Un piano di comunicazione interna ha molti vantaggi. Tutti conosciamo l'importanza della comunicazione interna per le aziende. Oggi molte realtà desiderano integrarla nella loro strategia complessiva, ma non riescono a ottenere tutti i benefici sperati.
Ecco perché è così importante avere gli strumenti giusti per gestire la comunicazione interna! Senza una strategia e un piano di comunicazione interna, è difficile ottenere una comunicazione interna di alta qualità.
In questo articolo, diamo un'occhiata alle 7 tappe fondamentali per creare un piano di comunicazione interna efficace! 🚀
I tempi in cui la comunicazione interna si limitava ai messaggi della direzione a tutti i membri dell'organizzazione sono finiti.
La comunicazione interna coinvolge ormai tutte le aree dell'azienda:
Per riuscirci, è necessario mantenere la rotta e stabilire una strategia di comunicazione ottimale. Questa strategia prevede l'elaborazione di un piano di comunicazione interna.
Il piano di comunicazione interna è una tabella di marcia indispensabile che delinea un quadro di riferimento per il lavoro da svolgere, fissando al tempo stesso gli obiettivi da raggiungere:
Tutte queste azioni passano attraverso tappe ben definite.
Se oggi le aziende decidono di investire nella comunicazione interna, è perché questa soddisfa un gran numero di esigenze:
Tuttavia, la comunicazione interna può dare ancora di più all'azienda e a tutte le parti interessate:
Conoscere i benefici e le diverse sfaccettature della comunicazione interna (leva per la qualità della vita sul lavoro, per la gestione e per la performance) ti aiuterà a convincere il management a investire nella comunicazione interna e a sostenere questo progetto al tuo fianco.
La creazione di un piano di comunicazione interna inizia con un punto della situazione. Basta farsi una sola domanda: come viene gestita attualmente la comunicazione interna dell'azienda?
Fare il punto della situazione è una fase fondamentale per la definizione del budget e la successiva stesura del piano di comunicazione. Ti permetterà di mettere le prime carte in tavola e fare un elenco delle aree di miglioramento della strategia di comunicazione interna.
Questa tappa ti aiuterà a trovare gli argomenti necessari per convincere la direzione a investire nella comunicazione interna, in uno strumento adeguato e a definire il budget.
Il punto della situazione si basa su diversi fattori:
Questa analisi può essere utilizzata per identificare le esigenze di miglioramento della comunicazione interna:
Il sondaggio è un ottimo strumento se i collaboratori desiderano partecipare maggiormente alla vita dell'azienda. Il responsabile della comunicazione interna dovrebbe presentare il sondaggio come un veicolo per un cambiamento positivo e una forma di riconoscimento.
Una volta che la direzione è convinta di tutti i vantaggi della comunicazione interna, si può definire il budget. Come per la comunicazione esterna, per realizzare azioni di qualità serve un budget.
Definire i costi che comporta la realizzazione di un piano di comunicazione interna consente di lavorare con calma ed evitare brutte sorprese.
Il nostro consiglio? Pensa al budget fin dall'inizio, perché ti permette di valutare tutto ciò che è necessario per realizzare le azioni di comunicazione. Naturalmente, il budget può essere modificato in base ai cambiamenti e alle nuove esigenze, ma redigerlo fin dall'inizio aiuta ad avere una migliore visione d'insieme.
All'interno di un'azienda, ogni collaboratore ha il proprio background, la propria mansione, la propria esperienza e le proprie conoscenze. È qui che risiede la complessità! È quindi necessario adattare il modo di comunicare al pubblico di riferimento.
Spesso due colleghi vogliono dire la stessa cosa, ma non si capiscono perché usano parole diverse.
Situazioni del genere si verificano regolarmente, creando incomprensioni e contrasti. Tieni presente che occorre comunicare con un messaggio chiaro e in linea con il DNA dell'azienda: la cultura, i valori, la visione dei fondatori...
I dipendenti sono i primi clienti
È fondamentale prendersi il tempo necessario per studiare il proprio pubblico di riferimento, al fine di poter in seguito sviluppare azioni efficaci. Al fine di elencare le esigenze dei dipendenti in termini di comunicazione interna, si possono per esempio:
Innanzitutto, identifica il pubblico di riferimento e adatta le tue comunicazioni al profilo dei collaboratori a cui ti rivolgi (fascia d'età). Ad esempio, se il target è un dipendente giovane (18-30 anni), scegli una comunicazione interna 2.0. Avrai maggiori possibilità di catturare la sua attenzione.
Non esiste comunicazione senza ascolto attivo!
A seconda degli obiettivi legati alla strategia scelta, si delineerà gradualmente un orientamento. Questo guiderà la linea editoriale e la creazione del messaggio da diffondere.
Scegli un planner editoriale. Ti aiuterà a organizzarti al meglio, in modo da non dimenticare qualcosa ed evitare di andare in tutte le direzioni. In particolare, ti permetterà di:
Quando si parla di temi, è opportuno mettere in atto iniziative di comunicazione e stabilire un'"organizzazione".
Generalmente definito dal comitato editoriale per un periodo di 12 mesi, il calendario editoriale consente di controllare la pubblicazione dei contenuti. In genere viene condiviso all'interno di una piattaforma collaborativa, in modo che tutti i partecipanti possano apportare modifiche e disporre delle stesse informazioni in tempo reale.
Il nostro consiglio: organizza una sessione di brainstorming per organizzare il calendario editoriale nel modo più efficace possibile e assegnare a ogni persona i suoi compiti.
Ad esempio, i messaggi da trasmettere sono di fondamentale importanza se l'azienda intende:
L'obiettivo è quello di coinvolgere i team con messaggi chiari e dare un senso al loro lavoro. Questi messaggi devono essere facilmente comprensibili e trasparenti, proponendo le azioni da intraprendere. A tal fine, è necessario trovare lo strumento giusto per comunicare a tutti i dipendenti.
Desideri migliorare la vita in azienda? Non sai come definire i canali e scegliere lo strumento più adatto a comunicare con i collaboratori?
Questa cosa non deve sorprendere: la comunicazione interna è un'attività complicata. Per evitare passi falsi e utilizzare un unico strumento, è necessario innanzitutto conoscere il proprio pubblico di riferimento e adattare i canali di conseguenza:
Il tool Steeple, ad esempio, è collaborativo: permette di impostare una comunicazione interna ottimale. E' quindi possibile utilizzare un unico strumento per la comunicazione dell'azienda sfruttando i suoi diversi canali.
Si tratta di messaggi scritti tramite funzionalità del software come le pubblicazioni o la messaggistica istantanea, nonché di comunicazioni tramite la condivisione di foto o video.
Per ottimizzare la comunicazione interna, puoi usare le riunioni e gli speech per migliorare la tua capacità comunicativa orale. Ogni messaggio potrà essere personalizzato in base all'audience. In questo modo si instaurerà un dialogo tra i collaboratori.
Preferisci comunicare per iscritto? Allora opta per un giornale interno o una newsletter. Naturalmente, la scelta dei canali dipende da una serie di fattori:
Il nostro consiglio: sperimenta nuovi mezzi di comunicazione per catturare l'attenzione dei colleghi, come ad esempio i video.
E per quanto riguarda i collaboratori "offline"? Esistono molti modi per comunicare con questo segmento di pubblico. La comunicazione orale è una possibile soluzione, ad esempio con momenti di condivisione tra manager e dipendenti.
Tuttavia, la comunicazione scritta è ancora il metodo più u tilizzato. I collaboratori non connessi potranno utilizzare Steeple. Facile da usare, questo tool veicola efficacemente le notizie dell'azienda e permette al personale offline di ricevere lo stesso livello di informazioni.
Sono tutte domande che troppo spesso rimangono senza risposta...
Misurare la comunicazione interna di un'azienda è un passo essenziale per identificare le aree di miglioramento.
Fare il punto della situazione permette di capire quali sono i temi che hanno ottenuto il miglior tasso di coinvolgimento da parte dei collaboratori. Come puoi misurare l'impatto delle comunicazioni interne?
Come ormai è evidente, la comunicazione interna riveste un ruolo di primaria importanza, in quanto porta benefici concreti all'azienda e a tutti i dipendenti. Un piano di comunicazione interna offre una serie di vantaggi, consentendo di:
Per attuare il tuo piano di comunicazione interna, è essenziale seguire le 7 tappe:
Questi elementi chiave ti aiuteranno a elaborare un piano di comunicazione e a mettere in atto una strategia efficace:
Volete migliorare la vostra comunicazione interna? Discutiamo insieme il vostro progetto e scoprite come Steeple sta migliorando la vita lavorativa di oltre 250.000 dipendenti.