temps, de performer dans leurs missions et surtout, de réussir leur communication RH !

Envie d’en savoir plus sur le rôle des Ressources Humaines ? Téléchargez sans plus attendre notre guide 6 bonnes résolutions RH pour attirer et fidéliser les collaborateurs en 2022.