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Utiliser une messagerie instantanée en entreprise : top 3 des avantages
Parfait pour de courtes conversations internes, la messagerie instantanée est devenue un outil bien pratique dans le monde professionnel. Mais quel outil choisir pour garantir la confidentialité et l’efficacité des échanges ? Vous découvrirez dans cet article les avantages à utiliser une messagerie instantanée en entreprise.
#1 – La messagerie instantanée en entreprise : un outil indispensable pour la communication interne
Une messagerie instantanée est un logiciel qui permet de communiquer en direct par messages écrits ou vocaux avec d’autres personnes en ligne. Cet outil est pratique pour échanger des fichiers et informations rapidement et fluidifier la prise de décisions. Découvrons ensemble les différents avantages à l’utiliser en entreprise.
Fluidifier la communication entre les différents collaborateurs
Un des principaux avantages à utiliser une messagerie instantanée en entreprise, est le fait de pouvoir fluidifier la communication interne et les rapports entre collaborateurs.
Échanger librement et rapidement avec ses collègues permet aux salariés d’avoir des réponses rapides à leurs questions. Cela réduit leur temps d’attente et donc leurs frustrations éventuelles.
Voici quelques fonctionnalités qui sont souvent comprises dans les outils de messagerie instantanée :
- Appels audio et vidéo
- Conversations de groupe
- Partage de documents
- Partage d’écrans
- Confidentialité des échanges : chiffrement de bout-en-bout, etc.
- Intégrations avec d’autres outils
Échanger des informations rapidement et en toute sécurité
Mettre en place une messagerie instantanée dans son entreprise, c’est garantir des échanges plus fréquents et proactifs. Ainsi, nous pouvons avoir de véritables discussions et une approche plus humaine que les échanges par email. Cette posture renforce la cohésion d’équipe avec la possibilité de créer des conversations de groupe.
Un autre avantage à utiliser une messagerie instantanée en entreprise est le fait de réduire les conflits et quiproquos éventuels. Nous pouvons questionner en direct son collaborateur si nous n’avons pas bien compris un sujet ou un aspect d’un projet par exemple, et le faire par écrit est parfois plus facile qu’à l’oral.
Certains outils de messagerie instantanée proposent d’ailleurs de créer des thèmes de discussion en fonction des différents services d’une entreprise. Ainsi, les messages ne sont pas perdus parmi le flot de discussion. Voici quelques exemples de groupes à créer pour une messagerie instantanée en entreprise.
Par exemple, créer des groupes par pôle :
- Team marketing
- Team commerciale
- Team informatique
- Team R&D
- etc.
Également par projet client :
- Nom du client 1
- Nom du client 2
- Nom du client 3
- etc.
Voici des exemples de groupes plus légers et générateurs d’idées :
- Boîte à idées
- Brainstorming
- Idées de benchmark
- Activités et événements
- Infos pratiques : petites annonces, covoiturage, arrivées dans l’équipe…
- Etc.
Vous l’aurez compris, la messagerie instantanée va venir fluidifier les échanges pour une meilleure cohésion d’équipe. La multiplication des informations ne freine pas l’efficacité des collaborateurs, au contraire elle permet plus de transparence et de précisions pour éviter les incompréhensions par exemple.
Utiliser un dispositif adapté aux formats dématérialisés et au télétravail
Avec les récents événements et la crise sanitaire, les modalités de travail ont évolué. Le télétravail est devenu une possibilité pour beaucoup de collaborateurs. Si votre entreprise en propose à ses salariés, la messagerie instantanée est un must have.
L’outil est parfait pour rester en contact direct avec ses salariés et avoir des réponses rapides aux questions que nous voulons leur poser. Si avant nous avions du mal à fluidifier les échanges avec des collaborateurs en distanciel, la messagerie instantanée répond à ce besoin.
#2 – Quel outil choisir pour la messagerie instantanée en entreprise ?
Maintenant que vous avez compris son intérêt, passons à la mise en place. Mais quel outil choisir ? Découvrez quelques exemples de messageries instantanées professionnelles et personnalisables.
Exemples de messageries instantanées en entreprise
- Steeple
C’est la première solution de communication interne phygitale en entreprise. Steeple propose un outil de messagerie instantanée en plus d’un tableau interactif d’affichage. Un atout bien pratique pour fluidifier les échanges en interne et engager ses collaborateurs.
- Slack
Slack est un outil de messagerie instantanée très connu par les entreprises. Un outil pratique et facile à utiliser : messages, appels audio et vidéo, partage de documents, etc.
Si WhatsApp est une messagerie instantanée beaucoup utilisée dans la vie privée, l’outil peut aussi être utilisé en entreprise. Les messages vocaux et appels téléphoniques sont fluides.
- Telegram
Moins connue du grand public, cette messagerie instantanée est beaucoup utilisée dans les pays dont la confidentialité des échanges est très réglementée.
- Troop Messenger
Une messagerie professionnelle instantanée : échanges audio et vidéo, création de groupes, avec un prix plus abordable que Slack.
La solution phygitale pour sa communication interne
Avoir une messagerie instantanée c’est bien, mais la coupler avec une solution phygitale, c’est mieux. Nous pouvons traduire communication phygitale par une solution à la fois physique et digitale. Par exemple, Steeple améliore la communication interne pour de nombreuses entreprises grâce à un écran interactif au sein du lieu de travail. Qu’il y ait une messagerie instantanée ou non, l’objectif principal est de fluidifier les échanges entre les collaborateurs et ces outils cités en font partie.
Vous savez désormais pourquoi utiliser une messagerie instantanée en entreprise est important.
