Les enjeux d’un outil de communication interne : fluidifiez vos relations

Quels que soient votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, les enjeux d’un outil de communication interne sont nombreux et à découvrir.

La situation sanitaire avait révélé des failles dans la communication interne de certaines entreprises. Celles qui n’avaient pas défini une stratégie de communication interne claire en avaient fait les frais.

Quant à celles ne disposant pas d’un outil adapté, elles avaient peiné à préserver les liens entre l’entreprise et les collaborateurs.

Afin d’optimiser sa communication interne, l’entreprise doit gagner du temps sans perdre en qualité d’information. Pour cela, il est nécessaire de disposer d’un outil de communication interne performant.

“La communication est une science difficile. Ce n’est pas une science exacte. Ca s’apprend et ça se cultive”

Jean-Luc Lagardère

#1 – Qu’est-ce qu’un outil de communication interne ?

À quoi sert un outil de communication interne ?

Avant de s’équiper d’un outil de communication interne, il faut bien comprendre à quelles problématiques celui est amené à répondre. Mettre en place un outil de communication interne au sein d’une organisation permet de :

➡️Favoriser les échanges entre services et collaborateurs

L’outil permet de maintenir le lien entre les collaborateurs entre ceux en télétravail et ceux en présentiel. Lors du premier confinement, la direction a pu continuer à partager des informations aux salariés en télétravail sur les projets.

D’un point de vue pratique, l’outil a permis à la Direction des Systèmes d'Information (DSI) de faire passer des informations utiles sur les bonnes pratiques en distanciel.

➡️ Assurer une circulation fluide de l’information

Les vecteurs de communication traditionnels (communication orale, affichage…) occasionnent régulièrement des pertes d’information. On entend souvent des collaborateurs se plaindre de ne pas avoir reçu l’information, comme par exemple : "Je ne savais pas que nous avions un nouvel arrivant au service RH". L’outil de communication interne permet de centraliser l’information et de la rendre disponible pour tous.

➡️ Aider à transmettre les valeurs de l’entreprise

Les valeurs de l’entreprise ne sont pas toujours évidentes à incarner et à faire vivre. Un outil de communication interne permet de les diffuser à l’ensemble des collaborateurs et de les matérialiser de manière concrète.

Par exemple, si les valeurs de l’entreprise s’expriment bien à travers la personnalité du dirigeant, il pourra les partager via l’outil. Si, dans les valeurs, une forte part est allouée aux événements internes qui rassemblent et fédèrent, l’outil sera un moyen de les promouvoir, de les faire évoluer, de les co-créer…

➡️ Encourager les échanges pour fluidifier les relations

• Tout d'abord, encourager le partage d’informations : avec un outil dédié, il est plus facile de rendre la communication participative. Dirigeants, managers et collaborateurs sont plus enclins à partager des informations.
• Ensuite développer le travail collaboratif : pour être plus productif, développer sa créativité et sa motivation. Par exemple, des fonctionnalités sur Steeple comme la messagerie instantanée ou encore les modules liés à la performance facilitent la collaboration.

Avant d’adopter un nouvel outil de communication interne, il faut d’abord que l’entreprise définisse précisément les objectifs. Quel que soit l’outil choisi, soyez conscient que vous devrez le faire vivre, le mettre à jour et l’alimenter régulièrement.

Outil de communication ou outils du communicant ?

Le choix d’un outil de communication interne sert à véhiculer l’information au sein de l’entreprise. Le but est d’informer tous les collaborateurs au même moment, ce qui n’est pas toujours évident au quotidien. 

Ce n’est pas seulement un outil pour créer et construire des messages mais c’est aussi et surtout un outil qui doit permettre aux collaborateurs de s’informer.

L’outil de communication interne a vocation à couvrir les 3 approches en matière de communication : descendante, ascendante et transversale. C’est une sorte de réseau collaboratif qui va former une cohésion de groupe.

En ce sens, il diffère la newsletter interne qui ne sert que la communication descendante ou de l’affichage qui ne permet pas l’interaction. Il se distingue aussi de l’intranet qui est plus un outil de partage de données que de communication collaborative.

Améliorer la communication interne de son entreprise c’est penser au développement de votre marque employeur, au sentiment d’appartenance et à la culture d’entreprise. C’est pourquoi la communication externe est également importante pour pouvoir recruter de bons talents avec des canaux de communication externes.

#2 – Que va apporter l'outil à l’entreprise et à ses acteurs ?

L’outil de communication interne rassemble tous les niveaux de l’entreprise en facilitant la prise de parole de chacun. Il présente à la fois des avantages pour les communicants mais aussi pour tous les collaborateurs.

De varier les contenus

En matière de contenus, l’outil de communication interne permet :

• le partage des messages dans des formats variés (vidéo, images, texte, sondages, …).
• la dynamisation de la communicatio, qui est de ce fait moins monotone
• la stimulation de la créativité de l’émetteur du message
• de renforcer l’attention des collaborateurs selon le type de messages qu’ils apprécient

D'organiser le travail du communicant mais aussi celui de tous les collaborateurs :

Pour le communicant interne, l’outil lui simplifie la vie en offrant la possibilité : 

• de centraliser et de planifier ses publications
• de s’organiser en créant un planning éditorial
• de faciliter la recherche de l’information souhaitée pour les collaborateurs grâce au rubricage prévue dans l'outil

L’outil se doit d'être structurant dès sa conception en présentant 2 niveaux d’information :

• le descendant et l’information
• le transverse et l’échange (le partage entre collègues)

L'objectif est d'obtenir un résultat clair et moins brouillon que celui d'un classique réseau social d’entreprise.

De captiver le collaborateur

Par rapport à des outils où le collaborateur reçoit passivement de l’information, l’outil de communication interne lui permet d’être acteur. De plus, l’outil permet de créer des rendez-vous récurrents et de susciter une attente parmi les collaborateurs.

#3 – Pourquoi miser sur un seul outil de communication interne ?

On a mis ça en place parce que c’était gratuit.

Voilà des phrases que nous entendons régulièrement en entreprise. Le problème n’est pas que nous n’avons pas les outils. C’est plutôt qu’il y en a tellement que les collaborateurs ne savent plus où aller chercher l’information.

On a créé un groupe Whatsapp mais on n’est pas au courant.

L’information est noyée et de moins en moins de salariés s’en servent. Finalement, les messages ne passent plus. Souvent, c’est le signe qu’on a d’abord pensé en termes d’outils au lieu de définir une stratégie de communication interne. 

Pour une communication interne efficace, le message doit être partagé avec un seul outil afin de :

• ne pas diluer l’information
• ne pas perdre le collaborateur

L’unicité de l’outil est un point capital pour faire adhérer le collaborateur en interne. Mais la multiplicité des formats et des canaux est un point à considérer pour toucher chaque salarié.

Il est utile, lorsque l’outil a été mis en place récemment, de communiquer sur le fait que l’information s’y trouve. Les enjeux d’un outil de communication interne sont nombreux.

#4 - Quels sont les atouts de l'outil de communication interne Steeple ?

Non seulement l'outil Steeple est innovant sur le plan technologique mais il améliore également la communication interne des entreprise.

Grâce aux messages écrits, aux photos et aux vidéos, Steeple apporte de l’information en temps réel et simultanément à tous vos collaborateurs sans exception et sans discrimination…

La mise en place d'un outil unique de communication interne tel Steeple est un gage de succès pour plusieurs raisons :

• Il facilite la centralisation des informations
• Il favorise les échanges entre les collaborateurs de l’entreprise
• Il représente un gain de temps pour le communicant et pour les collaborateurs
• Il évite la perte d’informations
• Il clarifie la stratégie de communication interne

Vous ne savez pas quel outil de communication interne choisir ? Découvrez notre guide comparatif :