Les enjeux de la communication interne : comment choisir le bon outil

Les enjeux de la communication interne en entreprise sont nombreux et de plus en plus importants. Par exemple, un manque de dialogue et d’échanges est l'une des principales causes d’échec des entreprises dans leur objectif de performance.

Intégrer un outil de communication interne efficace et fiable est devenu indispensable pour que toutes les équipes collaborent de manière optimale.

Startup, TPE, PME ou grand groupe, cet outil doit être adapté aux caractéristiques et besoins spécifiques de chaque organisation.

Découvrez les nouveaux enjeux de la communication interne auxquels les entreprises sont confrontées et les 5 clés pour y répondre.

#1 – Quels sont les nouveaux enjeux de la communication interne ?

Appelé "effet silo", beaucoup d’organisations sont encore confrontées à un cloisonnement de leurs différents pôles. Le résultat, une communication non optimale entre tous les collaborateurs, qu’ils soient d’une même équipe ou non.

Avec une main d’œuvre à distance en hausse depuis plusieurs années, trouver des solutions de communication efficaces constitue un défi urgent. Dans une logique de long terme, la mise en place d’une stratégie dédiée est essentielle pour les performances d’une entreprise.

Celles capables de gérer leur communication verront leur productivité augmenter et les dépenses annuelles diminuer. Prenons l’exemple de la vidéo, devenu un support indispensable pour les entreprises afin de mettre en avant leurs offres ou services.

Cette tendance est tout autant exploitable en interne et sans aucun doute un très fort vecteur d’opportunité auprès des équipes.

Interagir avec les collaborateurs sous ce format peut se faire de différentes façons, via :

• Des interviews
• Des jeux concours
• Des courts-métrages

Comme pour tout contenu, il faut comprendre les attentes de vos cibles pour adapter les typologies de vidéos en fonction. 

Au-delà de la vidéo, des technologies nouvelles arrivent sur le marché, avec un véritable potentiel pour fluidifier les actions de communication interne.

Des solutions comme l’intelligence artificielle (IA) ou la réalité augmentée se présentent en tant qu’atouts de compétitivité et de performance majeurs.

#2 – Les enjeux de la communication interne : les clés pour trouver le bon outil de communication

1er enjeu : l'identification des besoins de l’entreprise 

Réfléchissez en amont aux divers types de communication que vous avez besoin de gérer au sein de votre entreprise. Tous les employés ne souhaitent pas être au courant de tous les faits d’actualité de l’organisation.

Afin de ne pas les inonder d’informations, il est important de prioriser celles ayant le plus d’impact sur la vie de l’entreprise. C’est par exemple le cas :

• Des changements de politique
• Des mises à jour de produits ou de services
• Des annonces d’événements internes
• Etc.

Veillez donc bien à ce que tous les collaborateurs aient accès à l’information dont ils ont besoin. Ils auront ainsi les clés pour exercer leurs fonctions de manière efficace. De votre côté, c’est un levier fort pour accroître l’efficacité de l’entreprise.

2ème enjeu de la communication interne : le budget de dépense pour un outil

Déterminez combien vous êtes prêt à dépenser pour un outil de communication interne et recherchez les options s’offrant à vous. Cela vous aidera à gérer votre budget de manière efficace et non investir dans des outils potentiellement sans valeur ajoutée.

Cependant, vous ne devez pas prendre en compte seulement son coût initial, mais également les autres dépenses liées au :

➡️ Coût initial de l’outil

Le premier élément à prendre en compte, pour lequel vous devez vous assurer de disposer de suffisamment de fonds.

➡️ Coût de la formation

Il est important de former votre personnel à l’utilisation de l’outil de communication interne. En ce sens, prévoyez un budget dédié à la formation.

➡️ Coût de l’intégration

Si vous avez l’intention d’intégrer la solution (intranet, réseau social d'entreprise...) à d’autres systèmes internes, cette intégration pourra alors demander des dépenses supplémentaires.

➡️ Coût de maintenance

Il est important de prévoir un budget pour la maintenance de l’outil, incluant par exemple les mises à jour et l’assistance. Cet investissement est à calculer en fonction de la taille de votre organisation et de vos besoins spécifiques. 

3ème enjeu de la communication interne : les fonctionnalités indispensables à vos collaborateurs

Avant de vous lancer à la recherche de votre outil, lancez-vous d’abord dans les recherches de fonctionnalités répondant aux besoins de vos collaborateurs. Posez-vous les questions sur celles qui sont vraiment indispensables au travail et à la réussite de chaque service.

Parmi les plus courantes, les messageries instantanées en entreprise sont par exemple essentielles pour communiquer rapidement et efficacement. Cependant, face à toutes les solutions existantes, les plus à même de vous orienter sont les salariés eux-mêmes.

En découvrant les fonctionnalités indispensables à leur activité, vous déterminez ainsi celles dont vous avez réellement besoin. Les impliquer dans vos recherches est aussi un moyen de faciliter la prise en main de l’outil.

Vous gagnerez ainsi en efficacité lors de la mise en place.

4ème enjeu de la communication interne : l'adéquation entre les options disponibles et vos attentes

Vous avez pu sélectionner une liste d’outils au plus proche de vos besoins et de votre budget ? Il vous reste alors à les tester pour vous assurer de leur pertinence.

Établissez un plan dans lequel vous déterminez comment vous allez tester chaque option :

• Quels sont les critères à recenser
• Comment vous allez évaluer chacun ?

Prenez des notes pour faciliter les futures comparaisons et analyses. En fonction des résultats, vous pourrez ensuite décider quels outils sont les plus adaptés à votre stratégie de communication interne.

Par exemple :

• Souhaitez-vous mettre en place une communication ascendante ou une communication descendante ?

Suivre une approche méthodique est primordial pour s’assurer que toutes les options sont évaluées de manière équitable.

La prise de décision sera ainsi basée sur des données solides et objectives.

5ème enjeu : l'implication des salariés dans le choix de l’outil

Renforcer la culture d’entreprise et la cohésion d’équipe en :

• Créant un espace de dialogue
• Encourageant la participation des collaborateurs

C'est l'un des enjeux de la communication interne les plus importants. En tout cas, le plus déterminant dans l'adoption d'un outil de communication interne. 

Il convient d'améliorer la satisfaction et le bien-être des employés en leur offrant des canaux de communication ouverts et en écoutant leurs préoccupations et suggestions.

Les collaborateurs seront ceux qui utiliseront l’outil au quotidien. Dans ce contexte, il est important de les consulter et de prendre en compte leurs préférences et leurs besoins. Ce sont de précieuses informations pour les responsables de la communication interne en entreprise.

Le processus de sélection doit les impliquer afin de disposer d’une perspective éclairante sur les caractéristiques et les fonctionnalités essentielles.

Voici quelques conseils à l'usage de la hiérarchie pour impliquer l’ensemble des salariés :

• Organiser une réunion de consultation, pour inviter chacun à partager leurs idées et leurs suggestions
• Créer un groupe de travail composé de représentants de différents départements et niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Ce groupe sera chargé de comparer les différentes options disponibles et de faire des recommandations
• Demander aux salariés de tester les différentes options, en leur demandant de travailler voire de travailler à distance avec l’outil pendant une courte période
• Tenir compte des commentaires et des suggestions, en expliquant les raisons de la décision finale de l’entreprise

En créant un espace de dialogue, en encourageant la participation et le partage d'information, vous garantissez que l’outil de communication interne choisi sera adapté aux besoins de l’entreprise et à ceux des collaborateurs.

Il répondra ainsi parfaitement aux enjeux de la communication interne dans le contexte de votre entreprise. Il sera un bon complément de votre communication externe. L'image de l'entreprise et surtout sa perception seront améliorées.

De quoi réjouir votre service des Ressources Humaines (RH), dont les efforts de recrutement (interne et externe) seront facilités par cette marque employeur forte.  

Cependant, suite à toutes ces étapes, une dernière sera primordiale. Celle de considérer la compatibilité de l’outil de communication interne avec les équipements et l’infrastructure existantes.

Une fois votre solution mise en place, il vous restera alors à fixer vos objectifs de communication interne :

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