Comment bien choisir votre outil de communication interne

Vous êtes convaincu des vertus de la communication interne. Vous aimeriez renforcer les liens entre l’entreprise et ses collaborateurs, faciliter le partage de contenus et la collaboration entre tous les niveaux de l’entreprise… 

Une fois la stratégie définie, il est important de trouver l’outil de communication interne adapté à votre entreprise pour la décliner au quotidien en se posant ces questions :

• Quel outil va vous permettre de franchir le pas ?
• Quels critères prendre en compte pour choisir votre outil de communication interne ?
• Comment faire pour que les collaborateurs se l’approprient ?

Nous vous éclairons dans cet article !

#1 – Comment bien choisir votre outil de communication interne ?

7 étapes pour choisir votre outil de communication interne...

La mise en place d’un outil de communication interne permet de :

• favoriser les échanges entre les services et les collaborateurs, notamment les collaborateurs qui travaillent à distance : ouvriers sur les chantiers, commerciaux itinérants, collaborateurs en télétravail...
• véhiculer les valeurs de l’entreprise
• encourager le partage d’informations et le travail collaboratif

Pour bien choisir votre outil de communication interne, il convient donc d’avoir en tête ces objectifs. La démarche pour choisir un outil se décompose en 7 étapes :

1. faire un autodiagnostic de sa communication interne : quels sont les outils utilisés actuellement ? Quel bilan tire-t-on de leur utilisation ? Dans quelle mesure les collaborateurs les utilisent-ils ? Répondent-ils aux enjeux de communication interne identifiés ?
   
   
2. fixer des objectifs généraux (comme ceux évoqués ci-dessus) et des objectifs chiffrés (taux d’utilisation, fréquence de publication…)
   
   
3. lister les critères de l’outil de communication interne idéal, par exemple son caractère non discriminant, la facilité d’utilisation, la possibilité de varier les formats de publication…
   
   
4. faire un comparatif des solutions existantes
   
   
5. choisir son outil de communication interne
   
   
6. mettre en place l’outil choisi et l’adapter à vos processus de communication interne
   
   
7. faire venir les collaborateurs vers l’outil

Pour que la démarche soit réellement efficace, l'implication de la direction dès les prémices du projet est essentielle. Le volontarisme et l’exemplarité des dirigeants favoriseront l’adhésion de tous au projet. Ils devront aussi être parmi les premiers à utiliser l’outil pour inspirer les collaborateurs à faire de même.

... et 5 questions à vous poser avant de le choisir

Les critères de choix de l’outil doivent répondre à la fois à des objectifs généraux mais aussi aux spécificités de votre entreprise. L’un des enjeux de la communication interne réside en particulier dans sa capacité à impliquer l’ensemble des collaborateurs.

C’est pourquoi, avant d’initier la démarche de l’outil, il convient de se poser les bonnes questions :

1. vos collaborateurs ont-ils tous une adresse email ?
   
   
2. travaillent-ils derrière un ordinateur ?
   
   
3. utilisent-ils le téléphone de bureau ?
   
   
4. les collaborateurs sont-ils fréquemment en déplacement, donc sur la route ?
   
   
5. enfin, comment communiquer auprès des collaborateurs "déconnectés" qui n’ont pas d’accès à un ordinateur et où le papier est encore clairement utilisé, notamment via le tableau d’affichage papier en salle de pause ?

Il est évident que, si certains collaborateurs travaillent à distance, l’affichage classique ne suffit pas. En revanche, si la plupart de vos salariés ne sont pas équipés d’un ordinateur personnel ou d’un smartphone, vous ne pouvez pas tout miser sur un outil 100% digital.

Grâce à l'outil Steeple, les personnes déconnectées ont un accès direct à l’écran tactile dans les locaux de l’entreprise. Cela leur permet de prendre connaissance des actualités de l’entreprise mais aussi d’avoir les mêmes informations que leurs collègues.

#2 – Comment mettre en place votre outil de communication interne ?

La mise en place de l’outil est d’abord une question humaine et une question de stratégie plutôt qu’une question technique. Un excellent outil ne corrigera pas une stratégie déficiente. En revanche, il peut décupler les effets d’une bonne stratégie.

Ainsi il est nécessaire d'expliquer la démarche à suivre :

• répondre à une volonté d’améliorer la communication interne et un besoin de changement
  
  
• communiquer sur la mise en place de l’outil (sa promotion)
  
  
• former les personnes à l’outil (généralement les managers d’équipes)
  
  
• personnaliser la plateforme
  
  
• établir une stratégie de contenus
  
  
• lancer l’outil : emplacement de l’écran, préparation à un événement…

Qu’est-ce qu’une bonne stratégie de communication interne ? C’est une stratégie qui véhicule les valeurs et la culture d’entreprise et englobe l’ensemble des collaborateurs. Pour cela, la variété des contenus et des formats est importante. Cela passe par une stratégie éditoriale claire avec un rubricage bien défini et des rendez-vous réguliers.

Mettre en place votre outil de communication interne, c’est donc :

• le personnaliser en fonction de vos besoins et de vos attentes
• le customiser aux couleurs de votre entreprise
• créer des rubriques qui répondent aux attentes des collaborateurs

Pour les intégrer en amont au choix de l’outil, vous pouvez d’ailleurs leur demander ce qu’ils attendent de l’outil de communication interne.

Enfin, dans le cadre d’un outil phygital comme Steeple, les emplacements des écrans tactiles sont particulièrement stratégiques. Il est important d’identifier les lieux de vie de l’entreprise et lieux de rassemblement qui généreront le plus de vues sur les écrans, comme par exemple la cafétéria ou la salle de pause.

#3 – Comment faire venir vos collaborateurs sur l’outil ?

Il est clair que la réussite de la mise en œuvre d’un outil se mesure par l’adhésion qu’il suscite chez les collaborateurs. Finalement, la principale question que vous devriez vous poser : "les collaborateurs vont-ils s’approprier massivement l’outil ?".

C’est pourquoi le bon outil de communication interne est celui qui répond à la fois aux usages, aux habitudes et aux attentes des collaborateurs. Mais une fois que l’outil est en place, vous ne pouvez pas simplement attendre passivement que les équipes se mettent à l’utiliser.

Pour éviter que la communication interne fonctionne à sens unique (communication descendante), il faut permettre aux salariés de s’exprimer, de participer, de communiquer vers la direction et les managers.

Comment donner envie aux collaborateurs ? Comment encourager les salariés à participer ?

Il faut instaurer un climat de confiance, une transparence sur les raisons de la mise en place de l’outil, leur permettre de s’exprimer librement.

Pour cela, il est essentiel de :

• communiquer aux salariés qu’ils auront un rôle à jouer et qu’ils pourront instaurer une nouvelle dynamique via l’outil. En participant à la communication interne, ce sont les collaborateurs qui réussissent à la faire vivre au sein de l’entreprise
  
  
• les informer qu’une formation leur sera proposée lorsque l’outil sera installé
  
  
• leur montrer que l’outil permettra de remonter des demandes vers la direction, de communiquer davantage, de partager de l’information, de démarrer des discussions sur différents sujets
  
  
• faire comprendre aux collaborateurs que ce n’est pas un outil dédié uniquement à la direction, mais que l’outil est également fait pour eux
  
  
• leur montrer que l’outil va leur permettre d’apprendre à connaître leurs collègues,  créer plus de liens et entretenir une bonne relation entre les collaborateurs

Mettre en place un outil de communication revient en grande partie à trouver une solution technique pour répondre à l’enjeu d’implication et de participation de l’ensemble des collaborateurs.

Le choix de l’outil de communication interne repose donc sur une méthodologie fine et sur une stratégie de communication préalablement définie. Il est aussi essentiel de prévoir un plan d’action pour évangéliser les collaborateurs.

Découvrez les 9 étapes, conseils et bonnes pratiques pour choisir le bon outil de communication interne dans ce guide méthodologique :