Come e perché migliorare la comunicazione interna: i nostri 10 consigli

Come si può migliorare la comunicazione interna in un’azienda? Questa domanda non ha una risposta facile. Il minimo che si possa dire è che non è semplice comunicare in maniera efficace all’interno di un’azienda.

Per garantire che un’informazione sia accessibile a tutti i collaboratori, è necessario considerare vari parametri. Un’informazione che sia ovviamente convincente e utile per il loro lavoro.

Questi diversi parametri interni devono essere presi in considerazione. A partire dalla grande diversità degli interlocutori presenti all’interno dell’azienda:

• I dipendenti connessi e non connessi
• Il personale in mobilità (vale a dire sul campo: cantieri, strade…) e il personale che lavora negli uffici
• I dipendenti in presenza, in telelavoro e in condizioni di lavoro ibride
• I collaboratori con una propensione e/o una conoscenza degli strumenti digitali

Comprendere i problemi di comunicazione interna

Inoltre, non mancano i problemi legati alla comunicazione sul lavoro. In termini pratici, ciò significa:

• L’assenza o la mancanza di coinvolgimento di altre persone o dei servizi che hanno un ruolo chiave nei modi di comunicare, come le Risorse Umane (HR), il servizio informatico (DSI), la direzione e i manager, può creare ostacoli
• Una comunicazione interna mal eseguita, imperfetta o carente (ad esempio, nessun piano di comunicazione interna elaborato)
• Una comunicazione interna sovrabbondante che porta a una sovrainformazione dei degli individui e quindi potenzialmente a una disinformazione
• L’assenza di mezzi, di budget assegnato o di un servizio dedicato alla comunicazione che sia in grado ad esempio di organizzare eventi interni
• L’uso di strumenti di comunicazione obsoleti, inadatti all’azienda e che non rispondono alle esigenze e aspettative dei degli individui
• Una mancanza di strutturazione/ambizione della strategia di comunicazione interna

Queste problematiche variano in base a: 

• Il contesto della comunicazione interna dell’azienda
• La sua maturità
• la sua dimensione
• La sua struttura
• Il numero di individui impiegati
• Il settore di attività
• La sensibilità dei leader sulle questioni di comunicazione interna

Ma una cosa è certa: non c’è fatalità. Il miglioramento della comunicazione interna inizia: 

• Con una presa di coscienza, a seguito di un audit o di un inventario ad esempio
• Con la volontà di farne un vettore di crescita virtuoso, attraverso l’adozione di una soluzione di comunicazione interna ad esempio 

In questo articolo vi spieghiamo: 

• Che cos’è la comunicazione interna (definizione e problematiche)
• Perché migliorare la comunicazione interna
• Come migliorare la comunicazione interna 

Infine, come bonus, vi offriamo 10 consigli indispensabili per migliorare la comunicazione interna nella vostra azienda. Buona lettura!

#1 - Cosa è la comunicazione interna?

Prima di spiegarvi come migliorare la comunicazione interna nella vostra azienda, facciamo un passo indietro e parliamo di questa nozione così importante oggi nel mondo del lavoro moderno.

La comunicazione interna si riferisce ai flussi di informazioni che circolano tra i membri della stessa organizzazione, della stessa azienda, della stessa associazione, della stessa comunità, ecc.

Secondo Mélina Sotelino, esperto francese di comunicazione presso l’agenzia Publicis Consultants, la comunicazione interna è l’azione di “produrre e condividere informazioni destinate ai collaboratori di un’azienda, come parte interessata specifica, il tutto, in una logica di conversazione e di interazione”.

Gli scambi di informazioni all’interno di un’organizzazione, che contribuiscono a una comunicazione aziendale efficace, avvengono secondo 3 approcci diversi ma complementari quando sono equilibra :

a) La comunicazione discendente

È una comunicazione interna gerarchica: la direzione emette le informazioni - notizie, condizioni di lavoro, vita interna… - e le trasmette ai dipendenti.

b) La comunicazione ascendente

Le informazioni - opinioni, idee, feedback, suggerimenti… - provengono dai dipendenti e sono “risalite” alla direzione.

c) La communication trasversale

Collaborativa e inclusiva, questa comunicazione consiste nel mettere tutti i membri dell’azienda su un canale di comunicazione allo stesso livello di informazione senza distinzione, dando loro la parola.

A differenza della comunicazione esterna, il cui obiettivo sono i potenziali clienti, i clienti o i partner, la comunicazione interna si rivolge a tutti i collaboratori di un’organizzazione, indipendentemente dal loro status, con l’obiettivo di avere conversazioni con:

• Dipendenti
• Dirigenza
• Manager
• Quadri
• Contrattisti
• Temporanei
• Alternanti
• … 

Indipendentemente dal loro servizio:

• Risorse Umane
• Informatica
• Comunicazione
• Marketing
• Commercio/vendite
• Trasporto & logistica
• Servizi generali
• …

E infine, indipendentemente dal settore di attività dell’azienda: 

• Grande distribuzione
• Salute
• Edilizia/BTP
• Salute
• Industria
• Industria farmaceutica
• Automobile
• Trasporto e logistica
• Commercio e vendita al dettaglio
• …

La comunicazione interna è stata a lungo considerata un valore aggiunto all’interno delle aziende, limitandosi alla semplice trasmissione di informazioni. Tuttavia, soprattutto, sotto l’influenza delle nuove tecniche di marketing, la comunicazione efficace interna svolge ora un ruolo fondamentale nel buon funzionamento di un’azienda.

Basta vedere le conseguenze negative di una comunicazione interna carente:

• Ritiro silenzioso
• Disimpegno dei collaboratori
• Dimissioni frequenti
• Alto turnover
• Assenteismo ricorrente
• Incomprensioni nei servizi
• Capacità di collaborazione tra servizi non fruttuosa
• …

È quindi un luogo comune affermare che la comunicazione interna è importante oggi. Perché è così importante? Perché svolge una quadrupla funzione: 

• Una condivisione di informazioni equa ed efficace
• Un rafforzamento della cultura aziendale
• Lo sviluppo della coesione aziendale
• L’impegno delle squadre 

Risponde anche alla necessità di adattarsi a un ambiente economico sempre più competitivo. Comunicare in maniera efficace favorisce un clima di fiducia all’interno dell’azienda per raggiungere obiettivi di crescita ambiziosi.

#2 - Perché migliorare la comunicazione interna?

Se ben organizzata e riflettuta, la comunicazione interna diventa una delle soluzioni - se non LA soluzione - con l’obiettivo di:

• Rendere più fluidi i rapporti tra i collaboratori
• Disinnescare eventuali conflitti
• Ottimizzare i flussi di informazioni interne
• Dinamizzare gli scambi
• Mobilizzare le energie positive
• Creare una sinergia collettiva
• Accompagnare il cambiamento nell’azienda 
• Dare voce ai vostri collaboratori 

I vantaggi della comunicazione interna e della comunicazione aperta sul luogo di lavoro in azienda sono numerosi. Sono in grado di creare un ciclo virtuoso duraturo in un ambiente tranquillo e pienamente orientato al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda.

Concretamente, una comunicazione efficace interna offre un' ampia gamma di possibilità e vantaggi, in particolare rispetto alla concorrenza.

A cominciare da: 

• L'integrazione di nuove persone in arrivo
• La consolidazione della cultura aziendale
• L’impegno attivo dei collaboratori
• La motivazione crescente delle squadre
• La “facilitazione” del reclutamento
• La fidelizzazione dei dipendenti
• La riduzione del tasso di turnover
• La valorizzazione del marchio datore di lavoro
• Il miglioramento della produttività
• L’aumento del fatturato

Inoltre, uno studio recente condotto dall’osservatorio Steeple sottolinea l’importanza della comunicazione interna nelle mentalità e in tutti gli ambienti professionali: l’83% dei dipendenti intervistati ritiene che la comunicazione interna sia un progetto da privilegiare in azienda.

Infine, per concludere questa parte, l’argomento più significativo - indipendentemente dall’intensità della vostra concorrenza, dalla qualità del vostro prodotto o del vostro servizio - rimane l’efficacia: la comunicazione interna, quando è ben gestita e coinvolgente, è un vero e proprio motore di performance economica.

#3 - Come migliorare la comunicazione interna: i nostri 10 consigli

Consiglio n°1: eseguite un audit della vostra comunicazione interna

L’audit della vostra comunicazione interna è il prerequisito per valutare la vostra attuale capacità di comunicazione interna.

Si tratta di fare un bilancio della vostra comunicazione interna per ottenere una visione globale e completa della situazione:

• I punti di forza
• I punti deboli
• Le aree di miglioramento, prioritarie o meno 

Generalmente, un audit della comunicazione interna prende la forma di domande relative a:

• La strutturazione della strategia di comunicazione interna 
•  Le risorse finanziarie e umane impiegate per portare avanti il progetto di comunicazione interna 
• Gli attori dell’azienda che portano avanti il progetto di comunicazione interna 
• La presa di parola all’interno dell’azienda 
• Gli strumenti di comunicazione interna utilizzati per comunicare in maniera efficace
• L’impegno dei dipendenti nella comunicazione 

Gli insegnamenti tratti dall’audit costituiranno altrettanti argomenti da presentare alla vostra direzione per convincerla nella comunicazione interna efficace. Come complemento a questo audit, diffondete un sondaggio tra i vostri collaboratori per sapere cosa pensano della vostra attuale comunicazione interna.

Rendete loro protagonisti del cambiamento,  trasformandoli in buoni comunicatori: in questo modo si sentiranno importanti e coinvolti e faranno vivere la vostra comunicazione interna ogni giorno.

Questo è il primo passo per coinvolgere i vostri collaboratori. 

Consiglio n°2: crea una sinergia per migliorare la comunicazione interna

È un passo importante quello di determinare chi sarà responsabile della comunicazione interna all’interno dell’azienda. L’obiettivo è strutturare un team motivato, agile ed efficace a lungo termine per garantire la coerenza della comunicazione interna.

a) Il servizio di comunicazione

Il servizio di comunicazione, se non esiste all’interno della vostra azienda, è il più adatto a gestire la comunicazione interna. E in particolare il responsabile della comunicazione.

Il ruolo di questo servizio è di diffondere l’informazione a tutti i dipendenti, di implementare il piano di comunicazione interna e di seguirlo quotidianamente. Deve anche animare la vita dell’azienda.

Per svolgere efficacemente la sua missione, questo servizio di comunicazione deve essere sostenuto dalla sua direzione e basarsi su strumenti adeguati per:

• Raccogliere l’informazione dai servizi e trattarla
• Creare contenuti (testi, video, podcast, grafica…) con l’aiuto di software creativi
• Pianificare tramite un calendario editoriale ad esempio
• Diffondere tramite strumenti digitali
• Misurare gli effetti delle azioni di comunicazione in uno strumento di comunicazione interna.

b) Il servizio delle Risorse Umane (HR) 

Il servizio HR è anche coinvolto nella comunicazione interna, è anche in grado di gestire autonomamente la comunicazione interna (in caso di assenza di un servizio di comunicazione). Il suo obiettivo è valorizzare l’aspetto degli “individui” nell’azienda, così come il saper essere e il saper fare dei dipendenti.

Questo servizio conosce perfettamente i messaggi chiave da diffondere in funzione dei momenti salienti dell’anno. Inoltre, è in contatto diretto con i dipendenti, le loro problematiche, i partner sociali e la cultura aziendale. Collega la comunicazione interna con il reclutamento interno e la strategia di employee advocacy in particolare.

c) La direzione

C’È la pietra angolare. Il successo della comunicazione interna dipende dall’impegno della direzione, poiché è essa che deve iniziare, portare avanti e dinamizzare la strategia. Favorisce lo scambio diretto con i dipendenti o con i manager nel caso di aziende multisito e multinazionali.

La direzione è garante dell’implementazione del piano di comunicazione. Evitate di puntare solo sulla comunicazione discendente: chiedete l’opinione dei vostri dipendenti per ottenere feedback sul campo e allo stesso tempo per coinvolgerli, facendoli sentire importanti.

Puntate sulla trasparenza della vostra strategia aziendale e sulla vicinanza con tutti i dipendenti. Altri interlocutori indispensabili devono essere coinvolti in una buona comunicazione sul lavoro:

• Il servizio informatico (DSI): vero e proprio snodo tecnologico, questo servizio gestisce le reti di informazione all’interno dell’azienda. Consigliano nella scelta degli strumenti digitali e dei software, tra gli altri.
• I manager: il loro ruolo all’interno del processo di comunicazione è importante. La loro parola deve essere trasmessa all’interno delle squadre per fluidificare la buona comunicazione.
• E naturalmente i dipendenti che, quando la comunicazione interna ha successo, diventano ambasciatori interni ed esterni dell’azienda.

Consiglio n°3: elaborate un piano di comunicazione interna

Avete creato una sinergia attorno a un team di comunicazione. Ora è necessario formalizzare il vostro piano di comunicazione interna. È una roadmap che stabilisce un quadro di lavoro indicando gli obiettivi da raggiungere:

• Identificate i punti di forza e le debolezze e gli assi di miglioramento
• Organizzate gli obiettivi della comunicazione interna
• Determinate il target da raggiungere
• Selezionate le azioni da implementare e i mezzi per raggiungerle
• Pianificate rigorosamente le azioni di comunicazione
• Controllate nel corso del tempo tramite le sintesi statistiche del vostro strumento di comunicazione

Coinvolgete i servizi già citati nell’elaborazione del piano di comunicazione interna: servizio di comunicazione/responsabile della comunicazione interna, risorse umane (HR), direzione, servizio QSA, polo informatico…

Le diverse fasi per costruire la vostra strategia di comunicazione sono le seguenti:

• Capire le sfide della comunicazione interna
• Stabilire gli obiettivi
• Elencare le informazioni disponibili o da cercare
• Identificare i messaggi da pubblicare in funzione delle date chiave
• Creare un comitato editoriale
• Stabilire un calendario editoriale ricco e vario
• Definire il tono da utilizzare
• Scegliere i giusti strumenti di comunicazione interna
• Fare partecipare i collaboratori
• Misurare le prestazioni e aggiustare la strategia

Consiglio n°4: digitalizzate i processi di comunicazione interna

Certamente il passaggio più determinante per migliorare la comunicazione interna: l’uso degli strumenti digitali di comunicazione. Questi sono ormai la norma nelle aziende per strutturare gli scambi di informazioni, fluidificarli e diffonderli in tempo reale. 

Queste informazioni transitano principalmente attraverso:

• La messaggistica istantanea o chat
• L’email
• La condivisione di documenti multimediali e PDF
• Le funzionalità e i moduli di uno strumento di comunicazione interna 

I benefici sono numerosi: 

• Automazione dei processi interni: pre-boarding, onboarding, mobilità interna o offboarding
• Risparmio di tempo ed energia
• Sinergia tra i servizi
• Miglioramento della comunicazione interna
• Aumento della qualità della vita sul lavoro
• Aumento della produttività

La trasformazione digitale influisce su tutti i livelli di funzionamento dell’azienda, implicando un nuovo punto di vista sulla comunicazione, sulla gestione delle risorse, sul management e persino sul reclutamento.

È tanto importante essere ben accompagnati e guidati nell’uso dello strumento di comunicazione interna. È un modo per coinvolgere i vostri collaboratori fin dall’inizio di un progetto digitale.

Consiglio n°5: coinvolgete i vostri collaboratori nell’adozione di una soluzione di comunicazione

La trasformazione digitale può alimentare alcune preoccupazioni tra i vostri collaboratori. Accompagnateli nel cambiamento e spiegate ad ogni passaggio le trasformazioni in corso attraverso contenuti didattici, tutorial, informazioni utili.

Mantenete un buon livello di informazione tra tutte le componenti della vostra azienda: il discorso dei vostri manager o del vostro top-management verso le loro squadre assume qui tutta la sua rilevanza.

Il fatto di associare i vostri collaboratori alla fase di implementazione della soluzione costituisce un vantaggio significativo: li rassicurate e favorite notevolmente il loro futuro impegno.

Assicuratevi che la trasformazione digitale sia ben compresa da tutti e che i vostri collaboratori vi aderiscano, che siano pronti a utilizzare questi nuovi strumenti. Infine, rispondete alle domande e alle perplessità che si presentano.

Consiglio n°6: diffondete messaggi ispirati e autentici per migliorare la comunicazione interna

Per mantenere un buon livello di informazione - con tutti i benefici che ne derivano - diffondete sul vostro strumento di comunicazione interna contenuti adatti, attraenti e ispirati.

Si tratta di rendere accessibili al maggior numero di persone informazioni chiare, pratiche e utili per i vostri collaboratori.

L’obiettivo è multiplo:

• Valorizzare il lavoro dei vostri collaboratori
• Rilanciare le loro idee e suggerimenti
• Diffondere un discorso sui valori e la cultura dell’azienda
• Gratificare il lavoro svolto e le migliori iniziative professionali
• Dare voce ai manager: è uno degli ingredienti del successo della vostra comunicazione interna. Se la loro partecipazione è attiva, i manager saranno i migliori ambasciatori dell’azienda e i più affidabili nel trasmettere le informazioni
• Favorire la condivisione di know-how e buone pratiche

Il video appare oggi come il formato d’eccellenza dal punto di vista visivo. Offre grandi possibilità di interattività e ha un effetto molto impattante. I diversi tipi di video sono i seguenti:

• Il formato GIF animato o mp4, ideale per diffondere video brevi (alcuni secondi) e creativi
• Il formato lungo, come il documentario “Inside Steeple” ad esempio
• I video promozionali, di presentazione di un nuovo prodotto, di una nuova funzionalità del prodotto
• I supporti di comunicazione video destinati al servizio commerciale e al marketing
• I tutorial
• I feedback
• I replay dei webinar

Consiglio n°7: utilizzate sondaggi e indagini interne 

Alcuni indicatori o alcune tendenze osservabili dovrebbero mettervi in allerta: notate un aumento del tasso di turnover, un calo del tasso di coinvolgimento:

• Pubblicazioni
• Newsletter
• Eventi interni 

Notate alcuni punti di miglioramento da attuare rapidamente?

Ascoltate attivamente e trasformate questi segnali in indicatori per sondare i dipendenti.

Questo permetterà di misurare la soddisfazione e lo stato d’animo delle vostre squadre seguendo questa metodologia:

a) Definite gli obiettivi del vostro sondaggio interno, come quello di avere almeno il 50% di risposte per poter sfruttare adeguatamente i risultati o, se necessario, effettuare un sollecito.

b) Conoscete il target del vostro sondaggio interno: assicuratevi che tutti i vostri collaboratori, anche quelli non connessi, vi abbiano accesso facilmente

c) Formulate chiaramente e in modo esaustivo le domande del sondaggio interno: preferite domande chiuse perché più semplici da rispondere. Senza dimenticare di integrare alcune domande aperte o la possibilità di lasciare campi liberi.

d) Diffondete il sondaggio tra i vostri dipendenti utilizzando tutti i modi di comunicare a vostra disposizione (email, messaggistica istantanea, stampe su carta per i non connessi…) e garantendo loro l’anonimato.

e) Promuovete il sondaggio: incoraggiate i collaboratori a rispondere al vostro sondaggio. Coinvolgete anche i manager, che potranno incoraggiare le loro squadre a partecipare!

Ecco alcuni esempi di domande da porre:

• Siete soddisfatti della comunicazione interna della vostra azienda? Se no, perché
• Ricevete correttamente le informazioni diffuse?
• Leggete le informazioni trasmesse dall’azienda? Se no, perché?
• Pensate di essere abbastanza informati sull’attualità dell’azienda?
• Avete voglia di partecipare alla comunicazione interna dell’azienda?
• Quali argomenti vorreste vedere trattati in priorità dalla comunicazione interna?

Consiglio n°8: incoraggiate i vostri collaboratori a partecipare al progetto di comunicazione interna

Mettete gli individui al centro del vostro approccio partecipativo e collaborativo.

Delimitate degli spazi geografici - ad esempio la sala pausa - per discutere in modo informale con i vostri colleghi:

• degli eventuali problemi di comunicazione interna
• delle soluzioni che potrebbero essere apportate

Dal dibattito e dalle conversazioni nasceranno i primi elementi di risposta e le azioni di comunicazione da considerare per la messa in atto.

Create dei momenti dedicati alla comunicazione interna durante i quali inizierete degli scambi ed una condivisione di idee. Utilizzate gli eventi interni per potenziare l’esperienza del collaboratore : 

• Colazioni
• Pranzi aziendali
• Afterworks
• Seminari di team-building
• Celebrazioni di vittorie

L’obiettivo? Che i vostri collaboratori si impegnino al 100% nel progetto aziendale. Più le squadre sono informate e valorizzate, più si sentiranno importanti e saranno inclini a parlare positivamente del team all’esterno delle vostre mura.

Le squadre si appropriano così della cultura e dei valori aziendali e ne diventano i vettori in modo naturale.

Consiglio n°9: misurate la comunicazione interna attraverso il metodo qualitativo…

Questa fase di misurazione è fondamentale per capire come migliorare la comunicazione interna. 

Secondo Exoplatform, più di 6 comunicatori su 10 non misurano i risultati delle loro azioni di comunicazione interna.

In queste condizioni è estremamente complicato sapere cosa funziona e cosa è difettoso. Senza dimenticare la perdita di denaro che ne risulta…

Le impressioni e i sentimenti dei dipendenti sono importanti da prendere in considerazione. Niente può sostituire la conversazione diretta (di persona e a voce) con i vostri collaboratori per conoscere la loro opinione sulla comunicazione.

I metodi qualitativi per misurare le vostre azioni di comunicazione interna sono:

• I sondaggi
• L’indagine occasionale basata su domande chiuse con un tempo limitato (massimo 15 minuti) che può essere implementata rapidamente con Google Form o Survey Monkey
• Il barometro dell’opinione interna per seguire la percezione dei dipendenti su specifiche tematiche aziendali
• Colloquio individuale per approfondire o affinare le domande poste durante un’indagine interna

Il focus group: riunione di squadra attorno a un tema preciso come ad esempio il magazine interno. Il moderatore della riunione ha il compito di portare ognuno a esprimere la sua opinione e a confrontare le sue idee in modo approfondito.

Non solo otterrete preziose informazioni, ma trasmetterete un messaggio positivo: quello che l’opinione di ciascuno è importante e presa in considerazione. Prendete il polso dell’azienda rimanendo in ascolto attivo e attenti al famoso “rumore di corridoio”.

Le opinioni più interessanti appaiono a volte in una conversazione informale.

… e il metodo quantitativo per migliorare la comunicazione interna: consiglio n°10

È altrettanto fondamentale sfruttare tutti i dati numerici a vostra disposizione, in funzione dei canali di comunicazione utilizzati. Essi illuminano attraverso gli indicatori e i ICP le ricadute delle vostre azioni di comunicazione. E mettono in evidenza le lacune, le prestazioni o le imperfezioni della vostra strategia attuale.

Questo riguarda i seguenti mezzi di comunicazione:

• La newsletter interna: numero di iscrizioni/disiscrizioni, tasso di apertura, tasso di clic, contenuti più cliccati e meno cliccati (che indicano gli argomenti più popolari)
• Il blog o il sito web dell’azienda: numero di visite, di visitatori unici, di pagine viste, tasso di rimbalzo, pagine consultate, tempo trascorso su ogni pagina
• Lo strumento di comunicazione interna (come un intranet sociale aziendale ad esempio) vi fornisce dati sul consumo dell’informazione e l’impegno dei vostri collaboratori, in particolare attraverso le funzionalità “Like”, “Condivisione” o ancora “Commento”. 

Ovviamente, è opportuno effettuare un monitoraggio regolare - settimanale, mensile o annuale - e duraturo delle informazioni fornite nell’amministrazione del vostro strumento di comunicazione interna, come ad esempio nello strumento Steeple con: 

• le tendenze della community
• le sintesi statistiche
• i consigli personalizzati.

Questo vi permetterà di misurare l’evoluzione delle vostre azioni di comunicazione e alla fine di sapere se i vostri obiettivi sono stati raggiunti. E quindi di migliorare la vostra comunicazione interna in modo consapevole e prendendo le migliori decisioni.

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