5 conseils pour réussir la digitalisation de votre communication interne

Email, messagerie interne et/ou instantanée, intranet, réseaux sociaux internes, etc. La digitalisation a pris une place grandissante au sein des entreprises depuis plusieurs années.

Avec l’arrivée de la crise sanitaire, le numérique est même devenu une norme pour engager l’ensemble des collaborateurs. Et pour développer une communication interne efficace.

Néanmoins, si un grand nombre d’organisations souhaitent se transformer en interne, cette démarche demande des connaissances et des compétences spécifiques.

Dans cet article, vous découvrirez nos 5 conseils pour réussi la digitalisation de votre communication interne.

#1 - Pourquoi mettre en œuvre une digitalisation de sa communication interne ?

La transformation digitale, une priorité pour les organisations

En une dizaine d’années, notre économie, notre façon de vivre et de travailler ont été impactés à une vitesse assez incroyable. Si une part importante d’entreprises souhaite s’engager dans une transformation de leur organisation, le passage à l’acte est plus compliqué. Évoluer vers des modèles plus numériques demande des connaissances, une capacité financière, et surtout une vision des résultats sur le long terme.

De ce fait, toutes ne vont pas avoir l’aptitude pour aborder le sujet de la numérisation et le mettre en place au sein de leur structure. Selon une étude de 2021, seulement 49% d’entreprises ayant prévu d’adopter une stratégie de transformation digitale ont commencé à la mettre en œuvre.

Un des problèmes rencontré est bien l’oubli de l’aspect transformation, en se concentrant uniquement sur le numérique. Cependant, la mise en place de nouvelles technologies ne suffit pas à instaurer de vrais changements. La transformation digitale ne concerne pas directement ce que fait une entreprise mais plutôt comment elle fonctionne.

La question n’est pas de savoir quel outil chaque individu va utiliser, mais plutôt comment il va collaborer au sein de son équipe. Cette collaboration permise grâce à la technologie est le facteur essentiel à l’amélioration des performances d’une entreprise.

Le défi de la transformation digitale pour les services communication

Finis les affiches, posters et flyers pour faire passer les informations auprès de tous les services. Le numérique a révolutionné les modes d’information, apportant aux entreprises de nouvelles opportunités pour communiquer en interne :

• email
• messagerie interne et/ou instantanée
• intranet
• réseaux sociaux internes, etc.

À condition toutefois de ne pas se perdre dans un trop-plein d’outils. Il faut également prendre en compte que dans certains secteurs, ces dispositifs ne sont pas accessibles pour tous les salariés. C’est le cas des ouvriers de production dans l’industrie, des agents de maintenance, ou encore des vendeurs en magasin. Une problématique pouvant engendrer une fracture au sein même de l’entreprise et une perte d’informations. 

Alors si seulement une partie des collaborateurs sont impactés, pourquoi transformer numériquement la communication interne est si important ? Certes, la digitalisation peut engendrer des problématiques au niveau interne.

Cependant, elle est primordiale pour répondre à de nouvelles attentes. Notamment plus de transparence et une communication plus ouverte entre la hiérarchie et les salariés. Ces derniers seront plus enclins à s’engager au sein d’une entreprise qui met en œuvre les moyens pour répondre à leurs exigences.

#2 - Comment réussir la digitalisation de votre communication interne ?

Les services de communication ont un rôle fondamental à jouer pour qu’un grand nombre de collaborateurs s’implique dans la digitalisation de la communication interne. Voici nos 5 conseils :

a ) Engager l’ensemble des collaborateurs dans le processus de transformation digitale

Avant de mettre en place de nouveaux modes de communication, plusieurs étapes sont à suivre pour s’assurer que le projet réussisse. Il est essentiel d’expliquer

• le processus de mise en place
• les avantages
• les objectifs pour l’organisation
• la contribution de chacun

En exposant clairement ces éléments à vos collaborateurs, la manière dont ces-derniers vont percevoir les changements va influer considérablement sur leur implication. L’engagement passe aussi par une communication à double sens, où les salariés ont leur mot à dire.

Il est sage pour les équipes de communication interne de recueillir les retours de vos collaborateurs avant même de réfléchir à implémenter les solutions. Un individu écouté et responsabilisé sera plus enclin à se montrer engagé dans le fonctionnement et la transformation de l’entreprise.

b) Faire preuve de transparence tout au long du processus de transformation

Lorsque nous parlons de transparence, il s’agit avant tout de permettre à tous d’avoir accès aux informations stratégiques de l’entreprise. Cela, quel que soit le niveau de hiérarchie, manager ou non. Favoriser une politique de transparence permet de créer une véritable relation de confiance entre la hiérarchie et les salariés.

Plusieurs avantages en découlent :

• une implication plus forte des équipes : communiquer sur les points décisifs du processus de transformation montre une entreprise qui a confiance en ses salariés. Elle recevra en retour une plus grande implication de leur part.
  
  
• un meilleur partage des idées : informer l’ensemble des salariés des potentiels freins ou avancées des projets permet de créer des ponts entre les équipes. Elles partagent leurs idées, collaborent et se challengent, pouvant alors contribuer à la résolution de certaines difficultés rencontrées.
  
  
• plus de facilité à gérer les obstacles : faire preuve de constance incite les collaborateurs à sortir de leur zone de confort. Si les individus ont tendance à préférer leur routine, le service communication devra être présent tout au long du projet. Dès le début, mais également pendant et après son implantation.

Un manque de transparence risquera d’engendrer un manque d’engagement et donc plus de difficultés à instaurer la transformation recherchée.

c) Encourager une culture d’entreprise agile et flexible

Selon une étude récente de McKinsey, seulement moins de 20% dirigeant d’entreprises estimaient avoir réussi leur transformation digitale. C’est ici la culture qui est en cause, non les outils en eux-mêmes. Pour optimiser l’utilisation de la technologie, les équipes doivent avant tout apprendre l’agilité.

En d’autres termes, l’arrivée de nouvelles méthodes de travail et de communication demande une adaptation de la part des collaborateurs. Toutefois, c’est à l’entreprise de faciliter cette adaptation, afin que les salariés répondent plus facilement aux changements émergents. Comment réussir à instaurer une culture agile ?

Il s’agira de briser les silos entre tous les services, afin d’encourager les interactions et le partage de connaissance entre tous les services. Certains individus adoptant plus rapidement de nouvelles habitudes, le rôle de la communication interne est ici essentiel.

Les équipes communication doivent donc avant tout inciter à la coopération tout au long du processus de digitalisation. Cela afin que tous les membres de l’entreprise puissent répondre plus simplement aux changements qui émergent.

d) Donner la parole aux ambassadeurs de la digitalisation

Imaginez-vous un contexte où un prospect serait à la recherche de preuves sur la fiabilité de vos offres ou vos services. Demandez-vous ensuite vers qui ce prospect se tournerait pour trouver ses réponses. Il aura tendance à faire davantage confiance à un de vos clients, plutôt qu’à un membre interne de l’entreprise.

Maintenant, adressez ce schéma, mais cette fois-ci à une réflexion de transformation interne. Par leurs connaissances ou leur génération, certains salariés sont plus aptes que les autres à utiliser les dernières technologies.

L’équipe de communication devra identifier ses salariés ambassadeurs afin de les inciter à promouvoir la transformation digitale. Leur influence auprès des autres employés aura souvent plus d’impact qu’une parole d’un manager ou d’un membre de direction.

e) Créer un sentiment d’urgence

Comme le dit le proverbe, c’est quand il fait beau que l’on répare son toit. Rapporté à notre sujet, cela signifie qu’il n’est pas conseillé d’attendre l’urgence pour créer un sentiment d’urgence. Apporter du changement au sein d’une entreprise n’est pas un exercice facile.

En plus d’une coopération entre tous les membres, de l’implication et un esprit d’initiative, le changement doit apparaître pertinent. Le service communication devra donc donner du sens, des raisons qui puissent convaincre que cette transformation est prioritaire pour accélérer les bénéfices de l'entreprise.

#3 - Quel outil choisir pour réussir la digitalisation de sa communication interne ?

Une transformation digitale de la communication ne peut s’opérer sans les bons outils. Plusieurs caractéristiques sont à prendre en compte concernant ces derniers :  

• faciles d’utilisation
• adaptés à tous les supports
• accessibles pour tous
• propices au partage de connaissances et aux communications entre services
• divertissants
• sécurisés

Pour digitaliser, moderniser et optimiser la communication interne, certaines solutions se présentent comme davantage pertinentes. C’est le cas des tableaux d’affichage numériques, pouvant être installés dans divers locaux d’entreprise :

• les entrepôts
• le usines
• les boutiques
• le siège social

Ces écrans sont pilotables à distance et connectés afin que le service communication puisse centraliser et partager les informations comme :

• les messages liés à la  performance

• les messages de félicitation

• les actualités

• les campagnes publicitaires, etc.

Une solution telle qu’un tableau numérique est sans aucun doute l’outil le plus adapté à l’heure actuelle.

Cependant, au-delà d’être un outil d’affichage numérique, ces tableaux constituent surtout des solutions d’interaction entre tous les collaborateurs de l’entreprise. En plus de piloter la communication depuis le siège, ils apportent un esprit plus collaboratif.

Chacun peut s’exprimer et jouer un rôle au sein de l’organisation, grâce à une prise de parole ascendante. L’objectif est d’impliquer au maximum les collaborateurs dans la transition numérique.

Avec un monde de plus en plus digitalisé, les entreprises doivent savoir s’adapter et évoluer constamment. Si la digitalisation de la communication interne ne peut pas se faire en un clin d’œil, au bout du compte, il n’en résultera que des bénéfices pour l’entreprise avec davantage  :

• d'efficacité
• de performance
• de résilience

Découvrez maintenant 10 raisons d’adopter Steeple dans votre entreprise :