Communication interne en été : les 5 questions que vous vous posez

L’été arrive et, en tant que chargé(e) de communication interne de votre entreprise, vous vous posez certainement un grand nombre de questions :

• Comment communiquer alors que de nombreux collaborateurs sont en congés ?
• Comment créer du lien avec les personnes qui restent ?
• Comment organiser au mieux les tâches ?
• Comment anticiper la rentrée ?

Vous avez sûrement besoin d’un kit de survie spécial été… Pas de panique !

Vous trouverez toutes les idées dont vous avez besoin dans cet article. C’est parti ! 🚀

#1 – "Comment communiquer autour de l’arrivée des saisonniers ?"

Des intérimaires viennent renforcer les équipes pendant la belle saison ? Il est important de bien les intégrer afin de les fidéliser.

À la fin de leur contrat, certains pourraient être embauchés en CDI, alors autant leur préparer un accueil adapté dès le début et leur donner envie de rester plus longtemps que prévu. 

Concrètement, comment procéder pour présenter les nouveaux arrivants ? Quelques conseils : 

• Avant leur arrivée, récoltez des informations auprès des ressources humaines. Qui sont-ils ? Combien de temps restent-ils ? Quels seront leurs postes, leurs missions ?
  
  
• Préparez un court texte qui aura pour but de les faire connaître à l’ensemble des collaborateurs.
  
  
• Une fois les intérimaires arrivés, vous pouvez leur demander une information amusante les concernant pour rendre leur présentation plus vivante.
   
• Pour le jour J, prévoyez un événement comme un petit-déjeuner d’accueil par exemple. C’est un bon moyen de détendre l’atmosphère et de créer les premiers liens, surtout s’ils arrivent tous en même temps !
  
  
• Le moment sera idéal pour leur présenter votre outil de communication interne. S’ils sont équipés de Steeple, ils pourront consulter les informations sur l’écran tactile en salle de pause.
  
  
• Enfin, au cours de la journée, publiez votre présentation. Voici un exemple adapté à la grande distribution :

"Claire rejoint l’équipe du drive pour les mois de juillet et août. Elle va participer à l’accueil des clients et la préparation des commandes. Elle revient d’un tour du monde d’un an avec des tas d’anecdotes à raconter. C’est sa première expérience dans notre secteur d’activité alors merci de l’accueillir avec bienveillance et de lui offrir votre aide si besoin !"

#2 – "Je pars en vacances, dois-je continuer à communiquer l’été ? De quelle manière ?"

Il est important de continuer à communiquer pendant tout l’été, pour maintenir le lien social :

• avec les collaborateurs présents dans les locaux
• avec ceux qui sont en télétravail
• et même avec ceux qui sont en congés et qui gardent un œil sur ce qui se passe dans l’entreprise

Même durant l'été, la vie de l'entreprise doit perdurer. Malgré une activité ralentie, certaines informations devront toujours être partagées à l'ensemble des collaborateurs : indicateurs clés, nouvelles arrivées, changements au sein de l'organisation, nouveautés de l'entreprise... Il sera donc indispensable de conserver un relais de communication.

Voyons quelques exemples concrets des actions que vous pouvez mener !

Encouragez le partage de photos de vacances

Tout au long de l’été, vous pouvez publier des commentaires sur les nouvelles photos partagées sur l'outil Steeple. Vous pouvez également en faire un jeu et encourager vos collaborateurs à participer : quelle aura la plus belle photo à la fin du mois d’août ?

Mettez en place un jeu-concours spécial été

Certains de vos collaborateurs attendent avec impatience leurs vacances ? D’autres ne vont pas partir du tout ? Pour resserrer les liens et apporter votre soutien, organisez un jeu concours spécial été sur Steeple :

➡️ 1ère phase

utilisez la catégorie "Entre nous" pour le partage entre collègues, notamment sur la période de l’été.

➡️ 2ème phase

lancez des défis, par exemple avec la carte postale de l’été en vacances ou au bureau

➡️ 3ème phase

Donnez les règles du jeu : la photo (en individuel ou en équipe) ayant remporté le plus de likes à la fin de l’été sera désignée grande gagnante !

➡️ 4ème phase

faites gagner un lot : produit de l’entreprise, bon cadeau, goodies… 

Lancez les rituels de l’été

Mettre en place des rituels présente de nombreux avantages :

• ils nourrissent votre communication interne
• ils servent de repères à vos collaborateurs
• ils favorisent leur sentiment d’appartenance ainsi que leur engagement.

Voici quelques idées de rituels à mettre en place pendant l’été : 

• rassembler les collaborateurs présents dans les locaux : se retrouver le vendredi en salle de pause par exemple.
• déguster un petit-déjeuner fruité tous ensemble.
• organiser un concours de blagues hebdomadaire sur votre outil de communication : celui qui a le plus de likes l’emporte.
• proposer une séance de jeux de cartes ou de société tous les jeudis soirs après le travail.

 

Mais sans oublier les rituels de votre entreprise

Ce n'est pas parce que certains collaborateurs sont en congés que l'entreprise s'arrête de tourner. 

 

 

Accompagnez vos nouveaux arrivants 

Accueillir des saisonniers au début de la période est une bonne idée, mais attention à ne pas oublier les collaborateurs qui rejoignent l'entreprise au cours de l'été ! L'onboarding tient une place importante dans le cycle de l'expérience collaborateur. Il est donc primordial que ces nouvelles recrues se sentent attendues, bien accueillies et n'aient pas l'impression de rejoindre une entreprise en sommeil. 

 

A vous de maintenir votre phase d'onboarding aussi attractive qu'elle l'est le reste de l'année grâce à une com' interne adaptée et efficace !

 

 

Réunissez vos collaborateurs

Pour que venir au bureau reste un plaisir même pour ceux qui ne partent pas en vacances, il est important de conserver les moments de convivialité et de rassemblement. 

 

Vous avez l'habitude d'organiser un petit-déjeuner chaque lundi ? Ou un afterwork chaque vendredi ? Conservez vos rituels afin de garantir une stabilité à vos collaborateurs et combler une impression de bureaux déserts.

#3 - "Je pars en vacances, comment et à qui déléguer ?"

Ça y est ? C’est à vous de partir ? Mais n’oubliez pas que votre rôle d’ambassadeur doit continuer ! Alors avant de partir, passez le relais de la communication interne à l’un de vos collaborateurs. Qui peut vous remplacer ?

• les chargés de communication qui ne sont pas en vacances
• les stagiaires et alternants
• les collaborateurs ambassadeurs

Pour cette dernière option, pensez à rassembler le comité éditorial en amont. Pendant cette réunion, programmez ensemble les communications et publications à faire paraître sur votre outil Steeple. Vous devez également trouver un remplaçant pour le suivi du calendrier éditorial.

Saviez-vous que Steeple propose le partage de brouillon de publication ? Cette fonctionnalité peut être un véritable allié dans votre organisation. Grâce à elle, vous pouvez préparer vos publications plusieurs semaines à l'avance et les partager à vos relais com' durant vos congés. Il n'auront plus qu'à les publier aux dates que vous aurez déterminées.

Pour partir l’esprit tranquille, anticipez tout ce qui peut l’être. 

#4 - "Comment impliquer les collaborateurs dans la com’ interne ?"

L’été apporte avec lui une ambiance particulière. Pour que vos collaborateurs s’impliquent dans la communication interne pendant cette période, vous devez adapter votre ton et vos publications.

C’est l’occasion de proposer de nouveaux angles. Voici quelques exemples :

• faites découvrir d’autres visages de l’entreprise sous forme de vis-ma-vie : les métiers de “l’ombre”, les collaborateurs de terrain, les sous-traitants, les salles où personne ne va jamais, etc…
  
  
• demandez aux collaborateurs ambassadeurs de prendre une partie de la communication interne en main. Ils apporteront avec eux une nouvelle façon de procéder et aborderont des sujets inédits. Par exemple, faites parler les talents ou les passions de chacun. Martin nous partage sa passion du ballon rond et son art du freestyle football.
  
  
• profitez-en pour montrer toute la reconnaissance qu’a l’entreprise pour ses collaborateurs. C’est important de se sentir encouragé quand les autres sont en train de se détendre au bord de la mer !
  
  
• enfin, n’hésitez pas à proposer une communication plus fun et plus légère : racontez des histoires drôles, posez des devinettes et publiez des photos et vidéos humoristiques. Mais oui… c’est permis !

#5 - Les actions de communication à préparer pour la rentrée

Le mois de juillet vient à peine de commencer, mais vous devez déjà penser à la fin de l’été !

Le mois de septembre, c’est la rentrée scolaire, mais aussi celle des entreprises.

Voici une liste des actions que vous devez entreprendre :

• anticipez un maximum pour savoir ce que vous allez faire à la rentrée. Si vous vous y prenez au dernier moment, vous aurez du mal à relancer la machine et vous prendrez du retard. Profitez du calme de l’été pour organiser votre planning de septembre : événements, calendrier éditorial, etc…
  
  
• mettez en place un comité éditorial et décidez ensemble des grandes tendances de la rentrée, voire de l’année.
  
  
• planifiez un événement de rentrée : séminaire, petit-déjeuner, discours, concours, etc…
  
  
• préparez une rétrospective de l’été pour mettre en lumière les grands moments. Utilisez le média qui convient le mieux : texte, album photo, vidéo, etc…
  
  
• en collaboration avec les Ressources Humaines, faites le point sur l’actualité des recrutements et de l’onboarding. La rentrée est souvent synonyme de nombreuses arrivées, elle doit donc être parfaitement préparée.

Vous l’aurez compris, les clés pour réussir votre communication interne cet été sont l’anticipation et le changement. Proposez des choses nouvelles qui relancent l’implication de vos collaborateurs.

Animer sa communication interne et maintenir l’engagement des collaborateurs durant la période estivale n’est pas simple. Découvrez nos 10 idées pour animer votre communication interne cet été :>