Come si può migliorare la comunicazione interna in un’azienda? Questa domanda non ha una risposta facile. Il minimo che si possa dire è che non è semplice comunicare in maniera efficace all’interno di un’azienda.
Per garantire che un’informazione sia accessibile a tutti i collaboratori, è necessario considerare vari parametri. Un’informazione che sia ovviamente convincente e utile per il loro lavoro.
Questi diversi parametri interni devono essere presi in considerazione. A partire dalla grande diversità degli interlocutori presenti all’interno dell’azienda:
Inoltre, non mancano i problemi legati alla comunicazione sul lavoro. In termini pratici, ciò significa:
Queste problematiche variano in base a:
Ma una cosa è certa: non c’è fatalità. Il miglioramento della comunicazione interna inizia:
In questo articolo vi spieghiamo:
Infine, come bonus, vi offriamo 10 consigli indispensabili per migliorare la comunicazione interna nella vostra azienda. Buona lettura!
Prima di spiegarvi come migliorare la comunicazione interna nella vostra azienda, facciamo un passo indietro e parliamo di questa nozione così importante oggi nel mondo del lavoro moderno.
La comunicazione interna si riferisce ai flussi di informazioni che circolano tra i membri della stessa organizzazione, della stessa azienda, della stessa associazione, della stessa comunità, ecc.
Secondo Mélina Sotelino, esperto francese di comunicazione presso l’agenzia Publicis Consultants, la comunicazione interna è l’azione di “produrre e condividere informazioni destinate ai collaboratori di un’azienda, come parte interessata specifica, il tutto, in una logica di conversazione e di interazione”.
Gli scambi di informazioni all’interno di un’organizzazione, che contribuiscono a una comunicazione aziendale efficace, avvengono secondo 3 approcci diversi ma complementari quando sono equilibra :
È una comunicazione interna gerarchica: la direzione emette le informazioni - notizie, condizioni di lavoro, vita interna… - e le trasmette ai dipendenti.
Le informazioni - opinioni, idee, feedback, suggerimenti… - provengono dai dipendenti e sono “risalite” alla direzione.
Collaborativa e inclusiva, questa comunicazione consiste nel mettere tutti i membri dell’azienda su un canale di comunicazione allo stesso livello di informazione senza distinzione, dando loro la parola.
A differenza della comunicazione esterna, il cui obiettivo sono i potenziali clienti, i clienti o i partner, la comunicazione interna si rivolge a tutti i collaboratori di un’organizzazione, indipendentemente dal loro status, con l’obiettivo di avere conversazioni con:
Indipendentemente dal loro servizio:
E infine, indipendentemente dal settore di attività dell’azienda:
La comunicazione interna è stata a lungo considerata un valore aggiunto all’interno delle aziende, limitandosi alla semplice trasmissione di informazioni. Tuttavia, soprattutto, sotto l’influenza delle nuove tecniche di marketing, la comunicazione efficace interna svolge ora un ruolo fondamentale nel buon funzionamento di un’azienda.
Basta vedere le conseguenze negative di una comunicazione interna carente:
È quindi un luogo comune affermare che la comunicazione interna è importante oggi. Perché è così importante? Perché svolge una quadrupla funzione:
Risponde anche alla necessità di adattarsi a un ambiente economico sempre più competitivo. Comunicare in maniera efficace favorisce un clima di fiducia all’interno dell’azienda per raggiungere obiettivi di crescita ambiziosi.
Se ben organizzata e riflettuta, la comunicazione interna diventa una delle soluzioni - se non LA soluzione - con l’obiettivo di:
I vantaggi della comunicazione interna e della comunicazione aperta sul luogo di lavoro in azienda sono numerosi. Sono in grado di creare un ciclo virtuoso duraturo in un ambiente tranquillo e pienamente orientato al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda.
Concretamente, una comunicazione efficace interna offre un' ampia gamma di possibilità e vantaggi, in particolare rispetto alla concorrenza.
A cominciare da:
Inoltre, uno studio recente condotto dall’osservatorio Steeple sottolinea l’importanza della comunicazione interna nelle mentalità e in tutti gli ambienti professionali: l’83% dei dipendenti intervistati ritiene che la comunicazione interna sia un progetto da privilegiare in azienda.
Infine, per concludere questa parte, l’argomento più significativo - indipendentemente dall’intensità della vostra concorrenza, dalla qualità del vostro prodotto o del vostro servizio - rimane l’efficacia: la comunicazione interna, quando è ben gestita e coinvolgente, è un vero e proprio motore di performance economica.
L’audit della vostra comunicazione interna è il prerequisito per valutare la vostra attuale capacità di comunicazione interna.
Si tratta di fare un bilancio della vostra comunicazione interna per ottenere una visione globale e completa della situazione:
Generalmente, un audit della comunicazione interna prende la forma di domande relative a:
Gli insegnamenti tratti dall’audit costituiranno altrettanti argomenti da presentare alla vostra direzione per convincerla nella comunicazione interna efficace. Come complemento a questo audit, diffondete un sondaggio tra i vostri collaboratori per sapere cosa pensano della vostra attuale comunicazione interna.
Rendete loro protagonisti del cambiamento, trasformandoli in buoni comunicatori: in questo modo si sentiranno importanti e coinvolti e faranno vivere la vostra comunicazione interna ogni giorno.
Questo è il primo passo per coinvolgere i vostri collaboratori.
È un passo importante quello di determinare chi sarà responsabile della comunicazione interna all’interno dell’azienda. L’obiettivo è strutturare un team motivato, agile ed efficace a lungo termine per garantire la coerenza della comunicazione interna.
Il servizio di comunicazione, se non esiste all’interno della vostra azienda, è il più adatto a gestire la comunicazione interna. E in particolare il responsabile della comunicazione.
Il ruolo di questo servizio è di diffondere l’informazione a tutti i dipendenti, di implementare il piano di comunicazione interna e di seguirlo quotidianamente. Deve anche animare la vita dell’azienda.
Per svolgere efficacemente la sua missione, questo servizio di comunicazione deve essere sostenuto dalla sua direzione e basarsi su strumenti adeguati per:
Il servizio HR è anche coinvolto nella comunicazione interna, è anche in grado di gestire autonomamente la comunicazione interna (in caso di assenza di un servizio di comunicazione). Il suo obiettivo è valorizzare l’aspetto degli “individui” nell’azienda, così come il saper essere e il saper fare dei dipendenti.
Questo servizio conosce perfettamente i messaggi chiave da diffondere in funzione dei momenti salienti dell’anno. Inoltre, è in contatto diretto con i dipendenti, le loro problematiche, i partner sociali e la cultura aziendale. Collega la comunicazione interna con il reclutamento interno e la strategia di employee advocacy in particolare.
C’È la pietra angolare. Il successo della comunicazione interna dipende dall’impegno della direzione, poiché è essa che deve iniziare, portare avanti e dinamizzare la strategia. Favorisce lo scambio diretto con i dipendenti o con i manager nel caso di aziende multisito e multinazionali.
La direzione è garante dell’implementazione del piano di comunicazione. Evitate di puntare solo sulla comunicazione discendente: chiedete l’opinione dei vostri dipendenti per ottenere feedback sul campo e allo stesso tempo per coinvolgerli, facendoli sentire importanti.
Puntate sulla trasparenza della vostra strategia aziendale e sulla vicinanza con tutti i dipendenti. Altri interlocutori indispensabili devono essere coinvolti in una buona comunicazione sul lavoro:
Avete creato una sinergia attorno a un team di comunicazione. Ora è necessario formalizzare il vostro piano di comunicazione interna. È una roadmap che stabilisce un quadro di lavoro indicando gli obiettivi da raggiungere:
Coinvolgete i servizi già citati nell’elaborazione del piano di comunicazione interna: servizio di comunicazione/responsabile della comunicazione interna, risorse umane (HR), direzione, servizio QSA, polo informatico…
Le diverse fasi per costruire la vostra strategia di comunicazione sono le seguenti:
Certamente il passaggio più determinante per migliorare la comunicazione interna: l’uso degli strumenti digitali di comunicazione. Questi sono ormai la norma nelle aziende per strutturare gli scambi di informazioni, fluidificarli e diffonderli in tempo reale.
Queste informazioni transitano principalmente attraverso:
I benefici sono numerosi:
La trasformazione digitale influisce su tutti i livelli di funzionamento dell’azienda, implicando un nuovo punto di vista sulla comunicazione, sulla gestione delle risorse, sul management e persino sul reclutamento.
È tanto importante essere ben accompagnati e guidati nell’uso dello strumento di comunicazione interna. È un modo per coinvolgere i vostri collaboratori fin dall’inizio di un progetto digitale.
La trasformazione digitale può alimentare alcune preoccupazioni tra i vostri collaboratori. Accompagnateli nel cambiamento e spiegate ad ogni passaggio le trasformazioni in corso attraverso contenuti didattici, tutorial, informazioni utili.
Mantenete un buon livello di informazione tra tutte le componenti della vostra azienda: il discorso dei vostri manager o del vostro top-management verso le loro squadre assume qui tutta la sua rilevanza.
Il fatto di associare i vostri collaboratori alla fase di implementazione della soluzione costituisce un vantaggio significativo: li rassicurate e favorite notevolmente il loro futuro impegno.
Assicuratevi che la trasformazione digitale sia ben compresa da tutti e che i vostri collaboratori vi aderiscano, che siano pronti a utilizzare questi nuovi strumenti. Infine, rispondete alle domande e alle perplessità che si presentano.
Per mantenere un buon livello di informazione - con tutti i benefici che ne derivano - diffondete sul vostro strumento di comunicazione interna contenuti adatti, attraenti e ispirati.
Si tratta di rendere accessibili al maggior numero di persone informazioni chiare, pratiche e utili per i vostri collaboratori.
L’obiettivo è multiplo:
Il video appare oggi come il formato d’eccellenza dal punto di vista visivo. Offre grandi possibilità di interattività e ha un effetto molto impattante. I diversi tipi di video sono i seguenti:
Alcuni indicatori o alcune tendenze osservabili dovrebbero mettervi in allerta: notate un aumento del tasso di turnover, un calo del tasso di coinvolgimento:
Notate alcuni punti di miglioramento da attuare rapidamente?
Ascoltate attivamente e trasformate questi segnali in indicatori per sondare i dipendenti.
Questo permetterà di misurare la soddisfazione e lo stato d’animo delle vostre squadre seguendo questa metodologia:
a) Definite gli obiettivi del vostro sondaggio interno, come quello di avere almeno il 50% di risposte per poter sfruttare adeguatamente i risultati o, se necessario, effettuare un sollecito.
b) Conoscete il target del vostro sondaggio interno: assicuratevi che tutti i vostri collaboratori, anche quelli non connessi, vi abbiano accesso facilmente
c) Formulate chiaramente e in modo esaustivo le domande del sondaggio interno: preferite domande chiuse perché più semplici da rispondere. Senza dimenticare di integrare alcune domande aperte o la possibilità di lasciare campi liberi.
d) Diffondete il sondaggio tra i vostri dipendenti utilizzando tutti i modi di comunicare a vostra disposizione (email, messaggistica istantanea, stampe su carta per i non connessi…) e garantendo loro l’anonimato.
e) Promuovete il sondaggio: incoraggiate i collaboratori a rispondere al vostro sondaggio. Coinvolgete anche i manager, che potranno incoraggiare le loro squadre a partecipare!
Ecco alcuni esempi di domande da porre:
Mettete gli individui al centro del vostro approccio partecipativo e collaborativo.
Delimitate degli spazi geografici - ad esempio la sala pausa - per discutere in modo informale con i vostri colleghi:
Dal dibattito e dalle conversazioni nasceranno i primi elementi di risposta e le azioni di comunicazione da considerare per la messa in atto.
Create dei momenti dedicati alla comunicazione interna durante i quali inizierete degli scambi ed una condivisione di idee. Utilizzate gli eventi interni per potenziare l’esperienza del collaboratore :
L’obiettivo? Che i vostri collaboratori si impegnino al 100% nel progetto aziendale. Più le squadre sono informate e valorizzate, più si sentiranno importanti e saranno inclini a parlare positivamente del team all’esterno delle vostre mura.
Le squadre si appropriano così della cultura e dei valori aziendali e ne diventano i vettori in modo naturale.
Questa fase di misurazione è fondamentale per capire come migliorare la comunicazione interna.
Secondo Exoplatform, più di 6 comunicatori su 10 non misurano i risultati delle loro azioni di comunicazione interna.
In queste condizioni è estremamente complicato sapere cosa funziona e cosa è difettoso. Senza dimenticare la perdita di denaro che ne risulta…
Le impressioni e i sentimenti dei dipendenti sono importanti da prendere in considerazione. Niente può sostituire la conversazione diretta (di persona e a voce) con i vostri collaboratori per conoscere la loro opinione sulla comunicazione.
I metodi qualitativi per misurare le vostre azioni di comunicazione interna sono:
Il focus group: riunione di squadra attorno a un tema preciso come ad esempio il magazine interno. Il moderatore della riunione ha il compito di portare ognuno a esprimere la sua opinione e a confrontare le sue idee in modo approfondito.
Non solo otterrete preziose informazioni, ma trasmetterete un messaggio positivo: quello che l’opinione di ciascuno è importante e presa in considerazione. Prendete il polso dell’azienda rimanendo in ascolto attivo e attenti al famoso “rumore di corridoio”.
Le opinioni più interessanti appaiono a volte in una conversazione informale.
È altrettanto fondamentale sfruttare tutti i dati numerici a vostra disposizione, in funzione dei canali di comunicazione utilizzati. Essi illuminano attraverso gli indicatori e i ICP le ricadute delle vostre azioni di comunicazione. E mettono in evidenza le lacune, le prestazioni o le imperfezioni della vostra strategia attuale.
Questo riguarda i seguenti mezzi di comunicazione:
Ovviamente, è opportuno effettuare un monitoraggio regolare - settimanale, mensile o annuale - e duraturo delle informazioni fornite nell’amministrazione del vostro strumento di comunicazione interna, come ad esempio nello strumento Steeple con:
Questo vi permetterà di misurare l’evoluzione delle vostre azioni di comunicazione e alla fine di sapere se i vostri obiettivi sono stati raggiunti. E quindi di migliorare la vostra comunicazione interna in modo consapevole e prendendo le migliori decisioni.
Volete migliorare la vostra comunicazione interna? Discutiamo insieme il vostro progetto e scoprite come Steeple sta migliorando la vita lavorativa di oltre 250.000 dipendenti.