Comment transformer un événement interne d'entreprise en succès ?

Les entreprises l’ont désormais intégré : la communication interne ne rime pas uniquement avec newsletters, intranet et communication descendante… En bref, elle ne se résume pas à une simple diffusion de l’information !

La dimension humaine est essentielle pour :

• fédérer les équipes
• développer le sentiment d’appartenance
• susciter l’implication de chacun

Comment atteindre ces 3 objectifs ? Grâce à l’événement interne !

La différence entre l’ordinaire et l’extraordinaire, c’est ce petit extra.

Jimmy Johnson, coach sportif

ll s’agit en effet d’un formidable outil pour tous les dirigeants et les communicants : l’événement d’entreprise permet aux collaborateurs de dépasser leur logique individuelle pour développer une vision collective et tournée vers un objectif commun.

L’événementiel interne représente ce petit plus qui fait toute la différence et qui participe à faire de chaque collaborateur un salarié motivé, impliqué, enthousiaste : en bref, un salarié heureux !

Alors, comment être certain de transformer un événement en succès ? Steeple vous livre les clés d’un événement interne réussi ! 🚀

#1 - Événement interne : qui l’organise ?

Il existe une multitude d’événements internes relatifs à des moments particuliers de la vie de l’entreprise, et poursuivant des objectifs variés :

• anniversaire d’un collaborateur
• soirée de noël
• activités de team building
• vœux de la direction
• événements sportifs
• arrivée ou départ d’un nouveau collaborateur, etc.

En fonction du type d’événement mais aussi de la culture et des usages au sein de l’entreprise, l’organisateur peut être :

• Le service communication : généralement le chargé d’événement ou le chargé de communication
• Le Comité Social et Économique (CSE)
• Le service des ressources humaines (RH)
• La direction

#2 - Quel est le rôle de l’organisateur ?

En collaboration avec les services transverses, l’organisateur a pour rôle d’élaborer les opérations de communication et de concevoir l’événement interne de A à Z.

Définir l’objectif de l'événement interne

La première étape indispensable à la réussite du projet est de fixer précisément les objectifs, avant de déterminer le format d’événement adéquat. Souhaitez-vous :  

• développer la culture d’entreprise ?
• valoriser et remercier les collaborateurs ?
• booster la motivation ?
• créer du lien et de l’engagement ?
• informer et former ?
• rassurer les équipes ?
• célébrer un succès ? etc.

En fonction des objectifs poursuivis, le type d’événement le plus approprié sera différent. Par exemple, si vous désirez renforcer la cohésion d’équipe, un atelier team building sera pertinent. Pour développer le lien entre les collaborateurs dans un cadre moins formel, des afterworks ou des déjeuners d’équipe seront particulièrement efficace.

Près d’un collaborateur sur deux considère que le séminaire est l’occasion de passer du bon temps et de rencontrer de nouveaux collègues. Et 72% d’entre eux indiquent qu’il permet de discuter avec tout le monde : donc, de créer du lien !

Penser le projet dans toutes ses dimensions

L’événement interne doit être préparé minutieusement : c’est une recette subtile composée de nombreux ingrédients savamment dosés et réfléchis !

Voici quelques questions à se poser :

• qui convier à l’événement ? L’ensemble des équipes ? Les managers ? Les collaborateurs uniquement ou également les conjoint(e)s ? (pour une fête de fin d’année, par exemple)
• quelle implication des collaborateurs dans l’organisation ? Peuvent-ils participer, voire co-construire l’événement ?
• quel format privilégier ? Déjeuner, dîner, journée entière, etc. ?
• quand ? Sur le temps de travail ou hors temps de travail (en soirée, le week-end) ?
• où ? (type de lieu, temps de trajets pour les collaborateurs)
• quoi et comment ? Brainstorming, conférences, ateliers de travail ou activités détente (culturelles, sportives, festives…)
• quel budget ?
• la mise en œuvre : faut-il un animateur dédié, un thème fil rouge, une signalétique, etc. ?
• la participation a-t-elle un caractère obligatoire ou non ?

#3 - Comment bien communiquer autour de son événement interne ?

Comme dans tout projet événementiel, une bonne communication constitue l’un des piliers du succès. Chaque étape compte : de la promotion en amont au partage de souvenirs après l’événement en passant par la communication à l’instant T, il est primordial de ne rien laisser au hasard.

Voici les 4 phases essentielles du plan de communication de votre événement interne :

Sonder

Souvent négligée, cette étape est pourtant primordiale si vous voulez éviter un grand flop !

Sonder les collaborateurs, écouter leurs besoins et leurs envies permet de mieux répondre à leurs attentes. Profitez de cette phase pour solliciter la créativité de chacun, en leur permettant d’être force de proposition.

Une enquête menée par Cap’Com l’a démontré :

Un pilotage participatif, la consultation des collaborateurs en amont sur leurs attentes et besoins et l’implication de ces derniers dans le contenu sont des gages de réussite d’un événement.

Cela peut se faire aussi bien de façon informelle sur un échantillon de personnes autour d’un café ou en salle pause que de façon officielle, dans le cadre d’un sondage proposé à l’ensemble des équipes.

Par exemple, le module Sondage de l'outil Steeple est pratique pour récolter les avis des collaborateurs en très peu de temps. Ce module leur permet de s’impliquer davantage à la vie de l’entreprise et vous permet de vous améliorer et de mieux comprendre les besoins.

Annoncer

Pour susciter l’envie des collaborateurs, créez le buzz autour de l’événement à venir :

• faites connaître l’événement dans la newsletter interne
• envoyez des invitations personnelles
• diffusez une “publication événement” sur votre outil de communication interne
• dites-en un peu mais surtout ne racontez pas tout… Laissez le mystère opérer !

Et si vous utilisez Steeple, profitez du module Compte à rebours afin de créer l’impatience !

Couvrir

Une bonne couverture de l’événement permet de bien informer les collaborateurs en temps réel sur le déroulement de la journée, afin que tout se déroule sans accroc. 

Plusieurs idées pour cela :

• une signalétique parfaitement pensée
• un programme diffusé à chaque participant via une publication
• des informations régulièrement transmises par l’animateur, etc….

Remercier et faire le bilan

La communication ne s’arrête pas une fois l’événement terminé : pour qu’il marque les esprits de façon positive, remerciez l’ensemble des équipes de leur participation et implication :

• demandez aux participants un retour à chaud en fin d’événement
• transmettez-leur les supports des différentes interventions
• partagez-leur des photos et vidéos
• parfois, certains participants prennent les devants et vous font un retour de l’événement

Faites vivre cet événement toute tout au long de l’année en partageant aux collaborateurs des photos ou vidéos ou un diaporama de photos. Ils apprécieront l’idée, et évoqueront les bons moments et souvenirs communs, ce qui renforcera leur sentiment d’appartenance. D’autre part, ils continueront à en discuter lors des points formels comme les réunions ou autour de la machine à café. 

#4 - Comment mesurer la réussite d’un événement interne ?

Enfin, comme pour toute opération de communication et tout projet en général, l’analyse des résultats est essentielle pour identifier aussi bien les réussites que les axes d’amélioration :

Le taux de participation

Pour les événements internes à caractère non-obligatoire, observez le taux de participation, par exemple en regardant le nombre de participants qui ont répondu au sondage: 

• est-il important ?
• est-il similaire dans tous les services et pour tous les types de postes ?
• certaines catégories de collaborateurs sont-elles sous-représentées ? Si oui, pourquoi ?

L'implication des équipes

Analysez l’implication des équipes le jour de l’événement. Cela sera d’autant plus aisé si, le jour J, vous avez mis en place des animations dont les résultats sont quantifiables. Par exemple, en organisant un vote via votre outil de communication interne ou en fédérant les collaborateurs autour d’un hashtag.

Le ressenti des participants

Recueillez le ressenti des participants : sollicitez leur avis via un sondage ou une enquête interne (plus approfondie). Par exemple, vous pouvez créer gratuitement et facilement un sondage via Google form et le diffuser en toute simplicité aux participants.

Vous avez désormais toutes les clés pour transformer un événement interne en succès. À vos projets ! Vous souhaitez communiquer sur les événements internes ? Téléchargez notre guide sur les 10 grands événements d’une entreprise :