Les 10 clés pour favoriser la communication multi-sites en entreprise

Favoriser la communication multi-sites est un véritable challenge pour une entreprise, avec plusieurs défis auxquels faire face. L’interaction entre l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise étant forcément limitée, les équipes communications ont alors un rôle d’intermédiaire essentiel.

Nous vous proposons dans cet article 10 conseils indispensables pour instaurer une communication interne multi-sites efficace.

#1 - Pourquoi favoriser la communication multi-sites en entreprise ?

Investir dans la communication interne

Les responsables de la communication interne ont un rôle primordial à jouer en entreprise pour assurer l’engagement des employés. Ces derniers doivent être alignés sur des objectifs communs, communiqués en amont par les dirigeants, afin d’assurer la performance de l’organisation.

Pour comprendre ce lien entre performance et communication interne, deux facteurs sont à prendre en compte :

• le facteur humain : il correspond à l’ensemble des ressources humaines, avec leurs forces et leurs faiblesses
• le facteur managérial impose une communication professionnelle et intelligente, motivant les équipes à travailler efficacement.

Une communication interne qui respecte ces deux principes permet à un employé de passer d’un esprit individuel à un esprit collectif. Autrement dit, d’un “Je travaille pour une entreprise, pour mon responsable, etc”, à “Je travaille pour le succès de mon entreprise, mais aussi pour ma réussite”.

Imaginez maintenant cette phrase à l’échelle de toute l’organisation. Cela pourrait aboutir à “Nous travaillons tous ensemble pour le succès de notre entreprise, mais aussi pour la réussite de chacun d’entre nous.” Le transfert d’informations permis grâce à un système efficace constitue une véritable richesse pour répondre aux attentes du personnel.

Investir dans un outil de communication interne va permettre aux dirigeants de comprendre ce qui motive chaque individu et améliorer les conditions de travail. Les équipes se sentant écoutées et prises en considération vont forcément être davantage :

• motivées
• productives
• créatives
• performantes

Les défis de la communication interne multi-sites pour une entreprise

La communication interne peut vite se révéler comme un véritable challenge pour les organisations réparties sur plusieurs lieux. Il est vrai que les interactions inter-services sont loin d’être évidentes lorsque les salariés travaillent éloignés les uns des autres.

Deux problèmes peuvent se poser ici, celui de la cohésion et de l’efficacité. Si les salariés d’une même entité ne perçoivent pas les mêmes informations, le développement de l’entreprise est forcément mis à mal. Que cela concerne une réunion CSE, l’arrivée de nouveaux employés ou encore un projet d’équipe.

Les informations doivent être similaires. Il s’agit à la fois de garantir l’égalité entre les collaborateurs et un fonctionnement décloisonné de l’organisation. Dans le cas contraire, plusieurs risques peuvent apparaître :

• un partage d’informations incohérent avec les valeurs de l’entreprise.
• un manque de lien pour irriguer l’intégralité des services, amenant à l’exclusion de certains salariés.
• une intégration difficile des nouveaux collaborateurs, pouvant impacter une partie de leur carrière au sein de l’entreprise.
• un manque de communication transversale, entre les services, les collaborateurs et le management.

Conséquemment à ce manque d’informations, le quotidien de l’entreprise entière peut être mis à mal. Dans un contexte où les salariés ne se sentent pas impliqués, ni appartenir à un même groupe, alors ils n’auront aucune motivation à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Inversement, un meilleur engagement des collaborateurs est synonyme de solidarité, de participation à la vie de l’entreprise, et par conséquent plus de loyauté. En plus d’un turn-over limité, vous aurez également des employés devenant les ambassadeurs de l’entreprise.

Il est vrai que pour une structure décentralisée, garantir une communication cohérente est une tâche de grande envergure. Elle est néanmoins essentielle pour la croissance et le succès de l’entreprise.

#2 - Les 10 clés pour instaurer une communication multi-sites en entreprise

Heureusement, différentes bonnes pratiques existent, favorisant la communication interne dans un contexte multi-sites.

1) Encourager la communication transversale

Si la communication descendante tient une place forte en entreprise pour donner le cap, la communication transversale est autant essentielle. Il peut être problématique de trop s’attacher à renvoyer les mêmes informations à tous les salariés, sans qu’ils puissent y contribuer.

Cela pouvant engendrer une frustration de leur part, leur apport n’étant pas valorisé. Encourager une communication transversale devient donc un enjeu sur le long terme. Une communication à double sens, qui se fait entre d’une part entre les services, mais également entre les différents sites.

Peu importe le niveau hiérarchique, de la direction au dernier collaborateur arrivé. À l’échelle d’une organisation multi-sites, des informations et expériences variées profiteront à l’ensemble du réseau, une stratégie ainsi plus durable. 

2) Analyser les usages et les habitudes de communication

Chaque individu a ses moyens de communication privilégiés, d’abord selon un choix personnel ou les outils disponibles en interne. Alors que la génération des "Baby Boomers" va préférer des rencontres en face à face, les "Millenials" vont être habitués à tous types de messages digitaux.

La "Génération Z" va elle préférer les messages vidéos. Il est aussi question de moyens disponibles et de typologie de métiers. Il est vrai que l’utilisation d’outils numériques ne va pas être semblable selon les professions exercées, avec des collaborateurs n’ayant pas tous les mêmes besoins de connexion.

Un ouvrier de production ne va pas avoir besoin d’un ordinateur professionnel pour effectuer ses missions, contrairement à un responsable des achats par exemple.  Une stratégie réussie se concentrera alors avant tout sur les collaborateurs, leurs préférences, et leurs pratiques quotidiennes.

Comme pour vos clients ou prospects, il est essentiel de connaître votre cible, afin de transmettre des messages performants et impactants.  L’étape de découverte est primordiale, pouvant se faire de manière informelle, ou via un processus structuré. Sondage, enquête, plateforme de remontée des informations, réunions, etc, les solutions sont nombreuses.

3) Étudier le type de contenu consommé

Liée à la diversité des modes de communication, la consommation de contenu est également un point qu’il ne faut pas négliger. Certains individus vont préférer lire, d’autres regarder, écouter, voire varier tous ces médias.

Alors que par le passé, la communication interne se faisait par un envoi massif d’emails, le contexte est aujourd’hui différent. Les salariés souhaitent avant tout des informations plus digestes, mélangeant du contenu écrit et visuel, davantage personnalisées. 

4) Identifier des ambassadeurs

Face à l’avènement du numérique et à la digitalisation, toutes les attitudes ne sont pas similaires. Souvent, cela est dû à un gap générationnel, avec des collaborateurs ayant grandi à l’ère des nouvelles technologies.

La digitalisation au sein des entreprises n’est pas une grande transformation pour eux, mais seulement une évolution logique, en cohérence avec leur vie quotidienne. Par leurs compétences, ils peuvent devenir de véritables ambassadeurs de la transition numérique de l’entreprise, et au-delà, de celle de la communication interne.

Prenez le temps de les identifier, de les mettre en avant, afin qu’ils puissent être de véritables ressources. Les autres membres de l’entreprise pourront s’appuyer sur leurs connaissances pour obtenir des conseils et des usages à adopter.

5) Trouver et former des relais au sein de l’entreprise

Le passage à d’autres méthodes de communication peut générer des questions ou de l’incompréhension chez certains employés. L’appréhension, dû au fait ne pas réussir à s’adapter, doit être écoutée et entendue par l’équipe dirigeante.

Une bonne pratique à mettre en œuvre dans cette situation est de faire appel à des relais au sein de l’organisation. Ils sont le lien entre l’équipe communicante au siège et les différents sites répartis sur le territoire.

À la différence des ambassadeurs, ils n’ont pas forcément autant de connaissances numériques, ce qui demandera la mise en place de formations dédiées. Leur but sera ensuite de faire passer le message à tous les métiers que chacun a sa place dans la communication de l’entreprise.

6) Impliquer les collaborateurs dans la communication interne multi-site

Évidemment, le syndrome de la page blanche peut arriver à n’importe quel communicant, bloquant ainsi sa création. Dans l’idée d’une communication plus transversale évoquée précédemment, il est essentiel d’impliquer chaque salarié dans le processus de communication interne.

Ainsi, vous pouvez créer une plateforme où les collaborateurs partagent eux-mêmes leurs idées, articles, vidéos de sujets dont ils s’intéressent. Vous instaurez ainsi une communication plus immersive au sein de l’entreprise, impliquant plus d’engagement de la part des salariés.

C’est l’occasion d’en apprendre plus sur ce qui passionne et préoccupe vos collaborateurs, ainsi, adapter votre propre communication en conséquence.

7) Renforcer le sentiment d’appartenance

Nous avons pu le constater ces derniers mois, l’individu a besoin de se sentir connecté à un groupe pour s’épanouir. Mais lorsque ce groupe est dispersé géographiquement, il est difficile d’y ressentir un véritable sentiment d’appartenance, de s’identifier à lui. Un problème pouvant impacter le quotidien d’un collaborateur, que cela soit son implication au travail, l’entente avec ses collègues, etc.

Il est donc essentiel de construire une véritable relation entre tous les membres de l’organisation. Qu’ils soient d’équipes, de filiales ou de régions différentes. Dans un premier temps, cette relation peut simplement émerger grâce à l’idée d’une entité commune. Cela peut être un slogan, une ambition ou encore une raison d’être, qui vont se retrouver dans toutes les consciences.

Divers facteurs, plus profonds, vont ensuite jouer sur l’appartenance, permettant de renforcer l’adhésion de tous au sein du groupe :

• l’intégration des nouveaux arrivants
• un management s’appuyant sur la confiance et la proximité
• des valeurs incarnées à tous les niveaux de la société
• une visibilité accrue des projets en interne, des réussites ou du savoir-faire des équipes
• un partage en continu de l’information, mais aussi des compétences métiers des individus

Nous pourrions rassembler ces éléments autour d’une seule notion, celle d’une culture commune. Encore plus dans des environnements multi-sites, où différentes cultures cohabitent, créer un noyau culturel commun est un vrai défi.

L’ensemble des collaborateurs doivent sentir qu’ils partagent le même ADN, qu’ils appartiennent à une même tribu. Une tribu qui possède ses propres codes, transmis à tous les salariés, anciens comme nouveaux venus.

8) Rendre l’information accessible facilement

Dans le contexte d’une entreprise multi-sites, le partage des tâches est un facteur essentiel d’une communication réussie. Afin d’optimiser le travail des équipes communicantes, il va être important de savoir déléguer et répartir la création ente tous les membres du service.

Ce temps de gagné est une occasion pour se concentrer davantage sur la qualité des contenus proposés. Vous aurez ensuite tout le loisir de valoriser ces efforts, en vous assurant que tous les collaborateurs puissent y avoir accès, rapidement et librement. Idéalement, stockez et mutualisez vos créations à partir d’un endroit central, accessible pour tous.

Grâce à cette pratique, chacun aura plus d’opportunités pour partager ses feedbacks ou entamer une discussion. À charge ensuite à l’équipe communication de s’assurer de la pertinence des données mises en commun. 

9) Inclure des collaborateurs internationaux

Dans un contexte international, la barrière de la langue peut être un obstacle pour une entreprise multi-sites. Avec différents fuseaux horaires, différentes langues, l’équipe communication devra fournir des efforts supplémentaires pour briser ce mur.

Une pratique indispensable est alors d’investir dans des outils de communication interne permettant la traduction sous plusieurs langues. L’objectif est bel et bien que tous les collaborateurs se sentent un maximum intégré au sein de l’organisation. Et qu’importe leur pays ou leur langue. 

10) Analyser les actions mises en œuvre

Améliorer son process de communication multi-sites en entreprise ne peut pas se faire du jour au lendemain. Comme tout projet de transformation, il sera avant tout demandé une réflexion sur le long terme. Dressez l’opportunité de l’ensemble des canaux disponibles, testez-les, réitérez, et analysez l’efficacité de chaque solution.

En utilisant des moyens de communication adéquats aux attentes des collaborateurs, vous obtiendrez alors plus facilement leur adhésion. Dans un effort d’amélioration continue de la communication interne, l’inclusion des salariés est capitale pour le succès à long terme. Un projet réussi impactera directement les performances de l’entreprise.

Vous pourrez alors présenter à la direction des résultats pertinents, preuve de l’importance de la communication interne. Si la remontée d’informations peut sembler basique, les quiproquos entre les différents services restent répandus dans certaines structures. D’où la nécessité d’avoir une communication interne solide à l’échelle de tout le réseau.

Ces différents points sont cruciaux pour :

• favoriser la communication interne multi-sites
• et ainsi assurer la synergie entre tous les services

Les performances de l’organisation n’en seront que meilleures, grâce à des collaborateurs rassemblés au quotidien autour d’une même ambition : le succès de leur entreprise.