¿Cómo alcanzar los objetivos de un plan de comunicación interna?

Integrar los objetivos de un plan de comunicación interna dentro de la estrategia global de la empresa es imprescindible hoy en día. Los empleados esperan ante todo informaciones de calidad que respondan a sus expectativas empresariales y personales.

Descubre en este artículo cómo establecer objetivos de comunicación interna adaptados a las necesidades de tus equipos y de tu empresa.

#1 – ¿Por qué elaborar objetivos de un plan de comunicación interna?

Crear una cultura empresarial sólida y coherente

Para desarrollar una identidad propia, es preciso que cada persona se sienta parte de un grupo. Lo mismo ocurre en el mundo laboral, donde resulta fundamental trabajar una identidad clara.

Esta base es el primer nivel de una cultura corporativa sólida y coherente con la imagen de la marca. Sobre todo, facilita el compromiso y la cohesión de los colaboradores hacia la organización.

Ya sea una empresa muy pequeña, una pyme o una gran sociedad, crear una cultura corporativa es un aspecto primordial en su estrategia empresarial. Para ayudarte en esta tarea, te recomendamos cumplir con una serie de requisitos:

1) Definir su razón de ser

Esta ideología corresponde al ADN de la empresa. Es el primer elemento que se debe construir y que da sentido a tus acciones. Aparte de lo que está en juego desde el punto de vista financiero, la razón de ser tiene que ver sobre todo con las cuestiones sociales y medioambientales.

En su calidad de grandes actores económicos, las empresas deben indudablemente dar ejemplo a largo plazo.

2) Formalizar los valores compartidos

Ahora bien, si se trata de valores personales, se notarán a nivel profesional y tendrán un impacto dentro de la empresa. Al agrupar los valores individuales de cada uno de los empleados, podrás destacar los valores compartidos que representan el ADN de la empresa.

3) Crear un universo en torno a estos valores

Una vez definidos estos valores, conviene que los empleados puedan asociarse a ellos e identificarse con ellos. A tal fin, es preciso construir un universo completo para cada uno de ellos, con comportamientos esperados o proscritos dentro de la organización.

4) Encarnar estos valores dentro de la experiencia del colaborador

Al igual que para lograr una buena experiencia del cliente, el recorrido del colaborador debe ser coherente a lo largo de todo el ciclo de vida. Desde la contratación, pasando por el onboarding, hasta las evaluaciones de fin de año.

La idea es utilizar la razón de ser y los valores de la empresa para : 

• atraer a los talentos
• fidelizarlos con éxito

5) Garantizar un compromiso regular

La cultura corporativa no es un ejercicio puntual que se lleva a cabo una vez a principios de año o cuando llegan nuevos colaboradores. Su actualización periódica es fundamental para que todos los empleados estén alineados con ella y, sobre todo, para que la comprendan.

Construir una cultura de empresa implica, ante todo, un trabajo a largo plazo. Para ello es necesario conocer bien la razón de ser y los valores de la organización.

Contribuir al éxito de la organización tanto a nivel interno como externo

Una comunicación interna eficaz es sinónimo de beneficios considerables para una empresa. Tanto desde el punto de vista financiero como humano.

He aquí las ventajas de comunicación interna :

• Aumentar la eficacia de los colaboradores, gracias a una comunicación fiable y un mismo nivel de información para todos
• Incrementar la confianza de los empleados, mediante la circulación transparente de la información
• Mejorar la productividad de los equipos y, por consiguiente, el rendimiento de la organización, valorizando al máximo las competencias
• Desarrollar un sentimiento de pertenencia, un compromiso y una lealtad, mediante la difusión de la cultura corporativa a todos los empleados
• Atraer a más clientes y candidatos, gracias a un clima social tranquilo y una imagen positiva de la empresa
• Reducir los costes de contratación, gracias a empleados más fieles y una organización más atractiva

Si sumamos todos estos beneficios, nos damos cuenta de que el objetivo final es potenciar la competitividad y la imagen de la empresa. Además de desarrollar las bases de una comunicación interna sólida, tus empleados se convierten en los mejores embajadores de tu marca.

#2 – Las buenas prácticas para alcanzar los objetivos de un plan comunicación interna

Examinar las tendencias internas actuales para determinar las áreas de mejora

Antes de emprender cualquier estrategia, el primer paso consiste en identificar sus puntos fuertes y sus áreas de mejora. Para ello, puedes recurrir a personas ajenas al departamento de comunicación, tanto a los colaboradores como a los directivos.

Conocer las expectativas de cada uno y su opinión sobre los métodos existentes es de especial importancia para elaborar una estrategia adecuada. Por ejemplo, encuestar a tus equipos le permitirá tener una idea clara de las necesidades que el departamento de comunicación no tiene.

Además de estas apreciaciones internas, resultará pertinente revisar si la estrategia prevista es coherente con las necesidades de la organización :

• ¿Se centra la estrategia en las misiones y en los objetivos de la empresa?
• ¿Está adaptada a tu estructura?

Las respuestas a estas preguntas son clave para una comunicación interna eficaz.

Entrevistar a todos los colaboradores para entender las motivaciones de su audiencia

En el caso de una campaña de marketing, el público meta al cual se quiere llegar no debe pertenecer a una categoría amplia de personas. “Las mujeres” o “los adolescentes”, por ejemplo, son audiencias demasiado amplias.

Lo mismo ocurre con las comunicaciones internas, en las que el público objetivo no puede ser únicamente los “colaboradores”. Tus mensajes deben adaptarse a los equipos, al entorno de trabajo, a la experiencia o incluso a los acontecimientos.

Nos referimos aquí a segmentar los distintos grupos que componen el personal, con el fin de analizar todas las posibilidades de comunicación. Por eso resulta esencial consultar a los colaboradores antes de decidir los métodos y las herramientas que se van a implantar.

Definir objetivos SMART para optimizar las posibilidades de alcanzar el éxito

SMART es un acrónimo inglés que significa “Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Timely” (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y a Tiempo).

Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y a Tiempo. Estos son los 5 acrónimos imprescindibles para definir los objetivos de un proyecto incluso antes de empezar. Es difícil llevar a cabo un proyecto sin definir de antemano sus objetivos de forma clara y detallada.

A modo de ejemplo, cabe citar la adaptación de una página web para dispositivos móviles. Para aclarar las acciones que deben emprenderse, se puede aplicar el método SMART, tal y como se describe a continuación.

“Debido al gran número de usuarios que se conectan a nuestra página web a través de un dispositivo móvil, resulta indispensable crear una aplicación. Esta aplicación debería alcanzar las 10.000 descargas a finales de 2023, con una tasa de conversión del 7%. La aplicación se desarrollará internamente y se estrenará a mediados de año, con el apoyo de una campaña de marketing durante los 3 meses siguientes.”

Los equipos tendrán una visión más clara del valor de su trabajo para la empresa. Gracias a una mejor comprensión y a unas directrices concretas, estarán más motivados para contribuir al éxito del proyecto.

Pero cuidado, tampoco hay que fijarse objetivos demasiado ambiciosos. Más vale ser modesto al principio e ir desarrollando los objetivos a medida que avancen las tareas.

Elegir los canales adecuados para elaborar un plan de comunicación interna adaptado

Cada canal tiene un impacto diferente, ya sea :

• la intranet
• la mensajería interna
• las redes sociales
• las videoconferencias
• los tablones de anuncios
• las newsletters

Cada empleado tiene sus propias preferencias y no utilizará todas las herramientas con el mismo compromiso.

Al estudiar con detenimiento los hábitos y las tendencias a nivel interno, tendrás más posibilidades de llegar a los colaboradores objetivo. Utilizar los canales de comunicación adecuados es clave para recompensar los esfuerzos y consolidar la estrategia.

Analizar para determinar si la estrategia de comunicación interna tiene éxito o no

Una vez que se han definido los objetivos SMART y los canales de comunicación, es importante supervisar con frecuencia el éxito de tus enfoques. Se pueden utilizar datos cuantitativos, como las tasas de apertura de los correos electrónicos, la interacción en las redes sociales, entre otros, así como datos cualitativos.

Datos relacionados con conversaciones con grupos de empleados o entrevistas individuales. Al probar constantemente nuevos enfoques, sabrás cuáles son los más eficaces y qué canales hay que favorecer.

Evidentemente, para llevar a cabo con éxito un proyecto de comunicación a largo plazo, la dirección tiene un papel fundamental. Es ella quien toma las decisiones sobre la inversión asignada a los equipos de comunicación.

Decisiones que tendrán un impacto en el tiempo y en los recursos utilizados. En consecuencia, resultará importante demostrar el impacto de tu estrategia de comunicación interna en la plantilla, con informes periódicos.

Hoy en día, gracias a las herramientas de comunicación interna disponibles, las empresas disponen de medios para acceder a estadísticas precisas sobre el impacto de sus acciones.

La tecnología es un apoyo indispensable para cualquier equipo de comunicación que desee probar y validar su estrategia.

Alinear los objetivos de un plan de comunicación interna con los de tu organización y las expectativas de tus colaboradores es la mejor forma de conseguir una estrategia fructífera a largo plazo.

Descubre ahora cómo comprometer a tus colaboradores en tu estrategia de comunicación interna :

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