Papel vs. Steeple: ¿qué herramienta elegir para tu comunicación interna?

¿Qué herramienta elegir para tu comunicación interna? La digitalización ha cambiado profundamente nuestros hábitos de trabajo, ya sea en cuanto a la forma de comunicarnos o de compartir información. Una gran parte de los mensajes y de la información se sigue presentando en papel en las empresas.

Muchas de ellas siguen utilizando el papel como principal herramienta de comunicación interna. Sobre todo, a través de medios como el tablón de anuncios. O también el periódico interno, o con carteles colocados en zonas específicas como comedores de empresa o ascensores.

Otras empresas, por su parte, han optado por invertir en una herramienta de vida laboral como Steeple.

¿Tienen estas dos herramientas alguna similitud?

¿La información transmitida en papel está actualizada y llega a todos los empleados de la empresa?

¿Utilizas siempre estas herramientas para impulsar y modernizar tu comunicación interna? ¿Una solución digital como Steeple tiene más que ofrecer que el papel?

#1 – El uso del papel en la empresa

En contra de la creencia popular, la comunicación interna sobre papel ocupa un lugar destacado en las empresas. Generalmente encontramos el papel en diferentes soportes. Boletín interno distribuido a todos los empleados, tablón de anuncios colocado en el pasillo o en la sala de descanso, folletos, carteles…

Efectivamente, el papel tiene algunas ventajas:

• No requiere conexión ni red.
• Es atractivo.
• No es discriminatorio.
• Es fácil de recordar.
• Es intemporal y atemporal.
• Puede ser un complemento de una herramienta de comunicación interna.
• Está arraigado en nuestros hábitos.

Pero, a pesar de sus ventajas, muchas empresas se encuentran con que la información fijada en el tablón de anuncios se queda rápidamente obsoleta. La información ya no está realmente actualizada, los mensajes se van por la ventana.

Como el mensaje del manager colocada bajo el anuncio de Nathalie, de compartir coche. O la encuesta para la planificación del personal colocada bajo la última información relacionada con el Covid-19.

Por tanto, existe un gran riesgo de pérdida de información. Esto es lo que estamos viendo también con el periódico interno de papel.

Periódico interno

« El periódico interno en papel ha sobrevivido a la era de la web. Y el 95% de las empresas con más de 1.000 empleados siguen distribuyendo publicaciones « impresas » a sus empleados ».

Según el estudio exploratorio sobre la prensa corporativa interna realizado por Euros RSCG C&O y el instituto CSA

De periodicidad generalmente trimestral, el periódico interno de papel es un vector de valores en torno a la cultura de la empresa. Anuncia a los empleados información general relacionada con la vida de la empresa: cifras, balances, nuevos productos, nuevas estrategias, recién llegados o incluso la entrevista del director de RRHH…

Aunque esto se basa en un buen sentimiento, que es el de informar a los empleados, lamentablemente la información no se difunde en tiempo real. A veces puede estar desfasada cuando se distribuye el boletín interno.

Además, es difícil medir los resultados de la comunicación interna. ¿Cuántos empleados han visto realmente la información? ¿Cuántos han entendido el mensaje? ¿Ha habido alguna reacción tras el anuncio del lanzamiento de un futuro producto?

Nos cuestionamos el uso del papel como principal herramienta de comunicación interna en las empresas y lo que puede aportar, pero también los límites que tiene.

#2 – Steeple, una herramienta para la vida en el trabajo

Steeple es una solución de comunicación interna figital, que cambia la vida de las empresas mejorando su comunicación interna. Esta herramienta de la vida en el trabajo digitaliza el tablón de anuncios y lo hace accesible desde cualquier lugar. Incluso para los empleados menos conectados, gracias a la pantalla táctil, que suele colocarse en la sala de descanso.

Steeple moderniza la vida en el trabajo, la hace más dinámica, involucra y une a los empleados. La herramienta también hace posible :

• Comunicarse fácilmente con los compañeros sobre asuntos profesionales o personales.
• Reduce el envío de correos electrónicos utilizando directamente funciones como la mensajería instantánea o las publicaciones.
• Destacar las victorias de la empresa. Los objetivos del mes alcanzados, la creación de un nuevo producto… Celebrar las victorias, aunque sean pequeñas, permite a los distintos equipos avanzar de forma positiva.
• Hablar de las derrotas de la empresa, por pequeñas que sean. En efecto, la comunicación de una derrota permitirá a los empleados plantearse las preguntas adecuadas para seguir adelante y tener éxito la próxima vez.
• Establecer la transparencia dentro de la empresa. Los diferentes equipos comparten sus progresos, sus éxitos, lo que permite comunicar a todos al mismo tiempo. Lo que es esencial en una herramienta de comunicación interna.

• Comunicarte a través de la aplicación móvil para tener siempre a Steeple contigo, incluso cuando estés en movimiento.
• Sentarte en la sala de descanso frente a la pantalla táctil e interactuar con los compañeros, creando un vínculo.

#3 – Entonces, ¿qué solución debo elegir?

¿Permiten ambas soluciones una comunicación descendente, ascendente y cruzada?

Mientras que el papel permite la comunicación descendente, es mucho menos adecuado para la comunicación ascendente. En cambio, con una solución interna como Steeple puedes comunicarte en ambas direcciones. Puedes dirigirte a los empleados, invitarlos a interactuar, etc.

¿Y la comunicación cruzada? El papel no pone a los empleados al mismo nivel. Para animar la vida de la empresa y fomentar la comunicación transversal, Steeple ofrece una biblioteca de módulos (cumpleaños, predicciones deportivas…). Estos módulos son muy apreciados por los empleados.

Participación de los empleados

La implicación de los empleados está presente pero sigue siendo mínima con el uso del papel. Los anuncios clasificados para compartir coche, las buenas ofertas, etc, implican a los empleados. Pero no los implican como tales porque no sabemos si el mensaje es muy visible o si el mensaje está bien resaltado.

Steeple, la herramienta de comunicación interna más completa, hace un esfuerzo adicional para involucrar a los empleados. Gracias a la herramienta, la comunicación puede ser descendente, ascendente y transversal, lo que permite implicar incluso a los más tímidos o menos conectados.

En efecto, la herramienta permite unir gracias a la toma de palabra, los anuncios para compartir el coche, compartir los buenos planes, las encuestas, las invitaciones a los eventos, etc.

Comunicar información en tiempo real

Una buena comunicación interna en una empresa es una comunicación instantánea. Por ejemplo, a un empleado no le gustaría enterarse por el boca a boca y por « rumores » de que se ha hecho un cambio de dirección. Esto puede provocar tensiones, pérdida de confianza y otras decepciones.

El verdadero problema de los tablones de anuncios en papel o de los boletines internos es que exigen crear un mensaje, imprimirlo tantas veces como sea necesario, colocarlo en lugares estratégicos de la empresa o distribuirlo. Por lo tanto, esto puede convertirse en una gran pérdida de tiempo para los distintos actores.

El principal reto de las empresas es poner a todos los empleados en igualdad de condiciones con la multidifusión y la instantaneidad de la información. Todo ello es muy útil para no informarse después que los demás o para no recibir « fake news ».

« Antes de que Steeple llegara a la empresa, nuestras dos principales herramientas de comunicación eran el tablón de anuncios en papel y las reuniones… No había espacio suficiente para divulgar toda la información en el tablón de anuncios ».

Pascal Thomas, miembro de la tienda E.Leclerc de Marsannay-la-Côte

Steeple ayuda a mantener a los empleados informados y a actualizar rápidamente la información. Informar a los empleados a través de una publicación sólo lleva unos segundos en la herramienta. Por lo tanto, es un verdadero ahorro de tiempo y una verdadera satisfacción para los empleados utilizar una solución phygital.

Logística y productividad

Hay que retractarse de la trayectoria de una hoja de papel para comprender la logística y la productividad necesarias. Imaginación, creación, maquetación, impresión, distribución, actualización de la información… Todos estos pasos suponen una considerable pérdida de tiempo para la empresa, y un derroche de dinero.

De hecho, los costes son elevados, especialmente para producir un periódico interno de papel, donde se necesitan una media de entre 5000 y 10000 euros para producir 500 periódicos internos.

Steeple permite ser más rápido en la creación y distribución de mensajes. Además, la herramienta permite crear mensajes modernos, atractivos y variados con, por ejemplo, la adición de un vídeo o un GIF.

Temporalidad de la información

« El contenido es plata y el contexto es oro ».

La información debe reinar en las empresas. Sin este contexto, la información pierde su valor. La temporalidad de la información transmitida sigue siendo un problema importante en el uso del papel.

Por lo general, con periodicidad trimestral, el periódico interno difunde información que ya no es de actualidad, puesto que ha tenido tiempo de circular durante varias semanas o incluso meses, y la mayoría de los empleados ya la conocen.

Además, el papel en general puede quedar rápidamente « obsoleto », como por ejemplo con un cartel de un evento interno realizado hace 2 meses que todavía cuelga en la pared o una hoja de papel clavada en el tablón de anuncios que no tiene fecha.

Por lo que la información puede ahogarse rápidamente entre otra y quedar obsoleta. Porque cada vez nos encontramos con que el tablón de anuncios presenta información que se acumula o no se actualiza, y los empleados ya no sienten interés por consultarlo con regularidad.

« Los periódicos internos anuncian la llegada de nuevas contrataciones, pero a menudo la mitad de los recién llegados ya han abandonado la empresa porque no han completado su periodo de prueba ».

Yves, Responsable en el Sector Industrial

La herramienta Steeple responde a este problema de temporalidad, ya que los mensajes enviados se dirigen en tiempo real a los empleados. La versión móvil, la versión web y la pantalla táctil les permiten estar al tanto de la información más reciente al instante, estén donde estén y sea cual sea su trabajo o jerarquía.

Medir el impacto de la comunicación interna

El papel no permite medir concretamente el impacto de la comunicación interna en la empresa. De hecho, no sabemos quién tuvo acceso a la información y quién leyó el mensaje. Además, algunos soportes de papel no son atractivos y son bastante antiguos, lo que no hace que los empleados quieran interesarse por ellos.

Lo interesante de una herramienta de vida laboral como Steeple es su interactividad. Puede medir los resultados de la comunicación interna observando la implicación de los empleados.

Por ejemplo, a través de los comentarios, el número de registros en la herramienta, el número de visualizaciones de las publicaciones. También puede medir la opinión directa de los empleados, las respuestas a las auditorías, las encuestas internas y los sondeos. Existe una amplia gama de funcionalidades « medibles ».

« Con Steeple, hay una dinámica y un poco más abierta con interacciones, comentarios, likes, gifs, discusiones… »

Jeanne Lavolé, Directora de Comunicación de Etyo

La comunicación interna es cosa de todos, y hacer circular una encuesta es una excelente idea para involucrar a los empleados y medir el éxito de tu comunicación interna. Así que olvidémonos de la encuesta en el tablón de anuncios de papel tal y como la conocemos, con un lápiz colgado en el extremo de un cordel, donde la caja de zapatos sirve de buzón de sugerencias. Steeple ofrece una encuesta directamente en las publicaciones y nos permite medir eficazmente su impacto en los empleados.

Por último, la previsión meteorológica de Steeple permite acceder a la evolución de las cifras en comparación con el mes anterior y a muchas otras informaciones numéricas útiles. Esta síntesis de las estadísticas mensuales permite seguir con detalle la evolución de la comunicación interna en la empresa, analizarla y poner en marcha las acciones pertinentes.

Papel y Steeple: dos herramientas no discriminatorias

El papel y Steeple tienen algo en común: son herramientas no discriminatorias para los empleados.

Son accesibles a todos los empleados, independientemente de su edad, profesión o nivel jerárquico. Un empleado puede igualmente echar un vistazo a la información del tablón de anuncios de papel, leer el periódico interno o descubrir las noticias de la empresa en la pantalla táctil de Steeple. La pantalla táctil Steeple es una forma práctica de no discriminar a los empleados menos conectados.

Este artículo comparativo nos muestra que Steeple tiene múltiples funcionalidades. Estas, permiten a los empleados estar rápidamente informados y mantener un vínculo social. A su vez, hace que estén más motivados y que intercambien información directamente sobre un tema o un proyecto con los responsables o la dirección. Como consecuencia tendrán una mejor calidad de vida en el trabajo.

En cuanto al papel, no es realmente la herramienta adecuada para una buena comunicación interna. Es difícil de medir y no es lo suficientemente atractiva, pero puede complementar a una herramienta como Steeple.

Esto es así, especialmente con las tarjetas de felicitación que se envían cada año, o el álbum de fotos anual de los empleados. Por ejemplo, el año pasado Steeple elaboró un libro de recetas en versión digital y en papel.

#4 – ¿Cuánto cuesta Steeple?

La misión principal de Steeple, es permitirte unir a tu comunidad. Así, todas las funcionalidades de la herramienta están al servicio de esta misión.

Además, nuestra herramienta de comunicación interna, ofrece formación y apoyo desde el lanzamiento de la solución para descubrir toda la administración y uso de Steeple. El apoyo no se detiene ahí. Cuenta con informes de progreso personalizados con un análisis de sus estadísticas (número de publicaciones, número de suscriptores, tasa de interacción…),.

También recomendaciones y acciones con ideas para publicaciones semanales completan la oferta. Hay una línea de atención telefónica disponible los 7 días de la semana, las 24 horas del día, para ayudarte en todo lo posible.

« Estamos muy satisfechos con los talleres para clientes y el seguimiento ofrecido para acompañarnos regularmente. Es una solución completa, ¡a los empleados les encanta! »

Célia Lambert, Grupo DCP

Steeple ofrece una tarifa sencilla, sin costes adicionales ni sorpresas: 2 euros sin IVA/mes por empleado para empresas con más de 100 empleados. Y para las empresas con menos de 100 empleados, la cuota mínima es de 200 euros sin IVA/mes.

¿Quieres mejorar tu comunicación interna? Háblanos de tu proyecto y descubre cómo Steeple está mejorando la vida laboral de más de 250.000 empleados.