Comment Steeple réinvente votre communication interne

Steeple est une solution de communication interne phygitale qui permet aux entreprises d’impliquer chaque collaborateur dans la vie au travail et de créer du lien entre les équipes.

Oubliez donc les vieux tableaux d’affichage papier que personne ne regarde. Steeple possède une partie physique via de grands écrans tactiles mais aussi une version web et mobile.

C’est donc un outil idéal pour communiquer en temps réel avec l’ensemble des acteurs d’une entreprise qu’ils soient en déplacement, en production ou au bureau.

À qui s’adresse l’outil ? À tous les secteurs d'activité :

• entreprises de l’industrie
• entreprises de la grande distribution
• entreprises du transport
• entreprises de la construction et du bâtiment, etc.

Découvrez dans cet article :

• comment Steeple réinvente votre communication interne
• comment les équipes Steeple accompagnent le lancement de l’outil dans votre entreprise

#1 – Annoncer la mise en place de l’outil aux collaborateurs

Annoncer la mise en place de l'outil Steeple est une étape importante. Elle permettra de préparer tous les salariés à l’arrivée de l’outil, d’instaurer un climat de confiance et de la transparence.

Nous avons présenté Steeple par mail aux salariés un mois avant son arrivée dans l’entreprise, ainsi que la plaquette commerciale avec tous les avantages que l’outil pouvait leur apporter au quotidien.

Jeanne Lavolé, Responsable communication chez Etyo

Pour annoncer l’arrivée de Steeple, vous pouvez envoyer un mail à l’ensemble des salariés dans le but de :

• présenter l’outil
• indiquer sa date de lancement officielle
• expliquer pourquoi l’outil a été choisi et son utilité
• lister ses avantages

Cette annonce servira à expliquer en détail le projet, l’organisation de sa mise en place et les futures étapes comme par exemple la formation prévue aux membres de la communauté.

Si vous voulez sortir de l’ordinaire et annoncer l’arrivée de l’outil d’une manière plus originale, choisissez la vidéo : atout incontournable dans la communication interne, elle capte l’attention des collaborateurs tout en créant de la proximité.

#2 – Préparation au lancement

Comment promouvoir l’outil, comment se préparer pour son lancement ? Comment former les collaborateurs ? Comment organiser son contenu ?

De nombreuses questions se posent, et plusieurs étapes sont à prendre en compte pour bien s’organiser et préparer le lancement sereinement :

• la création d’une équipe : savoir quels sont les contributeurs qui auront pour mission d’animer une catégorie ou un sujet en particulier est un point essentiel. Ce sont généralement des managers d’équipe qui sont contributeurs, mais aussi des collaborateurs ambassadeurs qui ont un rôle à jouer grâce à un talent ou une compétence. 

Exemple : Thomas est doté d’une belle plume. C’est lui qui gère les publications liées aux événements internes de l’entreprise.

• organiser le contenu : les fonctionnalités servent à organiser votre contenu. Vous pouvez les utiliser, les programmer et les épingler. Pour vous y retrouver facilement, planifiez un calendrier éditorial (à l’aide d’un Trello par exemple)

• définir vos objectifs et vos problématiques

• créez une publication à l’aide de la méthode des 5W, une méthode qui permet de se poser un ensemble de questions relatives à une problématique :

• who : il est important d’identifier qui va lire la publication et interagir
  
  
• what : pour connaître la nature de la question et agir vite
  
  
• why : qu’attendent les collaborateurs ?
  
  
• when : connaître la date de lancement
  
  
• where : identifier rapidement le lieu
  
  
• Planification des premiers contenus :
  
  
• Il y a des modules qui sont importants dès les premiers jours, comme les modules Anniversaire, Ancienneté et Organigramme. Ces modules permettront de n’oublier personne et de créer de l’interaction.

• Mettez en place des rituels dès les premiers jours : communiquez sur des événements en interne, des victoires, l’arrivée de nouveaux collaborateurs dans l’entreprise…

Ajoutez des membres

Pour être sûr que tout le monde rejoigne la communauté, envoyez-leur une invitation. Pour augmenter le nombre d’inscription à Steeple, deux possibilités s’offrent à vous :

• une demande d’accès
• une invitation

Créer un événement et des jeux concours

Pourquoi créer un événement et en quoi sera-t-il impactant ? Pour faire du lancement de Steeple un événement marquant, pour que tous les collaborateurs soient informés, et pour booster le taux d’inscription à l’outil.

Alors comment procéder ?

Plusieurs types d’événements peuvent être mis en place : petit-déjeuner, réunion, plénière, et des e-événements comme des visioconférences.

Voici quelques exemples qui vous aideront sûrement à faire de l’arrivée de Steeple un événement marquant :

• proposez un événement un midi autour de quelques parts de pizzas
  
  
• misez sur la convivialité en organisant un petit-déjeuner. L’idée est de rassembler tous les collaborateurs autour de l’écran et de présenter l’outil. N’oubliez pas le café et les croissants !
  
  
• lancez un jeu concours pour motiver les collaborateurs à aller jusqu’au bout de leur inscription. Pour cela, utilisez le module “tirage au sort” et annoncez à vos collaborateurs qu’à partir de x inscrits, un tirage au sort sera effectué pour gagner un lot. Le collaborateur devra donc s’inscrire pour participer au jeu concours et motiver ensuite ses collègues à s’inscrire pour que le tirage au sort soit mis en place.
  

Communiquez avant, pendant et après l’événement

En amont, invitez les collaborateurs à l’événement et récupérez leurs adresses mails.

Pendant l’événement, motivez les collaborateurs à rejoindre la communauté Steeple.

L’instant est idéal pour répondre à toutes leurs questions sur l’outil. Et après ? Publiez les photos de l’événement sur Steeple. N’oubliez pas de les faire liker la publication.

#3 – Comment Steeple accompagne l’entreprise le jour du lancement et après ?

Le jour J, Steeple devient un membre à part entière de votre entreprise. Un coach est attribué à votre entreprise pour une utilisation optimale de l’outil. Il vous contactera dès la signature pour vous expliquer les différentes étapes de l’installation de l’outil et vous accompagnera également avec :

• une formation approfondie de l’outil avec un partage de bonnes pratiques, des conseils pour la mise en place, des conseils personnalisés : création de contenu, stratégie de contenu, vérification de la check-list pour vous assurer que tout est sous contrôle (communauté créée, annonce de lancement, invitations envoyées…)

• la création et personnalisation de votre outil : choix des couleurs, des images, des modules…

• l’accompagnement, qui commence dès le lancement de Steeple dans votre entreprise. Des chargés clients sont disponibles, et des idées de publications hebdomadaires et la météo mensuelle aident au quotidien

Nous sommes très satisfaits des ateliers clients et du suivi proposé pour nous accompagner régulièrement, c’est une solution complète en ce sens, de plus, les collaborateurs adorent !

Célia Lambert, DCP Groupe

• une hotline, mise à votre disposition en cas de soucis techniques ou de questions (5j/7). Chaque utilisateur (administrateur de l’outil ou non) peut à tout moment contacter le service client via le chat support.

Chez Steeple, on ne vous laissera jamais seul

Et ensuite, des points étapes sont organisés pour un meilleur suivi :

• analyse de vos statistiques
• recommandations et actions proposées par les coaches
• conseils personnalisés adaptés à votre entreprise et à son secteur d’activité…

Tout est prévu pour que vous ayez le meilleur accompagnement possible sur Steeple.

Découvrez les 10 raisons d’adopter la solution Steeple dans votre entreprise :