Quel est le rôle des communicants pour connecter et engager vos salariés ?

La communication interne joue un rôle considérable pour les entreprises. Elle est considérée comme un des leviers les plus importants pour améliorer l’organisation, la cohésion des équipes et par conséquent la productivité de la société.

Aujourd’hui, la communication interne est conduite par plusieurs entités. Généralement, il s’agit de la direction, des Ressources Humaines et bien entendu du service Communication. Chaque département se rapproche afin de collaborer autour d’une stratégie de communication interne collective, efficace et pertinente.

Néanmoins, c’est une mission qui est principalement sous la responsabilité du service Communication qui comprend les responsables et les chargés de communication. Ces communicants sont à l’origine des actions de communication interne.

Leur mission est d’assurer la diffusion des informations afin d’atteindre l’ensemble des salariés. Du fait de leur expérience et de leurs compétences, leur fonction est incontournable : ils assurent une bonne communication interne.

Mais comment atteindre l’ensemble des salariés dans un contexte où de plus en plus d’entreprises issues des secteurs traditionnels souhaitent se munir d’un outil de communication interne pour mieux communiquer et centraliser l’information ?

Découvrons ensemble en quoi les communicants ont un rôle fondamental dans la réussite de la communication interne, ainsi que leurs usages via les outils de communication pour assurer leur mission.

#1 – Le service Communication : l’acteur principal de la communication interne

Dans toute entreprise, quel que soit le secteur d’activité ou la taille, les communicants exercent une activité essentielle pour assurer sa pérennité : c’est la gestion de la communication interne.

Bien qu’elle puisse être conduite par plusieurs entités, le service Communication reste le véritable moteur de la communication interne. Si elle nécessite un intérêt particulier, c’est parce qu’il ne faut pas oublier qu’elle est la pierre angulaire de la communication globale de l’entreprise et qu’elle offre des avantages considérables.

En effet, la communication interne est indispensable pour développer la communication externe. Pour cela, le service Communication est responsable de la communication interne dans son ensemble :

L’équipe de communication diffuse l’information

Le service de communication diffuse l'information à l’ensemble des collaborateurs : actualités de l’entreprise, événements internes et externes, etc. Par conséquent, son objectif est de les impliquer à travers le partage de messages pertinents et attractifs.

Néanmoins, réussir à capter l’intérêt des salariés au quotidien peut s’avérer complexe dans certaines situations, notamment dans les entreprises de grande envergure comme dans le secteur industriel où les entreprises détiennent parfois plusieurs sites. Un outil de communication interne peut alors aider les communicants à résoudre cette problématique.

L'équipe de communication valorise les collaborateurs

La valorisation des collaborateurs fait aussi partie des missions des communicants. À travers la présentation des métiers, des portraits, des compétences et des différents services de l’entreprise, les salariés se sentent impliqués, gratifiés, motivés et développent un sentiment d’appartenance fort.

Le service Communication anime la vie au travail

Cela consiste à mettre en place des événements internes comme par exemple le séminaire annuel ou la soirée de Noël, et des rituels comme les petits-déjeuners. Il est en effet possible :

• d’instaurer un repas d’entreprise récurrent
• de fêter l’anniversaire de l’entreprise ou d’un collaborateur
• de féliciter le travail d’une équipe
• de fêter l’arrivée d’une solution de communication interne collaborative.

Ces animations renforcent les relations ! L’enjeu de la communication interne est donc de favoriser la fidélité, l’engagement des collaborateurs et de fédérer autour d'une culture d’entreprise.

Le communicant interne a le sentiment d’avoir une utilité fondamentale pour l’entreprise […]. Ses objectifs : motiver, fédérer, valoriser.

Selon une enquête de l’Association Française de la Communication Interne (AFCI).

Aujourd’hui, le service Communication doit être en capacité d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie de communication interne efficace. Cela comprend la construction d’un plan de communication interne pertinent et le suivi des performances des actions mises en place. Chaque étape est nécessaire pour réussir et développer sa communication interne.

Vous l’aurez compris, les communicants attendent de la communication interne qu’elle fasse la connexion, le rapprochement, entre eux et les salariés afin de créer un véritable sentiment d’appartenance à travers des valeurs communes. Cette mise en relation permet ainsi au service Communication de devenir un appui en fournissant les bons conseils à la direction. 

Si le rôle du service Communication apporte une réelle valeur ajoutée à l’entreprise, leurs nombreuses fonctions nécessitent tout de même le soutien d’un outil de communication interne adapté et performant.

#2 – Les usages des communicants sur les outils de communication

Un outil de communication pour accompagner les missions des communicants

Les communicants de l’entreprise ont besoin, pour accomplir leur mission, d’un outil de communication interne qui répond à leurs attentes et à celles des collaborateurs grâce à un usage adapté.

Partager de l’information à tous les collaborateurs et au même moment permet d’éviter d’entendre “on n’est jamais au courant de rien”

Partager du contenu de qualité à l’ensemble des salariés

Le service Communication peut avoir usage d’une solution de communication interne pour diffuser les informations, inciter l’engagement des collaborateurs et éviter toute frustration de ne pas être tenu informé.

Par exemple, elle peut aider à transmettre plus largement une invitation à un événement interne et à donner envie d’y participer. Ainsi, les communicants vont prendre appui sur l’outil de communication pour atteindre un maximum de collaborateurs, en incluant aussi le personnel terrain et le personnel déconnecté : c’est l’égalité d’accès à l’information.

Créer un lien entre le service Communication et les collaborateurs

Pour les communicants, partager aux différentes équipes des messages et actualités permet de mettre en valeur leur travail et toutes les actions qu’ils font au quotidien. En effet, beaucoup de collaborateurs ne se rendent pas compte de ce qu’ils peuvent faire au sein du service et de l’impact que ça peut avoir au sein de l’entreprise.

Bénéficier d’un outil de communication peut donc mettre en lumière leur métier de communicant et créer plus de facilités.

Créer un lien entre la direction et les collaborateurs

Au-delà de la diffusion d’un message, les communicants attendent d’un outil de communication une aide à la construction d’un sentiment d’appartenance fort, y compris avec la direction.

Aujourd’hui, les collaborateurs ont besoin de connaître l’actualité de l’entreprise de manière transparente et régulière. Ainsi, un outil permet de fédérer plus simplement les collaborateurs autour des projets de l’entreprise comme :

• les résultats
• les prises de décisions
• les comptes-rendus des réunions, etc.

C’est la solution idéale pour engager et renforcer les liens entre la direction et les salariés.

Échanger en temps réel avec l’équipe communication ou d’autres équipes

Certains outils de communication interne, comme Teams, Yammer, Workplace ou Steeple offrent la possibilité de discuter par le biais d’une messagerie instantanée.

Ainsi, le service Communication à la possibilité d’envoyer et de recevoir directement des messages. Ce type de fonctionnalité facilite les échanges entre les équipes et les collaborateurs : c’est un gain de temps assuré !

Le confinement a permis de mettre en lumière le rôle essentiel joué par la communication interne : informer les salariés, maintenir le lien entre eux et avec l’entreprise

selon Les grandes tendances de la communication interne en 2021 in Madmagz Agency

Un gain de temps

Ce n’est pas un secret : sans un outil efficace, les communicants perdent un temps considérable à faire en sorte que tous les salariés soient informés. De nombreux communicants issus de la grande distribution, l’industrie, le transport ou le bâtiment ont cette même problématique. Ils passent du temps à transmettre un message :

• aux salariés qui se trouvent dans les bureaux
• à ceux en télétravail
• à ceux en déplacement
• à ceux sur le terrain

Surtout lorsque nous prenons en compte le temps passé pour créer un message, l’imprimer, le punaiser sur le ou les tableaux en liège des différents sites (lorsqu’il s’agit d’une entreprise multi sites), retirer les messages qui ne sont plus d’actualités, etc.

Vous l’aurez sûrement remarqué, la mise à jour des informations diffusées sur des tableaux d’affichage papier demande un temps conséquent, d’où l’intérêt pour les entreprises de se munir d’un outil de communication interne efficace qui leur assure un gain de temps !

Améliorer et infuser la culture d’entreprise pour favoriser l’engagement

Pour les communicants, l’utilisation d’un outil de communication rend possible, et facilite, le partage des valeurs importantes véhiculées par l’entreprise auprès des collaborateurs. En diffusant une culture d’entreprise forte, les salariés fédèrent des valeurs communes et renforcent leurs relations.

Les fonctionnalités de ces outils offrent la possibilité aux collaborateurs de s’engager pour l’entreprise en leur donnant la parole. En effet, à travers des sondages et des enquêtes, ils peuvent partager leur avis, transmettre un message, etc. Gardons à l’esprit qu’une culture d’entreprise forte fidélise les collaborateurs sur le long terme.

Célébrer et rassembler les salariés lors d’événements internes

Un service Communication qui met en place des événements internes régulièrement a besoin d’un outil lui permettant d’envoyer des invitations, de communiquer sur les futurs événements mais aussi de communiquer post événement.

En effet, une solution de communication est indispensable pour toucher plus de collaborateurs, mais aussi pour partager des sondages afin d’obtenir leurs retours (date, thématique, etc.). En plus de rassembler, un outil permet de développer la gestion des animations internes.

Engager l’écoute et le dialogue avec les collaborateurs

Enfin, la communication est la clé de la réussite d’une entreprise. Ainsi, il est possible pour les communicants de :

• consulter les salariés
• récolter le feedback des salariés grâce à des sondages
• réaliser des enquêtes de satisfaction
• créer des boîtes à idées, etc.

Un outil de communication efficace et complet a aussi pour rôle de favoriser l’écoute et l’échange entre les collaborateurs de l’entreprise. Pour chacune des missions du service Communication, un outil de communication lui permet de se rapprocher des salariés et d’être à l’écoute tout en gagnant en efficacité et en pertinence.

#3 - Comment intégrer un outil pour mieux communiquer ?

En choisissant d’intégrer un outil de communication interne adapté aux attentes et aux problématiques de l’entreprise, vous permettez aux communicants de mieux communiquer avec l’ensemble des collaborateurs. L’objectif est de soutenir la connexion et l’engagement des salariés.

Avec un outil pertinent, il est aujourd’hui possible de proposer une communication interne plus inclusive c’est-à-dire, décentralisée, plus transparente et transversale. Et vous, allez-vous adopter un outil de communication interne ?

Vous avez besoin d’un outil de communication interne ? Pour vous accompagner dans votre choix, nous vous proposons de télécharger notre guide intitulé 9 étapes pour bien choisir votre outil de communication interne.