Pourquoi et comment auditer votre communication interne ?

Qu'est-ce qu'un audit de communication interne ? Comme avant la rénovation d’un logement, il faut faire un diagnostic du bâtiment pour procéder aux travaux. C’est la même chose pour la communication interne.

Un audit des actions menées en interne est essentiel pour comprendre les challenges à relever. Il faut prendre en compte les moyens déployés jusqu’à ce jour pour pouvoir apporter des changements ciblés par la suite.

Découvrez dans cet article les étapes clés pour réaliser l'audit de votre communication interne et ainsi ajuster votre stratégie.

# Étape 1 : l'audit de communication interne pour examiner au plus près votre situation

Faire un état des lieux des processus de diffusion des messages internes

L’audit permet de faire l’inventaire des moyens mis en place pour votre communication interne. De ce fait, on obtiendra une vision globale du sujet. Le but est d’identifier les bons leviers à actionner pour améliorer votre stratégie de communication interne.

Pour faire cet état des lieux, il faut se poser les bonnes questions et y répondre honnêtement. Le but est de bien se rendre compte des actions menées jusqu’ici. Que ce soit en termes d’objectifs, d’outils, de ressources humaines et financières, il faut être exhaustif.

Quelques exemples de questions à vous poser pour un bon audit de communication interne

Le meilleur moyen de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas est de se poser les bonnes questions. L’objectif est de couvrir tous les aspects de la communication interne. 

1) Les objectifs de la communication interne

• Quels sont les objectifs actuels ?  Il faut préciser leur nature : fidélisation des talents, recrutement, gestion des carrières, fluidité de l’information en interne, etc.
• Quelles statistiques sont mesurées pour vérifier l’impact des communications ?
• À quelle fréquence sont publiées les informations destinées aux collaborateurs internes ?

2) Les outils de la communication interne

• Quels outils sont utilisés pour concevoir et diffuser nos communications ?
• Sur quels canaux déployons-nous nos communications ?
• Sont-ils connus de tous en interne ?

3) Les ressources humaines et financières

• Comment est structurée l’équipe dédiée à la communication interne ?
• Quel budget annuel est alloué à votre communication interne ?

# Étape n°2 : demandez un retour via un questionnaire interne

Cela peut paraître évident, mais auditer sa communication interne passe par une demande de feedbacks aux principaux intéressés ! Vos collaborateurs constituent votre cible directe et sont facilement identifiables.

Il faut aller chercher un retour à travers un questionnaire avec un format semblable au Net Promoter Score.

Chercher un retour des collaborateurs via l'indicateur NPS

Le Net Promoter Score est un indicateur qualitatif qui permet de mesurer la satisfaction client. Son format simple pose une question claire et directe à sa cible.

L’objectif est de connaître leur sentiment général à l’égard de votre entreprise. Ils doivent pour cela noter un score entre 1 et 10 avec 1 : insatisfait et 10 : très satisfait. C’est pourquoi il s’applique tout à faire à un audit de sa communication interne. 

Audit de communication interne : les questions à poser à vos collaborateurs

Voici des exemples de questions à poser à vos collaborateurs pour connaître leur sentiment vis-à-vis de votre entreprise. Sur une échelle de 1 à 10 : 

- Alignement avec les valeurs de l’entreprise

• "Je me sens à l’aise avec l’identité et la stratégie publicitaire de la marque"
• "L’activité et la vision de la marque me donne envie de m’investir"

- Probabilité de recommander son entreprise autour de soi

• “Je recommanderai personnellement les produits et les services de l’entreprise même si je n’y étais pas employé”

- Motivation exprimée envers l’entreprise

• Je crois en l’entreprise et à son avenir
• Je suis fier d’en être membre

Une fois ces questions posées, les scores obtenus doivent être collectés pour pouvoir calculer le NPS.

Identification du profil des collaborateurs répondants

On va alors identifier 3 profils par rapport aux réponses obtenues : 

1) les scores entre 0 et 6 appartiennent à la catégorie des désengagés: ces collaborateurs sont peu ou partiellement satisfaits par votre entreprise. 

2) les scores entre 7 et 8 sont représentés par la catégorie des passifs : ces collaborateurs n’ont pas d’avis tranché sur votre entreprise.

3) les personnes avec des scores entre 9 et 10 sont appelés des champions : ils expriment clairement une satisfaction à l’égard de votre entreprise. 

Vous pouvez ensuite calculer le NPS en soustrayant le nombre de désengagés au nombre de champions.

Le Net Promoter Score reste bien sûr un simple indicateur. Il doit être combiné avec une approche plus détaillée pour bien auditer votre communication interne.

Comprendre son audience pour mieux cibler les collaborateurs

Vous l’aurez compris, ces feedbacks sont une véritable mine d’or pour définir votre future stratégie interne. Les moyens de communication mis en place devront toucher directement les centres d’intérêts et demandes de vos collaborateurs grâce à ce questionnaire digital.

Ces derniers se sentiront davantage écoutés et impliqués dans vos actions de communication.

# Étape n°3 : identifiez la cible que vous souhaitez toucher

Les moyens nécessaires à la création d’une bonne communication interne diffèrent selon le type de structure de votre entreprise. Des indicateurs tels que le nombre de salariés et d’expertises est important à garder en tête.

La diversité des profils en termes d’âge, de métiers, de conditions de travail sont à prendre en considération pour être inclusif et parler à chacun de vos collaborateurs à travers vos messages internes. 

Il faut également prendre en compte leur vision de l’entreprise, leurs valeurs, freins et motivations pour bien les cibler par la suite. Ces informations serviront à dresser des profils types de vos collaborateurs appelés "candidats personas".

Ils vous seront très utiles pour construire votre stratégie de communication interne en fonction de leurs besoins identifiés.

# Étape n°4 : grâce à l'audit de communication interne, trouvez et utilisez les bons outils

Améliorer la communication interne de votre entreprise est un réel challenge. Cependant, il existe des leviers à actionner pour faire de ce projet une réussite. Cela commence par une stratégie bien rodée et alignée avec les valeurs et besoins de votre audience cible. Nous allons maintenant lister les outils de communication d’entreprise les plus utiles et efficaces.

Une newsletter interne

Si l’email marketing permet de générer des leads, elle peut aussi renforcer le sentiment d’appartenance en interne. Ce moyen permet d’annoncer à vos collaborateurs des grandes nouvelles et petites annonces qui concernent votre vie d'entreprise.

De cette manière, les membres verront l’information passer et seront tous au courant de ce qu’il se passe en interne.

Les sondages internes

Comme évoqué précédemment, le feedback de vos collaborateurs via les sondages internes est une source précieuse d'informations. Vous pouvez utiliser ce moyen pour leur demander leur avis sur un événement, une décision à prendre, etc.

Une messagerie instantanée

S’il y a bien un outil indispensable pour mieux communiquer en interne, c’est la messagerie instantanée. C’est l’outil parfait pour créer des conversations informelles et rapides sur un sujet ou projet. De quoi renforcer les liens avec les channels pour créer des centres d’intérêt communs : musique, sport, projet, food… 

Les outils d’intelligence collective

Pratique pour partager des ressources et actualités avec l’ensemble des collaborateurs. L’occasion de diffuser des contenus qui mettent en valeur les membres de votre entreprise et de proposer des challenges par exemple. 

Voici des exemples d’outils à mettre en place pour améliorer votre communication interne. Que ce soit entre les collaborateurs, mais aussi avec l’ensemble de la structure de l’entreprise pour les tenir informés.

Vous avez également la possibilité d'opter pour une solution phygitale qui allie actions physiques et digitales pour une omnicanalité de votre stratégie.

# Étape n°5 : mesurez et ajustez votre stratégie de communication interne

Une fois la stratégie redéfinie, il faut maintenant l’appliquer puis mesurer son efficacité. Voici quelques astuces pour bien comprendre comment mesurer la performance de ce type d’action.

Quelques exemples de KPIs pour analyser l’impact de sa communication interne : 

• Le nombre d’interactions sur l’intranet : réactions, commentaires, partages, etc. 
• Le taux de participation des collaborateurs aux événements, challenges et activités
• Le taux d’engagement sur les plateformes dédiées 
• Le taux d’ouverture et de lecture de la newsletter interne et des articles

Conclusion : checklist d'un audit de communication interne réussi

Pour conclure, voici 5 étapes simples à réaliser pour auditer votre communication interne efficacement : 

1. Faire un état des lieux des actions déjà en place à l’instant T
   
   
2. Constituer un sondage destiné aux collaborateurs pour obtenir leur feedback
    
3. Réfléchir à des solutions pour cibler avec précision les besoins formulés
    
4. Utiliser des outils dédiés pour améliorer votre communication interne
   
   
5. Mesurer les performances actuelles et comparez-les une fois la nouvelle stratégie en place

Vous l’aurez compris, réaliser l'audit de votre communication interne est utile pour comprendre les points à améliorer. Une fois l’audit réalisé, vous serez en mesure de mettre en place des solutions pertinentes pour renforcer l’engagement des collaborateurs au sein de votre entreprise. 

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