Papier vs. Steeple : quelle solution pour votre communication interne ?

Si la digitalisation a profondément changé nos habitudes au travail, que ce soit sur la manière de communiquer ou de partager de l’information, une grande partie des messages et des informations sont encore présentés sous forme papier dans les entreprises.

Un grand nombre d’entre elles utilisent encore le papier comme principal outil de communication interne, notamment à travers des supports comme :

• le tableau d’affichage
• le journal interne
• l’affichage sauvage, avec des affiches placées dans des zones spécifiques comme la cantine d’entreprise ou les ascenseurs.

D’autres entreprises ont quant à elles fait le choix d’investir dans un outil de vie au travail comme Steeple :

• ces deux outils ont-ils des similarités ?
• les informations transmises sur papier sont-elles mises à jour et touchent-elles tous les collaborateurs de l’entreprise ?
• dynamiser et moderniser sa communication interne passe-t-elle toujours par ces outils ?
• la solution phygitale Steeple a-t-elle plus à offrir que le papier ?

#1 – L’utilisation du papier en entreprise

Contrairement aux idées reçues, la communication interne sur papier tient une place de choix dans les entreprises. Nous retrouvons généralement le papier sous différents supports :

• journal interne distribué à l’ensemble des salariés
• tableau d’affichage placé dans le couloir ou la salle de pause
• flyer
• affiche, etc.

En effet, le papier présente quelques avantages :

• il ne nécessite pas de connexion ou de réseau
• il attire l’oeil
• il est non discriminant
• il est facilement mémorisable
• il est intemporel et indémodable
• il peut être complémentaire à un outil de communication interne
• il est ancré dans nos habitudes

Malgré ses avantages, de nombreuses entreprises se rendent compte que les informations punaisées sur le tableau d’affichage papier deviennent rapidement obsolètes. Les informations ne sont plus vraiment d’actualité, les messages passent à la trappe, comme par exemple le mot du dirigeant affiché sous la petite annonce de covoiturage de Nathalie.

C’est donc un grand risque de déperdition de l’information. C’est ce que nous constatons également pour le journal interne papier :

« Le journal interne papier a survécu à l’ère du Web, et 95% des entreprises de plus de 1000 salariés diffusent encore des publications “print” à leurs salariés. »

Selon l’étude exploratoire sur la presse interne d’entreprise réalisée par Euros RSCG C&O et l’institut CSA

Généralement trimestriel, le journal interne papier est vecteur de valeurs autour de la culture d’entreprise et annonce aux collaborateurs des informations générales liées à la vie de l’entreprise :

• les chiffres
• les bilans
• les nouveaux produits
• les nouvelles stratégies
• les nouveaux arrivants
• l’interview du DRHetc.

Si cela part d’un bon sentiment, qui est celui d’informer les salariés, l’information n’est malheureusement pas diffusée en temps réel et peut parfois être obsolète au moment de la distribution du journal interne.

De plus, il est difficile de mesurer les résultats de la communication interne :

• combien de collaborateurs ont réellement vu l’information ?
• combien ont compris le message ?
• y a-t-il eu des réactions suite à l’annonce d’un futur lancement de produit ?

#2 – Steeple, un outil de vie au travail

La solution de communication interne phygitale Steeple change la vie des entreprises en améliorant leur communication interne. Cet outil de vie au travail digitalise le tableau d’affichage et le rend accessible de partout et pour tous, même les collaborateurs les moins connectés. L’écran tactile Steeple est généralement placé en salle de pause.

L'outil Steeple modernise la vie au travail, la rend plus dynamique. Il implique et rassemble les collaborateurs. Il permet aussi de :

• communiquer facilement avec ses collègues sur des sujets professionnels ou personnels.
• réduire l’envoi d’emails en utilisant directement des fonctionnalités comme la messagerie instantanée ou les publications.
• mettre en lumière les victoires de l’entreprise : les objectifs du mois atteints, la création d’un nouveau produit… Célébrer les victoires, mêmes petites, permet aux différentes équipes d’avancer de façon positive.
• évoquer les défaites de l’entreprise, même si elles sont minimes. En effet, communiquer sur une défaite permettra aux collaborateurs de se poser les bonnes questions pour avancer et réussir la fois suivante.
• établir une transparence au sein de l’entreprise. Les différentes équipes partagent leurs progrès, leurs succès, ce qui permet de communiquer à tout le monde au même moment.
• communiquer sur l’application mobile pour toujours avoir Steeple avec soi, même en déplacement.
• se retrouver en salle de pause devant l’écran tactile et créer de l’interaction avec ses collègues, créer du lien.

#3 – Papier vs. Steeple

Steeple et le papier sont deux outils bien distincts pour la communication interne des entreprises :

• en quoi se différencient-ils ?
• l’avancée considérable du digital met-il le papier sur la touche ?
• que faut-il privilégier ?

Distinguons ensemble les deux outils :

#4 – Papier vs Steeple : quelle solution choisir

Les deux solutions permettent-elles de communiquer de façon descendante, ascendante et transversale ?

Si le papier permet une communication descendante, il est beaucoup moins adapté à la communication ascendante. En revanche, s’équiper d’une solution de communication interne comme Steeple permet de communiquer dans les deux sens. Vous pouvez interpeller les salariés, les inviter à interagir, etc…

Et pour la communication transversale ? Le papier ne permet pas de mettre les collaborateurs sur le même plan. Pour animer la vie de l’entreprise et favoriser la communication transversale, Steeple propose une bibliothèque de modules (anniversaires, pronostics sportifs…) très appréciés des salariés >!

L’implication des collaborateurs

L’implication des salariés est présente mais reste minime avec le papier. Les petites annonces de covoiturage, les bons plans impliquent bel et bien les collaborateurs, mais ne les impliquent pas en tant que tels car nous ne savons pas si la visibilité du message est forte ou si le message est bien mis en évidence.

Steeple va plus loin pour impliquer les collaborateurs : la communication peut être descendante, ascendante et transversale, ce qui permet de les impliquer, même les plus discrets ou les moins connectés. En effet, l’outil permet de fédérer vos collaborateurs grâce :

• à la prise de parole
• aux annonces pour le covoiturage
• aux partages de bons plans
• aux sondages
• aux invitations d’événements, etc.

Communiquer une information instantanée, en temps réel

L'une des contraintes du tableau d’affichage papier ou du journal interne, c’est qu’ils nécessitent :

• de créer un message
• de l’imprimer autant de fois que nécessaire
• de l’afficher dans les endroits stratégiques de l’entreprise
• de le distribuer

Cela peut donc devenir une perte de temps pour les différents acteurs.

Pour ne pas être informé après tout le monde ou ne pas recevoir de "fake news", le principal enjeu pour les entreprises est de mettre tous les collaborateurs sur un même pied d’égalité avec la multidiffusion et l’instantanéité de l’information.

Steeple permet de tenir informés les collaborateurs et de rapidement mettre à jour l’information. Informer les salariés à travers une publication ne prend que quelques secondes sur l’outil. C’est donc un véritable gain de temps et une réelle satisfaction des salariés d’utiliser une solution phygitale.

Logistique et productivité

Il faut retracer le parcours d’une feuille de papier pour comprendre la logistique et la productivité nécessaires :

• la création
• la mise en page
• l’impression
• la distribution
• la mise à jour de l’information, etc.

Toutes ces étapes sont une perte de temps considérable pour l’entreprise et une perte d’argent. En effet, les coûts sont élevés, en particulier pour produire un journal interne papier, où il faut compter en moyenne entre 5000 et 10000 € pour produire 500 journaux internes.

Steeple permet d’être plus rapide dans la création et la diffusion des messages. De plus, l’outil permet de réaliser des messages modernes, attrayants et variés avec par exemple l’ajout d’une vidéo ou d’un GIF.

Temporalité de l’information

“Le contenu est d’argent et le contexte est d’or.”

L’information est reine au sein des entreprises. Sans ce contexte, l’information perd de sa valeur. La temporalité des informations transmises reste une grande problématique dans l’utilisation du papier.

Généralement trimestriel, le journal interne papier diffuse des informations qui ne sont plus d’actualité, puisqu’elles ont eu le temps de circuler pendant plusieurs semaines voire plusieurs mois et la plupart des salariés sont déjà au courant.

“Des journaux internes annoncent l’arrivée de nouvelles recrues, mais souvent la moitié des nouveaux arrivants ont déjà quitté l’entreprise parce qu’ils ne sont pas allés au bout de leur période d’essai.”

Yves, Dirigeant dans le secteur industriel

De plus, le papier de manière générale peut vite être périmé, comme par exemple avec une affiche d’un événement interne terminé depuis 2 mois toujours accrochée au mur ou une feuille punaisée sur le tableau d’affichage qui n’est pas datée. L’information devient incompréhensible ou obsolète.

Car nous le constatons de plus en plus, le tableau d’affichage présente des informations qui s’empilent ou ne sont pas mises à jour et les collaborateurs ne voient plus l’intérêt de le regarder régulièrement.

L’outil Steeple répond à cette problématique de temporalité puisque les messages diffusés sont adressés en temps réel aux collaborateurs. La version mobile, la version web et l’écran tactile leur permettent d’être instantanément au courant des dernières informations, où qu’ils se trouvent et quel que soit leur métier ou leur hiérarchie.

« Nous avons le réflexe Steeple maintenant et nous n’avons plus de papier sur notre tableau d’affichage. Il ne reste que les épingles ! »

Anne Guzzo, Assistante commerciale chez Axians Antilles

Mesurer l’impact de la communication interne

Le papier ne permet pas de mesurer concrètement l’impact de la communication interne au sein de l’entreprise. En effet, nous ne savons pas qui a eu accès à l’information et qui a lu le message. De plus, certains supports papier ne sont pas attrayants et sont plutôt vieillissants, ce qui ne donne pas envie aux collaborateurs de s’y intéresser.

L’élément intéressant avec un outil de vie au travail comme Steeple, c’est son interactivité. Vous pouvez mesurer les résultats de la communication interne en observant l’implication des salariés notamment grâce :

• aux réactions
• au nombre d’inscriptions à l’outil
• au nombre de vues des publications
• au nombre de commentaires ou de likes
• aux retours directs des collaborateurs
• aux réponses des audits, d'enquêtes internes et des sondages

Il y a un large panel de fonctionnalités "mesurables".

La communication interne est l’affaire de tous. Diffuser un sondage est une excellente idée pour impliquer les collaborateurs et mesurer la réussite de votre communication interne. Oublions donc le sondage sur le tableau d’affichage papier tel que nous le connaissons, avec un crayon accroché au bout d’une ficelle ou la boîte à chaussures en guise de boîte à idées. Steeple propose un sondage dans les publications et permet de mesurer efficacement son impact sur les collaborateurs.

Enfin, la météo Steeple offre un accès à l’évolution des chiffres par rapport au mois précédent et encore bien d’autres informations chiffrées qui seront utiles. Cette synthèse des statistiques mensuelles permet de suivre finement l’évolution de la communication interne dans l’entreprise, d’analyser et de mettre en place des actions de com' pertinentes.

Le papier et Steeple : deux outils non-discriminants

Le papier et Steeple ont un point commun : ce sont des outils non discriminants pour les collaborateurs. Ils sont accessibles à tous les salariés, quel que soit leur âge, leur métier ou leur niveau hiérarchique.

Un collaborateur peut tout aussi bien jeter un coup d’œil à l’information sur le tableau d’affichage papier, lire le journal interne que découvrir les actualités de l’entreprise sur l’écran tactile Steeple.

Pratique, ce dernier permet de ne pas discriminer les collaborateurs moins connectés. Steeple présente de multiples fonctionnalités qui permettent aux collaborateurs :

• d’être rapidement informés
• de maintenir un lien social
• d’être plus motivés
• d’échanger directement sur un sujet ou un projet avec les managers ou la direction
• d’avoir une meilleure qualité de vie au travail. 

Quant au papier, il n’est concrètement pas l’outil adapté à une bonne communication interne car difficilement mesurable et pas assez attractif. Mais il peut être le parfait complément de l'outil Steeple, notamment avec les cartes de vœux envoyées tous les ans ou l’album photos annuel des salariés.

Par exemple, Steeple à réalisé l’année dernière un livre de recettes à la fois en version digitale et en version papier.

#5 – Combien coûte Steeple ?

La principale mission de l'outil Steeple et de ses fonctionnalités est de fédérer votre communauté. De plus, une formation et un accompagnement vous sont proposés dès le lancement de la solution pour découvrir toute l’administration et l’utilisation de Steeple.

L’accompagnement ne s’arrête pas là puisque des points d’avancement personnalisés avec une analyse de vos statistiques - nombre de publications, nombre d’inscrits, taux d’interactions… -, des recommandations et des actions concrètes - avec des idées de publications - complètent l’offre. Pour vous accompagner au mieux, une hotline est disponible 7j/7 et 24h/24.

“Nous sommes très satisfaits des ateliers clients et du suivi proposé pour nous accompagner régulièrement, c’est une solution complète, les collaborateurs adorent !”

Célia Lambert, DCP Groupe

La solution Steeple propose un tarif simple, sans surcoût ni surprises : 2€ HT/mois par salarié pour les entreprises de plus de 100 salariés. Et pour les entreprises de moins de 100 salariés, le forfait minimum est de 200€ HT/mois.

Voici ce que propose Steeple :

• un grand nombre de fonctionnalités (gestion multi-communautés, brouillon et programmation, traduction automatique, catalogue de modules, messagerie instantanée, gestion des notifications, tableau de bord, accompagnement personnalisé…)
• une solution sécurisée (certification de sécurité, confidentialité des données, gestion des accès et des membres, authentification…)
• un support fiable et disponible (coach référent, suggestions de publication, communautés d'échange, support technique, chat support 5j/7…)