7 Etappen, um eine interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln

Ein interner Kommunikationsplan hat viele Vorteile. Wir alle wissen, wie wichtig es für Unternehmen ist, eine interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Heutzutage versuchen viele Unternehmen, diese in ihre allgemeine Strategie zu integrieren, erreichen aber nicht alle gewünschten Ergebnisse. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, über die richtigen Tools zum Management der internen Kommunikation zu verfügen!

Ohne eine Strategie und einen Plan für internen Kommunikation ist es kompliziert, eine hochwertige interne Kommunikation zu erzielen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche 7 Etappen für einen optimalen internen Kommunikationsplan notwendig sind! 🚀 

#1 – Warum einen internen Kommunikationsplan erstellen?

Die Zeiten, in denen sich die interne Kommunikation auf Mitteilungen der Unternehmensleitung an alle Mitglieder der Organisation beschränkte, sind vorbei.

Die interne Kommunikation bezieht heute alle Bereiche des Unternehmens ein: Geschäftsleitung, Management, Mitarbeiter, usw. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, den Kurs zu halten und eine optimale Kommunikationsstrategie zu entwickeln.

Diese Strategie beinhaltet die Erstellung eines Plans für die interne Kommunikation.Der interne Kommunikationsplan ist ein unverzichtbarer Wegweiser, der den Rahmen für die zu leistende Arbeit festlegt und gleichzeitig die zu erreichenden Ziele definiert:

• Ermittlung und Beschreibung der Ziele der internen Kommunikation;
• Bestimmung des Zielpublikums;
• Auswahl und Planung der einzusetzenden Ressourcen;
• Überwachung der durchgeführten Maßnahmen.

Alle diese Maßnahmen durchlaufen genau definierte Phasen.

#2 – Sieben Etappen für einen internen Kommunikationsplan

➡️ Etappe 1: Die Herausforderungen der internen Kommunikation verstehen

Wenn Unternehmen heutzutage beschließen, eine interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln, tun sie das, weil sie eine Vielzahl von Bedürfnissen abdeckt:

• Bindung von Talenten;
• neue Generationen anzuziehen, die der Unternehmenswelt oft misstrauisch gegenüberstehen und ein hohes Lebensqualitätsniveau am Arbeitsplatz anstreben;
• Verbesserung der Rekrutierung durch ein gutes Onboarding: Die durchschnittlichen Kosten für die Ersetzung eines Mitarbeiters liegen zwischen 6 und 9 Monatsgehältern;
• stärkere Einbeziehung der Mitarbeiter;
• Verbesserung der Kommunikation des Managements: Schaffung einer Bindung zwischen Managern und Mitarbeitern;
• Verbesserung des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmern und Humanressourcen.

Die interne Kommunikation kann dem Unternehmen und allen Beteiligten jedoch noch mehr bringen:

• eine bereichernde Unternehmenskultur;
• ein gestärktes Employer Branding;
• motivierte Mitarbeiter;
• eine bessere Lebensqualität am Arbeitsplatz;
• ein solides Management;
• eine einfachere Rekrutierung von Personal;
• eine Steigerung der Produktivität und folglich des Umsatzes.

Wenn Sie die Vorteile und die verschiedenen Aspekte der internen Kommunikation kennen (Hebelwirkung auf die Lebensqualität am Arbeitsplatz, auf das Management und auf die Leistung), können Sie das Management davon überzeugen, in eine interne Kommunikation zu investieren und dieses Projekt gemeinsam mit Ihnen zu unterstützen.

➡️ Etappe 2: Bestandsaufnahme der Situation für den internen Kommunikationsplan

Die Erstellung eines Plans für die interne Kommunikation beginnt mit einem Inventar. Man braucht sich nur eine Frage zu stellen: Wie wird die interne Kommunikation des Unternehmens derzeit gesteuert?

Eine Bestandsaufnahme der Situation ist ein wichtiger Schritt bei der Festlegung des Budgets und der anschließenden Ausarbeitung des Kommunikationsplans. Sie ermöglicht es Ihnen, die ersten Karten auf den Tisch zu legen und eine Liste der verbesserungswürdigen Bereiche der internen Kommunikationsstrategie zu erstellen.

Dieser Schritt wird Ihnen helfen, die notwendigen Informationen zu finden, um die Geschäftsleitung davon zu überzeugen, in interne Kommunikation und ein geeignetes Tool zu investieren und das Budget festzulegen.

Für die Beurteilung der Situation sind mehrere Faktoren relevant:

• Durchführung eines Audits: Dies ist die Phase, in der der Verantwortliche für Kommunikation eine kurze Pause einlegen und eine Bestandsaufnahme machen muss, um die Erwartungen der Kollegen zu verstehen und eine solide Grundlage für die Zukunft zu schaffen.

Anhand dieser Analyse lässt sich der Verbesserungsbedarf in der internen Kommunikation ermitteln:

- materielle Ressourcen
- Personalressourcen
- Zeitressourcen
- benötigte Kommunikationsmittel
- Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken in Bezug auf das Unternehmen

• Durchführung einer Umfrage: Bedenken Sie, dass die Mitarbeiter das Zielpublikum der durchgeführten Maßnahmen und der Motor der internen Kommunikation sind. Die Antworten auf die Fragen werden deren Meinungen und verbesserungswürdige Bereiche aufzeigen.

Eine Umfrage ist ein hervorragendes Mittel, um die Mitarbeiter stärker in das Unternehmensgeschehen einzubeziehen. Der Verantwortliche für die interne Kommunikation sollte die Umfrage als Mittel für positive Veränderungen und als eine Form der Anerkennung darstellen.

➡️ Etappe 3: Festlegung des Budgets für den internen Kommunikationsplan

Sobald das Management davon überzeugt ist, dass es wichtig ist, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln, kann das Budget festgelegt werden. Wie bei der externen Kommunikation ist ein Budget erforderlich, um qualitativ hochwertige Maßnahmen durchzuführen.

Die Festlegung der Kosten für die Umsetzung eines Plans zur internen Kommunikation ermöglicht es Ihnen, in aller Ruhe zu arbeiten und negative Überraschungen zu vermeiden.

Unser Rat? Denken Sie von Anfang an an das Budget, denn es ermöglicht Ihnen, alle für die Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen erforderlichen Kosten abzuschätzen. Natürlich kann das Budget entsprechend den Änderungen und neuen Bedürfnissen angepasst werden, aber eine Aufstellung von Anfang an hilft Ihnen, einen besseren Überblick zu haben.

➡️ Etappe 4: Ihre Zielgruppe kennen, um eine gute interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln

In einem Unternehmen hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen Hintergrund, seine eigene Tätigkeit, seine eigene Erfahrung und sein eigenes Know-how. Darin liegt die Komplexität!

Es ist daher notwendig, die Art und Weise der Kommunikation an das Zielpublikum anzupassen. Oft sagen zwei Kollegen das Gleiche, verstehen sich aber nicht, weil sie unterschiedliche Begriffe verwenden.

Solche Situationen treten regelmäßig auf und führen zu Missverständnissen und Diskrepanzen. Es ist wichtig, mit klaren Worten zu kommunizieren, die mit der DNA des Unternehmens übereinstimmen: Kultur, Werte, Vision der Firmengründer...

Mitarbeiter sind die ersten Kunden

Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Zielgruppe zu studieren, um zu einem späteren Zeitpunkt wirksame Maßnahmen entwickeln zu können. Um die Bedürfnisse der Mitarbeiter in Bezug auf interne Kommunikation zu ermitteln, kann man beispielsweise interne Umfragen durchführen, um herauszufinden, was das Personal davon hält, Gespräche mit der Geschäftsleitung führen und Interviews mit der Personalabteilung organisieren.

Ermitteln Sie zunächst Ihr Zielpublikum und passen Sie Ihre Kommunikation an das Profil der Mitarbeiter an, die Sie ansprechen (Altersgruppe). Ist das Zielpublikum beispielsweise jung (18-30 Jahre alt), sollten Sie eine interne 2.0-Kommunikation wählen. So haben Sie eine bessere Chance, dessen Interesse zu wecken.

Ohne aktives Zuhören gibt es keine Kommunikation!

➡️ Etappe 5: Auswahl der für den internen Kommunikationsplan zu behandelnden Themen

Je nach den Zielen, die mit der beschlossenen Kommunikationsstrategie verbunden sind, wird sich nach und nach eine Richtung herausbilden. Diese wird die redaktionelle Linie und die Gestaltung der zu verbreitenden Mitteilung bestimmen.

Wählen Sie einen Redaktionsplaner. Er wird Ihnen bei der Organisation helfen, damit nichts vergessen wird und man nicht in alle Richtungen geht. Er ermöglicht es Ihnen insbesondere:

• die Themen auszuwählen, die je nach den Events (saisonale Ereignisse, traditionelle Feste, usw.) behandelt werden sollen;
• die Frequenz der Publikationen festzulegen (täglich, wöchentlich, monatlich, usw.);
• eine "Bibliothek" mit den zu verknüpfenden Themen zu erstellen;
• die Rolle jedes Einzelnen zu definieren: Der Redaktionskalender vereinfacht die Aufteilung der Planungsaufgaben auf die Mitglieder des Redaktionsteams.

Was die Themen betrifft, empfiehlt es sich, Kommunikationsinitiativen zu ergreifen und eine "Organisation" zu erstellen.

Wie funktioniert also ein Redaktionskalender?

Der Redaktionskalender wird in der Regel vom Redaktionsteam für einen Zeitraum von 12 Monaten festgelegt und ermöglicht die Planung der Publikationen von Inhalten. Er wird in der Regel auf einer kollaborativen Plattform geteilt, damit alle Beteiligten Änderungen vornehmen können und die gleichen Informationen in Echtzeit zur Verfügung haben.

Unsere Empfehlung: Organisieren Sie eine Brainstorming-Session, um den Redaktionskalender so effizient wie möglich zu gestalten, und geben Sie jedem Mitarbeiter eine Aufgabe.

Wichtige Entscheidungen müssen allen Mitarbeitern mitgeteilt werden

Beabsichtigt das Unternehmen beispielsweise, ein neues strategisches Ziel umzusetzen, das Management zu wechseln oder das Personal neu zu organisieren, sind die zu vermittelnden Mitteilungen von entscheidender Bedeutung. Ziel ist es, die Teams mit klaren Informationen anzusprechen und ihrer Arbeit einen Wert zu geben.

Solche Meldungen müssen klar und transparent sein und die zu ergreifenden Maßnahmen beinhalten. Dazu ist es notwendig, das richtige Tool für eine Kommunikation an alle Mitarbeiter zu finden.

➡️ Etappe 6: Das richtige Tool und die nützlichen Kanäle auswählen

Das Tool auswählen

Möchten Sie das Arbeitsleben in Ihrem Unternehmen verbessern? Sie sind sich nicht sicher, wie Sie die Kanäle definieren und das geeignetste Tool für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern auswählen sollen?

Das ist nicht überraschend: Interne Kommunikation ist eine komplizierte Aktivität. Um Fehler zu vermeiden und nur ein einziges Tool zu verwenden, müssen Sie zunächst Ihre Zielgruppe kennen und Ihre Kanäle entsprechend anpassen:

• Telefon
• E-Mail
• Post
• Intranet des Unternehmens
• Social Network des Unternehmens
• physisches schwarzes Brett
• digitales schwarzes Brett

Das Steeple-Tool ist beispielsweise kollaborativ: Es ermöglicht eine optimale interne Kommunikation. Man kann also ein einziges Tool für die Unternehmenskommunikation verwenden, indem man seine verschiedenen Kanäle nutzt.

Dazu gehören schriftliche Mitteilungen über Software-Funktionen wie Publikationen oder Instant Messaging sowie eine Kommunikation über Foto- oder Video-Sharing.

Wahl der Kommunikationskanäle und -methoden

Um die interne Kommunikation zu optimieren, können Sie Ihre mündlichen Kommunikationskompetenzen in Meetings und Präsentationen verbessern. Jede Mitteilung kann auf das jeweilige Publikum zugeschnitten werden. So entsteht ein Dialog zwischen den Mitarbeitern.

Kommunizieren Sie lieber in schriftlicher Form? Dann wählen Sie eine Mitarbeiterzeitung oder einen Newsletter. Die Wahl der Kommunikationskanäle hängt natürlich von einer Reihe von Faktoren ab: von den erwarteten Zielen, der angesprochenen Gruppe, dem zur Verfügung stehenden Budget usw.

Unsere Empfehlung: Experimentieren Sie mit neuen Medien, um die Aufmerksamkeit der Kollegen zu gewinnen, z. B. mit Videos.

Was passiert mit "Offline"-Mitarbeitern? Es gibt viele Möglichkeiten, mit dieser Zielgruppe zu kommunizieren. Mündliche Kommunikation ist eine mögliche Lösung, z. B. mit einem Informationsaustausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.

Schriftliche Kommunikation ist jedoch immer noch die am häufigsten verwendete Methode. Nicht vernetzte Mitarbeiter können Steeple verwenden. Dieses benutzerfreundliche Tool vermittelt auf effektive Weise Unternehmensnews und ermöglicht es Offline-Mitarbeitern, den selben Informationsgrad zu erhalten.

➡️ Etappe 7: Messen

• Sind die Mitarbeiter mit der internen Kommunikationsstrategie des Unternehmens zufrieden?
• Wird das richtige Kommunikationstool verwendet?
• Ist die Zielgruppe die gewünschte?

All dies sind Fragen, die allzu oft unbeantwortet bleiben...

Die Messung der internen Kommunikation eines Unternehmens ist ein wesentlicher Schritt zur Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten.

Anhand einer Analyse der Situation lässt sich feststellen, welche Themen das größte Engagement der Mitarbeiter bewirken. Wie kann man die Ergebnisse der internen Kommunikation messen?

• Mithilfe einer internen Umfrage, z. B. in Form eines Fragebogens, können Sie Ihre Mitarbeiter direkt um ihre Meinung bitten. Verwenden Sie dazu eine gut strukturierte Methode mit relevanten Punkten.
• Überprüfen Sie den Qualitätsstand der internen Kommunikation durch ein Audit. So können Sie sich ein Bild davon machen, wo Sie in Ihrer internen Kommunikationsstrategie stehen, und haben die richtigen Argumente, um die Geschäftsleitung zu überzeugen, zu investieren.

Es ist offensichtlich, dass interne Kommunikation von größter Bedeutung ist, da sie für das Unternehmen und für alle Mitarbeiter konkrete Vorteile bringt. Ein interner Kommunikationsplan bietet eine Reihe von positiven Effekten, die es ermöglichen

• Informationen an die Mitarbeiter zu übermitteln und dabei eine Vielzahl von Tools einzusetzen;
• die Produktivität zu steigern;
• den Zusammenhalt im Team zu stärken;
• die Mitarbeiter zu motivieren;
• ein Klima des Vertrauens zu schaffen.

Um Ihre interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln, ist es wichtig, folgende 7 Etappen zu beachten:

• die Herausforderungen verstehen;
• ein Inventar durchführen;
• das Budget festlegen;
• Ihre Zielgruppe bestimmen;
• einen Redaktionsplan erstellen;
• die richtigen internen Kommunikationstools auswählen;
• sich die Zeit nehmen, Ihre Mitarbeiter zu befragen und die notwendigen Änderungen vorzunehmen.

Diese Schlüsselelemente werden Ihnen helfen, einen Kommunikationsplan zu erstellen und eine wirksame Strategie umzusetzen!

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